對檔案有效利用和傳播的價值分析

文/郭思彤

檔案的傳播價值就是檔案經(jīng)過媒介傳播所體現(xiàn)出來的價值。檔案利用和傳播價值又有哪些關(guān)系呢？怎么樣才能實現(xiàn)對檔案的有效利用呢？下面我就這個問題來提出幾點看法。

一、 檔案利用的合理性

美國哲學(xué)家L.勞丹認(rèn)為 “二十世紀(jì)哲學(xué)家最棘手的問題之一是合理性問題?！焙侠硇约仁窃u價范疇也是真理范疇，之所以說他是評價范疇是因為他的合目的性，說他是真理范疇是因為他的合規(guī)律性。只有這兩種范疇合在一起，才能對檔案進行有效地利用。盡管檔案利用的合理性是由兩部分組成的，但是二者并不是等價齊觀的，他們之間的關(guān)系必須要協(xié)調(diào)處理，才能更好地加以利用。

二、 優(yōu)化檔案利用政策來充分利用

檔案利用政策的優(yōu)化一方面要定更加科學(xué)合理的檔案利用政策，另一方面要改革不科學(xué)不合理的檔案利用政策。首先要充分地利用和進行合理的限制。檔案充分利用是檔案利用合理性的一個重要方面。檔案作為人類社會實踐活動的產(chǎn)物，雖然不會造成損失，但是也是需要花費人力物力財力的。檔案的充分開放作為檔案有效利用的前提，是十分關(guān)鍵的存在。目前我國的檔案開放分為三種情況：一是國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會開放。二是經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年。三是涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜向社會開放的檔案向社會開放的期限，可以多于30年。所以，像上面的這種規(guī)定就能使檔案可以合理地被利用。但是這種規(guī)定也有一定局限性，檔案既要利用又要保護，這為檔案管理工作人員提供了一個難題。所以檔案管理工作人員要選取正確的方法來讓利用者借閱檔案，更要起到監(jiān)督、維護檔案等職責(zé)，不容馬虎。一定避免丟失和損壞的情況發(fā)生。

三、 檔案利用過程的優(yōu)化

檔案利用過程的優(yōu)化便是檔案有效利用的核心。檔案利用過程直接決定了檔案利用的效果如何，能否被利用者吸收。因此檔案利用過程的優(yōu)化，十分的必要。首先可以從檔案利用方式上進行優(yōu)化，既要提高檔案服務(wù)的質(zhì)量和水平，又要防止檔案信息在傳播過程中失真和量的損失。所以檔案的利用方式一定要選好。比如，可以用檔案的原件進行傳遞，也可以用檔案的復(fù)制品進行利用和傳遞，或者結(jié)合檔案資料重新編寫文檔進行傳遞，再或者用網(wǎng)絡(luò)掃描形成電子信息進行傳遞。每種傳遞方式都有自己的優(yōu)缺點，要因地制宜，才能更有效地利用檔案信息。利用者通過正確的利用過程，對檔案中所包含的信息進行吸收和應(yīng)用，最終才能實現(xiàn)檔案的有效利用。所以檔案的利用并不是單方面的事情，而是檔案和利用者雙方面的事情。只有雙方面的調(diào)節(jié)，我們才能從根本上面改造檔案的利用率。

四、檔案的休閑利用是對檔案的新型利用

除了傳統(tǒng)的檔案利用模式，檔案還有一種新型的利用方式，那就是休閑利用。檔案的休閑利用指的是人們在自由時間，根據(jù)自己的愛好去查閱檔案，目的是使自己在空余時間得到休息、消遣、滿足。利用者不帶目的的去查閱檔案，而且利用時間較長，這就是的檔案在被普通的利用之后，又額外增加了一部分利用率。

檔案除了被利用，還有其他傳播價值。檔案的休閑利用就可以看做是檔案信息資源傳播過程的一部分。檔案的傳播，首先要以大量的檔案資源為依靠來進行的。所以，資源是檔案傳播的根本資本。檔案的傳播是指檔案的信息資源借助一種載體或者媒介，經(jīng)過一個信息專用的通道最終達(dá)到受眾，并向信息源進行整個的信息反饋過程。那么在檔案信息的傳播過程中，它所體現(xiàn)出來的價值又是什么呢？是檔案信息的五個要素：檔案信息源、檔案部門、傳播渠道、檔案信息受眾以及信息反饋。這五個要素在檔案的傳播價值中有必不可少的作用。檔案的傳播使得檔案中的信息資源得以廣泛地應(yīng)用，為廣大的利用者提供了方便并且節(jié)省了大部分的實踐，這樣也提高了檔案的利用效率。檔案的傳播就像是媒體傳播，需要媒介，媒體傳播也是檔案傳播的一種媒介。

檔案的利用和傳播，在本質(zhì)上都是檔案被利用者利用，只是途徑和形式不相同而已。兩種方式都能實現(xiàn)對檔案信息的傳播利用價值。檔案信息的價值也就是在于被利用者吸收利用。我們要重視檔案信息資源的有效利用和檔案信息資源的傳播，兩者有著密切的聯(lián)系和關(guān)系，利用這種關(guān)系，可以促進兩者之間的相互發(fā)展，從而促進我國檔案事業(yè)的發(fā)展，使得檔案信息資源可以發(fā)揮出更大的價值。

[1]陳永生.海峽兩岸檔案暨縮微學(xué)術(shù)交流會議文集，2005.

[2][美]L.勞丹.《進步及其問題》， 華夏出版社2009年版，第116頁.

[3]李嬌.蘭臺世界，2010年16期.