從“非轉(zhuǎn)農(nóng)”現(xiàn)象談高職院校檔案服務(wù)的面向社會趨勢

文/金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館 劉穎

伴隨20多年的城市化大潮，“農(nóng)轉(zhuǎn)非”一度是個香餑餑，但最近幾年在部分省市卻出現(xiàn)了逆轉(zhuǎn)。以2010年浙江省戶籍管理部門公布的數(shù)據(jù)為例，該省“農(nóng)轉(zhuǎn)非”數(shù)量從2004年時的57.7萬人降到了2009年的18.9萬人，降幅高達(dá)67%；與此同時，《浙江日報》以浙江農(nóng)林大學(xué)為范本統(tǒng)計，2008年至2010年間，戶口遷入學(xué)校的新生比例逐年下降，分別為25.7%、18.6%和11.8%。浙江省是經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)省份，隨著城市的發(fā)展，城郊的土地價格逐年上升，還得獲得集體收益的分成，農(nóng)村戶籍顯而易見地可以獲得大量的經(jīng)濟(jì)利益。加上近年來惠農(nóng)政策不斷出臺，使得農(nóng)村戶口日益受到歡迎?！胺寝D(zhuǎn)農(nóng)”的程序大同小異，其中與高校檔案館有著本質(zhì)聯(lián)系的就是“必須提供本人的畢業(yè)證或畢業(yè)證明”。高校檔案館迎來了大批因遺失畢業(yè)證書來補(bǔ)辦相關(guān)證明的曾經(jīng)的在校在，而高職院校檔案館這種現(xiàn)象尤為突出，那是因為高職院校的前身大多省內(nèi)幾所中專合并升格而成，而在“非轉(zhuǎn)農(nóng)”范圍內(nèi)的1995年至2003年前入學(xué)的這些中專生就業(yè)形式并不算好，賦閑在家或自謀職業(yè)的情況較為多見，符合“非轉(zhuǎn)農(nóng)”的政策范圍。于是，大量的社會人員涌入曾經(jīng)就讀高職院校檔案館找尋與之相關(guān)的檔案以供使用。

一、高職院校檔案服務(wù)概況

我國絕大多數(shù)高校是在計劃經(jīng)濟(jì)體制下成長壯大起來的，在管理模式上有一定的計劃性經(jīng)濟(jì)的封閉性。高校檔案管理模式也與之相適應(yīng)的封閉，而高職院校因為起步晚，檔案管理模式基本參照于高校檔案管理的模式，即自己學(xué)校產(chǎn)生的檔案自己保管，并供自己學(xué)校所利用。以我校為例，在合并前，需并的五所中專學(xué)校均有自己所獨立的綜合檔案室，屬于學(xué)校機(jī)構(gòu)或?qū)儆谛＾k公室，均不對社會提供檔案服務(wù)。合并升格為學(xué)院后，五所中專學(xué)校的文書檔案和學(xué)籍檔案均交由校檔案館管理。根據(jù)1989年國家教育委員會6號令（《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，以下簡稱“6號令”）規(guī)定，高校檔案館應(yīng)按規(guī)定向全校和社會開放檔案。高校檔案館對社會開放檔案有了一定的依據(jù)和義務(wù)。但“6號令”同時又規(guī)定，不具備成立檔案館條件的高校設(shè)立綜合檔案室，高校檔案室所保存的檔案，主要供本校利用。由于認(rèn)識和條件的不同，高?；旧铣闪⒘藱n案，但許多高職院校多成立綜合檔案室。其實不管從館藏數(shù)量還是檔案工作，檔案館與檔案室的服務(wù)性質(zhì)是一樣的，但就是這一字之差，高職院校檔案的服務(wù)是否應(yīng)像高校獨立的檔案館那樣面向社會提供檔案服務(wù)就成了高職院校檔案服務(wù)的疑問。

二、高職院校檔案面向社會已有法令支持

2008年教育部27號令（《高等學(xué)校檔案管理辦法》，以下簡稱“27號令”）規(guī)定：高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案。與“6號令”不同的是，“27號令”將公布檔案的責(zé)任同時賦予檔案館與綜合檔案室，范圍明顯擴(kuò)大，高校檔案服務(wù)定位趨于合理。與此同時，伴隨高職院校辦學(xué)自主權(quán)的不斷擴(kuò)大，高職院校逐步成為獨立的校內(nèi)檔案館。但“27號令”用“公布檔案”替代了“開放檔案”，關(guān)鍵詞的差異對檔案服務(wù)也提出了不同的要求，對高校及高職院校的檔案社會化服務(wù)帶來不同的影響。

三、高職院校檔案服務(wù)面向社會是社會的迫切要求

在日新月異的今天，高校的的展對社會的發(fā)展起著越來越大的作用。高校檔案是高校師生的智慧之精華，合理被社會利用將起到不可估量的推動社會發(fā)展的作用。特別是高職院校課程與研究的設(shè)置多是根據(jù)當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)、文化、科技發(fā)展而設(shè)，所產(chǎn)生的研究成果更是針對性地對當(dāng)?shù)匾恍┛茖W(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)文化的發(fā)展起著關(guān)鍵的指導(dǎo)作用，社會對高職院校檔案的需求呼吁聲越來越高。另一方面，高職院校盡可能充分地開放本校檔案，提供本校檔案的利用效益，也有助于擴(kuò)大本校的社會影響，為本校發(fā)展贏得越來越優(yōu)質(zhì)的社會資源與社會環(huán)境，為高校實現(xiàn)辦學(xué)的社會化與國際化營造良好的條件。因此，高職院校的檔案服務(wù)均應(yīng)在做好本校檔案服務(wù)利用的同時，積極思考能滿足社會對高職院校檔案的需求，在一定程度上開放本館檔案，為學(xué)校和社會提供交流的渠道。

四、高職院校檔案服務(wù)面向社會提升了檔案文化建設(shè)

隨著高職院校外聘實訓(xùn)教師與雙師型人才的增多，越來越多的社會文化形成了高職院校特有的文化檔案，之后的檔案資源整理也是檔案文化，因為檔案工作的全部活動在一定意義上都可以歸納為對歷史文化的記錄保存加工和傳播，其中的檔案的傳播的最主要表現(xiàn)形式就是檔案的服務(wù)，在進(jìn)行檔案服務(wù)的同時也宣傳了檔案知識，使社會人員有了一定的檔案觀念，檔案工作人員在服務(wù)的同時也向社會了解了檔案加工保存服務(wù)的文化信息，檔案服務(wù)提升了檔案文化建設(shè)。

五、高職院校檔案面向社會服務(wù)構(gòu)想

高職院校管理信息化程度、檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀的差異決定了不同高職院校在選擇檔案社會化服務(wù)策略時應(yīng)有所不同。

（一）檔案服務(wù)面向社會的程序

在檔案信息服務(wù)方面，高職院校檔案部門應(yīng)積極借鑒社會各檔案館的經(jīng)驗，仔細(xì)分析社會對高職檔案館藏利用的內(nèi)容和形式，設(shè)計符合本校特點的具有可操作性的服務(wù)流程、服務(wù)管理流程，摸索出一套適應(yīng)高職院校特點的檔案面各社會服務(wù)體系，從根本上提升高職院校檔案服務(wù)質(zhì)量。還可通過宣傳海報和網(wǎng)絡(luò)平臺向師生及社會宣傳本校檔案面向社會服務(wù)的一些流程、程序等，既方便了利用者，也進(jìn)行了一定的檔案宣傳。

（二）高職校檔案面向社會服務(wù)的內(nèi)容

根據(jù)利用內(nèi)容的統(tǒng)計初步設(shè)計檔案社會化服務(wù)內(nèi)容是做好高職院校檔案社會化服務(wù)的一大提升。根據(jù)“非轉(zhuǎn)農(nóng)”利用統(tǒng)計看來，一般社會需要為：畢業(yè)生錄取名冊、畢業(yè)證書號認(rèn)證、入學(xué)時戶口遷入及畢業(yè)時戶口遷出證明；根據(jù)幾年的利用統(tǒng)計分析來，社會利用除上述內(nèi)容以外，還需要學(xué)籍材料、課程設(shè)置材料等,主要是為已畢業(yè)的學(xué)生出國之所用；還有一些校內(nèi)的科技檔案，可以在符合《檔案法》和校內(nèi)實際情況的情況下適可而止地開放。

（三）檔案服務(wù)面向社會的形式

在信息化的今天，檔案社會化服務(wù)的形式可謂多種多樣，高職院校檔案部門根據(jù)本校的情況理性地進(jìn)行選擇。除了傳統(tǒng)的復(fù)印利用形式以外，高職院校檔案部門也可嘗試采取以下服務(wù)方式：

1.檔案寄存服務(wù):通過開展人事檔案代存,為離校教工和沒有落實就業(yè)單位的畢業(yè)生解除后顧之憂。從“非轉(zhuǎn)農(nóng)”利用看來，當(dāng)時許多畢業(yè)生存在戶口未能及時遷回原處，并且造成了大量人事檔案的遺失，使這些畢業(yè)生不得不到處奔波找相關(guān)資料補(bǔ)辦檔案，造成了經(jīng)濟(jì)和精神上的損失。檔案寄存服務(wù)可以有效解決這個問題，但畢業(yè)生檔案量大且流動性大也給檔案部門管理帶來一定的難度。

2.遠(yuǎn)程服務(wù):通過電話答疑、郵寄資料、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等,盡可能地滿足社會各方面的利用需求。在網(wǎng)絡(luò)化時代，人們的諸多需求都是通過網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)的。檔案事業(yè)的發(fā)展向來是與時俱過的，早在十多年前，檔案工作的指導(dǎo)者們都已提出了檔案數(shù)字化、信息化的要求。經(jīng)過十多年的發(fā)展，越來越多的高校和高職校檔案館在檔案數(shù)字化信息化的工作上已有長足的發(fā)展。館藏檔案已有技術(shù)有能向公眾提供遠(yuǎn)程服務(wù)，檔案服務(wù)部門也不應(yīng)固守傳統(tǒng)的工作方式與服務(wù)方式，應(yīng)思考更好更新的方式提供檔案服務(wù)，提升檔案文化。我們高職院校的檔案工作人員應(yīng)該從政府的網(wǎng)絡(luò)化辦公、教育部門的網(wǎng)絡(luò)化辦公、圖書的網(wǎng)絡(luò)傳播的影響看到檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的前景，開展順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的人們的活動方式與心理訴求的檔案網(wǎng)絡(luò)社會服務(wù)。

在《檔案法》修訂中，立法理念是從以“保密是原則、公開是例外”為主轉(zhuǎn)變到“以公開為原則、以不公開為例外”上來，可謂是順應(yīng)了時代和社會對檔案利用的期盼，作為一名檔案工作者，更應(yīng)遵循法律，順應(yīng)形勢，把新的理念和工作思路運用到檔案服務(wù)工作中，為檔案文化建設(shè)添磚加瓦。

[1]中華人民共和國教育部令第 27號.高等學(xué)校檔案管理辦法[S].2008-8-20.

[2]國家教育委員會令第6號.普通高等學(xué)校檔案管理辦法[S].1989-10-10.

[3]胡鴻杰.檔案與文化[J].檔案學(xué)通訊,2004(5):12—14.

[4]陳永生.檔案利用現(xiàn)象的歸納與分析[J].檔案學(xué)通訊，2004(6):28-31.

[5]葉小洋.高校基建檔案為專業(yè)教學(xué)服務(wù)探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011(9):42.