文書檔案管理工作在信息社會的改革與創(chuàng)新

文/胡西春

一、企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的困境

公司的發(fā)展速度使企業(yè)的文書檔案逐年增多，原本隱藏的一些弊端和困境隨之凸顯，給企業(yè)的發(fā)展造成了諸多不便。應清醒地對待企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的困境，實現(xiàn)公司各部門的有效溝通。辦公室文書檔案管理的范疇比較廣泛，各部門的相關文書、信息、運營狀況和所傳達的信息都屬于這一范疇。只有做到問題明晰，領導重視，才能有的放矢，全面提升工作質量。

（一）企業(yè)對檔案管理工作重視程度不高，檔案利用價值低。企業(yè)的檔案管理工作所體現(xiàn)價值沒有得到企業(yè)領導的充分重視，利用率較低，對于檔案管理的資金投入和檔案管理信息系統(tǒng)運行較為滯后，信息不匹配。要不斷發(fā)展和完善企業(yè)的檔案管理機制，充分利用其有效價值，建立適合公司發(fā)展的索引，真正讓企業(yè)的檔案價值得到充分應用，為企業(yè)的發(fā)展保駕護航。

（二）管理人員的認知水平存在差異。信息化在檔案管理中的應用，要求管理人員具有較高的個人素質和業(yè)務能力。由于個體間存在差異，認知水平不一，操作能力各異，檔案管理的科學化和智能化需要高認知能力，強業(yè)務水平的管理人員管理，使檔案的管理走向統(tǒng)一化和科學化。

（三）企業(yè)檔案管理整體規(guī)劃缺乏統(tǒng)一性。電子存檔系統(tǒng)作為信息化檔案管理的重要組成部分有助于檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化，但缺乏整體規(guī)劃性，這一系統(tǒng)中存在協(xié)調運作模式的缺失，各部門的文書管理歸檔無法通過信息化自動生成，這給管理工作帶來了整理方面的困難，需要整體的規(guī)劃和協(xié)調。

二、辦公室文書檔案管理工作在信息社會的改革

順應時代做好檔案管理工作，在信息社會實現(xiàn)檔案管理的科學和條理的發(fā)展，有效地促進企業(yè)的發(fā)展，就要充分把握信息社會的特征，按照文書檔案管理工作的規(guī)律辦事，促進文書檔案管理的科學、系統(tǒng)、合理、優(yōu)化、可持續(xù)發(fā)展。

（一）通過 “三全”管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案的全方位管理。 “三全”指的是將檔案管理作為一個系統(tǒng)，對檔案實現(xiàn)全過程的管理，全員管理以及檔案的全方位管理。

1.全過程管理。在檔案管理中，要有始有終，把握重點，從檔案形成為起點，以歸檔為終點，整體過程中均要制定實行有效的管理方案，側重管理的科學性。在搜集材料過程中，科學有效地整理檔案相關信息，確保信息采集的準確性，防止虛假信息混淆在檔案中。在歸檔中，要規(guī)范檔案的文書寫作，并對檔案根據(jù)部分情況進行統(tǒng)一分類編號。在實際工作中，筆者通過嘗試，認為可以將檔案進行編碼歸類，用不同類型的筆記錄編碼，考慮電腦在輸入過程中應該建立哪種系統(tǒng)，在輸出文件時采用紙張的區(qū)分等。編碼規(guī)范合理的管理，確保了在實現(xiàn)規(guī)范化的基礎之上，提高檔案的存儲質量和方便程度。

2.全員管理。企業(yè)進行建檔中，要涵蓋企業(yè)的所有員工，標清工作性質，并對文書檔案進行統(tǒng)一管理，管理中根據(jù)部門落實責任，積極調動員工對于檔案管理的配合，人人監(jiān)管，人人負責。這既是對企業(yè)員工個人的負責，也是對企業(yè)負責的行為。

縣級電視臺新聞報道內容多是縣委、縣政府給電視臺所下達的硬性宣傳任務，這些硬性任務束縛了記者對其他內容的采訪報道，最后所報道出來的新聞基本都是正面宣傳，幾乎沒有負面報道，阻礙了群眾獲取真實信息的渠道。除此以外，這種會議新聞大多都是對上級所下達文件的照搬照抄，內容平淡缺乏明顯的創(chuàng)新意識，導致縣級電視臺新聞報道內容質量不高。

3.全方位管理。在全方位管理檔案的過程中，安全隱秘性是關鍵所在。要根據(jù)部門進行統(tǒng)一管理，企業(yè)各部門要均衡力量，不能有所偏倚，忽視檔案安全的重要性，防止信息的外漏而使企業(yè)或個人受損，甚至造成不可挽回的后果，確保檔案資料的安全。

（二）通過 “三化”管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案的系統(tǒng)化管理。在檔案管理過程中，辦公室要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展狀況，進行標準化、流程化和精細化的 “三化”管理，企業(yè)的文書檔案編制及管理要上下一致，標準統(tǒng)一，積極搭建信息技術化的檔案管理統(tǒng)一的模式，與企業(yè)的發(fā)展相適應。對于電子版和文檔版進行雙重備份，對檢索式的文檔進行機讀模式的管理，防止電腦因黑客或意外造成信息的缺失，既可以文檔備份，也可以使用U盤為介質進行磁帶、光盤的檔案存儲。

三、辦公室文書檔案管理工作在信息社會的創(chuàng)新

（一）構建行之有效的檔案管理系統(tǒng)。

1.檔案管理工作的制度化。要做好檔案管理工作，必須要有強有力的制度作為保證，在提高工作效率的同時明確責任分工。在整理辦公室檔案時，要對文檔進行規(guī)范化管理，使檔案信息系統(tǒng)統(tǒng)一標準。一般情況下，將文書檔案分為絕密、機密、秘密、一般四種等級。要將檔案內容按照級別進行分類管理，內容要有針對性，明確其保密性的特點，明晰保密內容與公眾內容的合理有效分離，并加強安全防護措施，防止信息的外泄。

2.建立行之有效的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理人員要對檔案進行規(guī)范化、科學化的管理，根據(jù)重要程度進行分類。公司管理層對文件的機密等級進行劃分。對于絕密的文件要特別關注，嚴格按照收文——分文——傳送——催辦——立卷——歸檔——銷毀的程序完成。文件起草要根據(jù)制度的規(guī)定完成，對文件的種類和性質明晰化嚴格管理，對于檔案的相關內容，檔案管理人員不得以任何形式外泄，及時銷毀沒有價值且不易外泄的文件。

3.要規(guī)范文書檔案管理，職員不得公布檔案的相關內容。

4.在文件起草過程中，要以單位的相關規(guī)定為基本標準，嚴格建檔程序，根據(jù)實事求是的原則，對單位的各類文件進行性質和種類的劃分，在管理時實現(xiàn)明細化。

（二）提升檔案管理人員的素質。

在檔案管理過程中，安全意識為首要任務。要按照單位的明確規(guī)定，提升檔案管理人員對于安全的重要意識，加強對管理人員的培訓，通過保密意識的不斷加強，才能更加重視對檔案管理工作的認同，從而不斷提升其建檔和歸檔的管理水平，完善管理人員的認知能力，不斷規(guī)范管理人員的行為。檔案管理人員自身規(guī)范明確后，要落實到具體工作中，各司其責，明確工作任務，對于檔案分類、性質、權限、緩急等妥善處理，文件的輕重緩急，文件屬于緊急、急件還是普通性質等，嚴守企業(yè)內部的各項保密制度，對于沒有價值卻又不能公開的檔案文件要秘密、及時銷毀，以免流失。

（三）提高檔案管理的時效性。信息化使文書檔案管理的時效性有效得到提升，管理人員通過傳輸功能實現(xiàn)部門間對信息的共享，這就扭轉了傳統(tǒng)工作中延誤信息傳送的弊端，有效地提高了檔案管理的時效性和科學性。

（四）領導加強對檔案管理工作的重視程度。文書檔案大體可以分為上級組織產(chǎn)生的文件和本級組織產(chǎn)生的文件兩種類型，均是單位領導開展工作的依據(jù)，從這層意義上講，凝結著單位領導層和全體員工的共同智慧結晶，領導要充分重視該項工作。自上而下地重視，從硬件和軟件兩個角度確保文書檔案管理的正常運轉和順利實施。從硬件上看，要加大對檔案管理的設施建設，為檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、與時俱進提供基本的物質條件。從軟件上看，要加強管理，形成一定的氛圍，關心檔案文件的管理。領導要積極參與到檔案管理工作中來，做好指導性工作，并反思檔案管理存在的細節(jié)，關注可能出現(xiàn)漏洞的地方，并提出可行性意見，并將檔案管理工作納入到單位工作重要計劃中來，組織專人專項負責，認真落實責任制，使檔案管理工作朝良性發(fā)展。

（五）強化制度建設。制度是確保檔案管理工作有效開展，規(guī)范管理人員行為，使工作有的放矢、有章可循的重要方法，能夠提高工作人員的效率，明確責任分工。

1.要根據(jù)實際工作的需要，按照崗位職責設定責任分工，不同的文件內容要配備專門的力量。

2.要根據(jù)檔案文件的特點進行分類保存，篩選保密內容和公眾內容，由于檔案大多數(shù)具備保密性的特點，因此，要實現(xiàn)網(wǎng)絡平臺間內網(wǎng)和外網(wǎng)的區(qū)分，以免信息泄露。

3.要保證辦公室文書檔案管理的保護措施。安裝防火墻或者報警認證等安全軟件能夠在一定范圍內起到信息保護作用。

（六）做好學習交流，為文書檔案工作的管理提供保證。實踐是檢驗真理的唯一標準。行業(yè)間的專業(yè)交流和溝通能夠促進各單位間優(yōu)勢互補，取長補短，實現(xiàn)共同發(fā)展和共同進步。開放的社會要求檔案管理也不是封閉不變的。因此，做好學習交流，能夠為文書檔案工作的管理提供保證。檔案管理人員一方面要按照管理規(guī)定的要求加強自我學習，不斷提升專業(yè)素養(yǎng)，將學習內容納入到考核范圍中，另一方面可以為檔案管理人員開辟培訓平臺，通過彼此間的交流和學習提升業(yè)務能力，還可以實行對口交流，以促進檔案管理人員相互激勵，實現(xiàn)其催化功能。

四、總結

現(xiàn)代企業(yè)辦公室文書檔案管理工作對于企業(yè)有舉足輕重的作用，要重視檔案工作的發(fā)展，將信息技術應用其管理工作中，實現(xiàn)檔案管理的科學、系統(tǒng)、方便、快捷，這對企業(yè)的發(fā)展乃至檔案的價值體現(xiàn)都存在著重要的意義。辦公室文書檔案管理工作在信息社會的改革與創(chuàng)新，在一定程度上保證了檔案以及企業(yè)信息的安全性和科學性，是企業(yè)發(fā)展的有效支撐，促進了企業(yè)的長足發(fā)展。

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