固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作的思考

文/胡彤琛

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案是指從項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、勘察設(shè)計(jì)、施工到竣工投產(chǎn)的全過程中形成的具有保存及查考價(jià)值的各種載體形式的文件材料。做好固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作，確保本單位項(xiàng)目檔案的完整、系統(tǒng)、安全、有效，順利通過項(xiàng)目檔案驗(yàn)收就顯得十分必要。

一、項(xiàng)目檔案的作用及其重要性

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案真實(shí)地記錄了項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工到竣工驗(yàn)收的整個(gè)過程，是評(píng)價(jià)工程質(zhì)量的信用依據(jù)。項(xiàng)目檔案也是今后工程、設(shè)備運(yùn)行、改造、維護(hù)不可替代的重要佐證。正是由于項(xiàng)目檔案具有原始記錄性，任何人無法篡改它的原始狀況，它比其它文件資料更具有鎖定證據(jù)的權(quán)威作用，為企業(yè)維權(quán)提供最有力的證據(jù)。

國(guó)防科工委、國(guó)家檔案局在 《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》中明確規(guī)定： “項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分和必備條件之一，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案收驗(yàn)不合格的，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的驗(yàn)收。”這個(gè)要求突出了項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目建設(shè)中的重要性。

二、項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

（一）工程建設(shè)周期長(zhǎng)，檔案收集過程復(fù)雜。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目投資大、內(nèi)容多、建設(shè)周期長(zhǎng)，給項(xiàng)目檔案的收集、歸檔造成一定的困難。另外項(xiàng)目過程中人員經(jīng)常變動(dòng)，往往會(huì)導(dǎo)致材料交接不全。而且人員業(yè)務(wù)水平不一，導(dǎo)致在材料收集范圍上、重視程度上參差不齊。

（二）檔案數(shù)量大、種類多。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目過程中所形成的文件材料，由于數(shù)量大、種類多，一個(gè)項(xiàng)目往往涉及多個(gè)單位和部門。外部涉及項(xiàng)目的設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、上級(jí)主管部門等；內(nèi)部涉及計(jì)劃、基建、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)及生產(chǎn)科研等多個(gè)部門。這一特點(diǎn)是其它類檔案所不具有的，也是在工作中需要研究和處理的問題。

（三）檔案整理標(biāo)準(zhǔn)多樣。項(xiàng)目建設(shè)參建單位很多，對(duì)建設(shè)單位來說，有同系統(tǒng)的和外系統(tǒng)的。不同系統(tǒng)的往往有不同的收集和整理標(biāo)準(zhǔn)，在向建設(shè)單位移交時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)整理標(biāo)準(zhǔn)多樣，給建設(shè)單位項(xiàng)目檔案管理工作帶來很多麻煩。

三、項(xiàng)目檔案的收集、歸檔與整理

（一）項(xiàng)目檔案的收集。項(xiàng)目檔案貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的全過程。工程的主管部門、管理人員、設(shè)計(jì)施工人員對(duì)項(xiàng)目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們之手，他們也是今后利用檔案的主體對(duì)象。要使項(xiàng)目檔案達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求，必須發(fā)揮項(xiàng)目建設(shè)全體人員的作用。一是確定單位項(xiàng)目建設(shè)主管部門為項(xiàng)目檔案的歸檔部門，明確其收集、積累、歸檔的職責(zé)。二是在項(xiàng)目招投標(biāo)時(shí)期必須在合同中確定施工單位和監(jiān)理單位文件材料收集及歸檔的責(zé)任。三是檔案人員要深入基層，進(jìn)行歸檔范圍和整理立卷的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極提供有效服務(wù)，使項(xiàng)目檔案做到收集及時(shí)，保管安全，利用方便。

（二）項(xiàng)目檔案的歸檔范圍和要求。

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目按程序從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工到投產(chǎn)使用以及設(shè)備儀器申購、研制、安裝、調(diào)試等全過程中形成的文字、圖紙、圖表、計(jì)算、聲像等各種載體的文件材料均應(yīng)歸檔。歸檔的文件材料一是應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效。二是應(yīng)當(dāng)為原件，簽署手續(xù)完備。三是卷內(nèi)文件材料的載體和書寫應(yīng)符合耐久性要求，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔。四是聲像文件應(yīng)保證載體的有效性，長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。

（三）項(xiàng)目檔案的整理。項(xiàng)目檔案整理工作的主要內(nèi)容是對(duì)歸檔的項(xiàng)目文件資料，按 《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）、 《中國(guó)電子科技集團(tuán)公司科技文件材料及案卷質(zhì)量規(guī)定》的要求進(jìn)行科學(xué)地分類、排序、組卷、編目，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性。

四、加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作

（一）完善項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度。

強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理，提升建設(shè)單位檔案管理整體水平，需要從制度建設(shè)上進(jìn)一步加強(qiáng)，為項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)造一個(gè)好的氛圍和條件。一是建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)行項(xiàng)目檔案工作責(zé)任制，職責(zé)劃分明確，制定歸檔制度及考核機(jī)制。二是制定項(xiàng)目文件材料歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)項(xiàng)目相關(guān)方文件材料的收集、整理和歸檔工作。

（二）項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步。項(xiàng)目建設(shè)一般劃分為三個(gè)階段，即第一階段：前期工程階段。第二階段：施工階段。第三階段：竣工階段。從項(xiàng)目第一階段開始，建設(shè)單位和參建單位就要將檔案管理列入工程計(jì)劃，將項(xiàng)目檔案管理列入項(xiàng)目管理程序，實(shí)施檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步化。檔案人員要了解項(xiàng)目情況，跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展情況，把握項(xiàng)目進(jìn)度，督促參建各方項(xiàng)目文件、圖紙資料的歸檔，直到項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)束。

（三）提高檔案人員業(yè)務(wù)水平。項(xiàng)目檔案工作包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研等環(huán)節(jié)，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都影響著項(xiàng)目檔案的整體水平，而每一項(xiàng)工作的質(zhì)量又是由項(xiàng)目科技人員或項(xiàng)目檔案管理人員的水平?jīng)Q定的。項(xiàng)目檔案工作要想得到發(fā)展，就要注意充分調(diào)動(dòng)檔案人員的主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性，加強(qiáng)檔案人員的教育與培訓(xùn)。