企業(yè)檔案管理系統(tǒng)研究與實(shí)現(xiàn)

文/中國能源建設(shè)集團(tuán)云南省火電建設(shè)公司 童慶宇

進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，我國電力企業(yè)管理現(xiàn)代化水平不斷地提高，作用也越來越明顯。檔案管理可以更加清晰的反映出企業(yè)自身的業(yè)績(jī)和管理水平，有利于對(duì)企業(yè)進(jìn)行更加客觀的評(píng)價(jià)。但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以往的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足實(shí)際的需要，所以對(duì)檔案管理進(jìn)行進(jìn)一步的完善已經(jīng)是大勢(shì)所趨刻不容緩。但是電力企業(yè)檔案管理中存在著一些問題，我們必須看清問題的本質(zhì)，針對(duì)這些問題，采取一些措施加以解決。

一、對(duì)電力企業(yè)的檔案進(jìn)行管理的意義所在

電力企業(yè)在國民經(jīng)濟(jì)經(jīng)濟(jì)中的地位非常重要，是國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)，保證了電子設(shè)備的正常運(yùn)行，電力供應(yīng)對(duì)于一個(gè)國家的經(jīng)濟(jì)社會(huì)以及生活都是至關(guān)重要的。我國改革開放之后，電力企業(yè)的檔案也得到了逐步的完善。檔案記載的是電力企業(yè)的企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)，記載了整個(gè)企業(yè)發(fā)展的全過程，可以為企業(yè)未來的發(fā)展道路起到一定的指導(dǎo)借鑒作用，是電力企業(yè)真實(shí)發(fā)展的反映，檔案的作用對(duì)于一個(gè)電力企業(yè)而言是不可替代的。

電力企業(yè)檔案的管理是企業(yè)管理中非常重要的一部分，隨著企業(yè)本身的體制改革以及智能電網(wǎng)的不斷發(fā)展，檔案的信息量也在不斷地增加，人們也認(rèn)識(shí)到其重要程度，怎樣對(duì)于這些龐大重要的信息進(jìn)行管理已經(jīng)成為了電力企業(yè)管理面臨的一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。

二、現(xiàn)在大多數(shù)的電力企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

在現(xiàn)在，電力企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行管理的重視程度不斷地加深，雖然在檔案管理上已經(jīng)取得了一些成效，但是由于歷史遺留、人的意識(shí)技術(shù)等方面還存在一些問題，電力企業(yè)的檔案管理并不能完全達(dá)到企業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展的需要。

（一）大多數(shù)人對(duì)于檔案管理重視程度不夠

電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)干部及各專業(yè)管理人員，特別是企業(yè)的檔案管理的員工，對(duì)于企業(yè)檔案的認(rèn)識(shí)不夠，觀念落后，對(duì)于檔案管理投入的資金和精力都不夠，這樣直接導(dǎo)致了檔案管理的設(shè)施不夠用，技術(shù)手段都比較落后。大多數(shù)的電力企業(yè)對(duì)于檔案管理投入的人手比較少，意識(shí)淡薄，這樣也會(huì)對(duì)檔案管理的員工觀念造成一定的影響，會(huì)覺得這個(gè)工作不重要，檔案的管理是可有可無的。在這種心態(tài)下對(duì)檔案進(jìn)行管理，檔案的質(zhì)量很難得到真正的提高。

（二）大多數(shù)電力企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候都沒有安排專門負(fù)責(zé)的人員

現(xiàn)在大多數(shù)的電力企業(yè)在進(jìn)行檔案的管理的時(shí)候隨意性比較強(qiáng)，沒有安排專門負(fù)責(zé)的人員，這樣直接導(dǎo)致了檔案保管歸檔的時(shí)候不統(tǒng)一，資料也很難及時(shí)的保存下來。由于隨意性較強(qiáng)專業(yè)度不夠，很多根本沒有價(jià)值的資料被長(zhǎng)期的保存，增加了企業(yè)檔案管理的成本。此外由于沒有專門的負(fù)責(zé)人員，在對(duì)檔案進(jìn)行查看的時(shí)候，提取檔案的記錄也很難被記載下來，容易造成檔案的遺失。

（三）檔案管理的時(shí)候存在滿足不了安全要求的現(xiàn)象

滿足不了安全的要求，便比較容易出現(xiàn)各種安全的隱患，在此處主要是下面幾方面的問題:首先，由于不夠重視，有的電力企業(yè)的檔案室比較潮濕，檔案可能會(huì)出現(xiàn)發(fā)霉的現(xiàn)象，很難保持檔案的完整；其次有些電力企業(yè)的檔案室在陽光直射的地方，長(zhǎng)期的暴曬也很難保持檔案的完整；再次，有些電力企業(yè)的檔案室依然在使用玻璃的門窗安全系數(shù)比較低。

（四）電力企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，信息化程度不夠并且發(fā)展速度緩慢

現(xiàn)如今，雖然一些企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行了信息化的管理，但是發(fā)展速度和信息化的程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到企業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展的需要。首先，電力企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候并沒有十分完善的制度；其次，雖然一些企業(yè)有信息化的設(shè)備，但是對(duì)設(shè)備進(jìn)行利用卻不夠，信息錄入比較少；再次，電力企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，管理人才不夠?qū)I(yè)，大多數(shù)是“半路出家”。這些因素對(duì)于電力企業(yè)檔案的信息化程度加深都是十分不利的。

三、提高電力企業(yè)的檔案管理方面工作質(zhì)量的方法

（一）必須根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，提高檔案管理的信息化程度

在現(xiàn)代社會(huì)，電力事業(yè)的發(fā)展速度是十分迅速的，這對(duì)于檔案信息的要求也不斷地增加，想要跟上電力企業(yè)的發(fā)展腳步就必須對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)化的管理，發(fā)揮電力企業(yè)自身的優(yōu)勢(shì)，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，做好檔案的歸檔和分卷工作，方便檔案的統(tǒng)計(jì)，不斷地更新觀念，對(duì)檔案管理中不足的地方進(jìn)行改進(jìn)，盡快的實(shí)現(xiàn)信息化的管理。

（二）必須從實(shí)際出發(fā)在根本上提高檔案管理人員的水平和意識(shí)

電力企業(yè)必須加強(qiáng)并提高對(duì)檔案的重視程度，狠抓檔案管理工作，制定適合新時(shí)期檔案管理工作需要的新制度，聘用專業(yè)的人才對(duì)檔案進(jìn)行管理，實(shí)行檔案管理專人負(fù)責(zé)的辦法，對(duì)自身嚴(yán)格要求，并更新觀念，通過專業(yè)知識(shí)技能的培養(yǎng)，提高服務(wù)意識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力。別處，加強(qiáng)各方溝通聯(lián)絡(luò)，除嚴(yán)格遵守規(guī)章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮，通過工作達(dá)到各部門檔案管理的統(tǒng)一，更好的進(jìn)行檔案管理工作，促進(jìn)檔案工作的整體水平就會(huì)有大幅度提高。

（三）在檔案管理的時(shí)候必須提高對(duì)效益的重視

在很多人的觀念中檔案工作不過是管理檔案，一般情況下想到的也多是技術(shù)方面的問題。為了檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，不僅僅需要技術(shù)還要注重創(chuàng)收的工作，必須注重基礎(chǔ)性的工作，只有本職的工作做好了，才能夠做好創(chuàng)收工作。在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金開發(fā)館藏資源，建設(shè)單位建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫和大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)有償資源共享。

（四）必須消除檔案管理的安全隱患

想要消除安全隱患在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，電力企業(yè)必須舍得投入資金，做好防火防潮防蟲的舉措。對(duì)于那些意義重大的特別重要的檔案必須進(jìn)行著重的保護(hù)，保證檔案的完整。電力企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，必須緊跟時(shí)代的步伐，更新落后的觀念，建立符合企業(yè)需要的管理制度，立足企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

四、結(jié)語

電力企業(yè)在進(jìn)行檔案的管理的加強(qiáng)、促進(jìn)檔案管理信息化的時(shí)候，必須立足企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。一個(gè)企業(yè)的檔案管理是長(zhǎng)遠(yuǎn)而又艱巨的工作，制定合理的檔案管理制度，從實(shí)際出發(fā)認(rèn)真的做好電力企業(yè)的檔案管理工作，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要的意義。

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