檔案的現(xiàn)代化管理策略

文/王毅敏

隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案對(duì)于社會(huì)的貢獻(xiàn)越來(lái)越大，人們對(duì)其依附程度和利用也漸漸地加強(qiáng)，所以對(duì)檔案進(jìn)行合理的管理勢(shì)在必行。但是在實(shí)際的工作狀態(tài)中會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，需要我們想辦法去解決。

一、目前檔案管理的現(xiàn)狀

就目前的形式來(lái)看，企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理僅僅停留在基本的構(gòu)建、設(shè)備的投入、科技的積蓄以及人才的培育等方面，所以就我個(gè)人的看法，認(rèn)為主要存在以下幾種問(wèn)題：

（一）檔案現(xiàn)代化管理的觀念不強(qiáng)。

就現(xiàn)在的情況來(lái)看，人們對(duì)于 “檔案”的理念以及它對(duì)于社會(huì)的作用了解較少，尤其是對(duì)于檔案的管理方面，有些領(lǐng)導(dǎo)人員在加強(qiáng)檔案的合理管理方面的認(rèn)識(shí)觀念不強(qiáng)，所以很多單位仍是采取老一套的工作管理方法。

（二）人才的缺乏。檔案的現(xiàn)代化管理需要大量的高素質(zhì)人才。但是現(xiàn)在的情況是，很多企業(yè)單位的文秘、檔案員只是處于收發(fā)、檢查的層面，沒有充分的現(xiàn)代化管理知識(shí)，沒有很好地掌握實(shí)用技術(shù)。

（三）檔案管理的技術(shù)和設(shè)備不夠全面。因?yàn)槿藗儗?duì)于檔案管理的觀念不強(qiáng)，因此在資金投入方面就會(huì)大幅度地縮減，以至于沒有能力購(gòu)買新的設(shè)備，從而造成人才的大量流失，使得工作方面陷入困境。

（四）基礎(chǔ)工作準(zhǔn)備不充分?，F(xiàn)在的檔案管理要求在進(jìn)行檔案工作時(shí)要具備規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，但是，很多的企業(yè)工作單位的案例質(zhì)量不高，沒有完備的檢測(cè)工具，大部分單位立卷、編目、檢測(cè)等方面都未達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，在操作方面也不符合規(guī)范。

二、針對(duì)以上問(wèn)題所采取的相關(guān)措施

（一）改變傳統(tǒng)觀念，順應(yīng)時(shí)代潮流。改變傳統(tǒng)的思想觀念，第一步就是改變檔案人員對(duì)檔案管理的觀念，以便更好地提高人們對(duì)于檔案管理的意識(shí)。當(dāng)?shù)玫搅松鐣?huì)和人們的普遍認(rèn)可，才可以使檔案工作進(jìn)行得更加順利，也在無(wú)形中提升了檔案工作的地位。當(dāng)然要想改變?nèi)鐣?huì)的思想觀念，就要從提高檔案工作者的自身素質(zhì)出發(fā)，要求檔案工作人員擁有社會(huì)觀念。因?yàn)闄n案工作人員一直處于幾乎全封閉的工作環(huán)境中，這些工作人員有著兢兢業(yè)業(yè)、艱苦奮斗、淡泊名利以及無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，可是他們的意識(shí)落后、思想傳統(tǒng)，在社會(huì)活動(dòng)、社會(huì)協(xié)調(diào)以及社會(huì)交往等方面能力薄弱。

就目前形勢(shì)來(lái)看，檔案部門的力量嚴(yán)重不足。為了解決這個(gè)問(wèn)題，第一步需要改變傳統(tǒng)的檔案工作環(huán)境，讓檔案工作的環(huán)境變得多彩些，為整個(gè)社會(huì)貢獻(xiàn)出力量；第二步要摒除過(guò)去的用人制度，調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情，充分發(fā)揮檔案的作用，延伸檔案的工作范圍，通過(guò)這種方法來(lái)擴(kuò)展檔案工作的新世界，使得檔案工作的發(fā)展更上一層樓；第三步是強(qiáng)化訓(xùn)練，加強(qiáng)檔案工作者的基本理論知識(shí)、理論訓(xùn)練和檔案專業(yè)訓(xùn)練等方面的培養(yǎng)，從而使得檔案團(tuán)隊(duì)變得更加有質(zhì)量，充分發(fā)揮其作用，推舉出更多優(yōu)秀的人才，使這些人不僅要有很好的業(yè)務(wù)技巧，還要有一定的創(chuàng)新精神。這種方法具有一定的戰(zhàn)略和發(fā)展意義。所以通過(guò)這種方法可以提高檔案工作的觀念意識(shí)，拓寬檔案工作的服務(wù)面。

（二）增強(qiáng)檔案團(tuán)隊(duì)的力量，提升檔案工作者的整體素養(yǎng)。只有具備更高素養(yǎng)的檔案團(tuán)隊(duì)才可以在檔案事業(yè)的長(zhǎng)河中激流勇進(jìn)，勇往直前。因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)中文化水平各不相同，團(tuán)隊(duì)的內(nèi)部力量不夠穩(wěn)固。所以要建立一個(gè)精通業(yè)務(wù)、管理規(guī)范、風(fēng)氣端正以及服務(wù)質(zhì)量好的檔案團(tuán)隊(duì)。加入競(jìng)爭(zhēng)的要素，實(shí)施優(yōu)勝劣汰、舉賢任能、唯才是舉的管理機(jī)制。檔案管理的人才是具有知識(shí)和管理的雙面人才，正因?yàn)槠湫畔⒌膬?nèi)容和檔案工作的專業(yè)技能說(shuō)明了檔案工作是知識(shí)性的腦力勞動(dòng)。現(xiàn)在，對(duì)于檔案工作的現(xiàn)代管理方法是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，也就是所謂的檔案計(jì)算機(jī)管理。計(jì)算機(jī)的運(yùn)用主要是利用高速的計(jì)算和很強(qiáng)的信息處理能力，為檔案工作者利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來(lái)處理檔案工作中的檢測(cè)問(wèn)題。正因?yàn)橐ＷC電子文件真實(shí)反映人們的實(shí)際生活，并且能夠很好地保存和使用，所以要求每個(gè)檔案工作者學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，學(xué)習(xí)有關(guān)于檔案計(jì)算機(jī)管理、電子文件的使用以及檔案的管理和使用等方面的知識(shí)。所以每個(gè)檔案工作者需要盡快地適應(yīng)現(xiàn)在的社會(huì)，學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)去處理檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題，否則很容易被社會(huì)所淘汰。因此要求檔案人員有現(xiàn)代技術(shù)作為支撐，擁有大量的電子知識(shí)，對(duì)于現(xiàn)代辦公軟件的使用和制作等方面的知識(shí)。

（三）管理中加入現(xiàn)代化的因素。第一，要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)人員的觀念意識(shí)，使得他們?cè)敢馔度敫嗟木Φ竭@方面。每個(gè)階層的領(lǐng)導(dǎo)，特別是負(fù)責(zé)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，要勤于檢查，每年不少于兩次安排檔案工作部門的工作匯報(bào)，按時(shí)聽取檔案部門的工作情況，從而更好地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，以便布置新的任務(wù)。對(duì)檔案部門的工作進(jìn)行指導(dǎo)，從實(shí)際出發(fā)來(lái)解決檔案部門中的實(shí)際問(wèn)題。第二，強(qiáng)化硬件設(shè)施，把各個(gè)方面的設(shè)備變得更加的現(xiàn)代化?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理方面的使用情況還是不夠充分，我們首先要有檔案信息共同分享的思想，然后在進(jìn)行硬件方面的強(qiáng)化，進(jìn)一步完善檔案管理水平。還要及時(shí)的添加檔案辦公中所需的設(shè)備，用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理。

（四）理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系，重視檔案管理規(guī)范化。對(duì)于檔案管理的現(xiàn)代化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，不可能一步登天。所以在實(shí)現(xiàn)的時(shí)候，就需要手工操作和現(xiàn)代化管理和諧共處。檔案管理的基本工作包括建立檔案、檔案文件的評(píng)定、檢測(cè)和整理等方面的內(nèi)容，這個(gè)過(guò)程還是需要手動(dòng)操作。所以我們不能以偏概全，不可以因?yàn)楝F(xiàn)代管理方法的使用，就拋棄手動(dòng)操作的使用。所以，一方面我們要積極的利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)到檔案管理中，另一方面要注重手動(dòng)操作的使用，合理的處理手工操作和現(xiàn)代化管理的關(guān)系，使其得到完美的融合。

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