對改善公共視野下的高校畢業(yè)生檔案管理的研究

文/山東省棗莊市人力資源服務中心 孫柏國

在我國，人事檔案可以說是人一生中發(fā)展軌跡的說明，它忠實記錄著我們每個人的身份、學歷、資歷等重要事項，是我們成長和發(fā)展的歷史記錄冊。高校畢業(yè)生檔案作為其重要的組成部分，記錄的是學生在校期間的成長與發(fā)展，學生的個人榮譽、思想發(fā)展、學習成績、行為品質(zhì)等各方面都被一一記錄在其中，它反映了學生的成長和發(fā)展，能夠在一定程度上反映學生的個人素質(zhì)和工作能力。同時畢業(yè)生檔案，也是學生進入社會實現(xiàn)就業(yè)的憑證，也是企業(yè)從畢業(yè)生中選拔人才的重要參考。畢業(yè)生檔案在學生畢業(yè)時一般會存放在公共就業(yè)服務機構，公共就業(yè)服務機構是人事、勞動保障部門的就業(yè)和人才服務管理機構合并成立的公共服務機構，畢業(yè)生檔案由其統(tǒng)一保管存放。

一、現(xiàn)今高校畢業(yè)生檔案管理的問題

（一）管理技術落后，管理模式陳舊

當前許多公共就業(yè)服務機構在管理畢業(yè)生檔案時仍舊延續(xù)著傳統(tǒng)的保存方式——使用紙質(zhì)材料保存管理。但是，現(xiàn)今是計算機技術飛速發(fā)展的時代，數(shù)據(jù)庫等各種計算機管理材料、檔案的高科技方式卻沒有被采用，即使采用了計算機檔案管理，大都也只是起到輔助管理的作用，真正意義上的檔案電子化并沒有形成。紙質(zhì)檔案在保存、管理、轉遞等方面存在許多缺點和不便，而且，當代畢業(yè)生往往會多次擇業(yè)，其檔案呈現(xiàn)流動性大的特點，但是其與檔案的管理模式是極不相適應的。

（二）管理機制不健全，出現(xiàn)棄檔現(xiàn)象

現(xiàn)今，許多畢業(yè)生對于自己檔案的重要性認識不足，或是對于檔案管理的意識不強，出現(xiàn)了許多棄檔現(xiàn)象。這一現(xiàn)象的出現(xiàn)與公共就業(yè)服務機構的管理機制不健全也有一定的關系。公共就業(yè)服務機構對于畢業(yè)生檔案的接收態(tài)度大多為“有送達，才接收”，也存在少數(shù)公共就業(yè)服務機構沒有采取積極有效的畢業(yè)生檔案管理措施。

（三）沒有有效的監(jiān)督機制，檔案失真

由于現(xiàn)今不少人對于畢業(yè)生檔案的不重視，導致個別公共就業(yè)服務機構在管理檔案方面并沒有建立健全相對有效的管理機制，更不用說，對于畢業(yè)生檔案管理的監(jiān)督機制的建立。有些學生在校期間犯有重大錯誤，被學校方面處分過，但在經(jīng)過某些公共就業(yè)服務機構管理后，轉遞到學生相應的工作單位時，其有些處分材料竟然奇異消失，這也是監(jiān)督管理機制欠缺、管檔人責任意識不強的必然結果。

二、積極解決自身存在的問題，改善和加強對畢業(yè)生檔案的管理

（一）增強管理技術的應用，改善管理模式的陳舊

現(xiàn)今，畢業(yè)生檔案大都使用紙質(zhì)材料記錄，其在保存、管理和傳轉遞等方面存在著諸多不便，當今是信息化、電子化的時代，計算機技術發(fā)展迅速，作為高校畢業(yè)生人事檔案的管理機構，更要廣泛利用計算機的先進技術。加強檔案管理人員對于計算機技術的了解和掌握，開發(fā)并使用有效管理高校畢業(yè)生檔案的軟件，這樣才能夠有效發(fā)揮計算機技術在保存和管理畢業(yè)生檔案方面的獨特優(yōu)勢。作為能夠掌握畢業(yè)生就業(yè)情況的公共就業(yè)服務機構，也應推廣此種畢業(yè)生檔案管理技術，真正實現(xiàn)畢業(yè)生檔案電子化。這樣，學生在畢業(yè)時，其檔案在各方的轉遞、保存和管理也更為方便。

（二）建立健全管理機制

現(xiàn)今，不僅許多畢業(yè)生對于檔案管理意識薄弱，有些檔案管理人員也對于畢業(yè)生檔案管理的重要性認識不清，擺不正自己在檔案管理中的位置。其實，作為檔案管理人員首先應該把自己的位置擺正，明確自己的職責，明白自己是畢業(yè)生在就業(yè)方面的指引者、服務者，公共就業(yè)服務機構也并不僅僅高校是畢業(yè)生人事檔案的保管者，最主要的，其是畢業(yè)生檔案的管理者、保護者。確實有一些畢業(yè)生沒有意識到自己檔案的重要性，但作為管理檔案的專業(yè)性人員，在學生們真正成長之前，要替他們把其未來的人事檔案保存好，換句話說，保管其檔案就是保管其人生。

（三）加強監(jiān)督管理，確保檔案的真實性

在人才發(fā)展的今天，越來越多的人也開始重視畢業(yè)生的檔案資料。對于學生在學校所犯的錯誤、所記錄的處分，無論學生事后有多悔過，也不能改變。我們所要做的，就是保證畢業(yè)生檔案的完整性和真實性。如果畢業(yè)生檔案失真，不僅對檔案利用者起不到有效甄選人才的作用，其他同臺競爭的畢業(yè)生也是不公平的。作為政府所屬專門的畢業(yè)生檔案管理公共服務機構，更應盡到自己所應盡的職責和義務，保證檔案的完整性和真實性。

三、總結

公共就業(yè)服務機構，不僅僅是政府所屬專門的檔案管理機構，還是畢業(yè)生就業(yè)發(fā)展的指引者、導向者。因為其自身擁有對畢業(yè)生檔案管理、保存的專業(yè)性、法定性，因為畢業(yè)生對其機構的信任性，或者是其他的原因，更應該履行好自己的職責、盡好自己的義務，確保高校畢業(yè)生檔案的完整性和真實性，改善和加強畢業(yè)生檔案管理的模式，真正實現(xiàn)檔案轉遞便利化，檔案管理電子化。