現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀與建議分析

文/雷麗園

隨著市場經(jīng)濟體制的快速發(fā)展，企業(yè)面臨著激烈的競爭，為了能在激烈的競爭中實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)必須優(yōu)化檔案管理模式。在市場經(jīng)濟體制的推動下，企業(yè)管理者開始逐步意識到企業(yè)人事檔案管理的重要性。為了不斷提高企業(yè)的運營效率，應該根據(jù)企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新實踐，不斷總結(jié)人事檔案管理的創(chuàng)新性管理方法。真正激發(fā)企業(yè)檔案管理在市場經(jīng)濟下對企業(yè)發(fā)展作用。本文主要研究目前我國企業(yè)人事檔案管理存在問題，探討企業(yè)人事檔案管理主要策略，為我國企業(yè)在企業(yè)人事檔案的管理方面的進一步發(fā)展提供借鑒。

一、企業(yè)人事檔案管理存在問題

（一）缺乏高素質(zhì)人事檔案管理人才。人事檔案管理人員管理水平?jīng)Q定了企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量和效率，在一些企業(yè)中，并沒有專業(yè)的人事檔案管理人才，這些人事檔案管理人員對檔案工作缺乏一定的了解，對于什么樣的檔案有長期的保存價值，和什么樣的檔案只需要做短期的保存，并沒有實際的了解，所以導致在人事管理檔案的時候，將許多不應該長期管理的檔案進行長期管理，使得管理的任務太重，管理的效率太低，增加了企業(yè)的人事檔案管理成本。還有一些人事檔案管理人員由于缺乏一定的專業(yè)素質(zhì)，在一些檔案材料上進行肆意地修改和亂涂，導致檔案受損。

（二）人事檔案的信息化管理比較落后。一些實力比較弱小的企業(yè)，沒有充分地認識到人事檔案管理的重要性，對人事檔案管理缺乏必要的資金投入，所以導致人事檔案的信息化管理比較落后。還有的企業(yè)雖然投入了一定的資金，而且實行了人事檔案的現(xiàn)代化管理，但是在執(zhí)行的過程中，缺乏系統(tǒng)詳細的管理制度，所以在人事檔案的信息化管理執(zhí)行方面做得不是很好。更有一些企業(yè)在前期致力于實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，但后期并沒有充分地開發(fā)和利用數(shù)字化資源，在企業(yè)內(nèi)部，許多部門并不能檢索和利用這些資源，無法實現(xiàn)信息資源的共享。

（三）缺乏優(yōu)越人事檔案管理環(huán)境。有些企業(yè)對人事檔案的管理并不十分重視，安排的人事檔案管理室條件非常簡陋，在梅雨季節(jié)或長期潮濕天氣下，沒有恒溫設備，檔案易被蟲蛀、霉爛。有的企業(yè)的人事檔案室搬了又搬，沒有一個固定的場所，導致一些珍貴的人事檔案材料在來回的搬遷中不慎丟失。還有的就在某個賓館租了個檔案管理室，許多的檔案材料被擺在一塊，或者亂丟在一旁，使得許多人事檔案材料缺乏安全的管理環(huán)境。缺乏優(yōu)越人事檔案管理環(huán)境，同樣也是企業(yè)人事檔案管理存在的重要問題。

二、企業(yè)人事檔案管理策略探析

（一）強化企業(yè)領導，高度重視人事檔案管理。企業(yè)領導是企業(yè)人事檔案管理的關(guān)鍵人物，企業(yè)人事檔案管理工作主要是由企業(yè)領導來決策和指導的。因此，加強領導對于企業(yè)人事檔案管理的重視是做好企業(yè)檔案管理的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)領導應該改變原先那種傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，充分認識到人事檔案管理在企業(yè)管理中的重要地位，將企業(yè)檔案管理作為企業(yè)管理的大事來辦。第一，成立核心領導層，加強他們對于企業(yè)人事檔案管理的重視。第二，加強企業(yè)人事檔案管理制度建設，使得企業(yè)檔案管理在一定的制度約束下進行。

（二）加強企業(yè)人事檔案管理信息化建設。企業(yè)人事檔案管理信息化建設注意的問題有很多，總體來講，檔案管理信息化建設應該注意以下原則。第一，實用性原則。企業(yè)人事檔案管理信息化建設的目的在于提高企業(yè)的社會效益以及經(jīng)濟效益，促進企業(yè)檔案管理的科學化、有效化。第二，逐步推薦原則。企業(yè)人事檔案管理信息化建設并不是一朝一夕所能解決的，它需要企業(yè)投入大量的時間以及精力，企業(yè)應該抓住檔案管理信息化建設大好時機，實現(xiàn)企業(yè)管理與人事檔案管理信息化建設同步前進。第三，全面協(xié)調(diào)發(fā)展。企業(yè)人事檔案管理信息化建設必須與企業(yè)的信息化建設和經(jīng)濟基礎相協(xié)調(diào),必須與企業(yè)的信息需求相協(xié)調(diào),必須與信息技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào),必須與全國信息化工程相協(xié)調(diào)。

（三）加強人事檔案管理人員培訓，提高檔案管理人員素質(zhì)。人事檔案管理隨著時代的發(fā)展也在不斷地變化，所以人事檔案管理人員的知識也要隨著時代的進步而進步，要做到這一點，就必須定期地加強對人事檔案管理人員的培訓。在結(jié)合實際的基礎上，有針對性地邀請人事檔案管理專家或者有豐富經(jīng)驗的人事檔案管理者對檔案管理人員進行培訓，提高他們的現(xiàn)代化管理知識水平。還可以讓檔案管理人員多參加檔案管理的經(jīng)驗交流活動，讓他們吸收先進的檔案管理經(jīng)驗。首先，人事檔案管理人員要提高自己的思想政治素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，不做違反國家法律的事情；其次，人事檔案管理人員要提高自己的業(yè)務素質(zhì)，鞏固理論知識的學習，而且不斷地掌握現(xiàn)代科學技術(shù)，提高自己的業(yè)務操作能力；最后，人事檔案管理人員還要提高自身的身心素質(zhì)，檔案管理工作是一項比較繁雜的工作，日常工作比較瑣碎，辦公室人事檔案管理人員必須適應這種繁雜的工作，能夠泰然地處理這些雜物，做到不急不亂，認真細致地做好每一項工作。

（四）健全人事檔案管理制度，規(guī)范操作流程。任何工作的正常開展都必須在一定的制度條件束縛與限制下進行，人事檔案管理工作亦是如此。只有建立健全規(guī)范的人事檔案管理制度，才能真正地規(guī)范管理人員行為，使得管理工作按照一定的規(guī)章制度進行，保障檔案管理工作順利高效運作。因此，建立健全規(guī)范的人事檔案管理制度，是保障企業(yè)對檔案進行有效利用的重要手段。另一方面，對相關(guān)規(guī)章制度進行完善，規(guī)范操作流程。盡管我國很多企業(yè)對人事檔案管理制度建設取得了重大進展，但是，在實際的人事檔案管理工作過程中，仍然有很多問題存在，重要原因在于人事檔案管理規(guī)章制度建設不完善。因此，加強對檔案管理規(guī)章制度的完善，對于提高檔案管理工作質(zhì)量有著重要作用。另外，還應該加強對操作流程進行規(guī)范，例如，對于文件保密制度、用戶身份確認制度等等進行細致、科學規(guī)范，保證人事檔案管理操作流程規(guī)范化。

三、總結(jié)

企業(yè)人事檔案工作是管理性、保密性很強的工作，是企業(yè)管理工作的重要組成部分，擔負著維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益的責任。只要我們不斷提高對檔案工作重要性的認識，采取積極措施，解決存在的問題，相信在不遠的將來，企業(yè)的人事檔案工作就一定能適應市場條件的要求，為企業(yè)發(fā)展不斷地作出新貢獻。我國企業(yè)在企業(yè)人事檔案管理方面積累了豐富的經(jīng)驗，但是在實際的企業(yè)人事檔案管理過程中，很多問題仍然存在。為此，企業(yè)應該深入研究企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀，創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理策略，為我國企業(yè)在企業(yè)人事檔案管理方面的進一步發(fā)展提供借鑒與參考。

[1]張春玲.淺談企業(yè)檔案管理的原則和措施 [J].西部煤化工.2012(01)

[2]吳清河.民營企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與創(chuàng)新 [J].科技檔案.2011(01)

[3]石永霞.淺析企業(yè)檔案管理 [J].供電企業(yè)管理.2010(03)

[4]王洪新.企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析與思考 [J].世紀橋.2010(13)

[5]袁緒惠,尹工.現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新 [J].機電兵船檔案.2010(04)