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    我國(guó)人事檔案管理可信度問(wèn)題探討

    2013-08-15 00:48:56高怡
    辦公室業(yè)務(wù) 2013年10期
    關(guān)鍵詞:原則內(nèi)容材料

    文/高怡

    盡管我國(guó)人事檔案管理體系已形成規(guī)模,管理制度已初步建立,管理工作已逐漸走上現(xiàn)代化管理之路,但人事檔案管理仍存在著不少問(wèn)題。人事檔案管理上現(xiàn)存的問(wèn)題,導(dǎo)致檔案造假、擅自建檔、個(gè)人攜帶檔案等行為越來(lái)越多,檔案丟失、檔案冤案也多有發(fā)生,上述現(xiàn)象從人事檔案可信度的角度可以歸納為以下三種類型:失真、造假的人事檔案;老化、過(guò)時(shí)的人事檔案;過(guò)載、飽和的人事檔案。這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了人事檔案的真實(shí)性和權(quán)威性,降低了人事檔案的可信度,困擾著我國(guó)人事檔案管理,制約著我國(guó)人事檔案的發(fā)展。

    人事檔案的可信度:一方面是指人事檔案的用戶或者說(shuō)社會(huì)對(duì)人事檔案的承認(rèn)程度和相信程度,這是一種主觀的判斷;另一方面是指人事檔案所包含的內(nèi)容、材料,及這些信息的來(lái)源的真實(shí)程度、可靠程度以及與客觀現(xiàn)實(shí)的接近程度。本文著重從第二方面對(duì)人事檔案管理可信度問(wèn)題進(jìn)行探討。

    一、影響人事檔案可信度的原因分析

    (一)社會(huì)原因。一是社會(huì)、歷史發(fā)展的必然。隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的行政分配被市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)人才資源配置所取代,人事勞動(dòng)關(guān)系也由以往的政治關(guān)系日益轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)行的經(jīng)濟(jì)關(guān)系,從過(guò)去的行政隸屬關(guān)系逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槠降鹊钠跫s關(guān)系?,F(xiàn)代企事業(yè)單位多是采用聘用合同制和崗位管理制度,注重 “以人為本,能力優(yōu)先”,不再倚重人事檔案。另外,隨著政府部門提倡 “人性化管理”,簡(jiǎn)化辦事流程,很多時(shí)候如考研、社會(huì)化的資格考試、職稱評(píng)審等,都無(wú)需查看人事檔案。由于社會(huì)大環(huán)境致使人事檔案存在性減弱,尤其是在人事檔案限制人們自身發(fā)展、影響人們自身利益的情況下,人事檔案管理問(wèn)題大量出現(xiàn)。二是社會(huì)檔案意識(shí)增強(qiáng)。過(guò)于 “重視”人事檔案,受個(gè)人利益驅(qū)動(dòng)而導(dǎo)致檔案造假的現(xiàn)象也多有發(fā)生,這也是導(dǎo)致檔案問(wèn)題發(fā)生的最主要、最直接的原因。當(dāng)某些人因受條件和資格所限或?yàn)榱颂崆巴诵輹r(shí),就把年齡改大,工齡改長(zhǎng);當(dāng)某些人為了提升職務(wù)或延期退休時(shí),又把年齡改小,如此等等。也有 “無(wú)意識(shí)的造假” 現(xiàn)象,如:入團(tuán)、入黨時(shí)間,記不清楚具體的日期,參加工作時(shí)間不太確定,就填個(gè)大概或隨意填寫,導(dǎo)致檔案內(nèi)容前后不一直的情況時(shí)有發(fā)生。這些現(xiàn)象影響了人事檔案的真實(shí)性、權(quán)威性,一定程度上降低了人事檔案的可信度。三是社會(huì)氛圍影響。由于用人單位對(duì)人員綜合素質(zhì)、專業(yè)知識(shí)水平的重視,社會(huì)上出現(xiàn)了很多僅為創(chuàng)收而辦學(xué)的單位,開辦所謂的 “學(xué)歷班”“學(xué)位班”,甚至出現(xiàn)了專門制作假文憑的非法小作坊。假文憑的持有者既不具有該文憑所反映的身份,更不具有該文憑所蘊(yùn)含的知識(shí)水平,而成績(jī)、學(xué)歷、學(xué)位歷來(lái)都是要納入人事檔案,作為晉升、評(píng)選的依據(jù)之一。這些半真不假的人事檔案材料掩蓋了人事檔案當(dāng)事人的真實(shí)面目,對(duì)用人單位產(chǎn)生誤導(dǎo),更是暴露出了人事檔案管理中的可信度問(wèn)題。

    (二)管理原因。一是管理體系。我國(guó)人事檔案管理實(shí)行的是 “集中統(tǒng)一”和 “分級(jí)負(fù)責(zé)”的管理體制,人事檔案多數(shù)是由用人單位的人事部門管理,不同管理單位的管理模式、管理要求不盡相同,使人事檔案管理工作難以統(tǒng)一規(guī)范。沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn),不僅加大了人事檔案真實(shí)完整性鑒別工作的難度,也影響了人事檔案參考憑證作用的發(fā)揮,導(dǎo)致人事檔案的可信度降低。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和改革的深化,大批企事業(yè)單位不再明確行政級(jí)別,改制成為混合型的非公有制單位,眾多的民辦、私人企業(yè)或獨(dú)資、合資企業(yè)不斷涌現(xiàn)。 “由于目前不少單位的人事檔案掛靠勞動(dòng)人事部門管理,大都沒(méi)有專職人員分管人事檔案工作,人事檔案長(zhǎng)期無(wú)人整理,材料是否真實(shí)無(wú)人監(jiān)督,嚴(yán)重存在零亂無(wú)序和丟失部分檔案內(nèi)容的問(wèn)題。”二是管理環(huán)境。人事檔案管理缺乏必要的協(xié)調(diào)監(jiān)督和相應(yīng)的利益約束制衡機(jī)制,加上人事檔案信息提供者、人事檔案管理人員等對(duì)利益的過(guò)度追求,或受外界因素的影響,致使許多虛假信息層出不窮。人事檔案管理工作存在較大的自發(fā)性與盲目性,宏觀調(diào)控力度不夠,導(dǎo)致人事檔案管理的重復(fù)勞動(dòng)。人事檔案內(nèi)容信息是一種資源,沒(méi)有制度的保障和強(qiáng)制,人事檔案當(dāng)事人或相關(guān)信息擁有者不可能主動(dòng)提供有效信息;沒(méi)有利益的激勵(lì),無(wú)利害關(guān)系的知情者也不可能主動(dòng)提供信息?,F(xiàn)行人事檔案管理制度雖然對(duì)人事檔案的收集、整理、保管、傳遞等都有嚴(yán)格規(guī)定,但在執(zhí)行中往往都被打了折扣。例如有的單位在審查人事檔案時(shí),把關(guān)不嚴(yán),使一些不合規(guī)定、虛假的材料進(jìn)入檔案。有的單位在人員調(diào)出時(shí),原單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為反正人己調(diào)出,來(lái)個(gè) “順?biāo)饲椤?,突擊辦理提干、職稱評(píng)審等,使人事檔案的真實(shí)性無(wú)從保證。另外人員的流動(dòng)性、就業(yè)單位的不確定性及頻繁變動(dòng)性,也給人事檔案管理帶來(lái)了許多困難。有的學(xué)校或單位不按正常程序或正規(guī)渠道進(jìn)行人事檔案的轉(zhuǎn)遞,讓人事檔案當(dāng)事人個(gè)人攜帶檔案,造成人事檔案涂改、遺失。也有單位出于維護(hù)單位的利益,實(shí)施 “人事檔案行政控制”,把人事檔案當(dāng)作留住人才、控制人才流動(dòng)的籌碼,采取扣押檔案不放人的做法,阻止人才流動(dòng)。這些行為都直接或間接地導(dǎo)致了人事檔案管理問(wèn)題的產(chǎn)生。三是管理費(fèi)用。人事檔案的收集、整理存在成本。人事檔案管理成本的存在使獲取完全的人事檔案內(nèi)容成為一種理想狀態(tài),管理者也只能最大限度的尋求、完善人事檔案內(nèi)容信息量,但這種獲取也是有難度的,因此導(dǎo)致了檔案內(nèi)容的不充分,影響了人事檔案的完整性。另外,按照我國(guó)的人事檔案管理政策,流動(dòng)人員的人事檔案要保存在用人單位或者保存在 “縣以上 (含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)”,但受我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展條件的制約,流動(dòng)人員人事檔案管理需要交納一定的托管、手續(xù)費(fèi)用。經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)、心理負(fù)擔(dān),造成 “個(gè)人攜帶檔案”現(xiàn)象的產(chǎn)生。四是管理者素質(zhì)。人事檔案管理是知識(shí)密集型工作,管理人員的綜合素質(zhì)也是影響人事檔案可信度的關(guān)鍵。人事檔案材料、信息的收集、整理、鑒定都需要人事檔案管理人員基于知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析性思維勞動(dòng),若缺乏必要的人事檔案管理知識(shí),不熟悉人事檔案管理專業(yè)理論,不了解人事檔案管理相關(guān)法例條令,不清楚人事檔案管理各環(huán)節(jié)的操作流程,都將影響人事檔案的可信度。人事檔案管理人員如果沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性及現(xiàn)實(shí)意義,缺少對(duì)本職工作的熱愛和一絲不茍的工作態(tài)度,不能不斷提高自身業(yè)務(wù)技能,不能及時(shí)適應(yīng)不斷變化發(fā)展的信息技術(shù)環(huán)境以及業(yè)務(wù)的發(fā)展需求,也不能保障人事檔案的可信度。

    (三)檔案自身原因。一是內(nèi)容單一。傳統(tǒng)的人事檔案存放的還是多年不變的材料,反映個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況及社會(huì)關(guān)系等方面的內(nèi)容多,反映個(gè)人的德才表現(xiàn)、管理能力的材料較少,能反映個(gè)人人才類型、心理素質(zhì)等個(gè)性特點(diǎn)的內(nèi)容更是數(shù)量有限。這樣的人事檔案根本無(wú)法立體地呈現(xiàn)一個(gè)人的能力、素質(zhì),難以客觀地反映個(gè)人的才能,無(wú)法幫助用人單位正確判斷個(gè)人的真實(shí)情況和準(zhǔn)確的客觀背景,不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)人才動(dòng)態(tài)信息的需求。因此一些單位的人事部門在招聘人才時(shí)不依據(jù)人事檔案,導(dǎo)致人事檔案在人事任用過(guò)程中憑證性、權(quán)威性、現(xiàn)實(shí)性降低。二是檔案形成主觀性??陀^事實(shí)的發(fā)生、發(fā)展和結(jié)果都有其自身的規(guī)律,是不以人的主觀意志為轉(zhuǎn)移的。但客觀事實(shí)一旦作為信息,經(jīng)過(guò)搜集、整理、加工甚至再創(chuàng)造等,在這過(guò)程中難免會(huì)有人為作用使最終形成的信息與客觀事實(shí)有偏差。人事檔案所含文件、材料記錄和反映個(gè)人德能勤績(jī)等多方面情況,在形成時(shí)具有分散性,加上外部環(huán)境不確定性、復(fù)雜性的影響,人事檔案在形成過(guò)程中常常會(huì)出現(xiàn)內(nèi)容缺乏客觀性,摻雜了個(gè)人的主觀因素;個(gè)人評(píng)價(jià)、鑒定內(nèi)容受時(shí)代大環(huán)境、情緒的影響,與客觀現(xiàn)實(shí)、個(gè)人本質(zhì)不符等現(xiàn)象。再者人事檔案的收集、整理、鑒定等環(huán)節(jié)都是由人來(lái)進(jìn)行的,所以不可避免地會(huì)產(chǎn)生人為的或無(wú)意識(shí)的錯(cuò)誤。

    二、人事檔案可信度問(wèn)題對(duì)策探析

    (一)明確人事檔案可信度評(píng)價(jià)原則。一是人事檔案收集原則。 (1)關(guān)聯(lián)原則。人事檔案內(nèi)容關(guān)聯(lián)一方面是指收集的檔案材料應(yīng)該反映個(gè)人在用人機(jī)構(gòu)中因用人需求產(chǎn)生用人關(guān)系的情況,以時(shí)間為序呈有機(jī)聯(lián)系的整體,確保人事檔案內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系性。另一方面是指當(dāng)人事檔案含有與客觀現(xiàn)實(shí)不符的不實(shí)材料時(shí),經(jīng)證實(shí)后,這些材料不應(yīng)抽出、處理掉,而應(yīng)該與證明材料、情況結(jié)論匯編成冊(cè),維護(hù)人事檔案的完整性。 (2)易用原則。人事檔案的易用是指人事檔案的內(nèi)容能適應(yīng)新形勢(shì)的需求,全方位、深層次地反映個(gè)人情況,使用人單位能夠更直觀、全面地了解個(gè)人的綜合素質(zhì)。過(guò)去規(guī)定人事檔案收集歸檔 “老十類”材料已經(jīng)不能滿足新形勢(shì)的需要,不能適應(yīng)當(dāng)前對(duì)人才全方位、深度考核的要求。因此,應(yīng)該規(guī)定新的收集歸檔內(nèi)容,淘汰參考價(jià)值不大的材料,突顯、增添反映個(gè)人綜合素質(zhì)的參考作用大的材料,使人事檔案內(nèi)容精練有效。 (3)時(shí)效原則。人事檔案的時(shí)效是指檔案內(nèi)容更新及時(shí)。人事檔案雖然可以長(zhǎng)期保存和反復(fù)使用,但檔案中的一些內(nèi)容也是具有時(shí)效性的,隨著時(shí)間的推移,有些內(nèi)容信息老化,參考、憑證價(jià)值衰減。另外,人事檔案所包含的一些材料因受時(shí)代、政治等大環(huán)境的影響,在當(dāng)時(shí)可能是個(gè)人情況的反映,但隨著時(shí)間的推移、社會(huì)的進(jìn)步以及人們思想的覺(jué)悟,這些材料并不能完全反映當(dāng)時(shí)的客觀現(xiàn)實(shí)。這就需要及時(shí)對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行更正,維護(hù)人事檔案的真實(shí)性。二是人事檔案整理原則。(1)客觀原則。人事檔案的客觀包括檔案內(nèi)容真實(shí)客觀、準(zhǔn)確無(wú)誤等,應(yīng)該尊重客觀事實(shí),反映事物的本來(lái)面目,不應(yīng)夾雜個(gè)人感情、意見。人事檔案整理過(guò)程是人為的對(duì)收集的材料進(jìn)行處理的過(guò)程,某些情況下,經(jīng)過(guò)整理的人事檔案會(huì)夾雜個(gè)人的偏好和利益,導(dǎo)致人事檔案不能客觀地反映現(xiàn)實(shí)。人事檔案本身應(yīng)具有原始記錄性,起參考憑證的作用,應(yīng)該具有客觀性,因此,客觀性成為評(píng)價(jià)人事檔案內(nèi)容可信度的重要指標(biāo)。 (2)準(zhǔn)確原則。人事檔案的準(zhǔn)確包含兩層含義,一是人事檔案所包含的內(nèi)容是準(zhǔn)確的,要反映客觀現(xiàn)實(shí),與事實(shí)相一致、相符合。二是人事檔案內(nèi)容的表達(dá)方式是準(zhǔn)確的,不得斷章取義、避重就輕。三是人事檔案鑒定原則。(1)真實(shí)原則。人事檔案的真實(shí)一方面是指人事檔案與事實(shí)相符合的程度,不僅是指人事檔案要從總體上把握真實(shí),反映整體的真實(shí)情況,也指檔案內(nèi)具體事實(shí)符合客觀現(xiàn)實(shí)。只有具體事實(shí)與整體同時(shí)真實(shí),才符合人事檔案真實(shí)性的標(biāo)準(zhǔn)。另一方面是指人事檔案內(nèi)容可證實(shí),人事檔案材料是文件原件或第一手資料,內(nèi)容可重復(fù)檢驗(yàn)。 (2)完整原則。人事檔案的完整包括以下幾個(gè)方面的完整:一是結(jié)構(gòu)完整,人事檔案中的每一份材料自成一體,要保證每份材料的完整性,不能出現(xiàn)材料信息支離破碎,殘缺不全的情況。二是內(nèi)容完整,包括范圍、種類等多方面,從范圍來(lái)說(shuō),既要包含過(guò)去的材料,也要包含近期的材料,從種類來(lái)說(shuō),既包含反映個(gè)人品行的材料,也包括工作業(yè)績(jī)等各個(gè)方面的材料。三是觀點(diǎn)完整,人事檔案內(nèi)容的完整不僅要有正面信息,還應(yīng)包含負(fù)面的信息,只有兩個(gè)方面的信息都完整地提供,才能全面、立體地反應(yīng)個(gè)人的情況。 (3)權(quán)威原則。人事檔案的權(quán)威是指:人事檔案材料的提供者有較高的社會(huì)認(rèn)可度,對(duì)所提供材料的真實(shí)性、可靠性等方面都有相當(dāng)?shù)谋WC;人事檔案的管理部門能夠公平公正地管理人事檔案,能令人信服。這也需要人事檔案管理者精通專業(yè)知識(shí),以專業(yè)的視角鑒定所收集的檔案材料。四是人事檔案保管原則。 (1)系統(tǒng)原則。人事檔案的保管環(huán)節(jié)中的系統(tǒng)原則與收集的關(guān)聯(lián)原則相互聯(lián)系,相互呼應(yīng),都要求人事檔案的內(nèi)容成有機(jī)聯(lián)系的整體。 (2)安全原則。人事檔案的安全一方面是指人事檔案載體的安全,即記載人事檔案內(nèi)容的物質(zhì)材料的安全;另一方面是指人事檔案信息的安全,即人事檔案內(nèi)容的保密、安全,包括檔案的形成時(shí)間、記錄內(nèi)容、公章以及人事檔案信息化系統(tǒng)的安全。五是人事檔案利用原則。人事檔案的利用應(yīng)把握易用性原則,這一原則在人事檔案的收集環(huán)節(jié)已有明確的要求,在此不再贅述。

    (二)規(guī)范人事檔案管理工作。依據(jù)人事檔案可信度評(píng)價(jià)十項(xiàng)原則規(guī)范檔案材料的收集、整理和鑒定工作,及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料,對(duì)收集到的檔案材料,從表達(dá)是否客觀準(zhǔn)確,手續(xù)是否完備等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地整理和鑒定,對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回,限期糾正再歸檔,對(duì)于不屬于歸檔范圍的材料,及時(shí)退還給相關(guān)單位,不失散、不積壓,在人事檔案管理過(guò)程中增加檔案的可信度。

    一是人事檔案收集。首先,應(yīng)積極擴(kuò)大、完善人事檔案的收集范圍,增加記錄工作成績(jī)、反映各類獎(jiǎng)勵(lì)的材料,或者根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要、依據(jù)實(shí)際操作性建立適應(yīng)用人單位需要的特色內(nèi)容,并建立信息資料庫(kù)將所掌握的人事檔案信息收集起來(lái),以便后續(xù)工作的開展。其次,對(duì)人事檔案的收集和補(bǔ)充做好登記工作,以便查證,并及時(shí)對(duì)失去價(jià)值的材料進(jìn)行削減,減少內(nèi)容重復(fù),突出重點(diǎn)材料以增強(qiáng)有用性,如對(duì)流動(dòng)人員的工作變動(dòng)情況及工作業(yè)績(jī)等材料、信息進(jìn)行收集。再次,人事檔案記載的速度要跟上人員情況變化的速度,保證檔案內(nèi)容的更新,保持時(shí)效性,增加動(dòng)態(tài)性。組織系統(tǒng)信息化工作,中央組織部明確提出了建設(shè) “三網(wǎng)三庫(kù)一平臺(tái)”的目標(biāo)要求,可依據(jù)身份證號(hào)建立身份追蹤系統(tǒng),通過(guò)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的信息技術(shù)將相關(guān)信息收集并反映出來(lái),隨時(shí)收集和補(bǔ)充新的檔案內(nèi)容,加快人事檔案信息更新的速度,使之與人員情況變化的速度相協(xié)調(diào)。

    二是人事檔案整理。人事檔案整理可以將內(nèi)容分為可公開和不可公開兩個(gè)部分進(jìn)行??晒_的內(nèi)容包括姓名、出生日期、學(xué)歷學(xué)位等普通常用內(nèi)容。不可公開的內(nèi)容包括家庭情況、評(píng)價(jià)、處分等涉及個(gè)人隱私的內(nèi)容。如需要檔案管理部門向第三方透露不可公開內(nèi)容時(shí),應(yīng)征的本人同意,并形成書面記錄。將人事檔案的內(nèi)容經(jīng)精簡(jiǎn)濃縮,統(tǒng)一格式、記錄項(xiàng),形成檔案摘要卡片,記錄人事檔案中常用的、有重要價(jià)值的信息以及信息更改、變動(dòng)的情況,這樣既能保持內(nèi)容及時(shí)整理、更新,又方便統(tǒng)計(jì)、檢索,便于提供利用。另外,可統(tǒng)一日期每年集中對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行整理更新,將已更新并記錄過(guò)的、已有一定年限的材料取出,集中到檔案館保存或者處理,以減少檔案體積,減少檔案內(nèi)容的重復(fù)率。

    三是人事檔案鑒定。根據(jù)人事檔案統(tǒng)一規(guī)定的收集、歸檔范圍,對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行鑒定,保證人事檔案的完整性。如可以根據(jù)時(shí)間順序進(jìn)行鑒定,看檔案材料在時(shí)間上是否具有連貫性,是否出現(xiàn) “空白時(shí)期” ;還可以根據(jù)個(gè)人簡(jiǎn)歷對(duì)人事檔案材料進(jìn)行鑒定,看每個(gè)階段的材料是否齊全,避免材料不能及時(shí)歸檔或遺失的現(xiàn)象出現(xiàn)??筛鶕?jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定及認(rèn)定方法對(duì)人事檔案的真實(shí)性進(jìn)行鑒定,如人事檔案中出生日期前后記載不一致的,可根據(jù)人事檔案材料中本人最先填寫的出生日期進(jìn)行審核確認(rèn),或以調(diào)查后新收集的早于現(xiàn)有檔案材料、并可歸檔的本人所填寫材料中的出生日期或原始戶口底賬、登記卡片、出生證等為依據(jù),按程序報(bào)批后確認(rèn)。

    四是人事檔案保管。人事檔案的保管環(huán)節(jié)中應(yīng)把握系統(tǒng)、安全的原則,對(duì)人事檔案保管庫(kù)房進(jìn)行科學(xué)的日常管理,保障人事檔案所處的環(huán)境和保管檔案的條件,避免這些因素對(duì)檔案造成破壞。了解和掌握檔案損壞規(guī)律,實(shí)施有效的專門技術(shù)措施,最大限度地防止和減少人事檔案的損毀,延長(zhǎng)檔案的壽命,維護(hù)人事檔案的系統(tǒng)性和完整性。人事檔案安全在人事檔案管理保障措施一節(jié)有探討,在此不贅述。

    五是人事檔案利用。人事檔案的利用就人事檔案的可信度問(wèn)題來(lái)說(shuō),應(yīng)把握易用原則,明確人事檔案的服務(wù)方向,樹立堅(jiān)定的服務(wù)思想和良好的服務(wù)態(tài)度,檔案管理者也應(yīng)具備高度的責(zé)任感,為人事檔案利用者著想,增強(qiáng)人事檔案的易用性,提高人事檔案的可信度。

    (三)完善人事檔案管理保障措施。

    一是人事檔案法律工作。人事檔案法制工作,首先要貫徹落實(shí)國(guó)務(wù)院 《全面推進(jìn)依法行政實(shí)施綱要》和 《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)法治政府建設(shè)的意見》,加強(qiáng)人事檔案法律制度建設(shè),完善以 《檔案法》為核心、符合我國(guó)國(guó)情并適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要的科學(xué)、縝密、配套的檔案法規(guī)體系,做好檔案 “六五”普法工作,健全檔案法制機(jī)構(gòu),提升檔案工作人員的法治意識(shí)和法律素養(yǎng),提高依法管理檔案事業(yè)的水平,完善檔案行政執(zhí)法體制和機(jī)制,規(guī)范檔案行政執(zhí)法行為,加強(qiáng)檔案行政審批制度改革的后續(xù)監(jiān)管。二是人事檔案人才工作。人事檔案人才工作要求繼續(xù)加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè),加大人才培養(yǎng)的投入,按照國(guó)家中長(zhǎng)期人才發(fā)展規(guī)劃綱要的要求,建立檔案專業(yè)人才評(píng)價(jià)激勵(lì)機(jī)制,營(yíng)造充滿活力、富有效率、更加開放的檔案人才制度環(huán)境;在高等院校定向培養(yǎng)檔案工作高級(jí)專門人才。堅(jiān)持德才兼?zhèn)?,以德為先的用人?biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)工作業(yè)績(jī)考核,建立一支政治堅(jiān)定、勇于創(chuàng)新、勤政廉潔、求真務(wù)實(shí)、善于推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍。同時(shí),人事檔案管理人員要增強(qiáng)責(zé)任意識(shí),在人事檔案收集工作中要認(rèn)真校對(duì)、審核,保證檔案內(nèi)容的相關(guān)性、有用性、新穎性;在人事檔案整理工作中要把握檔案內(nèi)容客觀性、準(zhǔn)確性、權(quán)威性、可證實(shí)性原則;在人事檔案鑒定工作中要能夠通過(guò)對(duì)比、分析、校對(duì)、核實(shí),去偽存真,確保檔案材料的真實(shí)性、完整性。另外,通過(guò)廣泛地社會(huì)宣傳,加強(qiáng)與有關(guān)媒體合作,拓寬檔案宣傳渠道,增強(qiáng)社會(huì)的檔案意識(shí),使更多人才投身于人事檔案發(fā)展事業(yè)中。三是人事檔案安全工作。結(jié)合目前傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案并存的現(xiàn)狀,人事檔案安全工作主要應(yīng)從基礎(chǔ)設(shè)施安全、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全兩方面來(lái)進(jìn)行。

    (1)基礎(chǔ)設(shè)施安全。人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施安全包括檔案載體的安全,檔案保存環(huán)境安全,以及數(shù)字化管理的硬件設(shè)施安全。

    人事檔案的載體材料易發(fā)生自然變化,了解和掌握人事檔案的損壞規(guī)律,采取專門的技術(shù)措施,最大限度地防止和減少人事檔案的損毀,延長(zhǎng)檔案的壽命,維護(hù)人事檔案的系統(tǒng)性和完整性,保證人事檔案的可信度。

    保證硬件設(shè)施處于良好的設(shè)備環(huán)境,定期檢查設(shè)備運(yùn)作狀況。人事檔案的技術(shù)中心或機(jī)房的建設(shè)應(yīng)遵照GB50173-93《電子計(jì)算機(jī)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范》、GB2887-89《計(jì)算機(jī)站場(chǎng)地安全要求》及GB2887-89《計(jì)算機(jī)站場(chǎng)地技術(shù)條件》的規(guī)定,保障設(shè)備環(huán)境。

    (2)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全。人事檔案的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全主要是從網(wǎng)絡(luò)防護(hù)方面來(lái)保障人事檔案的可信度。首先應(yīng)該建立防護(hù)體系,適應(yīng)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,提供簡(jiǎn)單易用、主動(dòng)靈活的防護(hù)措施 ,防止蓄意的攻擊和破壞。人事檔案的數(shù)字化加大了人事檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中的傳輸頻率,使人事檔案信息泄密的可能性增加,應(yīng)采取不同的加密算法以及水印技術(shù),保證人事檔案信息的正確、完整和可用。

    完善人事檔案信息備份技術(shù),對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)、基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、技術(shù)支持能力和運(yùn)行管理能力進(jìn)行備份。并且在平時(shí)的工作中定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份,并對(duì)備份信息進(jìn)行校對(duì)、檢驗(yàn),使備份信息與檔案原件信息相符合,以預(yù)防信息系統(tǒng)人事檔案信息損壞、缺失情況的發(fā)生,保證人事檔案的完整性。

    三、結(jié)論

    明確人事檔案可信度評(píng)價(jià)原則,在檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用環(huán)節(jié)把握關(guān)聯(lián)、易用、時(shí)效、客觀、準(zhǔn)確、真實(shí)、完整、權(quán)威、系統(tǒng)以及安全原則,用可信度十大原則來(lái)指導(dǎo)、規(guī)范人事檔案管理工作;另外,從人事檔案法律、人才、檔案安全等方面來(lái)完善人事檔案保障措施,整體上提高人事檔案的可信度。

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