規(guī)范檔案管理 強化民生服務(wù) 促進新農(nóng)合健康發(fā)展

文/張琛

建立新型農(nóng)村合作醫(yī)療制度 （簡稱“新農(nóng)合”），是建設(shè)社會主義新農(nóng)村，提高農(nóng)民健康水平所采取的一項重大舉措，對于減輕農(nóng)民就醫(yī)的經(jīng)濟負擔(dān)，促進農(nóng)村社會協(xié)調(diào)發(fā)展具有重要意義。作為這項制度得已建立和高效運轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)性文件材料的檔案，正日益發(fā)揮著不可替代的重要作用。開展新農(nóng)合民生檔案規(guī)范工作，科學(xué)整合新農(nóng)合民生檔案資源，合理利用民生檔案，對構(gòu)建誠信政府、更好服務(wù)民生具有重要意義。

一、健全新型合作醫(yī)療檔案

各相關(guān)部門應(yīng)站在對歷史負責(zé)，對未來著想的高度，提高大局意識、責(zé)任意識和民生服務(wù)意識，把規(guī)范新農(nóng)合檔案工作作為新農(nóng)合工作的近期工作重點之一。新型農(nóng)村合作醫(yī)療工作是個系統(tǒng)工程，其檔案工作涉及的部門多，但主要集中在縣、鄉(xiāng)醫(yī)療衛(wèi)生部門和新農(nóng)合管委會辦公室。各相關(guān)部門，尤其是新農(nóng)合管理辦公室，應(yīng)根據(jù)本地區(qū)的實際，制定檔案工作崗位責(zé)任制和相關(guān)的規(guī)章制度。將新農(nóng)合建立和運轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的各類檔案相互銜接，各自承擔(dān)相應(yīng)的職能。確保新農(nóng)合檔案的收集齊全、整理規(guī)范、保管有序、利用有效。

二、新農(nóng)合檔案的構(gòu)成與整理

在推進新農(nóng)合過程中主要產(chǎn)生行政組織推進方面的公務(wù)文書檔案、參合及管理方面的業(yè)務(wù)檔案、治療方面的醫(yī)療文書檔案和待遇兌現(xiàn)方面的會計檔案等四類檔案。在這四類檔案中業(yè)務(wù)檔案對確定治療過程是否合理、待遇兌現(xiàn)是否符合政策規(guī)定起著重要的依據(jù)作用，因而處于核心地位。從當前運作實際情況看，新農(nóng)合業(yè)務(wù)檔案主要包括反映基礎(chǔ)性和管理性兩大方面信息的文字材料。基礎(chǔ)性信息材料主要包括參合農(nóng)民基本情況登記表、繳費登記表、戶口簿和身份證復(fù)印件等。管理性信息材料主要包括參合人員每次住院治療時產(chǎn)生的病志復(fù)印件、處方、出院證明等。這些材料是參合農(nóng)民進行治療的真實記錄，是對其業(yè)務(wù)管理的基本依據(jù)，也是兌現(xiàn)待遇的權(quán)威依據(jù)。參合業(yè)務(wù)和醫(yī)療文書檔案是新農(nóng)合系統(tǒng)檔案的主體，涵蓋了參合人員進入醫(yī)院大門直至出院的全部過程。

依據(jù)新農(nóng)合運作實施的特點，其檔案應(yīng)按類別分類歸檔，參合業(yè)務(wù)檔案以一個縣的全部新農(nóng)合業(yè)務(wù)檔案為整體設(shè)立獨立全宗，先按鄉(xiāng)鎮(zhèn)加以分類，在每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)按行政村分類，在每個村內(nèi)按農(nóng)民家庭進行分類。這種分類符合以家庭為基本參保單元，以縣為單位統(tǒng)籌，縣鄉(xiāng)村三級負責(zé)運轉(zhuǎn)體制的模式。醫(yī)療業(yè)務(wù)類可按年，再于年內(nèi)按門診、住院劃分種類，住院類又可按省、市、縣的定點醫(yī)院分類。通過整體到局部層層分解，不但分成若干類目，且形成一個具有一定平行和隸屬關(guān)系的類目體系。歸檔的業(yè)務(wù)文書材料按 《歸檔文件整理規(guī)則》 （DA/T22-2000）的規(guī)定整理。歸檔的會計文件材料按 《會計檔案管理辦法》的規(guī)定整理。業(yè)務(wù)檔案以件為單位裝訂，以問題為主進行組合并裝盒，按時間順序排列，填寫卷內(nèi)文件目錄，編制專題目錄，每份文件上蓋歸檔章。

三、新農(nóng)合檔案的管理與利用

新農(nóng)合檔案是新型農(nóng)村合作醫(yī)療工作的重要組織部分，各單位應(yīng)將其納入主要負責(zé)人的目標管理責(zé)任制，納入新農(nóng)合管理經(jīng)辦機構(gòu)職責(zé)范圍，健全制度、規(guī)范操作，明確檔案專職人員，建立新農(nóng)合檔案庫房，配備檔案裝具。建檔單位應(yīng)加強檔案庫房的溫濕度管理和安全衛(wèi)生意識，做好檔案統(tǒng)計、鑒定工作，盡快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，有條件的地區(qū)可將合作醫(yī)療相關(guān)檔案上網(wǎng)公布。檔案工作人員應(yīng)據(jù)保管的合作醫(yī)療檔案類型編制文書檔案歸檔文件目錄、合作醫(yī)療專業(yè)檔案專題目錄、患者目錄等檢索工具，編寫全宗介紹、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集、專題檔案編研資料等。查閱檔案要填寫 “檔案查閱登記表”和 “利用檔案效果登記表”。檔案工作人員要創(chuàng)新服務(wù)方式，搞好咨詢服務(wù)，為農(nóng)民和合作醫(yī)療事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

推行新農(nóng)合檔案信息化，就要以縣域為單位建立統(tǒng)一標準和規(guī)范，形成標準體系。在建立標準規(guī)范時，圍繞服務(wù)民生要求做起，力求簡約、合理、實用。農(nóng)合辦、醫(yī)療機構(gòu)要嚴格按照規(guī)范標準，做好農(nóng)合檔案的歸檔、排序、裝訂，及時填制新農(nóng)合檔案管理電子登記冊，完善新農(nóng)合管理查詢系統(tǒng)，便于醫(yī)療單位即時補償，為群眾提供方便快捷的優(yōu)質(zhì)公共衛(wèi)生服務(wù)，讓新農(nóng)合檔案成為農(nóng)村居民的健康守護神。

四、建立新農(nóng)合檔案過程中需注意的環(huán)節(jié)

新型農(nóng)村合作醫(yī)療制度涉及面廣，參合人員眾多，其檔案工作量大繁雜，做好檔案工作必須抓住以下幾個環(huán)節(jié)。

（一）抓住收集整理環(huán)節(jié)。嚴密收集，保證檔案材料齊全完整，同時科學(xué)分類整理，實現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化，是建立完善新農(nóng)合檔案的基礎(chǔ)工作。責(zé)任分解落實到具體承辦人員和檔案管理人員，職責(zé)分明，獎懲兌現(xiàn)，以確保新農(nóng)合運作過程中形成的各類文件材料齊全完整地得到收集。

（二）抓住編制檢索工具環(huán)節(jié)。由于參合農(nóng)民數(shù)量多，編制科學(xué)的檢索工具，對以后考查、檔案利用至關(guān)重要。首先按基本目錄分類，再按姓氏筆畫或姓氏拼音字母排列法編制檢索工具，便于有效便捷地檢索檔案。

（三）抓住鑒定銷毀環(huán)節(jié)。根據(jù)新型農(nóng)村合作醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案量大和保管期限不同的特點，必須定期對業(yè)務(wù)檔案進行鑒定，及時將其中失去保存利用價值的加以銷毀，減少空間的占用，節(jié)約管理費用成本。