淺析新形勢下學(xué)習(xí)型辦公室建設(shè)

文/冷樹偉 高永軍

彼得·圣吉曾說過： “學(xué)習(xí)智障對孩童來說是個悲劇，而對組織來說，學(xué)習(xí)智障卻是致命的”。 辦公室工作人員，要通過學(xué)習(xí)和研究，不斷地充實知識、提高修養(yǎng)；要通過知識的積攢、內(nèi)化和外顯，使自身內(nèi)涵更加豐富，外延更加拓展，形象更加豐滿。在社會轉(zhuǎn)型的背景下，任何工作都有一個重新再認(rèn)識的過程，努力提升學(xué)習(xí)力，創(chuàng)建學(xué)習(xí)型辦公室，是做好辦公室工作的強力支撐，是順利完成辦公室職能和使命的有效方法。

一、知識的獲取，是學(xué)習(xí)型辦公室的基本常態(tài)

人常說 “活到老、學(xué)到老”。學(xué)習(xí)是我們當(dāng)代人立足崗位、求得生存的一項基本技能，是更新知識、轉(zhuǎn)變思想、扭轉(zhuǎn)觀念的良好途徑。當(dāng)今的時代是知識 “爆炸”的時代，知識的 “爆炸”，帶來思維的創(chuàng)新、帶來技術(shù)的革命、帶來生活方式和工作模式的更新和轉(zhuǎn)變。為適應(yīng)時代要求，滿足工作需要，我們要勤于學(xué)習(xí)，勇于質(zhì)疑，善于總結(jié)。

第一，善于向書本學(xué)習(xí)。 “書籍是人類進步的階梯”，說明書籍在人類歷史和人生歷程中的重要作用。打開書本，不同國籍、不同民族、不同地域的優(yōu)秀傳統(tǒng)文化；不同科目、不同門類、不同專業(yè)的科學(xué)理論知識，都會系統(tǒng)而翔實地呈現(xiàn)在我們的面前。隨著年齡的增長、知識面的拓寬和實踐的不斷豐富，一本書或一個知識點都會給我們不同的人生感悟和啟迪，使我們的思想活躍、思路開闊，讓我們的觀點更加科學(xué)、合理。作為辦公室工作人員，不僅要學(xué)習(xí)歷史人文知識，還要學(xué)習(xí)專業(yè)科學(xué)知識；不僅要了解國家的大政方針，還要掌握單位的規(guī)章規(guī)范；不僅要具備較高理論水平，還要擁有較強實踐能力，爭做一名科學(xué)理論與具體實踐相結(jié)合的踐行者。

第二，善于向?qū)嵺`學(xué)習(xí)。 “從實踐到理論，從理論到實踐”，這是我們?nèi)祟愓J(rèn)識世界、適應(yīng)世界、改造世界的基本方法，是人類文明得以傳承延續(xù)、發(fā)展創(chuàng)新的根本途徑。自然界為我們的實踐提供了廣闊的天地和舞臺，在認(rèn)識自然、改造自然的過程中，我們形成了自己獨特的世界觀和方法論。但是，復(fù)雜多變的個體對自然界接觸和認(rèn)識的局限性使得我們每一個人的觀點和方法又相去甚遠，只有在實踐中去檢驗和對照才能驗證其合理性和科學(xué)性，只有在實踐中去不斷撞擊和修正才能得到提高和升華。

在工作中，我們工作的環(huán)境和服務(wù)的對象是變化的，工作的內(nèi)容和具體要求也是變化的，這就要求我們要加強對自身工作的再分析、再認(rèn)識、再研究，進而發(fā)現(xiàn)新問題，分析新問題，解決新問題，將自身的工作給予新的定位、賦予新的內(nèi)涵，在實踐中形成新的觀點和方法，在理論與實踐相互作用中形成螺旋式良性循環(huán)，從而豐富自己的閱歷，增長自己的能力。

第三，要善于向他人學(xué)習(xí)。 “孔子曰：三人行，必有吾師”，說明人人都有長處，人人都有他人學(xué)習(xí)的優(yōu)點。有時，他人的一個舉動，一個表情，即使隨便的一句話，也是他人數(shù)十年功力的集成、修養(yǎng)的外露。一定要用心體會，擇其善而從之，擇其不善而改之。除此之外，聽專家講座，和人交往，尤其是和成功人士交往，都是向他人學(xué)習(xí)的絕好機會。因此，我們要善于向周圍的人學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們的高尚道德、優(yōu)秀品質(zhì)、開拓精神、務(wù)實品格、處世方法、謀事方略、為人技巧、做事技能等等。

第四，要善于向自己學(xué)習(xí)。個人進步最大的障礙是不能主動了解自己的特點，并揚長避短。向自己學(xué)習(xí)的功效，與向客觀世界學(xué)習(xí) （含他人）的作用，可以相互媲美。因為，人的世界由主觀世界和客觀世界共同構(gòu)成，一個人的人生能達到的境界最終由主觀努力和客觀驗證共同支撐。人生中，能夠知道自己天賦和優(yōu)勢的是自己，清楚自己缺點和劣勢的也是自己，戰(zhàn)勝了自己便是戰(zhàn)勝了一切。因此，我們要認(rèn)真剖析自我，正確認(rèn)識自我，努力改造自我，尋求自己人生木桶中的長板和短板，進而增加長板，補救短板。補救了短板，就增加了人生這座大山的底蘊和厚重；增加了長板，就可以營造美麗的山峰，鑄造人生的輝煌。

二、知識的內(nèi)化，是學(xué)習(xí)型辦公室的基本功能

知識內(nèi)化是將新獲取的知識、理念、意識方法進行交流、分析、共享，使辦公室員工接受、理解、吸收新知，改變辦公室和工作人員的認(rèn)知模型、情感模式，有效地幫助理解創(chuàng)新、支持創(chuàng)新、開展創(chuàng)新。

第一，辦公室成員對知識的內(nèi)化。

任何知識、信息、理念的獲取，都是通過每個組織成員個體作為載體進行的，在鼓勵學(xué)習(xí)接收知識的同時，還要努力營造分析、研究、借鑒、運用新知識的氛圍。使他們通過理性的、感性的接觸，獲得新知識、新技術(shù)、新方法，經(jīng)過分析、消化、吸收，并結(jié)合自身原有的知識體系加以有機融合，形成新的知識體系、新的思維模式、新的思想觀念、新的處世理念、新的做事能力，以敢于創(chuàng)新、勇于開拓的精神去迎接新的挑戰(zhàn)，完成新任務(wù)。

第二，辦公室成員之間知識的傳遞。由于專業(yè)的差別，崗位的不同，每個成員接收的知識和獲得的感悟是不一樣的。努力激發(fā)學(xué)習(xí)興趣，烘托研究氛圍，在成員個體獲得新的知識、理念、方法以后，一邊分析、消化、吸收，一邊與其他成員進行交流和討論，使得新理念越來越清晰，新方法越來越明了，在相互學(xué)習(xí)交流的基礎(chǔ)上，陸續(xù)碰撞出新的火花，產(chǎn)生新的靈感，形成新的更大的知識體系。辦公室領(lǐng)導(dǎo)要主動建立起民主式、參與式的文化氛圍，倡導(dǎo)平等、自由的交流理念，組織開展教育培訓(xùn)、調(diào)查研究、經(jīng)驗交流、參觀瀏覽，實行書面或口頭匯報、崗位輪換，在制度建立、方案擬定、重大事情決策中廣泛參與、集思廣益，形成暢通的知識共享系統(tǒng)，促進知識在辦公室內(nèi)部快捷流暢地傳播。

第三，辦公室對知識的內(nèi)化。辦公室成員在對知識學(xué)習(xí)、交流、討論、升華后，形成寬泛的知識點、知識塊、知識面，若想使這些知識在辦公室內(nèi)發(fā)揮更大的作用，就必須有選擇地與辦公室工作的特點、規(guī)律、特色相結(jié)合，與辦公室原來的知識體系、管理思想、領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格相結(jié)合，形成更加先進和完善的知識體系、管理模式、工作作風(fēng)。在辦公室對知識內(nèi)化的過程中，辦公室主任要做到思維活躍、思路開闊，敢于接觸新事物、接受新思想，善于形成新思路、總結(jié)新模式、制定新措施，為辦公室對知識的內(nèi)化樹立榜樣。科學(xué)制定培訓(xùn)計劃，組織業(yè)務(wù)研討，開展專題調(diào)研，將選先進、評優(yōu)秀、晉職稱與學(xué)習(xí)結(jié)果掛鉤，為辦公室知識的內(nèi)化提供體制和機制保障。

三、知識的外顯，是學(xué)習(xí)型辦公室的基本要求

知識外顯是將組織或組織成員的隱性知識、素質(zhì)和能力通過不同媒介或方式表現(xiàn)出來，為完成組織任務(wù)和目標(biāo)提供服務(wù)和支撐。知識的外顯有別于外顯知識，前者的內(nèi)容更寬泛，形式更豐富，意圖更明確，是自我的主動展示；后者則是被動的或無意識的外露。學(xué)習(xí)型辦公室要著力通過知識外顯樹立自己的完美形象，樹立科學(xué)理念，完善管理模式，規(guī)范管理程序，完成組織使命，在機關(guān)的工作作風(fēng)建設(shè)中起到模范帶動作用和標(biāo)桿示范作用。

第一，辦公室成員的知識外顯。辦公室成員作為辦公室相關(guān)知識的接收者、承載者、傳播者、內(nèi)化者，更是對新一輪知識的外顯者。在接受新的知識、理念、方法后，進行加工凝練，同原來的知識進行有機結(jié)合，形成新的知識體系，使其內(nèi)化于心，在實踐中展示出更高的能力、素質(zhì)和水平。知識的外顯表現(xiàn)在工作的方方面面上，表現(xiàn)在生活的點點滴滴中，一篇文稿、一張圖片；一次交流、一次服務(wù)；一個活動的準(zhǔn)備、一場報告的效果都體現(xiàn)著每個成員的能力、素質(zhì)和水平，展示著每個成員的態(tài)度、學(xué)識和智慧，一定要周到縝密、精益求精。對于辦公室工作成員的知識外顯，一要自成體系，相對穩(wěn)定，體現(xiàn)出其規(guī)范、莊重與成熟；二要不斷納新，敢于創(chuàng)新，注重接受新事物、新理論；注重使用新工具、新方法，引領(lǐng)辦公室工作的新潮流。

第二，辦公室的知識外顯。辦公室的知識外顯是辦公室工作成員知識外顯的主導(dǎo)與方向，是辦公室工作成員知識外顯的綜合外在表現(xiàn)形式。在組織內(nèi)，辦公室的主要職能就是內(nèi)做服務(wù)，外樹形象。通過定制度、建規(guī)范、嚴(yán)管理，為單位領(lǐng)導(dǎo)做好保障、為基層單位做好協(xié)調(diào)、為教職員工做好服務(wù)；通過展素質(zhì)、顯水平、樹形象，提升組織地位，增強組織影響。因此，辦公室工作要做到：一是建章立制要合法、全面、細致、完善，要有針對性、可操作性和與時俱進性，經(jīng)得起他人的推敲和時間的檢驗；二是文字文稿要規(guī)范、莊重、完美，要有理論性、實踐性和時效性，既對現(xiàn)實工作有指導(dǎo)性，又要對他人有借鑒性。三是接待服務(wù)要周到、及時、熱情，要熟知接待禮儀、民族習(xí)慣、地方風(fēng)俗、個人喜好，把握接待原則和層次，既要不失禮節(jié)，又要令客人滿意；既要做到熱情大方，又要注意節(jié)儉節(jié)約。四是會場設(shè)置要莊嚴(yán)隆重、樸素大方、規(guī)范有序，從會前的材料準(zhǔn)備、人員就位，到會中的協(xié)調(diào)服務(wù)、秩序維護，再到會后的宣傳學(xué)習(xí)、貫徹落實，都要做到條理分明、雜而不亂。會議召開的成功與否，既是辦公室知識外顯的綜合展示場所，也是組織增強凝聚力和向心力的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，更是組織對外展示形象的絕佳機會。

學(xué)習(xí)型辦公室的建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，是全體辦公室工作人員不斷獲得新知，并將其內(nèi)化于心、外顯于行的系列活動。中共中央提出的 “八項規(guī)定”，為我們辦公室工作提出了新的要求，樹立了新標(biāo)準(zhǔn)。我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)，仔細研究，大膽落實，在改進文風(fēng)會風(fēng)、厲行勤儉節(jié)約、改進工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾等方面倡導(dǎo)正作為，傳遞正能量，營造正氛圍。