加強(qiáng)人事檔案信息化管理

文/郭廣君

一、建立檔案管理的信息系統(tǒng)

實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，必須建立檔案管理的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，因此還需要提前做好以下幾項(xiàng)工作：首先，建立一套計(jì)算機(jī)應(yīng)用條件下的檔案管理流程，并對(duì)管理流程進(jìn)行細(xì)化，對(duì)每一個(gè)操作步驟嚴(yán)格要求，盡快適應(yīng)檔案信息管理的需要。其次，完善管理系統(tǒng)的各個(gè)功能，根據(jù)指定的工作流程，設(shè)計(jì)相應(yīng)的功能，提高管理效率，實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)化辦公。最后，為確保檔案管理系統(tǒng)的安全，建立完善的內(nèi)部控制制度，保證信息安全。

在電子檔案使用過程中，首先應(yīng)注意電子檔案安全性問題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

二、完善管理制度，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理信息化以后，運(yùn)用新的信息技術(shù)，因此檔案管理也出現(xiàn)了很多新的管理理論和方法，這樣在工作中就會(huì)遇到一些新的基本理論和新的問題，主要的問題有電子檔案的鑒定問題、工作人員的專業(yè)技能問題、檔案管理機(jī)構(gòu)職能上的變化、電子文件的管理問題、數(shù)字檔案館的建設(shè)、檔案信息對(duì)外公開度的方式等等。新的工作模式雖然更為先進(jìn)，但也必然會(huì)帶來新的問題，對(duì)這些基本的理論問題必須作出科學(xué)合理的解釋并解決，在新的工作指導(dǎo)方針下，建立一套完善的工作制度，并且保證其具體實(shí)現(xiàn)，這是檔案管理信息化成敗的關(guān)鍵。檔案管理信息化最終的管理者還是人，只是現(xiàn)在借助了現(xiàn)代化的設(shè)備和軟件，如果只有硬件設(shè)備，而實(shí)際的管理者無法操作，那么就顯得毫無意義。因此，檔案管理者必須提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，具備多元化的知識(shí)背景，適應(yīng)現(xiàn)在管理的需要。檔案管理層的知識(shí)結(jié)構(gòu)對(duì)檔案管理有著重要影響，必須用現(xiàn)代化的知識(shí)武裝每一位工作者，所以一定要建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和知識(shí)的檔案管理隊(duì)伍。首先，作為檔案管理者，必須掌握多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代化的檔案管理運(yùn)用了很多先進(jìn)的理論，也是一些優(yōu)秀科技成果的集合，檔案工作者只有不斷地學(xué)習(xí)，掌握這些先進(jìn)的管理理論，具備這種先進(jìn)的管理思維。尤其是現(xiàn)代化的檔案管理運(yùn)用了很多信息技術(shù)和多媒體技術(shù)，要求工作者掌握這些設(shè)備運(yùn)用的同時(shí)，還要有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和現(xiàn)代數(shù)學(xué)知識(shí)。其次，掌握專業(yè)知識(shí)和技能。主要包括檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理，以及標(biāo)引、檢索、復(fù)制等基本技能。這些專業(yè)的知識(shí)和專業(yè)技能是每一位工作者必須具備的，要改變以往檔案管理者老弱病殘的局面，用專業(yè)的人才管理專業(yè)的檔案。最后，根據(jù)國(guó)外檔案管理學(xué)的發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理工作者還需要掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)，以及檔案信息分析，提高檔案信息的服務(wù)功能。上級(jí)檔案管理部門需要為管理者學(xué)習(xí)提供條件，鼓勵(lì)員工繼續(xù)深造。努力打造一支知識(shí)多元化，具備專業(yè)管理知識(shí)和技能，同時(shí)梯隊(duì)建設(shè)完善的檔案管理隊(duì)伍。

三、加強(qiáng)檔案管理的安全化措施

檔案信息是重要的社會(huì)資源，同時(shí)也可能涉及到一些個(gè)人隱私和國(guó)家機(jī)密，尤其是一些商業(yè)機(jī)密和行業(yè)檔案，很容易被一部分人利用，因此一定要有較高的信息安全素養(yǎng)。信息安全素養(yǎng)是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，管理電子文件和信息的安全意識(shí)和能力。對(duì)于很多檔案資料而言，檔案的安全就是信息生命的保證，一旦信息泄露，那么檔案的保存價(jià)值將不復(fù)存在。強(qiáng)化檔案管理的安全措施，提高管理人員的信息安全素養(yǎng)，對(duì)于研究檔案管理的安全領(lǐng)域和發(fā)展檔案管理學(xué)有重要幫助。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各行各業(yè)都在出現(xiàn)新的檔案，而不同檔案的管理要求也相差很大，這需要管理人員在管理水平上相應(yīng)提高，深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和使命感。努力轉(zhuǎn)變職能，深化檔案管理部門的服務(wù)意識(shí)，以更新的理念面對(duì)管理工作，強(qiáng)化檔案管理的安全措施，保護(hù)信息安全，真正發(fā)揮檔案資料的作用。

四、提高檔案信息管理和服務(wù)的水平

建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)信息最大程度的利用是人類推進(jìn)信息化進(jìn)程的目標(biāo)。人類在推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程中，對(duì)于檔案信息化建設(shè)也具有指導(dǎo)意義。檔案信息化是在信息技術(shù)水平不斷提高的基礎(chǔ)之上發(fā)展起來的，所以在檔案信息化建設(shè)的過程中，也要隨著信息技術(shù)的發(fā)展變化而變化，及時(shí)地作出相應(yīng)的調(diào)整。在當(dāng)下，檔案管理工作中，電子信息管理已經(jīng)占有了相當(dāng)重要的地位，所以，檔案信息化的建設(shè)必須立足當(dāng)前，放眼未來，正確解決發(fā)展中遇到的各種問題。檔案管理部門也要轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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