淺談檔案材料收集工作

文/吳勤儉

最近，我到一個(gè)單位去幫助整理檔案，發(fā)現(xiàn)積累了十幾年的好幾籮筐零散文件材料。通過多日的清理，發(fā)現(xiàn) “紅頭字”文件少些，多數(shù)是合同、介紹信、會(huì)議資料、職工個(gè)人資料、基建資料、業(yè)務(wù)工作開展和宣傳的照片、錄音和錄像資料等有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件。這對在檔案工作行業(yè)里工作三十幾年的我來說，深有感觸。這種情況不是個(gè)別的，多數(shù)單位都存在。此現(xiàn)狀的造成，無外乎是檔案材料收集和移交問題。這個(gè)問題在檔案領(lǐng)域里看來似乎是膚淺的，不值得深研，但不可忽視，必須值得重視，并要引以為誡。

文件材料是檔案之源。檔案材料收集齊全問題是搞好檔案工作最基礎(chǔ)問題。沒有檔案之源，檔案工作的整理、管理、利用、開發(fā)、拓展就無從談起。據(jù)我三十幾年的工作得知： “紅頭字”文件收集容易一些，它都經(jīng)文書部門收發(fā)文登記的，而沒經(jīng)過文書部門處理的其他的一些有保存價(jià)值和利用價(jià)值的檔案材料收集就艱難多了。因?yàn)?，它們大多成?“賬外”資料，這些給日后的利用和保存有著相當(dāng)大的影響，對造成的經(jīng)濟(jì)損失也是不可估量的。

在一個(gè)單位的檔案工作中，造成檔案材料收集不齊全的原因在于：一是領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強(qiáng)，觀念淡薄，輕視檔案工作。因?yàn)闄n案產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益不直接，不明顯， “看不見，摸不著”。如我在和一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)談到檔案工作的管理問題時(shí)說： “不要小看檔案工作，它是一項(xiàng)有科技含量的工作”，領(lǐng)導(dǎo)回答說： “有什么科技含量？我在辦公室搞過”?？梢姡捎陬I(lǐng)導(dǎo)的不重視，建立的規(guī)章制度自上而下執(zhí)行不好，制度寫在紙上，掛在墻上，做個(gè)形式。 《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》頒布這么多年了，也大力宣傳過、學(xué)習(xí)過，檔案達(dá)標(biāo)升級工作也搞過，這些一陣風(fēng)過后，依然我行我素。二是一個(gè)單位自上而下沒有形成網(wǎng)絡(luò)管理體系，層層落實(shí)責(zé)任，責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合，致使一些科室人員檔案意識淡薄，不積極主動(dòng)配合檔案人員搞好檔案收集和移交工作。檔案人員即使了解到科室形成檔案材料，主動(dòng)去收集，費(fèi)盡口舌也不一定收到手。因?yàn)榭剖胰藛T為了減少所謂的利用手續(xù)繁瑣，查找麻煩，方便自己利用，將自己經(jīng)手形成的檔案材料不移交，用后將雜七雜八的材料合并胡亂地裝訂一下，有的甚至用后亂丟亂放，時(shí)間久了，就丟掉了。三是檔案材料交接制度執(zhí)行不嚴(yán)，有的因工作調(diào)動(dòng)或退休離開工作崗位想交就交或交一部分，不交也沒人督促，一走了之。如單位的一位勞資工作人員退休多年后，我在他辦公室沙發(fā)底下發(fā)現(xiàn)了單位職工購房的一套完整的文件資料，這是屬于永久保存的檔案。四是文件材料不通過文書處理程序正常運(yùn)轉(zhuǎn)，如參加上級和業(yè)務(wù)部門會(huì)議獲取的文件材料，不交秘書部門處理，就直接交給經(jīng)辦科室人員，經(jīng)辦人員用后也不移交，這樣也會(huì)無終無影地遺失掉。五是有的檔案人員沒有責(zé)任感，缺少工作熱情，不積極主動(dòng)深入實(shí)際，了解和掌握業(yè)務(wù)工作中隨時(shí)會(huì)形成的檔案材料。

檔案材料收集不齊全造成的后果是：不能全面反映單位的主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌；不能保證檔案整理和管理的質(zhì)量；不能全面完整準(zhǔn)確及時(shí)地提供檔案，為單位領(lǐng)導(dǎo)有效及時(shí)地掌握各項(xiàng)工作和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況形成決策服好務(wù)，為單位各部門各項(xiàng)工作服好務(wù)，極大地影響了單位各項(xiàng)工作的開展；不能很好地開發(fā)檔案信息資源，開展編研工作，達(dá)到資源共享，為政府有關(guān)部門各項(xiàng)工作和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的種種需要服好務(wù)；實(shí)現(xiàn)社會(huì)服務(wù)功能?？傊瑱n案的利用價(jià)值難以全方位、多層次地體現(xiàn)，難以獲取直接的或間接的經(jīng)濟(jì)效益。

針對檔案材料收集不齊全的問題，怎樣解決？依我所見：

一是單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，把檔案工作與經(jīng)濟(jì)工作等同納入單位工作的議事日程、工作計(jì)劃、工作總結(jié)中去。要網(wǎng)絡(luò)化管理，責(zé)、權(quán)、利層層落實(shí)。要帶頭貫徹執(zhí)行 《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》及單位建立的檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作有法可依，有章可循，執(zhí)法必嚴(yán)。

二是堅(jiān)持收發(fā)文件材料必須通過文書處理程序，正常運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)，行政辦公室要根據(jù)形勢和業(yè)務(wù)工作不斷變化，隨時(shí)調(diào)整和擴(kuò)大歸檔范圍，盡量將 “賬外”文件資料拿入 “賬內(nèi)”。 行政辦公室不但要帶頭嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，對調(diào)離的領(lǐng)導(dǎo)和職工還要嚴(yán)格把關(guān)，督捉執(zhí)行檔案工作移交制度，確保檔案材料的齊全完整。

三是檔案工作人員要做到如下幾點(diǎn)：首先，在新形勢下，檔案工作人員已不再是過去的 “看攤者，守門人”了，要有高尚的職業(yè)修養(yǎng)和情操及良好的風(fēng)范與素質(zhì)；要有事業(yè)心和工作責(zé)任感及滿腔的工作熱情，徹底改變 “多一事不如少一事”，坐等收，交多少收多少的工作作風(fēng)；要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極主動(dòng)深入各科室業(yè)務(wù)工作，了解和掌握職能業(yè)務(wù)活動(dòng)，對業(yè)務(wù)工作進(jìn)行 “跟蹤追擊”，及時(shí)形成，及時(shí)收集。其次，要邊收集，邊宣傳，做好耐心細(xì)致的思想動(dòng)員工作。在收集工作中不分時(shí)間，不分地點(diǎn)，不分集中與否，耐心細(xì)致地向領(lǐng)導(dǎo)和職工宣傳、動(dòng)員貫徹執(zhí)行 《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》，大講特講檔案收集工作的重要性，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)和職工的檔案意識，使其深入人心。讓領(lǐng)導(dǎo)和職工明確檔案是一個(gè)單位工作活動(dòng)的原始記錄，是寶貴史料。它作為工作稽憑，可為單位和政府有關(guān)部門的各項(xiàng)工作和業(yè)務(wù)活動(dòng)提供必要依據(jù)和豐富的寶貴經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)造不可估量的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，同時(shí)也給職工個(gè)人創(chuàng)造極大的利益（如退休、計(jì)算工齡等）。再次，在檔案材料收集工作中，要消除職工對檔案材料收集工作的抵觸情緒，取得領(lǐng)導(dǎo)和同志們的支持和配合。檔案員光宣傳不夠，要事實(shí)重于雄辯，在把檔案管理一系列基礎(chǔ)工作做好的前提下，要搞好檔案的利用工作。

1.檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，它的服務(wù)性集中表現(xiàn)在檔案的利用上。檔案員要樹立以人為本的服務(wù)意識，以提供服務(wù)為己任，改變服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

2.檔案員要業(yè)精于勤，孜孜不倦地學(xué)習(xí)，擁有扎實(shí)的專業(yè)知識和精湛的業(yè)務(wù)能力，把檔案管理從收集、鑒定、分類、整理、立卷、歸檔到保管，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要按照 《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建役規(guī)范》和 《機(jī)關(guān)檔案工作條例》嚴(yán)格操作，保證質(zhì)量，達(dá)到規(guī)范、準(zhǔn)確。以及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地提供利用。

3.隨著科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案現(xiàn)代化管理中廣泛運(yùn)用，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為輔助性工具，操作計(jì)算機(jī)成為檔案現(xiàn)代化管理必備的技術(shù)。要適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理，就必須要優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，具備多種新知識和新技能，成為一專多能、復(fù)合型檔案專業(yè)人才。熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理檔案，提高提供檔案利用效率，快捷、方便提供利用。

4.在檔案利用工作中，檔案員要有開拓、進(jìn)取、創(chuàng)新精神。隨時(shí)了解掌握單位的工作動(dòng)態(tài)、發(fā)展變化及其特點(diǎn)，明確檔案利用的需求，不僅要編研經(jīng)常性使用的參考資料，還需要編研具有單位特色的資料。大力開發(fā)檔案信息資源，讓經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益取得雙豐收。同時(shí)，檔案員的管理價(jià)值和物化勞動(dòng)也得以充分體現(xiàn)。

檔案收集工作和利用工作是相輔相成的，檔案收集工作搞好了，檔案利用工作有了保證，檔案利用工作搞好了，促進(jìn)檔案收集工作。如果領(lǐng)導(dǎo)和同志們利用檔案能信手拈來，得心應(yīng)手，那一定會(huì)積極主動(dòng)配合檔案員齊心協(xié)力搞好單位檔案收集整理和管理工作，進(jìn)而促進(jìn)和推動(dòng)單位各項(xiàng)工作順利向前發(fā)展。

[1]吳寶康.《檔案學(xué)概論》， [M]中國人民出版社 （1998）[1]

[2]馮惠玲.《檔案管理學(xué)》， [M]中國人民出版社 （1999）[6]

[3]馬費(fèi)成.《信息管理學(xué)基礎(chǔ)》， [M]武漢大學(xué)出版社 （2002）