試論如何做好新時期房產(chǎn)檔案管理工作

文/吉林省九臺市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心 宣冬柏

在當(dāng)期的新時期，如何做好房產(chǎn)檔案管理工作成為社會關(guān)注的一項重點，本文就對該問題進行了分析和探討。

一、房產(chǎn)檔案工作的特點

（一）法律性

眾所周知，房產(chǎn)檔案是指城市房屋管理部門在房產(chǎn)權(quán)登記、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖像等記載，是房產(chǎn)檔案工作的真實記錄。近年來，隨著我國房地產(chǎn)行業(yè)的蓬勃發(fā)展，關(guān)系到房地產(chǎn)的經(jīng)濟行為不斷增多，伴隨而來的房產(chǎn)交易、抵押、保全、評估等糾紛日益增多，房產(chǎn)檔案成為裁決中有力參考依據(jù)。

（二）社會性

由于房產(chǎn)檔案客觀且真實地記錄了房產(chǎn)項目建設(shè)的基本情況，這些信息直接關(guān)系到房地產(chǎn)經(jīng)濟的興衰，有機地將房地產(chǎn)科技應(yīng)用其中，并對這些基礎(chǔ)資料進行深入開發(fā)。在當(dāng)前信息透明的時代下，房產(chǎn)檔案已經(jīng)發(fā)展成為社會信息資源中不可缺少的一部分。

（三）壟斷性

一般而言，房產(chǎn)管理部門在當(dāng)?shù)囟际俏ㄒ坏墓芾聿块T，所從事的房產(chǎn)檔案管理工作都處于壟斷地位，倘若這些工作不完善，會直接關(guān)系到當(dāng)?shù)胤慨a(chǎn)市場的穩(wěn)健發(fā)展。

（四）網(wǎng)絡(luò)性

在當(dāng)前的信息化時代下，人們憑借網(wǎng)絡(luò)就可以及時獲取自己所需信息，極大程度上改變了過去人工收集、整理、歸檔等傳統(tǒng)檔案工作方式，促進了信息的充分利用。借助網(wǎng)絡(luò)就可以有機地將產(chǎn)權(quán)管理、圖形管理等結(jié)合在一起，計算機就可以完成所有工作，有效地提高了檔案管理的工作效率。

二、當(dāng)前房產(chǎn)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）重視窗口服務(wù)，輕視檔案管理

隨著房產(chǎn)交易市場的快速發(fā)展，從而對房產(chǎn)檔案的需求不斷增多，這樣很多房產(chǎn)檔案管理部門就重視查詢服務(wù)，紛紛開設(shè)窗口進行查檔服務(wù)，從而就沒有更多精力重視檔案的日常管理，這樣不利于房產(chǎn)檔案管理工作的全面發(fā)展。

（二）權(quán)責(zé)不明，職能擴大化

造成這一現(xiàn)象的主要原因是:第一，對房產(chǎn)檔案管理職能不明確。由于檔案管理工作量日益加大，房產(chǎn)管理部門職能劃分不清，職能不斷加大；二是房產(chǎn)檔案管理的獨立性不強。具體來講，眾多房產(chǎn)檔案管理部門附屬于房產(chǎn)登記部門，類似于部門的檔案室，在設(shè)施、管理等方面遠遠達不到正規(guī)檔案館。因檔案管理部門獨立性不強，一些部門受工作壓力影響，向檔案管理部門轉(zhuǎn)移了一些無關(guān)的職能。

（三）房產(chǎn)檔案脹庫現(xiàn)象嚴(yán)重

之所以造成房產(chǎn)檔案脹庫嚴(yán)重，是因為:近年來，房產(chǎn)市場交易頻繁，伴隨而來的房產(chǎn)檔案也日益增多，而且由于房產(chǎn)檔案管理部門在接收業(yè)務(wù)部門提交的檔案未認(rèn)真進行檢查，這樣就造成管理上的漏洞。

三、新時期房產(chǎn)檔案管理工作的對策

在當(dāng)期的新時期，如何做好房產(chǎn)檔案管理工作，可以從以下幾方面入手:

（一）強化房產(chǎn)檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作

1.落實房產(chǎn)檔案的收集工作。要想保證檔案資料的完整性，一個重要前提就是做好收集工作。由于房產(chǎn)檔案來源渠道多元化，從而就要求檔案管理部門善于從多渠道收集與房產(chǎn)相關(guān)的資料。第一，明確房產(chǎn)檔案歸檔的范圍，制度檔案歸檔制度，并落實崗位責(zé)任；第二，派遣優(yōu)秀員工進入基層單位對檔案工作進行檢查、督導(dǎo)，以便保證房產(chǎn)檔案的完整性，對房產(chǎn)檔案移交問題進行探討；第三，嚴(yán)格檢查所收集的房產(chǎn)資料，確保檔案移交的目錄、內(nèi)容的質(zhì)量，對于不完整、不清晰的資料要進行退回，經(jīng)過再次處理后才能夠歸檔。

2.重視房產(chǎn)檔案的整理工作。簡而言之，房產(chǎn)檔案整理工作是對所收集的房產(chǎn)資料進行分類和歸檔。從而就要求房產(chǎn)檔案管理部門要認(rèn)真篩選并分類所收集的檔案，同時要制定檔案管理規(guī)則。

3.做好房產(chǎn)檔案的編目工作。要想實現(xiàn)房產(chǎn)檔案的科學(xué)管理，做好編目工作是重點。編目工作會直接影響到房產(chǎn)檔案的管理和利用，從而就需要各地結(jié)合自身實際情況實施科學(xué)編目管理。

（二）重視房產(chǎn)檔案的開發(fā)利用

1.牢固樹立大眾服務(wù)的意識。從而就要求成立檔案用戶信息資料，定期對單位和個人進行信息收集，逐步建立起房產(chǎn)檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以便隨時了解到用戶的信息。

2.對房產(chǎn)利用服務(wù)形式進行革新。一般而言，房產(chǎn)檔案的利用方式會直接關(guān)系到檔案的利用狀況。在傳統(tǒng)檔案利用形式中，所提供的服務(wù)方式為檔案的閱覽、證明、咨詢等，在新時期就需要基于傳統(tǒng)服務(wù)方式基礎(chǔ)之上，革新服務(wù)，將檔案進入市場，以便更好地為用戶服務(wù)。

（三）加快房產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)

1.正確認(rèn)識房產(chǎn)檔案的信息化進程。21世紀(jì)是知識經(jīng)濟時代，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，從而就需要正確認(rèn)識房產(chǎn)檔案的信息化進程，在房產(chǎn)檔案管理工作在，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理工作效率。

2.健全房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)。要實現(xiàn)檔案信息收集的準(zhǔn)確性和全面性，首先就應(yīng)該將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機結(jié)合在一起，實現(xiàn)信息的相互溝通，同時要充分利用計算機、多媒體等技術(shù)將房產(chǎn)相關(guān)信息整理到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)中。

3.成立房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的分析系統(tǒng)。這樣就能夠幫助管理者從不同角度對房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)進行分析，為在市場中進行決策提供保障，有效地降低了風(fēng)險。

總而言之，房產(chǎn)檔案在當(dāng)今社會經(jīng)濟生活中發(fā)揮的作用日益顯著，因此，就需要重視房產(chǎn)檔案管理工作，以便更好地滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求。

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