檔案信息化建設芻議

文/孫燕媛

一、對檔案信息化的認識

對檔案信息化的定義，目前國內(nèi)主要有以下幾種代表性觀點：一種認為“檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務?！绷硪环N認為 “檔案信息化是指檔案部門運用現(xiàn)代信息技術，加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用?！备嗳粟呄蛴谡J同以下觀點： “檔案信息化是信息化在檔案領域的具體實現(xiàn)，其基本內(nèi)涵與信息化的內(nèi)涵是一致的……檔案事業(yè)發(fā)展中的一項動態(tài)系統(tǒng)工程，由諸多相關項目構成。檔案信息化建設絕不是某一個或幾個方面的事，它也不是單純的技術現(xiàn)代化、手段現(xiàn)代化過程，也不能簡單地與檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設等同起來。檔案信息化建設包括了檔案信息化建設，檔案信息數(shù)據(jù)庫建設，檔案信息資源的有序組織，檔案信息資源的開發(fā)利用，檔案人才的培養(yǎng)與用戶的培訓，檔案信息化建設的相關政策、法規(guī)、制度和標準的制定與實施，信息技術的廣泛應用等等”。綜上所述，目前檔案信息化的含義，一方面涉及信息技術層面；另一方面則涉及社會支持環(huán)境。

2002年11月25日，國家檔案局、中央檔案館向全國各檔案部門印發(fā)了《全國檔案信息化建設實施綱要》，提出了檔案信息化建設的基本內(nèi)容。主要包括：（1）檔案信息化基礎設施建設。軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。主要任務包括：第一，提高應用計算機管理檔案的普及率。第二，加強局域網(wǎng)建設 (包括與當?shù)卣站W(wǎng)的聯(lián)通)。 （2）檔案信息資源建設。主要以下幾項任務：檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設 (全部館藏案卷級目錄、重要全宗文件級目錄)，檔案目錄中心建設 (區(qū)域檔案文獻機讀目錄中心)，電子文件歸檔管理，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設。 （3）檔案管理應用系統(tǒng)建設。主要包括：檔案管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)與推廣，適應電子政務要求的機關文檔一體化管理系統(tǒng)的建設，基于政務網(wǎng)的文件檔案信息庫建設，基于互聯(lián)網(wǎng)和政務網(wǎng)的檔案網(wǎng)站建設，示范性數(shù)字檔案館建設。 （4）檔案信息化標準規(guī)范建設。標準規(guī)范是檔案信息化建設的重要基礎之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息資源的標志、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等方面規(guī)范、標準。主要任務包括：檔案信息化法制建設和檔案信息化標準體系建設。 （5）檔案信息化人才隊伍建設。堅持各級檔案部門領導干部進修制度；加強對檔案業(yè)務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，普及信息技術知識，提高檔案業(yè)務人員掌握和運用現(xiàn)代化技術的技能。 （6）檔案信息安全保障體系建設。主要包括：第一，組織建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。第二，各級檔案部門在開發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡系統(tǒng)建設工作中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密事件的發(fā)生。

二、檔案信息化的必要性

信息技術及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，深刻地影響著檔案管理的理論、原則、模式和方法，給檔案工作帶來挑戰(zhàn)和機遇。在社會信息化的大環(huán)境下，檔案信息資源作為社會信息資源系統(tǒng)的一個重要組成部分，其信息化建設的重要性正日益凸現(xiàn)出來。目前，我國檔案信息化建設的必要性在于：

(一)檔案信息化建設是信息時代檔案管理現(xiàn)代化的需要。信息時代的到來，知識和信息越來越成為比資產(chǎn)更重要的資源，以現(xiàn)代通信技術和電子計算機技術引起的信息革命在不斷沖擊、推動著信息業(yè)的變革和發(fā)展。檔案部門作為社會信息業(yè)的組成部分，正面臨著機遇與挑戰(zhàn)。國際檔案理事會主席王剛曾經(jīng)深刻論述了檔案信息資源在世界從工業(yè)社會向信息社會轉型的歷史進程中的重要作用，并且要求全世界檔案工作者深入思考現(xiàn)代化背景下的檔案工作與信息社會的密切關系，激勵我們學習和運用當代先進的科學知識與技術手段，加快檔案工作融入信息社會的步伐。檔案工作自身要發(fā)展，僅靠傳統(tǒng)的手工管理方式，已不能適應信息社會對檔案信息資源的需求。因此，檔案工作必須走現(xiàn)代化管理的道路。檔案管理現(xiàn)代化，離不開電子計算機為主的現(xiàn)代科學技術，如自動標引、光盤存儲、多媒體技術、人工智能、超文本等高新技術在檔案管理中將得到普遍應用。只有以現(xiàn)代化的管理方式和手段來提高檔案管理的效率與質(zhì)量，檔案工作才能獲得應有的地位，檔案事業(yè)本身才能有發(fā)展的前途。

(二)電子文件的大量出現(xiàn)，需要利用現(xiàn)代化的技術手段和管理方式。隨著計算機技術及網(wǎng)絡技術的發(fā)展和普及，越來越多的社會活動和科技生產(chǎn)活動的記錄將產(chǎn)生于電子工作環(huán)境，傳統(tǒng)的手工管理模式正逐步被綜合應用計算機技術、網(wǎng)絡技術的電子化辦公模式所取代，這使電子文件的產(chǎn)生和應用成為必然，電子文件應用的范圍將日益擴大，數(shù)量將日益增加。電子文件的出現(xiàn)是一場記錄革命，它對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的原則、理論、模式及技術等是一個挑戰(zhàn)，其產(chǎn)生與新技術息息相關，有關紙質(zhì)檔案的管理方式已不完全適用于它，需要利用現(xiàn)代化的技術手段和建立獨特的管理模式。在檔案信息化建設中，電子文件的管理是檔案信息資源建設的重點。近年來，各級各類檔案部門都在密切關注并積極開展電子文件相關業(yè)務管理活動。

(三)檔案信息化建設，是充分開發(fā)利用檔案信息資源的需要。隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟活動、社會活動的戰(zhàn)略資源，早在1984年，鄧小平同志就提出： “開發(fā)信息資源，服務四化建設?！睓n案是一種重要的信息資源，它具有信息的一般屬性，也有其自身的特點，即原生性。原生信息是信息加工的基礎，檔案信息是整個社會信息系統(tǒng)的基石之一。信息技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用，為檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了條件。檔案信息化建設，可以將檔案信息資源合理配置，科學管理，使其實現(xiàn)數(shù)字化、標準化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化，以滿足社會各方面對檔案信息的需要。在上個世紀我國提出的信息高速公路的前景規(guī)劃是：一個前所未有的全國性 (最終將是全球性)電子通訊系統(tǒng)將使個人用戶都能與之相連，并將提供所能想像的所有電子形式的電子通訊聯(lián)絡，以使人們更加快捷、更加方便獲得各種信息。檔案信息資源的開發(fā)利用，應與信息高速公路接軌，將蘊藏在各級各類檔案部門的內(nèi)容豐富的檔案信息挖掘出來，充分發(fā)揮其作用。

三、我國檔案信息化的現(xiàn)狀

我國檔案信息化的起步比較早，自1979年起，中央檔案館、中國人民解放軍檔案館、國家檔案局檔案科學技術研究所等個別機構就陸續(xù)購置計算機設備開始了檔案管理自動化課題的研究和實驗。至1985年底，全國已有20多個檔案館成功開發(fā)并運行計算機檔案管理系統(tǒng)。1993年，隨著國家經(jīng)濟信息化戰(zhàn)略的啟動，大量電子文件問世，為此1996年國家檔案局成立了 “電子歸檔研究領導小組”，檔案信息化逐步由自發(fā)進行轉向自覺開展。然而，從國家層面對檔案信息化建設的宏觀組織，卻要從2002年 《全國檔案信息化建設實施綱要》 (檔發(fā) 〔2002〕8號)發(fā)布算起，在此之前的10年，我國檔案信息化建設雖然取得了一定的成效，但整體的發(fā)展速度還是比較緩慢的。造成這種 “起步早，發(fā)展慢”現(xiàn)象的原因是多方面的，我國檔案界也對這個問題進行了深入的反思。結合筆者自己從事檔案管理工作的經(jīng)歷，以管窺豹，以下幾個問題是值得關注的：一是國家投入與檔案信息化工作效益不相適應，這種不相適應是兩方面的，一方面是國家在檔案工作方面的投入與檔案信息化建設的面臨的任務不適應，檔案軟硬件建設方面都需要國家政策、財政給予大力的支撐；另一方面，是檔案工作在信息化建設方面取得的成效與國家投入不相適應，沒有產(chǎn)生良好的社會效益。二是檔案信息化建設長遠規(guī)劃與檔案工作的可持續(xù)發(fā)展不相適應。三是檔案從業(yè)人員的知識結構與檔案信息化工作發(fā)展不相適應，整個檔案職業(yè)隊伍的信息化素養(yǎng) (信息化意識和信息技能)偏低，不能適應檔案信息化建設的需要。

四、加快檔案信息化建設的舉措

針對我國檔案信息化建設的現(xiàn)狀，面對機遇與挑戰(zhàn)，筆者認為，推進檔案信息化建設的對策措施如下：

（一）加強宏觀管理。檔案信息化建設應納入國民經(jīng)濟和社會信息化的大局中，電子文件的管理，數(shù)字檔案建設，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化等檔案信息化建設內(nèi)容應由國家檔案局統(tǒng)一規(guī)劃和組織，避免各自為政，不規(guī)范的現(xiàn)象出現(xiàn)。檔案信息化建設遵循的基本原則，如雙套制管理原則、文檔一體化管理原則、信息網(wǎng)絡安全原則等，應由國家檔案局來宏觀管理，統(tǒng)一認識，統(tǒng)一組織。進行檔案信息化建設，是一項關系檔案事業(yè)發(fā)展全局的戰(zhàn)略舉措，必須納入國家信息化建設的總格局中，同步進行，協(xié)調(diào)發(fā)展。

（二）加強檔案管理軟硬件建設。各級各類檔案部門可借鑒已有的成果和經(jīng)驗，與辦公自動化、政府上網(wǎng)工程、互聯(lián)網(wǎng)站等系統(tǒng)連通，以各級檔案部門的局域網(wǎng)為基礎，連接計算機網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，完善基礎設施建設。完善的軟硬件基礎設施的管理和應用還需要有優(yōu)秀的應用系統(tǒng)，應用系統(tǒng)的建設是檔案信息化建設的技術保障。各級各類檔案部門應以檔案管理軟件的優(yōu)化和推廣為基礎，以數(shù)字檔案館試點與電子文件管理系統(tǒng)為主，加強檔案管理應用系統(tǒng)建設。

（三）加強檔案信息資源建設。各級各類檔案部門要全面應用現(xiàn)代信息技術，加強檔案信息資源的合理配置與科學管理，充實和完善檔案數(shù)據(jù)庫，有計劃地進行館藏檔案數(shù)字化的工作，積極介入本部門、本地區(qū)電子文件管理工作，探索規(guī)范化的管理方式。

（四）加快行業(yè)規(guī)范與人才建設。國家檔案行政管理部門要在充分利用已有標準規(guī)范的基礎上，加快檔案信息資源管理標準規(guī)范的制定，逐步推出適合我國國情的相關標準規(guī)范，完善檔案信息化建設的標準規(guī)范體系，使檔案信息化建設有章可循。檔案信息化建設離不開人的因素，要有針對性地培養(yǎng)一大批既能熟練應用計算機技術、信息技術、網(wǎng)絡技術，又熱愛檔案事業(yè)的專門人才，以滿足檔案信息化建設的需要。

檔案信息化建設是目前我國檔案工作中面臨的一項緊迫任務。我們要深刻認識檔案信息化建設對檔案事業(yè)發(fā)展的重要性，深入開發(fā)和廣泛利用檔案信息資源，加快檔案信息化建設的進程。

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