論新形勢下如何做好文書檔案管理工作

陳龍民

（山東青萊高速公路臨沂管理處 山東 沂水縣 276400）

論新形勢下如何做好文書檔案管理工作

陳龍民

（山東青萊高速公路臨沂管理處 山東 沂水縣 276400）

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展,人們對文書檔案管理工作有了更高的要求，文書檔案管理工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)。筆者在本文中闡述了文書檔案管理的特點，分析了目前文書檔案管理中存在的問題，提出了做好文書檔案管理工作的對策建議。為新形勢下做好文書檔案管理工作的順利開展提供了更多參考。

新形勢；文書檔案；管理；對策

文書檔案是政府機關、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他社會組織在領導和行政管理活動中形成的具有保存價值的文件的總稱。文書檔案是檔案工作的重要組成部分，是一項政治性、服務性、技術性較強的工作。文書檔案管理可以說是衡量檔案管理水平的重要標準，文書檔案管理水平的高低，不僅影響著檔案資料的質量，甚至會影響到單位的建設與發(fā)展。因此，作為文書檔案管理人員，必須提高文書檔案工作科學管理水平和為本單位中心工作服務的工作能力，提高文書檔案管理的工作效率，逐步實現(xiàn)文書檔案管理工作規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，為本單位和社會提供更多有價值的文書檔案信息資源。筆者結合工作實際，就如何進一步做好文書檔案管理工作,談幾點粗淺的認識和體會。

1、新形勢下文書檔案管理的特點

1.1 文書檔案管理工作復雜、繁瑣。文書檔案管理的工作重點就是收集、保存各類資料。文書檔案管理主要對象是對人事、事件、過程記載、文件等資料的存檔管理。管理的手段主要是利用各類載體來進行記錄，同時進行分門別類的存放。由于涉及到的資料復雜、門類繁多，所以文書檔案管理工作量較大，工作過程也非常繁瑣而復雜。

1.2 文書工作是文書檔案管理的基礎。文書工作包括對各類文件的收集、登錄、運轉、催辦、整理、立卷與歸檔等。文書工作的全過程就是檔案形成的過程。檔案管理工作就是文書工作的基礎之上，對各類文書檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索與提供利用等。文書工作的質量對文書檔案管理的質量有著直接的影響。

1.3 文書檔案內容豐富、載體多樣。隨著社會的發(fā)展、科技的進步，文書資料種類越來越豐富，載體也呈現(xiàn)出多樣化趨勢。文書檔案涉及面較廣，包括黨群管理、行政管理、特種載體檔案等等各個方面，檔案內容豐富多樣。在科技日益發(fā)展的今天，文書檔案的載體日益多樣化，比如各種電子文件、照片、錄音、錄像等。多樣的文書檔案載體也為現(xiàn)代文書檔案管理人員的工作能力提出了更高要求。

1.4 文書檔案管理還具有公文管理的標準化、文書檔案的規(guī)范性、文書檔案的保密性、文書檔案的服務性等特點。文書檔案管理工作對資料的完整性、安全性要求非常高，這就意味著文書檔案管理工作必須要認真仔細，要有高度的事業(yè)心、責任感。

2、新形勢下文書檔案管理存在的問題

2.1 制度有待完善。目前文書檔案管理在制度方面還有待進一步創(chuàng)新與完善。尤其是我國的部分國企與事業(yè)單位，在經(jīng)營管理方面制度創(chuàng)新力度較大，但在文書檔案管理方面就缺乏一定的重視度，文書檔案管理工作大多是幾十年一貫制，帶有濃重的機關檔案管理特色，甚至一直沿用傳統(tǒng)的管理制度與方法，這種現(xiàn)象嚴重影響了檔案管理的科學化、制度化、規(guī)范化進程。

2.2 檔案管理水平有待提高。檔案計算機管理軟件系統(tǒng)，缺乏統(tǒng)一標準，在實際管理中缺乏通用性，檔案管理的標準化、規(guī)范化水平有待提高。如：有些檔案管理軟件，僅僅著眼于檔案專業(yè)流程研究，而忽視了檔案與文件的銜接，特別是實行辦公自動化后，檔案管理軟件無法實現(xiàn)與OA系統(tǒng)的無縫銜接，導致許多電子文件無法及時、準確地歸檔。

2.3 文書檔案管理人員專業(yè)素質不高。目前，相關單位雖然有了穩(wěn)定而發(fā)展的檔案人員，但文書檔案管理隊伍的文化程度和專業(yè)素質還不適應新形勢下開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀以來熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

2.4 檔案資源開發(fā)力度不夠。檔案管理人員缺乏檔案資源開發(fā)的積極性，往往局限于檔案的收集和保管，滿足于傳統(tǒng)的被動服務方式，缺乏主動開發(fā)檔案資源的意識和熱情，無法進行文書檔案深層次的開發(fā)與利用。

3、新形勢下做好文書檔案管理的對策

3.1 加強制度建設，提升管理能力。著力加強文書檔案管理的制度建設，對原有的規(guī)章制度進行重新梳理與完善，在合法且合理的前提下，根據(jù)部門公文管理工作的實際,制訂相應的“公文處理實施辦法”,將以往文檔方面的多個規(guī)定予以綜合,集檔案管理、歸檔統(tǒng)計、文件處理程序、檔案保密、檔案借閱、檔案鑒定及銷毀為一體,提出規(guī)范化的要求,建立統(tǒng)一標準、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一運行的操作規(guī)程。對不完善的管理制度進行修繕，對不相宜的規(guī)則進行廢除，從而認真制定出適合新形勢下的文書檔案管理規(guī)章制度。另外，還應該適應電子科技發(fā)展的時代特點，對電子檔案管理制定出嚴格的標準，使新的制度體系與原有的制度體系進行有機結合，從而形成全面、綜合、完整的文書檔案管理模式，從根本上提升文書檔案管理的能力。

3.2 運用先進手段，加強文書檔案現(xiàn)代化管理。辦公自動化系統(tǒng)的推廣應用，使得收文、發(fā)文都通過OA流轉完成，這就要求檔案管理者要改變傳統(tǒng)的手工管理模式。首先，選擇適合本單位文書檔案管理的軟件，利用計算機進行檔案的整理、立卷、編號、檢索、存儲和查閱利用，做好OA系統(tǒng)軟件和檔案管理軟件的接口，實現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)無縫連接，使所有電子文件數(shù)據(jù)直接歸檔進入檔案系統(tǒng)，并且紙質文件與電子文件對應整理，所有文件信息保持一致。其次，要提高檔案檢索速度。檔案計算機檢索工具多樣化，形成從文件級到案卷級再到檔案專題，多層次多角度的檢索體系，有利于提高檢索工具的覆蓋率，使每一種檢索工具都能覆蓋全部文書檔案，能迅速、準確、全面、系統(tǒng)地管理和提供檔案材料，從而提高檔案利用工作效率。

3.3 優(yōu)化隊伍結構，提高管理人員素質。在文書檔案管理階伍建設方面一定要把好人才的入口關。企事業(yè)單位應該根據(jù)檔案管理工作的實際需要，引進與聘用一些具有一定文化水平與相關業(yè)務能力的人員。檔案管理者要樹立現(xiàn)代化管理檔案的理念，掌握檔案計算機管理運用技術，根據(jù)需要進行多層次、多渠道、多形式、多手段的繼續(xù)教育，不斷強化檔案管理人員的素質培養(yǎng)與教育。要結合本崗位工作，邊學習邊操作，不斷更新文書檔案管理的業(yè)務知識，努力從過去傳統(tǒng)的手工型向現(xiàn)代化管理型轉變。定期組織相關的業(yè)務交流與學習活動，實行系統(tǒng)內的崗位輪換制度，以增強文書檔案管理人員的綜合能力。

3.4 增強服務意識，大力開發(fā)檔案信息資源。檔案管理人員應該深入到單位、科室，了解他們對檔案信息的需求，根據(jù)各類人員不同需求的特點，有針對性地提供編研信息，使各部門在實踐中充分認識到檔案對其工作所起到的作用。同時，要重視檔案信息資源的開發(fā)和利用，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源。如：利用檔案信息資料組織編印《歷史沿革》、《大事記》、《榮譽匯編》、《檔案利用匯編》、《統(tǒng)計資料匯編》、《財務經(jīng)營統(tǒng)計分析匯編》等一系列資料匯編，充分利用檔案信息資源，為單位管理決策和制訂規(guī)劃、計劃、工作總結、實施措施等提供真實可靠的檔案信息。要編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息，不斷提高文書檔案利用效率。

4、結論

總之，新形勢下文書檔案管理工作充分體現(xiàn)了企事業(yè)單位的基礎管理水平，文書檔案管理是企事業(yè)單位管理向制度化、規(guī)范化、科學化方向發(fā)展的重要標志。只有完善各項文書檔案規(guī)章制度，不斷提高管理人員素質，加強文書檔案現(xiàn)代化管理，增強服務意識，切實做好文書檔案的管理工作，實現(xiàn)文書檔案管理的信息化，才能有效提高文書檔案管理的質量與效率，促進我國各項事業(yè)快速健康發(fā)展。

文獻引用：

[1]羅文妍，淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].東北農(nóng)業(yè)大學學報，2011，9（3）：117～119.

[2]黃靜虹，關于新時期文書檔案管理工作的思考[J].中國科技信息，2013，1：101.

[3]成豐，論在文書檔案管理中的問題和對策[J].經(jīng)營管理者，2011，6：337.

陳龍民，1963年10月出生，男，副研究館員，本科，從事檔案管理工作，主研方向為公路檔案管理。