檔案信息化管理使檔案 “活”起來(lái)

文/紀(jì)鐵利

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展對(duì)人們的工作生活產(chǎn)生了極大的影響，科技的進(jìn)步不僅提高了人們的生活質(zhì)量，還對(duì)人們的日常工作模式產(chǎn)生了深刻的影響。信息化技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛使用，信息化檔案的管理也日益產(chǎn)生發(fā)展起來(lái)，檔案的信息化管理無(wú)論是在檔案的管理數(shù)量上還是管理質(zhì)量上，都是以往傳統(tǒng)檔案管理模式所無(wú)法比擬的，檔案信息化管理具有極大的優(yōu)勢(shì)。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）檔案信息化管理概念。檔案的信息化管理是指檔案管理人員利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的手段，對(duì)檔案資源實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的過(guò)程。檔案信息化管理包括檔案的收集、整理、保管和利用，是檔案管理與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物。檔案的信息化管理實(shí)現(xiàn)了多種學(xué)科知識(shí)、多部門協(xié)作和多專業(yè)配合的系統(tǒng)化管理體系，是當(dāng)今各行各業(yè)進(jìn)行檔案管理的趨勢(shì)?，F(xiàn)代信息化檔案的發(fā)展改變了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，在管理形式以及管理模式上都具有非常重要的改變。

（二）檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理需要借用大量的紙質(zhì)媒介，在檔案的記錄、查找、使用以及交流過(guò)程之中都具有極大的不便，檔案的信息化管理有效地解決了這些難題。首先，檔案的信息化有利于保護(hù)檔案的原件。檔案具有重要的參考價(jià)值，過(guò)多地使用和借閱檔案原件會(huì)造成檔案原件的損害，甚至?xí)G失重要的資料。電子版檔案文件方便了人們的查閱，極大程度上保護(hù)了原件。其次，檔案的信息化提高了檔案管理部門的工作效率。收集方面，網(wǎng)絡(luò)可以讓每個(gè)員工在各自的電腦上登陸公司檔案管理系統(tǒng)，移交檔案目錄及電子文件，節(jié)省了檔案管理人員的錄入時(shí)間；借閱方面，檔案管理人員面對(duì)人們申請(qǐng)查閱檔案時(shí)，不必在手工記錄本中尋找，用檔案管理系統(tǒng)快速準(zhǔn)確定位，甚至不用到檔案室借閱，電子版的直接就 “看”到原文了；歸檔立卷方面，檔案按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)分類，但可以簡(jiǎn)化分類層數(shù)，本人認(rèn)為，分到第三層足矣，檔案編號(hào)能反映出它是哪個(gè)項(xiàng)目、哪個(gè)階段、哪個(gè)專業(yè)的就可以了，定位的事由計(jì)算機(jī)解決；利用方面，檔案資源通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)共享，經(jīng)過(guò)檔案管理軟件梳理關(guān)系，透過(guò)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析使用效果。

二、檔案信息化管理的不足

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化與人們的生產(chǎn)、生活、工作息息相關(guān)，檔案管理也如此。目前檔案信息化管理雖已得到較快的發(fā)展，但是人們對(duì)檔案信息化管理認(rèn)識(shí)以致技術(shù)和管理上尚存在一定的不足。

（一）對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)不足。檔案管理的信息化是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理手段的創(chuàng)新，檔案的信息化管理亟需得到有關(guān)部門的正確認(rèn)識(shí)和有效利用。長(zhǎng)期以來(lái)人們對(duì)檔案管理的信息化認(rèn)識(shí)具有一定的狹隘性，一些觀點(diǎn)認(rèn)為檔案管理的信息化就是把資料錄入到計(jì)算機(jī)，把紙質(zhì)的變成電子的，工作流程還是傳統(tǒng)的，徒增加了勞動(dòng)量；有一些觀點(diǎn)認(rèn)為檔案管理系統(tǒng)只是個(gè)簡(jiǎn)單的系統(tǒng)，可有可無(wú)；有一些觀點(diǎn)認(rèn)為信息化的管理不可靠，電腦常常受到計(jì)算機(jī)病毒、黑客的侵襲，電子文檔不安全。

（二）對(duì)檔案信息化管理的投入不夠。檔案信息化管理對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備具有極強(qiáng)的依賴性，檔案的錄入、查找、統(tǒng)計(jì)以及利用均需借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)完成。形成一套檔案管理系統(tǒng)需要有服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、檔案管理軟件、能熟練操作檔案管理系統(tǒng)的檔案管理人員甚至專業(yè)的計(jì)算機(jī)維護(hù)人員等，這些需要投入較大的財(cái)力、物力、人力。

（三）對(duì)檔案信息化管理理解不夠全面。認(rèn)為檔案管理信息化就是把檔案目錄、原文錄入到計(jì)算機(jī)，查閱資料用計(jì)算機(jī)，然后打印出幾張表就是檔案管理信息化了。導(dǎo)致認(rèn)為計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)就是個(gè)擺設(shè)。

（四）對(duì)檔案信息化管理工作不夠重視。檔案室在各單位的位置是比較靠后的，它就是個(gè)服務(wù)部門， “工作一絲不茍，兢兢業(yè)業(yè)”，這是檔案工作要求的，是代表歷史的、無(wú)聲的、資料 “命令”的，但這工作是 “默默無(wú)聞”的。

三、檔案信息化管理使檔案 “活”起來(lái)

時(shí)代在進(jìn)步，科技在發(fā)展，各行各業(yè)已經(jīng)阻擋不住信息化技術(shù)前進(jìn)的腳步。檔案管理應(yīng)抓住這個(gè)機(jī)遇，加強(qiáng)檔案管理的信息化。針對(duì)以上四點(diǎn)不足提出以下四點(diǎn)對(duì)策。

（一）提高對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)。檔案是一個(gè)公司知識(shí)資源的核心部分，是生產(chǎn)活動(dòng)的真實(shí)記錄,它包含著一個(gè)公司的管理經(jīng)驗(yàn)、管理模式、管理技術(shù)等方方面面的信息，是一種寶貴的信息資源。它不是一堆帶著腐朽氣息的廢紙，不是個(gè)別文件才有查考價(jià)值大多被塵封的歷史，檔案管理不應(yīng)該是死板的機(jī)械的管理，檔案管理人員也不應(yīng)該是老朽的婆婆，我們的檔案觀念一定要改變，樹立檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的思想，要把 “死檔案”變?yōu)?“活信息”，檔案管理者不能僅僅局限于對(duì)檔案資料的整理和保管,而是要側(cè)重于對(duì)檔案信息資源的發(fā)掘,要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識(shí)和檔案使用的效率意識(shí),我們應(yīng)當(dāng)意識(shí)到,收集和整理檔案的最終目的是利用檔案。一項(xiàng)工程、一個(gè)事業(yè)、一段工作，其中凝聚著多少人們的智慧和心血。檔案，作為它的真實(shí)記載，一定會(huì)對(duì)以后的工作有啟發(fā)。再不能 “重藏輕用”了。過(guò)去是人工管理檔案，對(duì)日積月累形成的浩如煙海的資料無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)分析，現(xiàn)在通過(guò)檔案信息化管理，利用計(jì)算機(jī)快速準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)，把檔案資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成,使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，檔案信息化使檔案 “活”起來(lái)。

（二）應(yīng)加大對(duì)檔案信息化管理的投入。本文前面提到過(guò)，形成一套檔案管理系統(tǒng)需要有服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、檔案管理軟件、能熟練操作檔案管理系統(tǒng)的檔案管理人員甚至專業(yè)的計(jì)算機(jī)維護(hù)人員等，這個(gè)投入看似大了，但作者認(rèn)為這是個(gè)觀念的問(wèn)題?，F(xiàn)在，人們已經(jīng)很習(xí)慣使用財(cái)會(huì)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)等等，沒(méi)有計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)工作不了，而這些系統(tǒng)的投入被認(rèn)為是理所當(dāng)然的。檔案信息化管理是一種必然的趨勢(shì)。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)。

檔案管理人員在使用新的管理手段時(shí)，要加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立一種全新的檔案信息化管理理念，它不是簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)工作代替人工工作，使用檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)改變過(guò)去傳統(tǒng)的手工檔案管理模式，通過(guò)系統(tǒng)中的標(biāo)準(zhǔn)化流程來(lái)規(guī)范本單位的檔案管理工作，把檔案管理制度融入到檔案信息化管理中，使檔案管理工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。同時(shí)，又使檔案基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)采集細(xì)致而全面，隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷積累，雖然是海量存儲(chǔ)，但計(jì)算機(jī)處理起來(lái)卻能 “隨心所欲，得心應(yīng)手”：可以查找某一類的檔案、可以分析利用率高的資料、可以批量查找打印、也可以精準(zhǔn)定位……檔案信息化管理讓你的工作如魚得水，心想事成。這是軟件開(kāi)發(fā)人員的智慧與檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)又是各種標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合的效果，是多種思想、多種技術(shù)碰撞的精彩篇章。

（四）應(yīng)樹立全民檔案意識(shí)。全民檔案意識(shí)淡薄是當(dāng)前的一個(gè)普遍現(xiàn)象,檔案管理不被重視也是一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)，影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。在檔案的信息化管理中，不僅檔案管理部門的人員需要轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)，相關(guān)部門也要改變傳統(tǒng)的觀念，改變對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)。檔案信息化管理為人們搭建起了利用檔案信息解決問(wèn)題的平臺(tái)，檔案管理不再是陳舊的，人們要以一種全新的視角看檔案，看到其中隱藏的巨大文化價(jià)值，從而挖掘檔案的潛力，為企業(yè)為社會(huì)為人類造福。

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