試論高校人事檔案管理的信息化建設(shè)

文/懷化醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校 方麗華

高校人事檔案是記錄教職工工作、學(xué)習(xí)、生活等各類社會實(shí)踐活動和反應(yīng)教職工工作業(yè)績、獎懲情況、德才表現(xiàn)、個人經(jīng)歷等情況的原始資料，是高校教學(xué)、科研、職稱評定及干部選拔、培訓(xùn)、考核任用的重要憑據(jù)，對高校各項工作起著重要的作用。人事檔案管理的信息化建設(shè)是適應(yīng)高校和時代發(fā)展要求的必然產(chǎn)物。

一、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）人事檔案管理信息化是適應(yīng)高校發(fā)展的必然趨勢

當(dāng)今教育制度的改革，促使學(xué)校人才流動較為頻繁，信息載體的復(fù)雜性也在逐步提高，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已不能滿足目前高校對檔案工作的要求。高校人事管理信息化能夠提高人事管理的工作質(zhì)量和工作效率，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，使人事檔案信息資源發(fā)揮出盡可能大的作用，促進(jìn)高校各項事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

（二）高校人事檔案管理信息化是當(dāng)今時代發(fā)展的要求

當(dāng)今社會已進(jìn)入信息時代，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)對各行各業(yè)的影響力越來越大，高校作為科學(xué)技術(shù)的前沿陣地，以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為核心的信息化技術(shù)發(fā)展較為迅速。高校人事檔案管理工作與學(xué)校各項活動息息相關(guān)，不能獨(dú)立存在于學(xué)校活動之外。學(xué)校的信息化建設(shè)要求人事檔案管理工作也必須與時俱進(jìn)，進(jìn)行現(xiàn)代信息化建設(shè)，信息化是人事檔案管理的必然趨勢。

二、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

高校人事檔案信息化管理主要是指充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對高校人事檔案信息資源進(jìn)行有序整理、建設(shè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫、建設(shè)安全穩(wěn)定的人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)、建設(shè)信息化人才隊伍，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，使人事檔案的儲存、統(tǒng)計、傳輸、查詢更加安全、方便、高效，為高?；顒犹峁└觾?yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

（一）對現(xiàn)有人事檔案進(jìn)行有序整理，建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫

一般高校都有較長的建校歷史，短則幾十年，長則上百年。人事檔案資料數(shù)量大、種類多，無論是保存、管理還是使用都不方便，需要加快對資料的梳理，加強(qiáng)信息化建設(shè)，將現(xiàn)有實(shí)體資料轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，形成完整的目錄數(shù)據(jù)庫。

（二）建設(shè)安全穩(wěn)定的人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)

高校人事檔案關(guān)系到學(xué)校教職工考勤記錄、工作業(yè)績評定、晉級、評職稱等各方面，與教職工的切身利益密切相關(guān)，其使用頻率較高、信息量大。人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)可實(shí)現(xiàn)信息儲存、查詢的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，使用更方便，提高人事檔案管理的可利用性。人事檔案信息是學(xué)校的重要機(jī)密信息，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化過程中應(yīng)當(dāng)注重保密工作和網(wǎng)絡(luò)安全，保證信息的安全性。

（三）建設(shè)信息化人才隊伍

在高校人事檔案管理的信息化建設(shè)過程中，無論是數(shù)據(jù)庫的建立還是網(wǎng)絡(luò)的管理和使用，都需要工作人員有相應(yīng)的專業(yè)知識。各高校可根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況或?qū)υ袡n案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，或引進(jìn)外來專業(yè)技術(shù)人員，建設(shè)一支素質(zhì)能力高、專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的人才隊伍。

三、高校人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題以及解決方法

（一）高校人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.對人事檔案管理信息化不夠重視，缺乏人事檔案管理信息化建設(shè)意識。高校人事檔案管理信息化建設(shè)是一項需要領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門配合才能完成的工作。但是目前高校普遍存在對人事檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識不到位、不夠重視的現(xiàn)象。認(rèn)為人事檔案管理工作是高校各項工作中微不足道的一種，只是簡單的記錄教職工的各項工作活動，檔案管理工作的質(zhì)量和效率如何都無礙大局。在這種意識下，因?yàn)閷W(xué)校資金不足、人力不夠等各方面的因素，高校人事檔案管理信息化建設(shè)往往不能開展實(shí)施。

2.人事檔案管理信息化建設(shè)中缺乏完整、統(tǒng)一的信息管理體系。高校人事檔案信息時間跨度長、信息量多而復(fù)雜，各個部門信息不流通，導(dǎo)致人事檔案信息分散，影響信息的完整性和準(zhǔn)確度。而各個部門使用不同的技術(shù)和不同應(yīng)用模式的數(shù)據(jù)庫軟件，信息交流溝通起來較為麻煩，很難實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。信息數(shù)據(jù)管理缺乏完整統(tǒng)一的管理體系，為人事檔案管理信息化建設(shè)帶來困難。

3.人事檔案管理信息化建設(shè)中缺乏高素質(zhì)、高水平的專業(yè)人才。目前高校內(nèi)的人事檔案管理人員存在年齡偏大、信息化技術(shù)能力不足的現(xiàn)象，人才是檔案信息化建設(shè)的中堅力量，沒有相應(yīng)的技術(shù)人才，高校人事檔案管理信息化建設(shè)將難以進(jìn)行。

（二）高校人事檔案管理信息化建設(shè)對策建議

1.提高對人事檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識。加強(qiáng)和領(lǐng)導(dǎo)的交流溝通，轉(zhuǎn)化領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理部門工作的理解和認(rèn)識，將人事檔案管理工作的信息化建設(shè)納入領(lǐng)導(dǎo)議事范疇。另外，加大人事檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，通過會議、廣播、校園網(wǎng)絡(luò)宣傳等方式擴(kuò)大宣傳范圍、增強(qiáng)宣傳力度。增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和教職工對人事檔案管理的重視，正確認(rèn)識人事檔案管理的重要作用，為檔案管理的信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)。

2.建設(shè)完整、統(tǒng)一的信息管理體系。高校部門較多，人事檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)為多層次、多方位的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，聯(lián)合學(xué)校教務(wù)處、科技處等各個部門，促進(jìn)各部門提供相關(guān)檔案信息，形成資源共享，對各部門數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，形成完整統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資源。學(xué)校根據(jù)具體情況研發(fā)或者引進(jìn)統(tǒng)一的人事檔案管理軟件，建設(shè)統(tǒng)一檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，避免各部門因技術(shù)和數(shù)據(jù)庫軟件的不同而影響檔案信息的共享。

在建設(shè)統(tǒng)一完整的信息資源的基礎(chǔ)上，建設(shè)安全有保障、功能完備、技術(shù)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證人事檔案信息保存、查詢、實(shí)用的安全性和保密性。對人事檔案信息進(jìn)行分級保密處理，不同的用戶級使用權(quán)限不同，可查詢的信息范圍也不同。

3.加大投入為人事檔案信息化建設(shè)提供有力保障。隨著我國高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，目前我國高校都達(dá)到了現(xiàn)代高科技程度，學(xué)校的管理、教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)都實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代信息化，這些為人事檔案管理的信息化建設(shè)提高了物質(zhì)基礎(chǔ)和平臺。人事檔案管理的信息化建設(shè)需要有專門的硬件、軟件等基礎(chǔ)設(shè)施，應(yīng)當(dāng)在條件允許的情況下加大資金投入，建設(shè)完整的、可滿足使用的設(shè)備設(shè)施。

4.建立完備的管理制度。人事檔案信息化建設(shè)是新時期對高校人事檔案管理工作提出的新要求、新任務(wù)，因此，以前傳統(tǒng)管理階段的制度已不適合新時期的要求，需要根據(jù)信息化管理的特點(diǎn)和學(xué)校實(shí)際情況制定合適的工作流程和規(guī)章制度，使人事檔案信息化管理工作規(guī)范化、制度化、合理化發(fā)展和進(jìn)行。特別是人事檔案，直接涉及到個人隱私和學(xué)校的人才管理核心內(nèi)容，更應(yīng)該制定完善的管理制度來保證人事檔案信息化建設(shè)的開展。

5.建設(shè)高素質(zhì)、高水平的專業(yè)人才隊伍。加強(qiáng)對原有工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握現(xiàn)代化技術(shù)知識；引進(jìn)高素質(zhì)、高專業(yè)的人才，不斷提高人事檔案部門人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)；不斷提高檔案管理人員的政策水平和業(yè)務(wù)技能，充分應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來推進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

四、總結(jié)

高校人事檔案管理的信息化建設(shè)是檔案管理體制、管理方法、管理技術(shù)、管理理念適應(yīng)新形勢的改革要求，做好高校人事檔案管理的信息化建設(shè)，對促進(jìn)高校人事制度改革、高校人事管理創(chuàng)新乃至高等教育事業(yè)又好又快發(fā)展具有重要作用，也是適應(yīng)當(dāng)今年社會進(jìn)步和科技快速發(fā)展的時代要求。

[1]田奕娟.論科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)下的高校人事檔案信息化管理 [J].湖南科技學(xué)院學(xué)報,2009（05）.

[2]凌玉華.淺談信息化對高校人事檔案管理人員素質(zhì)的新要求[J].科學(xué)咨詢（科技·管理）,2012（10）.