淺談新時(shí)期的文書(shū)檔案管理工作

文/王秀萍

計(jì)算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)管理，是信息時(shí)代文書(shū)檔案管理標(biāo)志，文書(shū)檔案管理工作者必須在改變傳統(tǒng)的管理理念的同時(shí)，改變傳統(tǒng)的管理方式，即改變以往的紙張手工裝訂立卷，文件以 “份”為保管單位的編號(hào)裝盒的管理方式，轉(zhuǎn)變成以硬、軟盤(pán)為手段，案卷全文掃描入計(jì)算機(jī)中，通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)管理和利用的方式。

一、新時(shí)期文書(shū)檔案信息化管理的主要優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)

（一）提高辦公效率，減輕了管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作存在立卷難、管理難、效率低等缺陷?，F(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為文書(shū)資料的歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快捷途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的繁難，減輕了文檔管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度。文書(shū)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)處理的管理轉(zhuǎn)變后，可以把傳統(tǒng)的按 “卷”立卷歸檔改為按 “份”歸檔，通過(guò)隨機(jī)管檔，就可以將過(guò)去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)立卷。

（二）信息化管理有利于文檔的補(bǔ)漏增缺。在傳統(tǒng)的文檔立卷方法中，一旦遇到文件收集不齊或遺漏歸檔，要補(bǔ)漏增缺，就必須得拆卷重做，拆卷后，卷內(nèi)文件順序被打亂，檔案管理人員又不得不重新分類進(jìn)行排列、編排檔案頁(yè)碼、編抄卷內(nèi)目錄、裝訂和修改填寫(xiě)案卷封面等。

（三）信息化管理有利于保持文件的原始面貌。人們?cè)谶M(jìn)行傳統(tǒng)的文檔管理立卷時(shí)，為使案卷裝訂得整齊美觀，就得花費(fèi)一定的時(shí)間，做接邊、切邊等修邊的工作，還經(jīng)常因?yàn)榍羞叢簧?，?huì)破壞文件的原始面貌。

（四）信息化管理有利于文檔資料的保密。人們過(guò)去查閱檔案資料時(shí)往往是整卷提供，利用者只是利用卷內(nèi)的某一份文件或資料，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，翻來(lái)翻去，暴露無(wú)遺，這很不符合文檔管理的保密要求，甚至?xí)斐晒ぷ魇д`。

（五）信息化管理有利于文件和文字信息得到充分交流與共享。在原始的手工操作管理中，由于不能做到信息共享，造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征 （目錄）管理到內(nèi)、外部特征 （目錄和內(nèi)容）合并管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，升華了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)廣域網(wǎng)平臺(tái)，了解行業(yè)間檔案的概況、工作重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理動(dòng)態(tài)信息。

（六）實(shí)現(xiàn)文件檔案的一體化管理。通過(guò)辦公自動(dòng)化可實(shí)現(xiàn)文檔一體化，將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各相關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理，使文書(shū)工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體，保證文件內(nèi)容的完整性、元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。文件檔案作為統(tǒng)一系統(tǒng)工程的超前管控模式，克服了以往由于文檔分離造成的具有重要價(jià)值的賬外文件不能歸檔以及工作環(huán)節(jié)、工作程序重復(fù)雷同的弊端，也是檔案部門(mén)提高工作質(zhì)量，促進(jìn)工作效率和檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要方法和標(biāo)志。

二、新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）多數(shù)單位存在文書(shū)檔案管理工作不受重視、文書(shū)檔案管理方式落后、文書(shū)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)更新慢等問(wèn)題。由于不受單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，造成了文書(shū)檔案管理工作資金人力投入的問(wèn)題。加上文書(shū)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)更新慢、管理方式落后等，使得文書(shū)檔案管理存在諸多的問(wèn)題。

（二）電子文件保密性受限制。電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷?，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在 “原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而加大了把握其內(nèi)容原貌的難度。

（三）對(duì)檔案綜合管理人員要求高。對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員提出了更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平。

三、采取有效措施，推進(jìn)文書(shū)檔案信息化管理

（一）提高單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)，加快本單位文書(shū)檔案信息化管理投入。在現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展的今天，企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理也發(fā)生著變化。針對(duì)新形勢(shì)下文書(shū)管理需求的變化，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對(duì)文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。通過(guò)企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視促進(jìn)本單位文書(shū)檔案管理工作相關(guān)投入、相關(guān)管理工作的加強(qiáng)。針對(duì)現(xiàn)代企事業(yè)單位文書(shū)檔案的重要性、對(duì)企業(yè)發(fā)展的影響等，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理硬件設(shè)施與人員的投入，促進(jìn)企事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化管理的開(kāi)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下文書(shū)檔案的科學(xué)管理。

（二）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。首先它對(duì)所有的IP地址和服務(wù)進(jìn)行過(guò)濾和屏蔽，然后有選擇地放行一些地址進(jìn)入辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類型防火墻，從總體上看都應(yīng)具有以下五大基本功能：對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警；過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)。

（三）加強(qiáng)文書(shū)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。二是采取 “自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式，逐步形成終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代發(fā)展而不斷提高。三是加大檔案部門(mén)間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位利用檔案資源進(jìn)行知識(shí)轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源。

（四）注重文書(shū)檔案基礎(chǔ)工作的強(qiáng)化，促進(jìn)企事業(yè)單位文書(shū)檔案科學(xué)信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過(guò)強(qiáng)化文書(shū)檔案管理基礎(chǔ)工作實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理目標(biāo)。從基礎(chǔ)工作入手促進(jìn)文書(shū)檔案管理人員文書(shū)檔案錄入、收集、整理、存檔等工作的開(kāi)展，避免失誤、錯(cuò)誤等情況的發(fā)生，以此保障文書(shū)檔案管理質(zhì)量。

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