煤礦企業(yè)辦公室管理工作存在的問題及對(duì)策

文/王曉陽

辦公室是一個(gè)單位工作運(yùn)轉(zhuǎn)的軸心，是領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系各方的紐帶，是上下級(jí)之間溝通的橋梁，起著平衡各方關(guān)系，協(xié)調(diào)各方工作，化解各種矛盾的作用。其管理水平直接關(guān)系到單位各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。隨著市場經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展、技術(shù)的更新、管理的進(jìn)步、市場競爭的激烈，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)越來越重視辦公室所起到的作用。

一、煤礦企業(yè)辦公室管理工作存在的問題

近年來，隨著煤礦企業(yè)的不斷完善，煤礦企業(yè)的辦公室管理工作也取得了很大的進(jìn)步，但是，在工作過程中仍然存在明顯的問題和不足。具體表現(xiàn)在下面幾個(gè)方面：

（一）管理制度有待進(jìn)一步規(guī)范。

規(guī)范制度，提高工作效率，是辦公室管理工作的根本出發(fā)點(diǎn)。而煤礦企業(yè)辦公室的管理工作，當(dāng)前依然存在著很多不規(guī)范的方面。比如，某些企業(yè)對(duì)于8小時(shí)以外緊急情況缺乏相應(yīng)的措施。雖然增加了值班人員，卻仍達(dá)不到及時(shí)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的要求。這些不規(guī)范的地方，不僅加重了工作人員的工作量，影響了企業(yè)的整體形象，同時(shí)也增加了管理工作的工作量，甚至造成了不必要的時(shí)間、人力、物力的浪費(fèi)。

（二）隊(duì)伍建設(shè)有待提高。人對(duì)于企業(yè)管理有重要的作用，人是組織的第一要素。因此，辦公室人員的素質(zhì)不可忽視。但事實(shí)是許多煤礦企業(yè)辦公室的工作人員，既沒有參加過專業(yè)培訓(xùn)，又缺乏理論基礎(chǔ)，都是憑經(jīng)驗(yàn)辦事。在思想政治方面，政治素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，工作缺乏方向性；在工作態(tài)度方面，服務(wù)意識(shí)較差，時(shí)間觀念較弱；在業(yè)務(wù)水平方面，對(duì)企業(yè)的運(yùn)作過程了解較少，行政管理知識(shí)缺乏，距離企業(yè)管理的要求還有一段距離，有待進(jìn)一步提高。

（三）工作創(chuàng)新有待加強(qiáng)。煤礦企業(yè)辦公室都能夠認(rèn)真響應(yīng)上級(jí)指示，及時(shí)地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作，但是由于對(duì)工作習(xí)慣于敷衍，憑經(jīng)驗(yàn)辦事，缺乏同行業(yè)之間的交流學(xué)習(xí)，缺乏創(chuàng)新思想，以至于不能把握全局重點(diǎn)工作，缺乏足夠的敏銳感和預(yù)見性。因此還需努力為領(lǐng)導(dǎo)決策提出新穎的意見和建議。

（四）協(xié)調(diào)的能力有待提高。協(xié)調(diào)作為辦公室管理的三大職能之一，是對(duì)管理的各個(gè)層面、渠道進(jìn)行正確溝通，是企業(yè)辦公室的重要工作之一。然而，許多煤礦企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)工作需要完善。一旦辦公室協(xié)調(diào)工作處理不妥，便會(huì)導(dǎo)致工作中推卸責(zé)任，決策層被表面現(xiàn)象迷惑，從而增加管理成本，減弱管理效率，制造管理障礙等。

二、提高煤礦企業(yè)辦公室管理工作水平的對(duì)策

（一）建立健全合理的辦公室規(guī)章制度。煤礦企業(yè)要將辦公室管理制度和執(zhí)行力提升一個(gè)層次。辦公室的管理制度應(yīng)反映新時(shí)期辦公室工作的規(guī)律、特點(diǎn)和要求，具有一定的權(quán)威性，進(jìn)而要求辦公室每位工作人員必須遵守規(guī)章制度，切實(shí)履行崗位職責(zé)，適當(dāng)?shù)匦惺棺约旱臋?quán)利；所以要對(duì)辦公室的管理工作制定全面規(guī)范的規(guī)章制度。只有建立起長久的辦公室規(guī)章制度，才能將辦公室的作用發(fā)揮到最大，才能提高工作效率。

（二）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高工作人員綜合素質(zhì)。提高辦公室人員素質(zhì)，做好辦公室工作，一定要不斷地提高完善人員素質(zhì)。具體來說，一要不斷提高政治理論素質(zhì)。加強(qiáng)各項(xiàng)政策法規(guī)的學(xué)習(xí)，樹立正確的政治方向，把握工作全局，為工作奠定良好的政治理論基礎(chǔ)。二要不斷提高文化素質(zhì)。建立起層級(jí)性的知識(shí)儲(chǔ)備和開放性的知識(shí)結(jié)構(gòu)，為做好工作打好文化基礎(chǔ)。三要不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。要善于從繁瑣的工作中抽出時(shí)間來鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，既要對(duì)自己的本職工作深鉆細(xì)研，又要兼收并蓄，熟悉全面，切實(shí)掌握好綜合分析、組織協(xié)調(diào)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等各項(xiàng)技能，做到一專多能、融會(huì)貫通。

（三）積極推動(dòng)管理工作創(chuàng)新。辦公室的工作比較繁雜，辦公室人員要在處理好日常事務(wù)的同時(shí)，也要在綜合協(xié)調(diào)、服務(wù)決策、服務(wù)管理上深加鉆研。要將思維創(chuàng)新、觀念創(chuàng)新、內(nèi)容創(chuàng)新體現(xiàn)到具體工作上，就是要全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地掌握企業(yè)實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)情況，多方面收集信息，全面調(diào)查研討，加強(qiáng)認(rèn)識(shí)問題的科學(xué)性，爭取做好可供選擇的方案由領(lǐng)導(dǎo)再做定奪，做好領(lǐng)導(dǎo)助手，減輕領(lǐng)導(dǎo)負(fù)擔(dān)。

（四）努力提高綜合協(xié)調(diào)能力。綜合協(xié)調(diào)是辦公室的一項(xiàng)基本職能，也是確保辦公室工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要手段。辦公室的對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)，對(duì)外溝通的能力不僅關(guān)系到各部門工作的效率，還直接影響著一個(gè)單位的對(duì)外形象。這就需要辦公室具有較高的綜合協(xié)調(diào)能力。辦公室工作人員無論在從事什么崗位，都要以企業(yè)大局為重，堅(jiān)持從企業(yè)改革、發(fā)展和穩(wěn)定的大局去思考問題。工作中要將原則性和靈活性統(tǒng)一起來。既要按章辦事，又要對(duì)那些職責(zé)不明的事，自覺擔(dān)起責(zé)任來，同時(shí)還要主動(dòng)協(xié)調(diào)，發(fā)揮其他部門的作用和積極性，力爭圓滿解決問題。

[1]楊雪冰.企業(yè)辦公室工作管理探析 [J].魅力中國，2007， （6）.

[2]楊惠敏.論企業(yè)辦公室管理工作 [J].科技信息，2009， （22）.