淺析辦公室工作的優(yōu)化創(chuàng)新——基于“兩級(jí)”管理的普通高等學(xué)校

文/江蘇宿遷學(xué)院 徐權(quán)

經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷進(jìn)步，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善以及我國(guó)高等教育的蓬勃發(fā)展，這些都對(duì)高校的教育教學(xué)、人才培養(yǎng)以及隊(duì)伍建設(shè)等方面提出了新的要求、新的目標(biāo)。而要適應(yīng)這些新的形勢(shì)，就需要我們不斷地更新高等教育的管理思想，不斷優(yōu)化管理理念。高等教育的管理具體到高校的管理，就是高校如何實(shí)現(xiàn)自己的發(fā)展目標(biāo)所采取的一種手段。而在目前國(guó)內(nèi)大學(xué)，大多采用“兩級(jí)”管理的模式，即校辦公室管理與學(xué)院辦公室管理。人類進(jìn)入文明社會(huì)以來(lái)，我們社會(huì)中的一部分成員就逐步脫離了田野和山林，進(jìn)入了被稱為“辦公室”的活動(dòng)空間，并且我們還要用大半生的時(shí)間與辦公室為伴——這里成為了我們辦公室工作人員的處所和謀生的舞臺(tái)。①而對(duì)于高校的辦公室由于社會(huì)地位的不同以及在社會(huì)上承擔(dān)的角色不同，天然的充當(dāng)學(xué)校內(nèi)部以及與社會(huì)交往的“橋梁”②。為了提高工作效率和學(xué)校的生存質(zhì)量，作為辦公室工作人員必須熟悉辦公室業(yè)務(wù)，不斷的優(yōu)化工作機(jī)制，從而推進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

在現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)中，學(xué)院一級(jí)的辦公室在高校教育教學(xué)管理中顯得最直接，其服務(wù)對(duì)象也比較特殊、綜合性也比較強(qiáng)、工作量也比較大，對(duì)工作人員特別是服務(wù)意識(shí)都比較高。在高等教育進(jìn)入大眾化階段，面臨的新形勢(shì)、新挑戰(zhàn)，也給我們高校的管理提出了新的課題，本文旨在研究在新時(shí)期，作為二級(jí)管理的學(xué)院辦公室如何優(yōu)化工作機(jī)制，更好的發(fā)揮學(xué)校與學(xué)院間的橋梁紐帶作用，從而推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

一、高校學(xué)院辦公室工作的重要性

（一）服務(wù)的重要性

學(xué)院辦公室在實(shí)際的工作中，一個(gè)突出的工作職能就是服務(wù)。主要表現(xiàn)在服務(wù)于不同的對(duì)象。作為二級(jí)管理的辦公室，服務(wù)的第一對(duì)象就是領(lǐng)導(dǎo)。這里說(shuō)的領(lǐng)導(dǎo)不僅是學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)，更為直接的卻是學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)，因?yàn)閷W(xué)校層面的領(lǐng)導(dǎo)只是偶爾會(huì)直接布置任務(wù)給下一級(jí)管理部門，通常會(huì)直接傳達(dá)給學(xué)院的負(fù)責(zé)人。所以一定意義上，學(xué)院辦公室服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)象主要就是學(xué)院的負(fù)責(zé)人。事實(shí)上，學(xué)院的負(fù)責(zé)人他們不會(huì)針對(duì)學(xué)院具體工作都能事事親躬,每件事情都會(huì)掌握的那么詳細(xì)。而作為辦公室則需要對(duì)自己所在的學(xué)院情況都能了解，并能夠做到在協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)處理好本部門的日常事務(wù)的同時(shí),還要能夠及時(shí)地將學(xué)院的各方情況全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的反饋給領(lǐng)導(dǎo),為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)整個(gè)學(xué)校特別是本部門的科學(xué)決策提供必要的信息和依據(jù),使辦公室成為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的思想的來(lái)源和行動(dòng)上的依據(jù)。③當(dāng)然這就需要辦公室在平時(shí)就能熟悉業(yè)務(wù)、熟悉本部門的情況，同時(shí)還要會(huì)科學(xué)的及時(shí)收集有用的信息，還要學(xué)會(huì)整理。二是服務(wù)學(xué)院的教學(xué)、學(xué)生工作。在高校教學(xué)是中心，而具體執(zhí)行學(xué)校教學(xué)管理任務(wù)最直接的就是作為與師生接觸的學(xué)院辦公室，學(xué)院辦公室要事先征求教師的意見進(jìn)行合理的規(guī)劃各門課程教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度以及實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)的安排，有時(shí)辦公室還要主動(dòng)聯(lián)系建立校外實(shí)習(xí)基地等工作。學(xué)生工作與教學(xué)工作是相互相成的，因此學(xué)院辦公室還要協(xié)助學(xué)生工作人員一起做好學(xué)生的思想教育工作，參與組織和管理學(xué)生社團(tuán)等工作，積極做好后勤保障,確保學(xué)院教學(xué)、學(xué)生工作的正常有序。三是服務(wù)全學(xué)院師生員工。面對(duì)全體學(xué)院師生員工，辦公室首先就要牢固樹立“以人為本、熱情待人”的服務(wù)思想,需要切實(shí)的以學(xué)院教師和學(xué)生為本,以服務(wù)先行的理念來(lái)嚴(yán)格要求自己,從教師和學(xué)生的客觀實(shí)際需要出發(fā),努力做到有求必應(yīng),盡心盡力為教師和學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（二）管理的重要性

可以說(shuō)學(xué)院是高校教學(xué)、科研及管理任務(wù)的具體承擔(dān)者。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)也大都除了是學(xué)院的行政主管,也還是學(xué)校學(xué)科或?qū)W術(shù)帶頭人,有很重的科研任務(wù),他們工作忙、任務(wù)重、壓力往往也比較大,因此很大程度上，他們?cè)谛姓芾砉ぷ髦型度氲木σ膊粫?huì)太多。而學(xué)院辦公室作為學(xué)院的行政管理機(jī)構(gòu)和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的主要助手,需要協(xié)助、配合學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)院的日常行政管理工作，才能使得部門的工作順利的開展。從而也就使得院辦公室的管理工作涉及面也很多，并且很多事情也是代表著學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)在管理和實(shí)施。就目前情況來(lái)看，主要包括日常事務(wù)管理、教學(xué)管理和學(xué)生管理等,而這些日常性的行政管理工作也基本上是院(系)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。所以,在日常工作中,學(xué)院辦公室承擔(dān)了管理者角色，這就需要工作人員須以主人翁的姿態(tài)切實(shí)做好學(xué)院的日常行政管理工作。

（三）協(xié)調(diào)的重要性

在現(xiàn)實(shí)的日常工作生活中,人與人之間的交流與溝通，往往會(huì)存在著這樣、那樣的問題和矛盾。作為管理與服務(wù)、紐帶角色定位的學(xué)院辦公室在日常的工作中也就難免會(huì)遇到各式各樣的問題和矛盾，這就需要辦公室能夠合理的應(yīng)付和處理這些矛盾。如在現(xiàn)實(shí)教學(xué)中會(huì)出現(xiàn)課堂上教師與學(xué)生由于處理方式不同產(chǎn)生的問題；教師在申請(qǐng)課題或者排課過程中產(chǎn)生意見分歧；涉及各類評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)產(chǎn)生的矛盾以及各種利益碰撞，等等。此時(shí)學(xué)院辦公室就應(yīng)該針對(duì)實(shí)際情況作出判斷、分析最后還要合理的解決問題和矛盾，建設(shè)和諧的學(xué)院大家庭。同時(shí)學(xué)院辦公室還應(yīng)有處理突發(fā)事件的本領(lǐng),在遇到突發(fā)事件是能夠冷靜果斷的作出科學(xué)的判斷，并積極協(xié)調(diào)解決問題。當(dāng)然在現(xiàn)實(shí)生活中，我們的學(xué)院辦公室還應(yīng)該能夠?qū)W(xué)院潛在的問題、不良的苗頭有強(qiáng)烈的敏感性,及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)疏導(dǎo)、及時(shí)化解，為整個(gè)學(xué)校的發(fā)展奠定良好的外部環(huán)境。

二、高校學(xué)院辦公室工作中出現(xiàn)的新要求

（一）信息化的飛速發(fā)展要求學(xué)院辦公室能夠及時(shí)的更新工作方式

信息化的發(fā)展、“無(wú)紙化辦公”、創(chuàng)建節(jié)約型社會(huì)，這些都要求，辦公室在處理一般事務(wù)以及信息時(shí)，都應(yīng)該學(xué)會(huì)使用最新的手段和方法，同時(shí)應(yīng)該為推進(jìn)節(jié)約型社會(huì)建設(shè)作出貢獻(xiàn)。如今我們的教育系統(tǒng)在處理簡(jiǎn)單的文件時(shí)還是采用的是紙質(zhì)文件辦理，有的時(shí)候會(huì)造成資源上的浪費(fèi)，并且有的時(shí)候也會(huì)帶來(lái)事務(wù)處理上的時(shí)效問題。要想短時(shí)間內(nèi)讓辦公室特別是高校學(xué)院辦公室掌握最新的信息化處理手段，如無(wú)紙化辦公、電子政務(wù)等還是一個(gè)值得研究的課題。

（二）高等教育的發(fā)展，促進(jìn)了各高校招生規(guī)模的變化，特別是進(jìn)入了中國(guó)高等教育的大眾化階段

高校學(xué)生人數(shù)、結(jié)構(gòu)等方面都發(fā)生了很大的變化。如高校招生人數(shù)的增加，分?jǐn)?shù)層次的變化以及院校的增多，都導(dǎo)致在高校的管理中面臨著新的問題，特別是直接與學(xué)生接觸的二級(jí)管理的辦公室，他們面對(duì)的學(xué)生比之以往可能人數(shù)上會(huì)增多，還有年齡也會(huì)有比之前偏小的趨勢(shì)，再加上目前家長(zhǎng)、社會(huì)對(duì)孩子的教育方式的變化，都會(huì)給管理帶來(lái)一定的難度。學(xué)院辦公室所面臨的的工作對(duì)象更加復(fù)雜，因此這些也是辦公室需要盡快適應(yīng)的工作。

（三）高校自身發(fā)展也面臨著新的挑戰(zhàn)

可以說(shuō)，大到國(guó)家、全社會(huì)以及某一行業(yè)，改革是歷史潮流，沒有改革就不能進(jìn)步不能健康的發(fā)展。④而改革在我國(guó)的高等教育領(lǐng)域則表現(xiàn)的尤為重要。高等教育的特殊性就帶來(lái)了自身發(fā)展必須與社會(huì)的發(fā)展相互相成。某種意義上說(shuō)，高等教育的發(fā)展程度也影響著整個(gè)社會(huì)的文明程度，會(huì)對(duì)社會(huì)的發(fā)展發(fā)生很大的影響。而作為高等教育的管理部門辦公室，在承擔(dān)參謀作用的時(shí)候，就必須考慮到高等教育的特殊性所承擔(dān)的社會(huì)角色，從而要去適應(yīng)社會(huì)發(fā)展給予高校所帶來(lái)的某種程度的壓力或者說(shuō)是影響。同時(shí)作為直接與師生接觸的高校學(xué)院辦公室在實(shí)際工作更需要不斷的改革創(chuàng)新，面對(duì)不同時(shí)期的不同情況采取科學(xué)的處理方法。

三、高校學(xué)院辦公室工作機(jī)制優(yōu)化的建議

（一）學(xué)院辦公室人員方面

1.“知人善任”。也就是根據(jù)每個(gè)人的不同情況，實(shí)施不同的分配和管理，盡量做好因需設(shè)崗，謀求人與事之間的一致性，做到事得其才，才盡其用。在辦公室工作的人員，每一個(gè)人的個(gè)性特點(diǎn)、素養(yǎng)以及學(xué)識(shí)能力都不一樣，就需要我們根據(jù)辦公室的特點(diǎn)特別是各自分工的不同，合理的安排工作人員的崗位，即找到每一個(gè)人的最佳定位，力求將每一個(gè)人的才華和能力發(fā)揮到極致。⑤特別是針對(duì)學(xué)院辦公室工作人員，由于經(jīng)常接觸學(xué)生和老師，并且事情也比較繁多雜亂，勢(shì)必需要工作人員能夠適應(yīng)工作對(duì)象的特殊性要求?，F(xiàn)實(shí)生活中還表現(xiàn)在需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性特點(diǎn)、工作習(xí)慣來(lái)配備秘書。歷史和現(xiàn)實(shí)都表明，領(lǐng)導(dǎo)因經(jīng)歷、學(xué)識(shí)、素養(yǎng)、氣質(zhì)的不同，其個(gè)性、工作習(xí)慣等都會(huì)有一定的差異，這同樣也需要因人制宜，配置得當(dāng)。

2.強(qiáng)化學(xué)習(xí)，提升個(gè)人素養(yǎng)。所謂素養(yǎng)，就是指工作人員在實(shí)際工作中所具有的意識(shí)，各種行為中較為穩(wěn)定的一種屬性。首先就表現(xiàn)在職業(yè)道德上，學(xué)院辦公室工作的人員因?yàn)楣ぷ鲗?duì)象大都是老師和學(xué)生，并且大多數(shù)時(shí)間也都在學(xué)校象牙塔度過，這就要求工作人員能夠掌握與老師、學(xué)生進(jìn)行交流的獨(dú)特的方式方法，而且還需要具有相應(yīng)層次的文化水平，否則在工作中就會(huì)處于被動(dòng)。因此學(xué)院辦公室工作人員就應(yīng)該由技能型向?qū)W術(shù)型或者學(xué)者型轉(zhuǎn)變，即不能滿足與只掌握辦公活動(dòng)的基本程序、基本方法和基本技能，而是要學(xué)會(huì)與老師和學(xué)生進(jìn)行學(xué)術(shù)交流和探討；由靜態(tài)型向動(dòng)態(tài)型轉(zhuǎn)變，即不能滿足于坐在辦公室等待事務(wù)的處理，按照老常規(guī)處理問題，而是應(yīng)該經(jīng)常深入教學(xué)，走進(jìn)課堂，傾聽?zhēng)熒男穆?，不斷的更新管理理念，切?shí)為教育教學(xué)服務(wù)。同時(shí)，作為學(xué)院辦公室人員還應(yīng)具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，能夠具有較強(qiáng)的辦事能力、交際能力和表達(dá)能力以及具體的操作能力。

（二）學(xué)院辦公室管理體制方面

1.優(yōu)化考核機(jī)制。在辦公室管理中，由于工作的性質(zhì)，有時(shí)候很難對(duì)從事辦公室工作的人員進(jìn)行定性或者定量考核，特別是在高校學(xué)院辦公室中更難進(jìn)行考核。由于每一個(gè)人我們都實(shí)行定崗設(shè)置，因此我們應(yīng)該基本上采用一種目標(biāo)考核的方法，并且從定量、定性兩個(gè)方面共同來(lái)進(jìn)行考核來(lái)提高工作實(shí)效。⑥在實(shí)際工作中，根據(jù)各自崗位科學(xué)的制定考核方法以及考核內(nèi)容，但是在實(shí)際操作中要特別的強(qiáng)調(diào)要以人為本，切不可那政策，考核制度來(lái)壓人，那樣是不符合實(shí)際的，也是不科學(xué)的。當(dāng)然在實(shí)際考核中也可以在最后評(píng)定考核成績(jī)時(shí)，采取辦公室人員內(nèi)部自評(píng)、同行測(cè)評(píng)以及師生代表評(píng)議來(lái)綜合考慮，這樣會(huì)變得更加科學(xué)一點(diǎn)，也體現(xiàn)出考核制度的合理化和人性化。

2.優(yōu)化管理環(huán)境，提升辦公室管理效能。辦公室作為社會(huì)組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是與外界保持密切聯(lián)系的系統(tǒng)。而高校的辦公室在處理內(nèi)外關(guān)系時(shí)所形成的一種獨(dú)有的管理環(huán)境對(duì)整個(gè)學(xué)校的發(fā)展都有著很重要的影響。例如:有的學(xué)校管理環(huán)境比較輕松、有的學(xué)校管理環(huán)境比較嚴(yán)謹(jǐn)甚至是很嚴(yán)肅。這些都會(huì)對(duì)學(xué)校整個(gè)的人文氣息以及風(fēng)格產(chǎn)生一定的影響。而這些影響就集中表現(xiàn)在從事辦公室工作的人員身上，因此塑造良好的管理環(huán)境在高校管理中也顯得尤為重要。作為基層的管理機(jī)構(gòu)，學(xué)院辦公室就更能直接的反映出管理環(huán)境，有可能對(duì)真?zhèn)€學(xué)校的發(fā)展產(chǎn)生積極或者消極的影響。在實(shí)際的工作中，作為學(xué)院辦公室就要把握好管理環(huán)境度的問題，應(yīng)該根據(jù)工作對(duì)象是老師和學(xué)生這樣的特殊性，合理的規(guī)劃或者表現(xiàn)管理環(huán)境要素。例如我們平時(shí)說(shuō)話的用語(yǔ)，因?yàn)槭歉咝＞蛻?yīng)該講普通話，對(duì)老師和學(xué)生就應(yīng)該允許學(xué)術(shù)討論自由，而不能呆板的教條，一味的從管理或者制度的執(zhí)行力方面來(lái)武斷處理。因此高校學(xué)院辦公室管理環(huán)境應(yīng)根據(jù)高校以及師生特點(diǎn)科學(xué)的設(shè)定。

3.優(yōu)化辦公室信息機(jī)制。當(dāng)今世界，信息、能源與材料已成為人類社會(huì)的三大資源。在新的技術(shù)革命中，信息既是新技術(shù)革命的起點(diǎn)，又是人類從工業(yè)化社會(huì)走向信息化社會(huì)的動(dòng)力和橋梁。⑦信息在高校管理中主要體現(xiàn)在辦公室的管理職能上，而作為基層的學(xué)院辦公室則更應(yīng)該從事信息的管理工作，充分做好信息收集、分析、處理以及反饋等工作，給學(xué)校、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、任課教師、學(xué)生提供對(duì)等的、優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。這就需要學(xué)院辦公室在常規(guī)工作中及時(shí)做好師生信息的收集、等級(jí)、篩選以及分析等工作，并且要做到信息加工和提煉，得出科學(xué)的信息預(yù)判，這樣才能為學(xué)校提供最準(zhǔn)確的信息服務(wù)。

總之，在實(shí)際的學(xué)院辦公室工作中，還應(yīng)始終堅(jiān)持一種創(chuàng)新的精神。創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步靈魂，也是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。而高等教育的發(fā)展程度一定程度上影響著整個(gè)社會(huì)的文明程度以及社會(huì)的進(jìn)步，因此創(chuàng)新在高校更為顯得重要，而這些創(chuàng)新理念和思想要靠高校的管理來(lái)具體體現(xiàn)，因此在實(shí)際的生活中，作為基層的管理機(jī)構(gòu)，學(xué)院辦公室應(yīng)該不斷的改革創(chuàng)新，做好領(lǐng)導(dǎo)的“助聽器”、“智囊團(tuán)”和“執(zhí)行軍”⑧，不斷的尋求新的管理理念，特別是在實(shí)際工作中，從管理和服務(wù)兩方面加強(qiáng)創(chuàng)新能力培養(yǎng)，以提高工作質(zhì)量和效益，從而推進(jìn)學(xué)校的各項(xiàng)事業(yè)的快速發(fā)展。

注釋:

①⑦胡鴻杰,馬仁杰,魏芬.辦公室管理[M].合肥:安徽大學(xué)出版社,2005.1,208.

②⑥謝安邦,唐安國(guó),戚業(yè)國(guó).中國(guó)高等教育教育研究新進(jìn)展[M].上海:華東師范大學(xué)出版社,2005,845,963.

③⑤王德.怎樣當(dāng)好辦公室主任[M].北京:中國(guó)人事出版社,2010.54.84.

④曲明貴.新形勢(shì)下高等學(xué)校行政管理工作探討[J].教學(xué)研究,2007,(3).

⑧李庭.黨委秘書如何當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)身邊人[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,(5).