會計檔案的管理與期滿鑒定工作

文/汕頭大學醫(yī)學院附屬腫瘤醫(yī)院 楊郁素 張帆 肖爾丹

一、我院會計檔案工作的基本原則根據(jù)《中華人民共和國檔案》法及財政部、國家檔案局1998年8月發(fā)布的《會計檔案管理辦法》法規(guī)，結合我院實際情況，特制定檔案工作的基本原則

1.本院會計檔案是指在經(jīng)濟活動中通過會計核算形成的、經(jīng)過整理歸檔保存起來的會計憑證、會計賬簿、會計報表等專業(yè)材料。它記錄和反映我院經(jīng)濟業(yè)務的重要證據(jù)，是我院檔案的重要組成部分。

2.會計材案應該集中起來進行專門的管理，分門別類，便于以后的利用，也有利于檔案的完整性、準確性和安全性。

3.會計檔案工作納入會計部門管理制度，納入計財工作計劃、規(guī)劃，納入計財部門人員的崗位負責制。在布置、檢查、總結、驗收會計工作時間的同時，要同時布置、檢查、總結、驗收會計檔案工作。

4.本院會計檔案工作由主管醫(yī)院經(jīng)濟業(yè)務領導和計財科科長分管，并配備兼職檔案員，負責做好財會檔案的收集、整流器理、立卷、歸檔工作。

二、我院會計檔案的管理會計檔案內容直接反映我院財政經(jīng)濟活動與各類材料之間內容聯(lián)系緊密，不可分割

對于如何管理好會計檔案意義重大：

1.院綜合檔案室負責對會計檔案的接收、分類、整理、登記、編制檢索工具和提供利用。

2.案卷入庫時全面檢查賬、物、卡是否相聯(lián)系符。然后按檔號排列。

3.院檔案接收保管的會計檔案應保持原卷冊的封裝。如要修改會計檔案材料數(shù)字，須經(jīng)主管院長批準，方可修改。

4.檔案室對于違反會計檔案管理制度的，有權進行檢查糾正，情節(jié)嚴重的，應報主管領導或計財審計機關嚴肅處理。

三、期滿會計檔案鑒定工作需注意事項我院會計檔案的鑒定工作，由主管院長、辦公室主任、檔案員和計財科相關人員組成鑒定小組，對保管期滿的檔案逐卷進行鑒定，對仍有繼續(xù)保存價值的檔案，適當提高檔次，繼續(xù)保存

1.要逐卷逐件鑒定整理，鑒定是鑒定與銷毀工作的關鍵，因此，檔案的管理人員要秉承著嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認真對待每一個需要進行鑒定的檔案，逐一審查，不能僅僅憑借檔案的標題和目錄就斷定該檔案的用途，工作人員要根據(jù)實際的工作，靈活地對《檔案保管期限表》進行運用，并從檔案利用的工作出發(fā)，盡量做好該項工作。

2.要對重點檔案有所側重。（1）末了結的債權債務的原始憑證（保留到結清債權債務時為止）；（2）涉及到地、房產的產權轉讓契約、證券、界線圖及有關的貨幣收支憑證；（3）固定資產明細賬、表、卡片（保留到固定資產報廢清理后5年）；（4）工資名冊（一般保留每年的12月工資名冊或6月、12月兩個月名冊即可）；（5）單位職工被辭退、開除、死亡等一次性解決的付款憑證；（6）仍在使用的大型、高價值設備的付款憑證；（7）與周邊單位發(fā)生矛盾（水、電、路、圍墻等）處理時一次性了結的付款憑證；（8）與單位職工反響較大的經(jīng)濟事項有關的會計憑證；（9）涉及外事的會計材料（憑證、賬簿）；（10）長期存出保證金的憑證、未履行完的合同及收支憑證；（11）涉及法律訴訟的文件憑證，經(jīng)濟疑案的憑證；（12）其他具有長期保存價值的材料，例如政治運動落實政策支付憑證或及其他有史料價值的憑證、賬簿、報表；（13）根據(jù)《會計檔案管理辦法》第十條規(guī)定，建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。

謹慎對待銷毀工作，避免因個人認識的片面性阻礙工作的發(fā)展，銷毀工作需要遵循一次或多次的復核原則，盡量避免發(fā)生檔案保管期的界限劃分差錯。將需要銷毀的檔案即使銷毀，不應該銷毀的檔案要及時保留。對保管期滿的檔案鑒定時，需要給予相關的福利待遇以及經(jīng)濟合同和債券債務保留等相關檔案材料，落實政治，解決糾紛，維護自身經(jīng)濟權益等不可替代的政策依據(jù)和法律依據(jù)，并且注意進行鑒定后予以保留，不可不分青紅皂白一概銷毀，這樣容易造成無可挽回的損失。

四、鑒定后的銷毀與善后處理工作

1.嚴格把關，按法定程序銷毀。檔案保管期滿，需要銷毀的應編造銷毀清冊，報主管財務工作的院領導審核，然后報經(jīng)主管檔案工作院領導批準，方可銷毀，并且小組進行編造清冊，對銷毀的清冊作好編制，銷毀清冊包括：類別、序號、起止年月、頁數(shù)、已保管期、應保管期等。

寫出銷毀報告，經(jīng)本院院長批準后，由檔案人員和指定的監(jiān)銷人員共同銷毀，并在銷毀清冊上簽字。已經(jīng)批準擬銷毀的檔案，必須逐年、逐卷、逐件、進行登記；銷毀報告、批復以及銷毀清冊應立卷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀報告、批復以及銷毀清冊應立卷歸檔。待銷毀材料也可暫存，緩期執(zhí)行。

2.重組材料應單獨立編排鑒定中抽出需延時保存的會計檔案應全部組卷、編號，可以用盒裝方法，填寫保管單位目錄，并標明抽出延長保存期限的原因，這些重組材料應單獨立編排。

3.整理組卷將鑒定、銷毀工作中形成的一系列文件材料，如鑒定報告、計劃、鑒定清冊及上級批文，監(jiān)銷記錄等）整理組卷，作長期保存，歸入會計檔案“其他類”。

4.調整和修改會計檔案檢索工具

五、結束語

每一年都會產生一定的會計檔案，檔案具有一定的保管期，超過了這個期限的檔案就不再有任何可利用的價值，檔案的管理人員應該及時進行銷毀，為后續(xù)的工作減輕壓力。

保存檔案的同時要合理的利用，保存檔案需要付出的人力和財力是否客觀，因為這些問題都對檔案管理與單位發(fā)展息息相關。庫房無需保留長期或者永久的檔案保存，應該及時的進行檔案銷毀，全面考察檔案價值，判斷正確的保管期限，把不需要的檔案謹慎地剔除銷毀。

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