依托新興技術(shù) 改進(jìn)檔案管理

文/劉長剛

檔案管理工作以采集、保存和利用檔案資料為主要內(nèi)容。隨著檔案資料類型的日趨多樣，規(guī)?？焖僭鲩L，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能勝任各項(xiàng)檔案利用的現(xiàn)實(shí)需求。采取信息化手段加強(qiáng)檔案管理，能夠有效地避免傳統(tǒng)檔案管理中的各種缺陷，較為有效地降低了管理人員的勞動量，大大提升了檔案的管理效率和利用水平。因此，依托新興的云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)升級檔案資料管理的方法，有著十分重要的意義。

一、現(xiàn)存檔案管理方式的缺陷

（一）原始的管理方式依然存在。在一些地區(qū)和部門，仍舊沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理方式。原始的檔案管理方式的缺陷十分明顯。比如，要想借閱檔案必須要到檔案室現(xiàn)場。特別是在檔案的審查、編目、查找、統(tǒng)計(jì)和歸檔等工作環(huán)節(jié)需要消耗很長的時(shí)間和大量的人工勞動。而且，對用筆規(guī)范及字跡要求高，要避免漏寫與漏抄。另外，紙質(zhì)檔案保存有年限限制，其耐久性取決于紙張纖維素的性質(zhì)，纖維素在高溫高濕等情況下容易受到破壞，可能發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，稍不注意就可能造成不可挽回的損失。

（二）檔案數(shù)字化程度不高。近十年來，檔案信息化建設(shè)日益受到各級的關(guān)注，檔案的數(shù)字化、電子檔案管理和數(shù)字檔案室、數(shù)字檔案館建設(shè)不斷展開，目前數(shù)字化的比例還不夠高，難以滿足實(shí)際工作的需要。浩如煙海的歷史文獻(xiàn)資料，氣象、地質(zhì)、石油、出版、傳媒和影視等以模擬信號存儲的電子資料等等，都是需要數(shù)字化的寶貴資源。當(dāng)前，只有擁有資金和人才優(yōu)勢的政府和企業(yè)，才有能力進(jìn)行大規(guī)模的數(shù)字化工作，而多年來，這些單位也只是做到了把少量的關(guān)鍵信號進(jìn)行抽取、轉(zhuǎn)換，并裝載到數(shù)據(jù)庫中。

（三）檔案數(shù)據(jù)的利用方式單一?，F(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)利用模式多是對檔案進(jìn)行檢索、查閱和相關(guān)統(tǒng)計(jì)等。在利用方式上有諸多不足。一是在線使用存在瓶頸，單機(jī)運(yùn)行的檔案管理系統(tǒng)，無法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上借閱，而網(wǎng)絡(luò)檔案查詢系統(tǒng)如不進(jìn)行性能優(yōu)化，閱讀排隊(duì)的情況依舊存在。二是查閱方式過于單一，目前對于數(shù)字化檔案的查閱，通常都是在計(jì)算機(jī)上查看原始檔案的電子掃描件，應(yīng)實(shí)現(xiàn)在專用終端、移動終端等多類型設(shè)備上的查閱、展示。

二、依托新興信息技術(shù)管理檔案的優(yōu)勢分析

檔案管理信息系統(tǒng)一般由數(shù)據(jù)庫、文檔管理程序、各個(gè)功能程序和打印系統(tǒng)構(gòu)成。信息系統(tǒng)可以對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行查閱、修改以及歸檔的操作，同時(shí)還可以為權(quán)限范圍內(nèi)的用戶提供界面。使得用戶和數(shù)據(jù)庫直接對話。數(shù)據(jù)庫是整個(gè)管理系統(tǒng)的核心，各種程序板塊主要是圍繞數(shù)據(jù)庫進(jìn)行的各項(xiàng)操作。

概括來講，在檔案管理中采取新興的云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)，能夠大大減輕工作人員的勞動強(qiáng)度，減少了人工查找和歸檔的手續(xù)，提升了檔案管理的質(zhì)量和效率。

（一）便于數(shù)字檔案信息資源共享。云計(jì)算技術(shù)屏蔽了信息資源的格式多樣性，它將異構(gòu)系統(tǒng)中的所有資源實(shí)施連通，可以消除信息孤島，為用戶提供“一站式跨庫”型檢索，實(shí)現(xiàn)信息資源的整合共享。作為十分重要的信息資源，檔案資料利用云計(jì)算的共享性，可將分布在不同地域、不同部門異構(gòu)檔案信息資源集成起來，為用戶提供統(tǒng)一的訪問接口，實(shí)現(xiàn)各檔案館、各檔案部門之間檔案信息資源共享。在檔案信息資源管理中的應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)，可以提高檔案部門的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，提高數(shù)字檔案信息資源的利用效率。

（二）保障檔案信息資源的安全?；谠朴?jì)算的數(shù)據(jù)集中存儲，科研更容易進(jìn)行安全監(jiān)測，有效提高信息系統(tǒng)的安全性?；谠朴?jì)算的數(shù)據(jù)中心有專門的管理者對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理、分配資源、控制安全，并進(jìn)行可靠的安全實(shí)時(shí)監(jiān)測，可以有效地保證網(wǎng)絡(luò)計(jì)算環(huán)境的安全性和方便性。還能保證數(shù)字檔案館中的檔案信息資源的安全存取和通信，保證不同用戶對檔案信息資源的不同訪問權(quán)限，滿足檔案信息資源的特殊安全要求。

（三）增強(qiáng)檔案信息資源的處理能力。隨著檔案信息化進(jìn)程的加快，需要處理的檔案數(shù)據(jù)越來越多，云計(jì)算能夠充分利用現(xiàn)有資源，更好地解決海量數(shù)據(jù)的計(jì)算處理和分析問題，云計(jì)算提供了無限大的存儲空間，為數(shù)字檔案館日益增長的海量數(shù)據(jù)提供了解決途徑。云計(jì)算具有超強(qiáng)的計(jì)算能力，能夠很好地計(jì)算處理和分析海量的數(shù)據(jù)，使云計(jì)算中的資源更加高速、高效地存取。通過云計(jì)算的運(yùn)用，可以智能地分配和優(yōu)化檔案信息資源，更快地解決檔案信息資源的數(shù)據(jù)處理和檢索利用問題，從而以更短的時(shí)間、更低的成本實(shí)現(xiàn)海量數(shù)字檔案信息資源的數(shù)據(jù)處理。

（四）滿足檔案利用的個(gè)性化服務(wù)。 提供個(gè)性化服務(wù)是現(xiàn)代信息服務(wù)工作的基本內(nèi)容之一，云計(jì)算模式在改善檔案信息資源個(gè)性化服務(wù)方面具有明顯的優(yōu)勢。一方面，在云計(jì)算模式下，運(yùn)用云計(jì)算強(qiáng)大的計(jì)算能力和幾乎無限的帶寬可以為檔案信息資源共享提供一個(gè)良好的交互環(huán)境，有助于檔案部門及時(shí)了解用戶要求，有的放矢地提供個(gè)性化服務(wù);另一方面，云計(jì)算還是一種開放式的環(huán)境，在這一環(huán)境下，可以運(yùn)用云計(jì)算平臺的強(qiáng)大功能整合播客、博客、維基百科等服務(wù)技術(shù)和模式，提升檔案信息資源個(gè)性化服務(wù)的能力，從而有效滿足用戶的個(gè)性化需求。

（五）降低檔案利用者的應(yīng)用門檻。云計(jì)算提供統(tǒng)一的信息資源平臺，檔案利用者既不需要在固定的時(shí)間和空間獲取資源，也不需要在個(gè)人終端上安裝各種各樣的軟件。隨著 3G時(shí)代的到來，通過手機(jī)接入云計(jì)算服務(wù)已成為可能。不管用戶在何時(shí)何地，只要能連入互聯(lián)網(wǎng)，就能享受到數(shù)字檔案館的服務(wù)。作為網(wǎng)格運(yùn)算模式的發(fā)展和改進(jìn)，云計(jì)算提供了更強(qiáng)的管理機(jī)制、自動化的部署功能和高層次的虛擬化技術(shù)，將實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)虛擬環(huán)境下最大化的資源共享和協(xié)同?；谠朴?jì)算平臺，用戶可將一個(gè)實(shí)時(shí)動態(tài)的全社會數(shù)據(jù)庫與應(yīng)用完美結(jié)合，享受云計(jì)算服務(wù)帶來的美好體驗(yàn)。

（六）提供強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能。云計(jì)算這種信息服務(wù)模式在數(shù)字檔案館中并不是簡單應(yīng)用，而是建立一種全新的服務(wù)理念。它既是一種技術(shù)實(shí)踐也是一種全新的管理理念，這不僅需要檔案工作工作人員掌握相關(guān)知識和技能。更需要樹立服務(wù)意識和學(xué)習(xí)意識，更新知識、轉(zhuǎn)變觀念。數(shù)字檔案館的工作人員不再是以往檔案館的檔案管理員，而是被賦予了 “檔案信息導(dǎo)航員”、 “知識創(chuàng)新與創(chuàng)造者”的新角色。

云計(jì)算為檔案信息用戶提供了強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能，這對數(shù)字檔案館的信息人員的服務(wù)能力提出了更高的要求。由于云計(jì)算提供全方位的高效交互平臺，能有效滿足檔案信息資源的個(gè)性化需求，因此檔案館應(yīng)該提供 “服務(wù)主導(dǎo)型”方式來滿足信息用戶個(gè)性化的信息需求。數(shù)字檔案館把用戶的個(gè)性化信息需求擺在首要地位，注重用戶的反饋情況，不斷調(diào)整服務(wù)策略與方式。通過與用戶的交互，對用戶需求作出更加敏捷的反應(yīng)，從而使數(shù)字檔案館信息服務(wù)的實(shí)用性增強(qiáng)。同時(shí)云計(jì)算提供的強(qiáng)大的計(jì)算功能和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，有利于數(shù)字檔案館的信息人員采用新技術(shù)進(jìn)行知識管理，有利于信息人員創(chuàng)新服務(wù)、檔案信息人員以知識的搜尋、組織、分析和重組的能力為基礎(chǔ)，融入到用戶解決問題的過程之中，提供能夠有效支持知識應(yīng)用和知識創(chuàng)新的服務(wù)。

（七）提高實(shí)物檔案的管理效率。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)通過網(wǎng)絡(luò)來查詢所需要借閱的實(shí)物檔案的實(shí)時(shí)動態(tài)和準(zhǔn)確位置，可以在很大程度上提升工作效率。應(yīng)用RFID的檔案管理應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)無接觸識別，一次可識別多個(gè)對象，讀寫速度快，標(biāo)簽容量大，可反復(fù)使用，不受玻璃、塑料等非金屬材質(zhì)限制。

可以實(shí)現(xiàn)自主借還檔案。RFID標(biāo)簽支持批量處理，可以輕易實(shí)現(xiàn)同時(shí)處理上百個(gè)標(biāo)簽。借助外圍設(shè)備，如自主借檔機(jī)、自主還檔機(jī)，讀者一次性即可完成借閱歸還多本檔案，且標(biāo)簽根據(jù)實(shí)際情況自動注記已借或者已還，免除了諸多人工工作，既簡化了流通過程、提高了流通速度和人員效率，又減少了集中排隊(duì)等候的窘狀。

可以實(shí)現(xiàn)快速盤點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)及時(shí)、準(zhǔn)確整架。如果去找一本沒有放在規(guī)定位置的檔案，對工作人員來說經(jīng)常要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以對檔案進(jìn)行定位。工作人員只需通過手持式讀寫器掃過檔案架或檔案庫，含有檔案信息的標(biāo)簽就能被檢測到，并輔以動畫圖示的方式顯示檔案位置，實(shí)現(xiàn)了館藏管理模式的精確化、實(shí)時(shí)化和高效率，促進(jìn)了館藏盤點(diǎn)成為一項(xiàng)經(jīng)常性工作。

三、推進(jìn)檔案信息化管理的策略

（一）規(guī)范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系。檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，導(dǎo)致信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)有較大差異，難以共享。所以需要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，特別是對云計(jì)算的體系結(jié)構(gòu)，新興技術(shù)的運(yùn)用模式進(jìn)行規(guī)范，以切實(shí)推動檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化及科學(xué)化進(jìn)程。

（二）健全檔案管理的規(guī)章制度。建立檔案工作制度必須遵循一定的規(guī)章和制度。檔案管理規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性和科學(xué)性，建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以不斷適應(yīng)單位檔案管理的需要。另外要堅(jiān)持簡明實(shí)用及可操作性原則，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。

（三）提高新興技術(shù)的支撐作用。技術(shù)革新是檔案信息化建設(shè)的推動力，沒有過硬的技術(shù)支撐，檔案信息化形同空話。要配備質(zhì)量可靠性能優(yōu)良的硬件設(shè)備，設(shè)計(jì)開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與各類辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息融合貫通。還要建立集成系統(tǒng)，不斷豐富檔案儲藏，增加信息的儲存量。