醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及其對策

文/肇慶市第三人民醫(yī)院 嚴金瑜

人事檔案是記載人生軌跡的重要依據(jù)，為人事部門正確用人提供基礎(chǔ)，對人力資源管理發(fā)揮著重要作用。

一、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

醫(yī)院較為重視對臨床一線專技人員的培訓與管理，而往往忽視了人事檔案管理工作，致使其存在諸多問題。

（一）人事檔案管理制度落后

目前，絕大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為完善的臨床一線的管理制度和各科室醫(yī)護人員的工作職責，但關(guān)于人事檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，醫(yī)院的人事檔案工作管理體制落后，缺乏各項創(chuàng)新與激勵機制，不能適應(yīng)時代發(fā)展。

（二）人事檔案管理方法滯后

醫(yī)院人事檔案管理主要依靠傳統(tǒng)方法人工查找相關(guān)人員資料，電子化、網(wǎng)絡(luò)化的程度不高，致使人事檔案不能以最便捷的方式被使用，極大地影響了工作效率。

（三）人事檔案管理過程不規(guī)范

在人事檔案材料收集過程中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一些檔案缺少學生登記表、年度考核表、工資晉升表等；有些填寫隨意，內(nèi)容前后矛盾；有些因保管不妥造成紙張殘缺不全；有些資料沒有蓋上公章，這些情況，都直接影響了人事檔案的規(guī)范性和完整性。鑒別與分類不嚴謹也是常見現(xiàn)象，一方面會加重檔案存放的負擔，一方面會使檔案內(nèi)容混亂，不利日后查找。裝訂不規(guī)范更是普遍存在的現(xiàn)象，有的紙張大小不一，有的裝訂不好造成脫頁散頁，有的沒有除去易生銹的回形針、訂書釘?shù)取?/p>

（四）人事檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

醫(yī)院檔案管理人員大多是從醫(yī)院其它科室調(diào)崗而來的，在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，且存在著學歷偏低和管理理念落后等問題，難以推動新形勢下醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

（五）人事檔案管理硬件投入不足

有些醫(yī)院由于地方有限，醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準，有些醫(yī)院檔案多，但專供人事檔案放置的檔案柜少，導致檔案沒按規(guī)范放置；有些醫(yī)院檔案室極其潮濕，易引起檔案材料霉變；有些醫(yī)院甚至連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

二、加強醫(yī)院人事檔案管理的對策

醫(yī)院人事檔案管理存在諸多問題，不利于醫(yī)院全面掌握人才情況，優(yōu)化衛(wèi)生人才資源配置。因此，加強人事檔案工作的管理，有助于醫(yī)院的發(fā)展和提高醫(yī)院的競爭力①。

（一）健全人事檔案管理制度

首先必須加強人事檔案管理意識，把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，然后醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合實際情況，逐步完善本單位人事檔案管理的各項規(guī)章制度，使每個工作內(nèi)容都有章可循，并確保各項制度得到落實，使人事檔案管理工作更科學、規(guī)范、高效。

（二）改進人事檔案管理方法

在人事檔案管理工作中，應(yīng)促進人事檔案管理電子信息化，即把人員信息錄入信息系統(tǒng)，必要時可掃描全部內(nèi)容，將人事檔案做成人才數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的檢索效率，使人力資源管理部門可迅速在數(shù)據(jù)庫中查找到人員的檔案信息，為醫(yī)院人事決策提供科學依據(jù)，在工作中發(fā)揮干部人事檔案的可利用價值②。

（三）規(guī)范人事檔案管理過程

應(yīng)嚴格按照人事檔案材料歸檔的要求，在收集過程中看所收材料是否完整，是否分類放好，是否蓋上公章。在鑒別上一定要遵循“取之有據(jù)、舍之有理”的原則，注重及時更新、補充歸檔材料，并注重保養(yǎng)人事檔案。在裝訂時實行全國的統(tǒng)一標準整理裝訂，做到經(jīng)常檢查室內(nèi)清潔衛(wèi)生、防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。

（四）提高人事檔案管理人員素質(zhì)

隨著醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的深入推進，檔案工作由傳統(tǒng)型的管理向高度知識化、高度集約化、高度技術(shù)化轉(zhuǎn)變，檔案領(lǐng)域更需要一支具有較強的綜合技術(shù)和管理能力的復合型人才③。應(yīng)加強對檔案專技人員的思想政治素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力的培訓力度，增強其責任感、緊迫感與專業(yè)技能。同時，鼓勵積極自學，鼓勵積極與同行交流學習，不斷拓展自己的知識領(lǐng)域，把學習情況與專業(yè)技術(shù)年度考核掛鉤，充分調(diào)動檔案專技人員的學習主動性，促進其努力提高自身素質(zhì)。

（五）加強人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

重視檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入力度，在硬件方面，必須滿足檔案室的辦公用房，配置檔案信息的記錄設(shè)備，如掃描儀、相機、攝像機等與檔案保護設(shè)備，如空調(diào)，除濕機，滅火器等。在軟件方面，要引進計算機信息管理系統(tǒng)，用計算機儲存人事檔案，既可極大地方便使用者閱讀、查找資料，又能夠提高工作效率，節(jié)省大量人力物力，為醫(yī)院領(lǐng)導提供更加可靠、準確的數(shù)據(jù)信息④。

三、結(jié)論

醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院管理的一項重要內(nèi)容，只有健全人事檔案管理制度，改進人事檔案管理方法，規(guī)范人事檔案管理過程，提高人事檔案管理人員素質(zhì)，加強人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能不斷開創(chuàng)醫(yī)院人事檔案管理工作的新局面⑤。

注釋:

①吳緒康.醫(yī)院人事檔案管理問題及對策[J].醫(yī)學信息,2010,2(23):341-342

②黃利華.淺論如何加強醫(yī)院人事檔案管理促進人才選拔[J].企業(yè)家天地,理論版,2008,(8):162.

③張麗.高職院校檔案信息化建設(shè)的對策[J].湖北檔案,2007,3:20-21.

④李花蘭.醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)淺析[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,5:72-73.

⑤蘇潔,李天資.醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及其改革思考[J].今日科苑,2009,15:112.