文檔一體化理論與實(shí)踐研究

文/楊坤

文檔一體化理論與實(shí)踐研究

文/楊坤

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的普及與發(fā)展，文檔管理工作實(shí)現(xiàn)一體化的建設(shè)與發(fā)展，已經(jīng)成為當(dāng)今文檔管理工作者所要面臨的重要問題與任務(wù)之一，實(shí)現(xiàn)文檔管理工作的一體化，可以在很大程度上保證更高的工作效率和工作質(zhì)量。

文檔一體化；理論；實(shí)踐

文檔一體化是指將日常的文檔管理工作，置于電子信息技術(shù)的環(huán)境之下，進(jìn)行信息技術(shù)的管理。文件與檔案管理是前后銜接與相互影響的，二者是不可分割的一個(gè)整體，因而只有將二者結(jié)合起來，才能夠真正地實(shí)現(xiàn)文件管理工作的有序化和高效化。

一、實(shí)現(xiàn)文檔一體化的理論依據(jù)

（一）前端控制思想模式。前端控制思想，是最初由法國的檔案學(xué)者諾加雷所提出的：檔案管理工作者要重新思考他們在文件生命周期中進(jìn)行干預(yù)的時(shí)間，必要時(shí)，重新思考文件生命運(yùn)動的周期本身。

前端控制就是針對文件在生命周期的各個(gè)階段的管理要求，將這些要求放入到文件設(shè)計(jì)階段，確定管理好文件的先決條件是功能合理的文件管理模式；在文件維護(hù)和形成階段，進(jìn)行必要的監(jiān)督和管理，以使得電子文件能夠按照事先設(shè)定的程序和格式，進(jìn)行自動文本的生成，以確保文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)的一體化和完整性；改變過去的檔案與文件管理工作分階段、分流程的管理思想，從而對于文件的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理和控制；強(qiáng)調(diào)檔案與文件工作的協(xié)調(diào)、統(tǒng)一規(guī)劃性，以充分地發(fā)揮文件的總體及各個(gè)部分的最大功能性。[1]

（二）文件的生命周期理論。文件的生命周期理論源于歐美的生命周期理論，被認(rèn)為是現(xiàn)代檔案管理成熟的標(biāo)志。它所對應(yīng)的理論依據(jù)是文件價(jià)值形態(tài)的變化規(guī)律，所包含的基本內(nèi)容是：文件從形成、保管到最終的銷毀，是一個(gè)動態(tài)的過程，是一個(gè)完整的生命運(yùn)動周期，具有連續(xù)性和完整性；文件在生命運(yùn)動過程中，依據(jù)其所處的不同階段，表現(xiàn)出不同的價(jià)值形態(tài)；不同階段的文件，其所具有的不同的管理方式、保存場所、服務(wù)對象，其間存在著種種內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。

國內(nèi)著名文檔管理研究專家陳兆祦，將文檔的管理工作，劃分為四個(gè)階段，將文檔的生命運(yùn)動過程劃分為永久保存階段、暫時(shí)保存階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、制作階段等，這種劃分方式是比較貼近我國現(xiàn)實(shí)情況的。文件的生命周期理論較為強(qiáng)調(diào)文件自始至終的連續(xù)性、動態(tài)性、完整性。當(dāng)前，我國的檔案管理工作通過進(jìn)行歸檔口的設(shè)定，將文件的第一、二階段，作為文件，第三、四階段才作為檔案，而非采用統(tǒng)一的方式和標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，導(dǎo)致文檔的不同階段都是相對獨(dú)立的，因而形成了文檔分離的不正?，F(xiàn)象。想要解決這一問題，就必須采用統(tǒng)一性的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的一體化，重新縫合以往被人為劃分、割裂開的文檔管理的二、三階段，形成統(tǒng)一化的檔案管理模式。這種雜糅實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的高效化與統(tǒng)一性，較為符合文件運(yùn)動的特點(diǎn)。

二、文檔一體化的實(shí)踐研究

（一）文檔一體化的切入點(diǎn)。文檔一體化的管理工作，最早是針對于傳統(tǒng)的手工操作的檔案、文件管理的工作而提出的。檔案管理與文件管理，是文件管理生命周期的兩個(gè)重要的階段與過程，它們通過歸檔口實(shí)現(xiàn)鏈接。在文件管理與檔案管理兩個(gè)階段中，兩者是相互脫節(jié)的，是兩個(gè)不同的管理流程與階段，因而，在一定程度上導(dǎo)致了檔案管理與文件管理的工作質(zhì)量和效率并不太高。在具體的操作過程中，文檔管理一體化的最佳切入點(diǎn)，是歸檔。歸檔既是將電子檔案納入到檔案管理范圍的最佳途徑，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)完善電子檔案政務(wù)環(huán)境、實(shí)現(xiàn)電子檔案管理流程重組的重要手段。在電子環(huán)境之下，應(yīng)該以歸檔為切入點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)對于文件的前端的控制和監(jiān)督，進(jìn)而形成文件、檔案管理工作的一體化。

文檔一體化的切入點(diǎn)，要以歸檔為主要的工作參考依據(jù)；在進(jìn)行歸檔的過程中，各文檔管理單位可以結(jié)合臺灣國立大學(xué)的電子檔案管理方式，通過匯編不同時(shí)期的優(yōu)秀出版資料，給人們提供可以查閱的各種文理學(xué)資料庫，開創(chuàng)了檔案文化的新意象；這一歸檔的過程，是建立在對于既往知識經(jīng)典的整合與分析的基礎(chǔ)之上形成的。

（二）文檔一體化的前期準(zhǔn)備。文檔一體化的前期準(zhǔn)備，主要是指從法律的法規(guī)、制度標(biāo)準(zhǔn)方面，進(jìn)行文檔管理工作的方式、方法、程序、步驟方面的改革與規(guī)劃，從而形成一套完整的文檔管理工作體制；積極采用成熟的文檔管理硬件設(shè)備及軟件設(shè)備，使得文檔的管理工作更加方便化、快捷化；在文檔管理工作中，必須積極加入電子化的文檔管理形式，使得文檔管理工作能夠較早地介入到電子化的管理終端中；在電子文檔的網(wǎng)絡(luò)化管理研究方面，必須深入研究文件檔案管理工作的一體化，從而做好非紙質(zhì)載體的文檔管理工作。

文檔一體化的前期準(zhǔn)備工作，可以擬定文檔管理章程，出臺并貫徹實(shí)施 《文檔管理綱要及工作細(xì)則》，以切實(shí)保障文檔管理工作的有章可循，有據(jù)可依；實(shí)現(xiàn)文檔管理的電子化與技術(shù)化，相關(guān)的文檔管理工作機(jī)構(gòu)，可以參考江蘇省南京大學(xué)圖書館的電子文檔管理模式，采用電子閱覽室和自動用戶服務(wù)終端網(wǎng)絡(luò)信息體系，實(shí)現(xiàn)文檔管理工作的電子信息化。

[1]李春雷．試論文檔一體化管理的理論依據(jù)及其實(shí)現(xiàn) ［J］．云南檔案， 2008.

[2]孫境．淺談文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)與實(shí)踐 ［J］．科教文匯， 2007.

（作者單位：山東煙臺海軍航空工程學(xué)院）