衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

文/劉亞紅

醫(yī)療衛(wèi)生單位人事檔案是醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療、防疫、保健、教學(xué)和科研等過(guò)程中形成，并作為真實(shí)的歷史記錄集中保管起來(lái)的文字材料，它反映了醫(yī)務(wù)人員的個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、專業(yè)能力、工作業(yè)績(jī)和科研水平等情況，為本單位提供各類人才信息和用人依據(jù)的同時(shí)，也為醫(yī)務(wù)人員的職稱評(píng)定和享受各類待遇等提供依據(jù)，是醫(yī)療衛(wèi)生單位人才開(kāi)發(fā)的重要資源。隨著衛(wèi)生改革力度加大，人事檔案管理模式、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用、檔案工作法制化建設(shè)，以及人事檔案工作者的素質(zhì)都要加強(qiáng)和改進(jìn)，以適應(yīng)新形勢(shì)，更好地為本單位的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

一、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案利用的現(xiàn)狀和困境

盡管衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，然而在現(xiàn)代人力資源管理中的應(yīng)用情況卻不盡如人意。主要表現(xiàn)為人事檔案在逐漸被淡化，單位在選才、用才、育才、激才、留才等方面不再看重人事檔案，究其原因可歸納為以下幾點(diǎn)：

（一）衛(wèi)生事業(yè)單位全員聘用制改革的實(shí)現(xiàn)。打破了 “固定工”“鐵飯碗”的模式，使人員流動(dòng)成為現(xiàn)實(shí)，人員的流動(dòng)導(dǎo)致工作時(shí)限也相對(duì)不固定，從而使人事檔案的內(nèi)容不全面，反映一個(gè)人的工作能力、工作業(yè)績(jī)、培訓(xùn)方面的材料很少，給單位選才、識(shí)才、用才帶來(lái)了不便。

（二）人事檔案內(nèi)容缺少真實(shí)性。

隨著社會(huì)中 “造假”現(xiàn)象的出現(xiàn)，個(gè)人信息內(nèi)容 “造假”的現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，如假年齡、假工齡、假學(xué)歷等相關(guān)材料都會(huì)進(jìn)入檔案中，面對(duì)真假難辨的信息，人事檔案管理人員往往沒(méi)有正規(guī)渠道來(lái)進(jìn)行有效的鑒定工作，只能被動(dòng)接收信息。而這些不真實(shí)的信息就會(huì)使人力資源管理工作無(wú)法正確評(píng)估員工。

（三）人事檔案缺少時(shí)效性。人事檔案中的材料大多是對(duì)當(dāng)事人前期工作的記錄，在檔案管理工作中，整理檔案時(shí)限一般是五年一整，已經(jīng)放入人事檔案的材料一般只會(huì)提供當(dāng)事人一些歷史的記錄，新放進(jìn)去的材料也無(wú)非是些年度考核表、工資晉升表等程式化的東西，而真正反映當(dāng)事人近期動(dòng)態(tài)情況的材料卻少之又少，人力資源管理部門無(wú)法從這些人事檔案中獲取到有價(jià)值的信息。

（四）人事檔案管理的技術(shù)陳舊。

傳統(tǒng)的人事檔案中都是以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，人力資源流動(dòng)但人事檔案卻滯留在其他地方的現(xiàn)象嚴(yán)重，如由于工作調(diào)動(dòng),致使一部分材料滯留在原單位；學(xué)生參加工作,檔案留在學(xué)校;取得高一級(jí)的學(xué)歷文憑,學(xué)歷材料仍存放在自己手里等等。人力資源管理部門要想了解員工的信息，就要花費(fèi)時(shí)間和人力去員工學(xué)?；蛄硪粋€(gè)城市去查閱，給人力資源管理工作帶來(lái)很大不便，降低了工作效率。

二、醫(yī)院人事檔案管理的設(shè)想

隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大,經(jīng)濟(jì)實(shí)體的增加,人事制度改革和人員模式改變,給醫(yī)院帶來(lái)了人事眾多、管理多元化的特點(diǎn),也給人事檔案的管理模式提出了高要求。因此,建立完善的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了醫(yī)院人事管理 (含檔案)的整體管理水平。

（一）增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理目的和意義的認(rèn)識(shí)。醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)該以充分開(kāi)發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。通過(guò)檔案深層次的開(kāi)發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，如人才信息軟件的開(kāi)發(fā)，人事信息的共享都能為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。同時(shí)檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開(kāi)發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開(kāi)放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時(shí)間傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。

（二）加強(qiáng)干部人事檔案管理，有效利用人才資源。干部人事檔案真實(shí)地記載和反映著一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強(qiáng)干部人事檔案管理，實(shí)行干部人事檔案的社會(huì)化、開(kāi)放式管理模式，才能更有效利用人才資源。

（三）建立以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理系統(tǒng)。建立有效的人力資源信息系統(tǒng)是實(shí)施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準(zhǔn)確可靠的基礎(chǔ)，是有效服務(wù)的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達(dá)到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，如通過(guò)人事信息系統(tǒng)，完善財(cái)務(wù)工資系統(tǒng)，人事上的工資變動(dòng)可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財(cái)務(wù)科發(fā)放，醫(yī)療保健系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中受益。如院辦、黨辦、工會(huì)、計(jì)劃生育及后勤、醫(yī)務(wù)、科研和教學(xué)更能因此得到眾多的信息和幫助。

（四）加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化手段。在醫(yī)院，影響人力資源需求的因素主要來(lái)自醫(yī)院內(nèi)部，有效的人事檔案管理對(duì)分析醫(yī)院內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)醫(yī)院的改革與發(fā)展的要求，人才工作計(jì)劃制定是否科學(xué)合理，實(shí)施是否順利等方面發(fā)揮著重要作用。醫(yī)院人事科以利于醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)為立足點(diǎn)，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為了適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求，不斷提高對(duì)人力資源的開(kāi)發(fā)與管理水平，必須增加資金投人，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫(kù)房、購(gòu)買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的微機(jī)檢索，不斷擴(kuò)大人事檔案信息的內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，以確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才、才盡其用， 進(jìn)而為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。綜上所述，新形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變思路， 不斷深化對(duì)檔案工作意義的認(rèn)識(shí)， 它不僅僅具有現(xiàn)實(shí)意義，而且有深遠(yuǎn)的歷史意義。醫(yī)院檔案管理的最終目的是指導(dǎo)我們更好地開(kāi)展工作。這種作用有利于今天，更有益于明天。

三、人事檔案管理在人力資源管理中發(fā)揮更大作用的方法探索

隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)實(shí)體的增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來(lái)了人事眾多、管理多元化的特點(diǎn)，也給人事檔案的管理模式提出了高要求。同時(shí)，目前各項(xiàng)制度的建立，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，注定人事檔案管理工作必須服從科學(xué)發(fā)展觀的要求，轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，把人事檔案管理工作延伸到促進(jìn)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展的高度。

（一）充實(shí)人事檔案的內(nèi)容并保證人事檔案的真實(shí)性和時(shí)效性。在傳統(tǒng)保管檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)添加一些能夠使人力資源管理部門得到有效數(shù)據(jù)的內(nèi)容。如由權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績(jī)考核資料、鑒定材料、獎(jiǎng)勵(lì)獎(jiǎng)懲材料、工作業(yè)績(jī)報(bào)告以及能夠反映個(gè)人品德性情、專業(yè)能力、興趣愛(ài)好等個(gè)性化的材料。

真實(shí)性是人事檔案最基本的特性。時(shí)效性是提高檔案利用率的保證。人事檔案管理工作應(yīng)本著對(duì)檔案嚴(yán)肅、認(rèn)真的態(tài)度進(jìn)行清查、核對(duì)人員信息，剔除檔案中無(wú)效、造假等信息，對(duì)新入檔的材料應(yīng)嚴(yán)格審核、把關(guān)，對(duì)存有異議的材料要經(jīng)上級(jí)主管部門審核后才能入檔，以保證檔案材料的真實(shí)。對(duì)個(gè)人檔案中可公開(kāi)的部分，由專人負(fù)責(zé)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)進(jìn)行管理，并定期對(duì)此類材料信息進(jìn)行更新，形成完備的信息管理體系，提高整體使用水平。這樣才能有利于人力資源管理部門對(duì)員工的歷史的和現(xiàn)在的信息進(jìn)行充分的了解和認(rèn)識(shí)。

（二）提高管檔人員自身素質(zhì)，加快檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。檔案管理人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)是促進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)和根本保證，切實(shí)抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。一是利用各種途徑，對(duì)檔案管理人員提供有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件的培訓(xùn)。二是根據(jù)工作實(shí)際，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理各環(huán)節(jié)的實(shí)際操作技能培訓(xùn)。要讓他們端正思想，擺正位置，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變過(guò)去坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式，積極主動(dòng)地與各部門溝通協(xié)作，及時(shí)有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務(wù)，為高層決策服務(wù)。檔案管理人員要肩負(fù)起宣傳檔案法、普及檔案知識(shí)的重任，提高全民檔案意識(shí)，形成人人關(guān)心檔案的局面。

隨著新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的要求也越來(lái)越高，對(duì)檔案材料的鑒別也越來(lái)越嚴(yán)格，特別是在對(duì)干部升遷、交流等事項(xiàng)中，檔案材料的重要性尤為突出，傳統(tǒng)的管理模式已不適應(yīng)新時(shí)期的要求，建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過(guò)微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時(shí)更新檔案信息，及時(shí)為單位選才、用才服好務(wù)，為提高衛(wèi)生事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益作出貢獻(xiàn)。

[1]德斯靳，曾湘泉.人力資源管理.中國(guó)人民大學(xué)出版社，2007.

[2]馮慧玲.檔案管理學(xué).中國(guó)人民大學(xué)出版社，1999.