工程項(xiàng)目竣工資料收集及管理淺談

文/中鐵大橋局集團(tuán)第四工程有限公司 何三燕

工程項(xiàng)目檔案是公司檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它見證了一個(gè)企業(yè)發(fā)展成長的過程，記錄了公司歷年在工程建設(shè)方面的偉大業(yè)績，最重要的作用是為各項(xiàng)竣工工程后續(xù)相關(guān)資料的查詢提供了寶貴資料。幾年來，中鐵大橋局四公司檔案管理工作伴隨著公司的發(fā)展,走過了從起步到完善的艱辛歷程。下面是我從事工程項(xiàng)目檔案現(xiàn)場管理的一點(diǎn)心得，供大家參考。

一、項(xiàng)目部的竣工資料收集工作

每項(xiàng)工程都有一本黃皮書，也就是每項(xiàng)工程對工程資料的收集都有著不同的要求，那些要求（即黃皮書）是業(yè)主發(fā)放的，上面詳細(xì)說明的需歸檔的項(xiàng)目及所有分項(xiàng)分類表格，甚至對每卷目錄所屬內(nèi)容都有固定的要求，這就需要工地的資料員在收集資料的過程中要仔細(xì)，保存一切和工程有關(guān)的資料使其完好無損并按黃皮書要求整理成冊成序。

首先，資料員平均每天要有1-2個(gè)小時(shí)用在資料的收集和整理過程中，這樣在后期的資料匯總期間就不會(huì)因?yàn)橘Y料不齊造成事后的補(bǔ)簽字、補(bǔ)材料等工作，及時(shí)的整理和收集資料同時(shí)也保證了資料的真實(shí)性和完整性。所以，在檔案的收集過程中檔案是否收集完整及真實(shí)，直接與資料員有著密切的關(guān)系。而資料員的工作態(tài)度對于資料的收集也起著決定性的作用。

其次，是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的態(tài)度也決定著檔案是否能夠及時(shí)歸檔。每個(gè)工程項(xiàng)目在工程竣工前有很多的技術(shù)人員，可是進(jìn)入工程尾期，人員調(diào)動(dòng)較大，很多技術(shù)人員都紛紛離開老工地，進(jìn)駐新工地，而每個(gè)工地上的資料員一般也是技術(shù)人員代兼的，所以，固定資料員是必要的，因?yàn)榧夹g(shù)人員的流動(dòng)也造成檔案的整理及收集困難。作為技術(shù)人員是沒有人主動(dòng)要求接手竣工資料的整理工作，畢竟它是枯燥乏味的，并且資料員的工資收入在技術(shù)人員里也是最低的。所以技術(shù)人員想進(jìn)駐新工地，學(xué)習(xí)新的技術(shù)和積累新的工作經(jīng)驗(yàn)也是再正常不過的事情。

因此，竣工資料的整理也是所有技術(shù)人員躲避的工作。所以，提高資料員的工資待遇是必要的，但是，提高工資待遇僅僅只是一方面，有獎(jiǎng)有罰才是最重要的，現(xiàn)在工程提倡項(xiàng)目負(fù)責(zé)制，那么，為什么不在竣工資料這一塊也試行這種辦法？有獎(jiǎng)有罰，才能更好的調(diào)動(dòng)工作的積極性，上至工程項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目總工程師，下至資料員，都制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，并且落實(shí)到實(shí)處，不要只是紙上的文章，要執(zhí)行起來，相信竣工資料的整理不再成為一個(gè)工地的累贅。之所以說成累贅，是因?yàn)楝F(xiàn)在很多甲方業(yè)主把竣工資料的移交做為很重要的一項(xiàng)任務(wù)，占工程尾款的2%。很多工程竣工后的一、二年后才把竣工資料整理完，這樣公司要求的在工程驗(yàn)收后的三個(gè)月內(nèi)交竣工資料簡直就是天方夜譚。試問，拖那么長的時(shí)間，浪費(fèi)的人力物力算誰的？如果及時(shí)整理，管理有序，那么這部分錢算做獎(jiǎng)勵(lì)，何樂而不為呢？

二、公司檔案室對項(xiàng)目檔案室資料的收集及管理工作

我認(rèn)為做好本職工作最重要的是本人的耐心、細(xì)心、不斷的學(xué)習(xí)以提高自身的工作水平，還有就是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心和支持。在與工地的資料員交流上，要不厭其煩的與其互相探討資料整理中的每個(gè)細(xì)節(jié)。因?yàn)槊總€(gè)人的理解能力不一樣，所以，對于公司里的竣工文件資料整理要求理解能力也不一樣，誤差是肯定存在的。所以在加強(qiáng)自身檔案知識學(xué)習(xí)的同時(shí)與工地資料員建立良好的工作關(guān)系，常聯(lián)系，常討論，盡量使其在工作中少走彎路。

竣工資料的整理是相當(dāng)繁瑣的，如果返工，那么的工作量也是巨大的。所以，我認(rèn)為作為公司檔案員在竣工資料的收集過程中要分成四步，每一步最好要有工作記錄，以便進(jìn)行比較。第一步在工程開工時(shí)，主動(dòng)與工地資料員取得聯(lián)系，督促其日常的收集及整理工作，并將局里的歸檔要求及時(shí)發(fā)放資料員及項(xiàng)目總工手上；第二步在工程中期，親自去工地，與其說檢查，不如說是和工地資料員攏絡(luò)感情，讓他知道他工作的重要性，自己也要熟悉資料員的個(gè)性，建立良好的工作關(guān)系；第三步在工程竣工時(shí)，要及時(shí)與工地資料員取得聯(lián)系，為其服務(wù)，提供一切可能的幫助，使其竣工資料做的完整及時(shí)。第四步竣工資料檢查驗(yàn)收。這四步每一步的成功都需要工地領(lǐng)導(dǎo)及檔案室直屬領(lǐng)導(dǎo)的密切配合，沒有他們的支持，工作也不可能順利完成。

工地建立獎(jiǎng)懲措施，在分公司的檔案室也應(yīng)該建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，竣工資料的收集歸檔這四步走的是否正常執(zhí)行也直接影響竣工資料的歸檔時(shí)間。項(xiàng)目多的公司最好也實(shí)行項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制，平均一個(gè)人負(fù)責(zé)幾個(gè)工點(diǎn)，這樣，責(zé)任劃分也清楚，責(zé)任對象也清楚，固定的人與工地資料員聯(lián)系，性格彼此也清楚，可便于工作更好的開展。免去重復(fù)跑工地和重新熟悉資料員的過程。

三、檔案管理制度建立及完善方面

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)

1.加強(qiáng)管理，建立健全檔案工作管理機(jī)制。首先，公司把檔案工作列入了年度工作計(jì)劃、企業(yè)管理制度體系、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃之中，每年都對檔案管理提出具體要求，進(jìn)行定期、不定期的聽取工作匯報(bào)，項(xiàng)目檔案管理過程中遇到的困難或問題，領(lǐng)導(dǎo)都能很快地給解決。其次，建立以檔案室為核心的專業(yè)化、立體化檔案管理體系。成立了由公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、工程技術(shù)人員、工程計(jì)劃管理人員等組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)，明確了管理網(wǎng)絡(luò)中各層人員的檔案工作職責(zé)，形成了檔案管理的體系。檔案室設(shè)置專職檔案管理人員四名、配備兼職檔案員若干名。把抓好檔案管理與工程質(zhì)量、安全生產(chǎn)和廉政建設(shè)同等看待，明確提出了“工程未動(dòng)、檔案先行”的要求。

2.加大投入，加快檔案管理軟硬件的建設(shè)。公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案室的建設(shè)逐年加大資金投入。在硬件方面，調(diào)配了符合標(biāo)準(zhǔn)要求的檔案庫房。做到了庫房、閱覽、整理室、辦公四分開；配備了空調(diào)，除濕機(jī)，防盜、防光、防紫外線等設(shè)施。為保證檔案安全，特別配備了監(jiān)控系統(tǒng)和最先進(jìn)的氣溶膠滅火器。

（二）完善流程，加強(qiáng)檔案機(jī)制建設(shè)

1.建立了規(guī)范的檔案管理制度。檔案管理沒有可以借鑒的經(jīng)驗(yàn)，在湖北省檔案局、集團(tuán)公司檔案科指導(dǎo)下。公司檔案室針對項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了認(rèn)真的研究，制定了檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，建全了各種管理臺(tái)賬，同時(shí)根據(jù)上級檔案管理文件轉(zhuǎn)發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》、《聲像檔案管理實(shí)施細(xì)則》、《實(shí)物檔案管理細(xì)則》、《歸檔文件管理操作細(xì)則》等，同時(shí)還明確規(guī)定，不符合標(biāo)準(zhǔn)的竣工檔案不能辦理檔案移交手續(xù)。

2.建立了科學(xué)的檔案管理組織體系和管理流程。工程線路長、施工技術(shù)復(fù)雜、涉及工區(qū)多，歸檔工作非常復(fù)雜、難度很大。為保證歸檔數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性，積極做好工程前期的預(yù)立卷工作和資料管理工作，明確了從項(xiàng)目籌劃到工程竣工、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作流程，匯編成冊下發(fā)到有關(guān)單位和部門。實(shí)現(xiàn)了工程資料層層負(fù)責(zé)、責(zé)任到人。做到了“兩個(gè)同步”，即：工程檔案工作部署與工程建設(shè)同步；工程檔案收集、整理、立卷、歸檔與工程項(xiàng)目進(jìn)度同步。

3.強(qiáng)化培訓(xùn)工作，保證檔案質(zhì)量。幾年來，公司除了多次對專職檔案人員各種形式的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)外，重點(diǎn)采取現(xiàn)場培訓(xùn)的方式，對項(xiàng)目部的檔案人員的進(jìn)行培訓(xùn)。解答項(xiàng)目部提出的具體問題，確保了工程檔案的統(tǒng)一性和規(guī)范性。

（三）適應(yīng)需要，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

工程建設(shè)對檔案信息的需求和檔案管理現(xiàn)代化的要求日益提高，公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案信息化建設(shè)，將檔案信息化建設(shè)納入到公司信息化建設(shè)的總體規(guī)劃中，提出以“檔案存儲(chǔ)數(shù)字化，檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理現(xiàn)代化”為目標(biāo)，以開發(fā)應(yīng)用“檔案管理信息系統(tǒng)”為重點(diǎn)，全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。公司為檔案室配置了各種辦公用品和設(shè)備。檔案室初步完成檔案資料數(shù)據(jù)庫的建立，錄入文書、會(huì)計(jì)、科技案卷級條目，對歸檔的文書文件進(jìn)行了逐件掃描與數(shù)據(jù)庫掛接。建立了檔案檢索網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)了檔案管理、查詢、利用的網(wǎng)絡(luò)化與信息化，為檔案利用準(zhǔn)確、快捷創(chuàng)造了條件。為了保證信息安全，我們做到錄入計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)分離，計(jì)算機(jī)客戶端安裝正版殺毒軟件；保密文件不上傳；所有信息資料進(jìn)行雙重備份，確保檔案信息不泄密，不丟失。

四、檔案管理機(jī)制落實(shí)方面

回顧幾年的工作，有許多感受和體會(huì)，歸納起來主要是堅(jiān)持了五項(xiàng)工作原則，形成了適應(yīng)企業(yè)管理需要的檔案工作機(jī)制。

1.用健全的制度和得力的措施保駕護(hù)航。在項(xiàng)目籌備階段就制定了各項(xiàng)檔案管理管理規(guī)章制度，加大了宣傳貫徹工作力度，不斷增強(qiáng)項(xiàng)目管理人員的檔案意識，始終把項(xiàng)目檔案工作貫穿于項(xiàng)目的前期、竣工驗(yàn)收的全過程，做到了建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理、歸檔與工程建設(shè)同步進(jìn)行。在項(xiàng)目建設(shè)管理過程中，檔案人員堅(jiān)持經(jīng)常進(jìn)入現(xiàn)場，跟蹤和掌握項(xiàng)目進(jìn)度，了解和監(jiān)督項(xiàng)目文件材料的形成。

2.確立項(xiàng)目經(jīng)理全面負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目檔案的責(zé)任。項(xiàng)目開工后由項(xiàng)目總工向公司檔案室申報(bào)登記；項(xiàng)目建設(shè)過程中由項(xiàng)目總工負(fù)責(zé)對工程施工中等方面形成的檔案進(jìn)行檢查和接受各檔案部門的監(jiān)督指導(dǎo)；項(xiàng)目完工后由項(xiàng)目總工組織檔案自檢并向檔案局申請檔案驗(yàn)收。

3.為了營造企業(yè)良好的檔案氛圍，增強(qiáng)全員檔案意識，我們定期向主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，使黨政一把手了解公司檔案工作的最新進(jìn)展；及時(shí)下發(fā)檔案管理相關(guān)文件，要求專兼職檔案人員熟練掌握；在公司網(wǎng)站開辟檔案知識和管理制度宣傳專欄，在公司內(nèi)部報(bào)紙刊載檔案知識和最新工作動(dòng)態(tài)；組織相關(guān)人員參加檔案知識競賽答題活動(dòng)等，使廣大公司員工全面學(xué)習(xí)了解檔案工作法律、法規(guī)及工作制度，提高機(jī)關(guān)各部門及項(xiàng)目部對檔案工作的認(rèn)識，有效增強(qiáng)全員檔案工作意識。

4.堅(jiān)持將檢查施工過程中形成文件材料完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確應(yīng)作為工作職責(zé)。針對工程建設(shè)項(xiàng)目施工隊(duì)伍多，時(shí)間跨度較長的情況，將工程檔案的形成、積累納入工作范圍，要求在檢查施工質(zhì)量的同時(shí)，負(fù)責(zé)檢查驗(yàn)收形成的歸檔文件材料，從而保證竣工資料的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。

5.利用現(xiàn)代電子技術(shù)管理項(xiàng)目檔案工作。實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案電子化、信息化管理，監(jiān)督和規(guī)范工程資料的形成、收集、整理工作，使紙質(zhì)檔案與電子檔案保持一致。

綜上所述，整個(gè)檔案形成的全過程是環(huán)環(huán)相扣的，任何一環(huán)出現(xiàn)問題都會(huì)直接影響檔案的質(zhì)量及歸檔時(shí)間，檔案的質(zhì)量就是檔案的真實(shí)性及可參考性，這對企業(yè)和歷史都是一筆巨大的財(cái)富，節(jié)約了時(shí)間就是節(jié)約金錢，就是為企業(yè)創(chuàng)造了財(cái)富，所以，做為一名檔案員首先重視自己，重視自己的工作，我們的工作雖然是默默無聞的，可是我們是一個(gè)企業(yè)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，對歷史也有著巨大的貢獻(xiàn)。