淺談中職學(xué)校檔案在評估中的作用

文/廣東省湛江衛(wèi)生學(xué)校 林艷梅

為了促進(jìn)中等職業(yè)教育發(fā)展，各級教育主管部門開展了一系列的評估，這對于深化中等職業(yè)教育改革，引領(lǐng)中職學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。開展教育教學(xué)評估，可以促進(jìn)學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的全面提升。實踐證明，檔案是學(xué)校評估的基礎(chǔ)，是衡量一所學(xué)校辦學(xué)水平和辦學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)。學(xué)校檔案的管理水平直接影響學(xué)校的評估結(jié)果。在學(xué)校的各類評估中，如果沒有檔案作評估佐證材料，評估就會失去真實性和可借鑒性。

一、檔案在學(xué)校評估中的作用

學(xué)校檔案室保存和整理著學(xué)校各個時期的重要檔案資料，它真實地記錄著學(xué)校的發(fā)展歷程。學(xué)校檔案是學(xué)校不同歷史時期發(fā)展的見證，檔案作為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的基礎(chǔ)，在學(xué)校各項評估中有著十分重要的作用。

檔案是評估檢查的基礎(chǔ)。學(xué)校在迎接各類評估檢查中，都要對照評估指標(biāo)體系內(nèi)涵的要求，準(zhǔn)備佐證材料。這些材料基本上以學(xué)校現(xiàn)有的檔案材料為基礎(chǔ)。檔案具有其它信息資料不可替代的作用和價值。檔案是隨著學(xué)校的建設(shè)而產(chǎn)生，是學(xué)校歷史活動最真實的原始記錄，是評估最可靠的第一手材料，學(xué)校檔案記錄、反映了學(xué)校教育教學(xué)及管理的真實情況，它是學(xué)校管理的歷史信息的存儲，具有評估的憑證作用。

在各級各類評估檢查中，評估專家主要是通過材料審核、師生座談會、聽課、教學(xué)實驗實訓(xùn)室檢查、現(xiàn)場考核等方式進(jìn)行。根據(jù)評估指標(biāo)體系，一般評估文字等材料占了很大比重，評估組專家審核材料的依據(jù)就是檔案材料，所以檔案材料的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性、真實性直接影響著受評學(xué)校的得分及評估結(jié)論。因此，只有檔案材料齊全完整，檔案工作管理規(guī)范，才能對受評學(xué)校進(jìn)行客觀、公正、全面地評估。實踐證明，近年來我校在省示范校評估、重點專業(yè)評估、校園安全綜合治理、學(xué)生助學(xué)金、實驗室專項資金使用、檔案省特級認(rèn)定復(fù)查等各項評估中，檔案資料發(fā)揮了不可替代的作用。近年來學(xué)校評估得以順利進(jìn)行，學(xué)校辦學(xué)水平不斷提高，都得益于學(xué)校檔案管理規(guī)范、檔案資料完整和齊全。

二、通過評估加強(qiáng)學(xué)校的檔案建設(shè)

學(xué)校檔案是評估的基礎(chǔ)，學(xué)校要通過評估進(jìn)一步加強(qiáng)檔案建設(shè)，重點要做好以下幾個方面：

（一）學(xué)校重視，提高認(rèn)識

學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案工作，把檔案管理工作納入學(xué)校發(fā)展的長效機(jī)制和學(xué)校的日常管理之中。正確認(rèn)識學(xué)校檔案管理工作的地位和作用，做到組織落實、人員落實、經(jīng)費落實、設(shè)備落實、場地落實。學(xué)校檔案管理人員要做到與時俱進(jìn)，充分認(rèn)識到檔案工作的新要求，積極探索適應(yīng)新時期檔案開發(fā)利用的新思路、新方法，主動樹立服務(wù)意識，熱心為師生服務(wù)、為社會服務(wù)，形成有利于學(xué)校檔案建設(shè)與發(fā)展的良好氛圍。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)

要建立健全學(xué)校檔案工作制度。學(xué)校檔案工作要依據(jù)《檔案法》等法規(guī)制度，結(jié)合中職學(xué)校的工作實際制定和完善學(xué)校的各項檔案管理的工作制度，以制度建設(shè)為抓手，建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，如制定《學(xué)校檔案室工作職責(zé)》、《學(xué)校檔案室管理制度》等。要確保學(xué)校檔案資料的收集齊全、完整，學(xué)校檔案室專職人員要負(fù)責(zé)組織和指導(dǎo)科室兼職檔案員做好檔案資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等工作。檔案管理要實現(xiàn)目標(biāo)管理，向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。要按照學(xué)校檔案管理的科學(xué)規(guī)范，實現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，為檔案的開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）檔案管理向信息化發(fā)展

學(xué)校檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)社會發(fā)展的必然趨勢，是創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制、全面提升學(xué)校檔案管理手段的必然要求。學(xué)校檔案管理要以建設(shè)數(shù)字化檔案室為目標(biāo)，通過文檔一體化、實物與電子文檔歸檔的方法，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。要加快開發(fā)檔案信息資源，建設(shè)以信息、數(shù)字化為依托的檔案館。加快基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，充實內(nèi)容。做到館藏檔案信息全文數(shù)字化和檔案管理自動化。使用光盤系統(tǒng)，對館藏檔案資料和音像資料進(jìn)行存儲，利用計算機(jī)進(jìn)行檢索。為實現(xiàn)信息共享，做到檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，真正做到檔案信息社會共享。

（四）全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

建立一支結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)精通的檔案工作隊伍是做好學(xué)校檔案管理工作的重要保證。學(xué)校檔案管理人員直接服務(wù)于學(xué)校師生及社會，他們的素質(zhì)如何直接影響學(xué)校的檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，因此，提高檔案人員的綜合素質(zhì)尤為重要。檔案管理人員要樹立終生學(xué)習(xí)的理念，構(gòu)建學(xué)習(xí)平臺，完善激勵機(jī)制，不斷激發(fā)檔案管理人員的學(xué)習(xí)熱情。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案學(xué)作為一門獨立的學(xué)科也在不斷地發(fā)展變化，其中蘊含著豐富的學(xué)問。目前學(xué)校的檔案工作已經(jīng)實行了信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，為檔案的開發(fā)利用提供了巨大的發(fā)展空間。因此，要求檔案管理人員要熟練掌握業(yè)務(wù)知識，不斷學(xué)習(xí)、更新檔案學(xué)專業(yè)知識，采取網(wǎng)上在線學(xué)習(xí)、函授、學(xué)術(shù)交流、參加檔案專業(yè)培訓(xùn)班等形式，不斷更新專業(yè)知識結(jié)構(gòu)。中等職業(yè)學(xué)校要建立和形成一套科學(xué)系統(tǒng)的管理方法，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，為學(xué)校檔案的開發(fā)利用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（五）建立一支專兼職的檔案管理隊伍

學(xué)校要建立一支由專兼職人員組成的檔案管理隊伍。學(xué)校綜合檔案室要按規(guī)模配備專職的專業(yè)技術(shù)人員，他們是做好檔案工作的保證。要充分發(fā)揮檔案專職人員的工作積極性，積極主動參與學(xué)校的重大活動和重要會議，拓寬檔案收集的渠道，掌握檔案資料收集歸檔的主動權(quán)。

學(xué)校要加強(qiáng)對兼職檔案人員的管理培訓(xùn)，以參加檔案主管部門的短期培訓(xùn)和校本培訓(xùn)相結(jié)合，結(jié)合工作實際，有針對性地開展業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，使他們逐步掌握業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技能。檔案資料的收集是否齊全，最為關(guān)鍵的是兼職檔案員。在檔案工作的收集、整理、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)中，收集和整理是檔案形成最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，而這些最基礎(chǔ)的工作一般都是兼職檔案員來完成的。檔案文件的形成是否規(guī)范、真實、科學(xué)，都會影響學(xué)校檔案工作的水平。因此，兼職檔案員的素質(zhì)也直接影響著學(xué)校檔案工作的質(zhì)量。

檔案工作是學(xué)校管理中不可或缺的重要組成部分，要不斷深化對檔案工作重要性的認(rèn)識，努力實現(xiàn)檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化，建立健全檔案工作的長效機(jī)制，使檔案價值得以充分體現(xiàn)。檔案的開發(fā)利用對學(xué)校各類評估發(fā)揮了極其重要的作用，評估對學(xué)校檔案的管理和建設(shè)也有著積極的促進(jìn)作用。實踐證明，中等職業(yè)學(xué)校只有努力把檔案工作做好，才能促進(jìn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

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