事業(yè)單位人事檔案管理的新思路

文/曲健

隨著事業(yè)單位人事制度改革的不斷深入，事業(yè)單位人事檔案管理工作也日益重要，人事檔案主要指得是記錄單位人員的個(gè)人履歷、政治面貌、工作表現(xiàn)等個(gè)人資料，人事檔案對于個(gè)人工作調(diào)度和晉升等都起著重要的作用，就事業(yè)單位而言，人事檔案管理工作屬于人事部門工作中的重要組成部分，做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，對于事業(yè)單位任用和選拔人才有著重要的現(xiàn)實(shí)意義，通過人事檔案管理工作能力更好地對事業(yè)單位人員進(jìn)行良好的配置。

一、當(dāng)前人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）對人事檔案管理認(rèn)識程度不足。事業(yè)單位中，人事檔案的管理工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，并不像其他部門的工作那么引人注目，也很難取得明顯的成績和榮譽(yù)。在我國的事業(yè)單位中，有少數(shù)檔案管理工作人員和單位管理人員對人事檔案管理的理解存在誤解，簡單的認(rèn)為人事檔案管理就是隨便抄抄寫寫，保管資料的工作，并不屬于單位整體工作中的一部分，無法為單位帶來經(jīng)濟(jì)效益，因此只需要應(yīng)對外調(diào)和查檔就行了。所以，部分領(lǐng)導(dǎo)很容易忽略人事檔案管理工作的重要性，沒有把人事檔案管理工作列為單位發(fā)展規(guī)劃，造成了人事檔案工作長期性地處在被動的狀態(tài)之中，很難提升人事檔案管理工作的水平。

（二）管理水平不高，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱。隨著我國事業(yè)單位人事制度的不斷改革和創(chuàng)新，事業(yè)單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)改革工作完善，各個(gè)崗位人員競爭上崗，過去的很多管理人員由于自身不具有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)和較高的專業(yè)化水準(zhǔn)，對事業(yè)單位檔案管理工作認(rèn)識存在誤區(qū)，同時(shí)很多單位的檔案管理者常常是身兼數(shù)職，無法將全部的精力投入到檔案管理工作中去，日常比較常見的問題都僅僅是把材料放在存檔盒內(nèi)，并沒有做到第一時(shí)間歸檔處理，在很大程度上影響了人事檔案管理工作質(zhì)量的提升。另外，事業(yè)單位人事檔案管理設(shè)備設(shè)施過久，很多單位都是把辦公室、閱檔室和倉庫融為一體，不但沒有鐵門鐵窗，其他硬件配置設(shè)置也不是很完善，各類防水、放火技術(shù)通常采取手工操作辦法。同時(shí)紙質(zhì)檔案還易受溫度影響發(fā)生腐蝕，受陽光照耀引起檔案發(fā)黃，自己脫落等問題，不利于人事檔案的完整性和科學(xué)性。

（三）檔案收集工作缺乏力度。一方面是人事檔案歸檔工作不完善，執(zhí)行力度低，人事檔案歸檔工作不及時(shí)的問題在一些沒有專職人事檔案人員的事業(yè)單位中顯得更加突出。另一方面是人事檔案材料歸檔收集不完善的問題，例如某事業(yè)單位對人事檔案材料進(jìn)行定期檢查的過程中，在對調(diào)查的2000多份人事檔案中，很多都存在信息不完整的問題。三是人事檔案材料的真實(shí)性和穩(wěn)定性還有待提升。人事檔案材料是客觀真實(shí)地對單位員工的生活工作情況進(jìn)行記錄的過程，但是某些單位在進(jìn)行檔案收集的過程中，很多材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，部分檔案材料在內(nèi)容與形式上都存在雷同現(xiàn)象，這就導(dǎo)致了檔案材料無法準(zhǔn)確地反映出真實(shí)情況，這些問題都在很大程度上影響了人事檔案的質(zhì)量，出現(xiàn)了利用率低下的問題。

（四）人事檔案利用水平較低。事業(yè)單位人事檔案的功能并沒有得到完全的發(fā)揮，對于人事檔案管理人員而言，不管是對檔案的收集整理還是鑒別工作，從當(dāng)前的情況來看，事業(yè)單位人事檔案管理工作還存在重保密、輕利用的問題，檔案管理意識不明顯。雖然也有對人事檔案利用的情況，但是其范圍是很小的，所查閱的內(nèi)容都是可以從其他途徑了解到的個(gè)人簡歷。另外，人事檔案利用的途徑也比較單一，只有當(dāng)需要的人找上門來之后才轉(zhuǎn)變?yōu)楸粍拥胤?wù)，這種現(xiàn)象就導(dǎo)致了人事檔案利用率低下，人事檔案作用越來越弱。

二、新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理新思路

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案管理意識。切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，把人事檔案管理工作上升到重要的議事日程上來。俗話說，火車要跑快，全靠車頭帶。這句話說得是管理者的帶頭作用，將這句話用在事業(yè)單位的人事檔案管理上來依舊適用。要做好人事檔案管理工作就必須要從領(lǐng)導(dǎo)入手，讓事業(yè)單位管理人員充分認(rèn)識到人事檔案的重要性，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)工作，把人事檔案管理提升到戰(zhàn)略高度。建立人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，選派單位領(lǐng)導(dǎo)對其直接負(fù)責(zé)，對于人事檔案管理工作要一一過問，親自把關(guān)，定期對人事檔案管理工作進(jìn)行考核，建立和完善檔案管理工作考核機(jī)制，促進(jìn)人事檔案管理工作制度化和規(guī)范化。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，健全和完善管理制度。要加強(qiáng)人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，事業(yè)單位應(yīng)該選派專人從事檔案管理工作。結(jié)合 《干部檔案工作條例》中的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格配備人事部門檔案庫房的基礎(chǔ)設(shè)施和管理人員。做到每一千人的檔案必須配備一名專職管理人員；要保證檔案庫房具有防火、防潮、防盜的功能，配備專門的鐵制檔案存儲柜，檔案庫房的面積要保證每一千卷檔案25平方米左右，同時(shí)應(yīng)該在庫房中配備空調(diào)、滅火器等控溫滅火設(shè)備和相應(yīng)的管理工具。建立和完善人事檔案管理制度，逐漸健全檔案功能，保證人事檔案記錄內(nèi)容的真實(shí)性和客觀性，為事業(yè)單位人事決策提供更加可靠的依據(jù)，從而讓人事檔案更好地為單位人才選拔工作服務(wù)。

（三）做好檔案收集工作，提高檔案管理質(zhì)量。要做好人事檔案材料的收集工作，提升人事檔案管理工作水平。收集人事檔案材料屬于事業(yè)單位人事檔案管理中的基礎(chǔ)性工作，隨著我國政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷推進(jìn)，干部體制改革、各種考核培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)晉升等需要?dú)w檔的材料也日益增多，這就為人事檔案材料收集工作提出了新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員應(yīng)該第一時(shí)間收集各種材料并仔細(xì)整理，認(rèn)真鑒別。對于不符合相關(guān)規(guī)定要求的檔案材料要進(jìn)行嚴(yán)格篩選，手續(xù)不完整的材料要退回并要求補(bǔ)辦，保證檔案材料能夠全面真實(shí)地反映當(dāng)事人的信息。

（四）完善檔案功能，提升人事檔案的利用率。積極對人事檔案的功能進(jìn)行完善，讓人事檔案中記錄的內(nèi)容更加真實(shí)客觀，對于人事檔案的功能應(yīng)該重新認(rèn)識，其一是對檔案中原本已有的重要部分進(jìn)行保留。其二是人事檔案的內(nèi)涵應(yīng)該進(jìn)一步擴(kuò)大，例如應(yīng)該包含養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)保、失業(yè)保險(xiǎn)等內(nèi)容，注重對人員工作業(yè)績的記錄，適當(dāng)增加一些其他方面的材料，從而讓人事檔案所反映的內(nèi)容更加符合用人單位的要求。其三是對其他關(guān)于人員和單位都需要用到的各項(xiàng)功能進(jìn)行補(bǔ)充，從而讓人事檔案更好地為事業(yè)單位服務(wù)，提高人事檔案的利用率。

三、結(jié)語

當(dāng)前，事業(yè)單位人事檔案管理工作雖然取得了一定的成效，但是距離當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的需求還有一定的距離，我們必須從實(shí)際情況出發(fā)，對事業(yè)單位人事檔案工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新，在建立和完善人事檔案管理制度的過程中，加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，豐富檔案信息資源建設(shè)，積極擴(kuò)展人事檔案的利用率。唯有這樣才能夠促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展，對于事業(yè)單位人事部門選拔任用人才提供更科學(xué)的依據(jù)。

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[2]王紅衛(wèi).淺談事業(yè)單位人事檔案管理工作體會 [J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào).2012（12）：P78.

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