企業(yè)檔案標準化管理的安全效用

文/中鐵十二局集團第三工程有限公司 付積川

隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的充分活躍，經(jīng)濟安全逐步成為全社會備受關(guān)注的一個重要課題，其中企業(yè)檔案管理工作直接關(guān)系企業(yè)的經(jīng)濟安全。與此同時，隨著信息化技術(shù)的深入推動，檔案管理也面臨著從理論方式到技術(shù)手段的革命性轉(zhuǎn)變，檔案管理逐步體現(xiàn)出現(xiàn)代化的新趨勢，新的檔案管理系統(tǒng)、管理手段和檔案存儲介質(zhì)等客觀上對以往檔案管理制度提出了更為嚴峻的挑戰(zhàn)。檔案管理“在一定意義上講，沒有（檔案）標準化就沒有（檔案）現(xiàn)代化”①。面對企業(yè)發(fā)展的新形勢和當前信息化的新挑戰(zhàn)，檔案標準化管理成為推動檔案現(xiàn)代化并從制度上保障檔案安全和企業(yè)經(jīng)濟安全的積極嘗試。

檔案標準化管理是指在檔案工作領(lǐng)域，由相關(guān)檔案主管部門針對檔案管理的工作原則、方法、質(zhì)量、概念、設(shè)施等制訂出的科學(xué)、統(tǒng)一的規(guī)則和技術(shù)規(guī)范，并予以貫徹執(zhí)行的全部過程。檔案標準化管理是檔案工作逐步走向規(guī)范化、統(tǒng)一化的工作，通過制訂和貫徹各種標準、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作形成統(tǒng)一的科學(xué)準則和依據(jù)，保證了檔案各項工作能夠有機地聯(lián)系起來，在檔案管理中取得最佳效益。檔案標準化管理符合檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求。

企業(yè)檔案是記錄企業(yè)過去和現(xiàn)在生產(chǎn)經(jīng)營活動的，具有保存價值的各種文字、圖像、聲象等不同形式的歷史記錄?！捌髽I(yè)檔案是企業(yè)全部活動的真實記錄和憑證，對于今后的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作有著重要的參考作用和使用價值，是一種寶貴財富”②，因此確保檔案安全是維護企業(yè)經(jīng)濟安全的重要工作內(nèi)容之一，推進符合企業(yè)自身特點的檔案標準化管理是企業(yè)應(yīng)在發(fā)展過程中的維護經(jīng)濟安全的必要舉措。

一、檔案標準化管理有利于提高檔案質(zhì)量，減少企業(yè)價值檔案的流失

檔案的質(zhì)量反映所保管的歷史記錄的價值含量。企業(yè)檔案的質(zhì)量即是要追求最大化地保存企業(yè)價值的歷史記錄。在推行檔案質(zhì)量標準化管理過程中，只有明確檔案的價值標準，減少企業(yè)檔案冗雜現(xiàn)象，才能達到降低企業(yè)價值信息流失的風(fēng)險。

（一）是要準確把握檔案價值的標準

根據(jù)企業(yè)自身特點，明確企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的哪些文件材料等是具備檔案價值的，才能予以立卷或歸檔，而沒有檔案價值的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂，增加管理的安全隱患。

（二）是明確檔案立卷歸檔的重點并進行合理的立卷分工

在“以企業(yè)為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

（三）是要注意有效地維護檔案的完整性

在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住檔案的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

為提高檔案標準化管理，要在管理工作上積極貫徹：

1.企業(yè)檔案材料標準化。在形成檔案的文件材料格式、規(guī)格，文件材料排列順序，文字書寫，圖幅規(guī)格，標題欄各項匯簽標準化，線條、字跡、制圖，電子檔案等貫徹統(tǒng)一標準。

2.企業(yè)檔案整理的標準化。企業(yè)要根據(jù)國家檔案局《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》并結(jié)合自身和行業(yè)特點，做到檔案分類標準化，圖紙、文件材料排列標準化，檔號編寫標準化，檔案著錄標準化，案卷標題標準化等。

3.檔案分類排架標準化。檔案分類準確，排架合理，便于調(diào)檔提檔，方便利用，減少檔案遺失風(fēng)險。

二、檔案標準化管理有利于規(guī)范檔案的保管工作，確保企業(yè)檔案價值

（一）檔案保管是一項系統(tǒng)性工程，涉及檔案硬件和軟件建設(shè)

1.貫徹高標準、嚴要求，實現(xiàn)檔案庫房標準化建設(shè)。企業(yè)的庫房建設(shè)要在檔案安全保管、溫濕度控制、防霉防蟲等方面做到嚴格要求，對于檔案的保管設(shè)備要統(tǒng)一標準，方便保管工作。

2.積極升級企業(yè)檔案的軟件建設(shè)，逐步實現(xiàn)信息化管理。做好企業(yè)檔案信息資源的標準化建設(shè)工作，通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。

（二）檔案保管也是一項連續(xù)性工作，涉及檔案的維護及檔案的處理工作檔案價值是動態(tài)的變化過程

企業(yè)的一些歷史檔案價值可能隨著時代變遷而發(fā)生變化，成為冗余或價值無效的檔案。銷毀、出售等處理手段就成為檔案“死亡”的必要階段，檔案處理工作的規(guī)范和標準也直接影響檔案安全。

首先，針對失去保管價值的檔案，管理部門要向企業(yè)檔案主管部門提請檔案銷毀或出售等建議，說明檔案內(nèi)容，處理的必要性，等待部門批復(fù)。

其次，檔案處理工作獲得主管部門批復(fù)后，在主管人員陪同下，由檔案管理人員按檔案處理規(guī)范執(zhí)行。

再次，做好檔案處理的工作記錄，明確已處理檔案的內(nèi)容概要并記錄處理工作的授權(quán)人和執(zhí)行人。

三、檔案標準化管理有利于檔案的規(guī)范使用，降低企業(yè)的經(jīng)濟風(fēng)險

檔案使用是檔案實現(xiàn)價值的重要途徑，使用權(quán)限則是檔案安全管理過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。嚴格完善企業(yè)檔案的使用規(guī)范和權(quán)限，提高標準化管理，才能保證企業(yè)的經(jīng)濟安全。企業(yè)檔案的調(diào)閱使用，要在申請、批復(fù)、登記、借閱、回收等環(huán)節(jié)上嚴格遵循標準化管理章程。

（一）要嚴格規(guī)范檔案查閱或使用的審批手續(xù)

申請使用檔案的部門或個人首先要向企業(yè)主管檔案部門提請使用。主管部門根據(jù)檔案保密級別，確定檔案使用的權(quán)限范疇，明確使用形式、規(guī)定時限、保管條件等，并對符合使用條件的部門或個人批復(fù)使用證明。針對保密級檔案，主管部門更要嚴格把控。

（二）要嚴格規(guī)范檔案登記制度

檔案管理部門在接到主管部門的批復(fù)證明后，根據(jù)批復(fù)要求安排檔案的合理使用并做好檔案的使用記錄，要向檔案使用者說明檔案，尤其是保密級檔案的使用規(guī)范。

（三）要嚴格檔案回收制度

確保檔案完整、及時歸還，做好回收后檔案復(fù)查工作并及時歸檔，確保檔案使用過程中的安全。

四、檔案標準化管理有利于推動檔案管理的現(xiàn)代化步伐，提升企業(yè)應(yīng)對信息化時代下經(jīng)濟安全挑戰(zhàn)的能力

隨著信息化技術(shù)的深入發(fā)展，新技術(shù)條件的日益成熟，電子檔案、檔案存儲新介質(zhì)不斷涌現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)辦公的普及都對企業(yè)核心信息資源安全產(chǎn)生了挑戰(zhàn)。電子檔案的安全管理不僅面臨著技術(shù)上的挑戰(zhàn)，同樣面臨制度上的挑戰(zhàn)。檔案標準化管理即是要通過完善制度建設(shè)防范電子檔案的安全風(fēng)險。

（一）統(tǒng)一電子檔案的安全保護措施

選用特定標準的有效存儲介質(zhì)，保證電子檔案載體物理上的安全，保持信息存儲的穩(wěn)定性；通過企業(yè)特定的簽名技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證、防火墻等技術(shù)措施來確保電子檔案的安全，防范非法訪問和破壞；嚴格文件拷貝制度并實行關(guān)鍵電子文件備份制度。國家檔案局頒布的《電子文件歸檔及電子檔案管理辦法》規(guī)定：“具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔”。

（二）劃分電子檔案的管理界限，實現(xiàn)權(quán)責(zé)分明

電子文件作為新形式的檔案類型，其形成、積累、歸檔過程的權(quán)責(zé)標準應(yīng)明確：檔案管理部門制定企業(yè)電子檔案形成和存儲的標準；電子檔案歸檔前要符合檔案的規(guī)范標準，由電子檔案形成的部門負責(zé)；電子檔案歸檔后由檔案部門負責(zé)，以保證電子檔案的完整性和準確性。

五、結(jié)語

檔案管理是以現(xiàn)代化為發(fā)展方向的，而現(xiàn)代化則是以標準化為前提的?，F(xiàn)代化的檔案管理模式是要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的收集、保管和按需供卷的被動服務(wù)，轉(zhuǎn)移到對檔案信息資源的二次開發(fā)和利用，使檔案部門由單純的管理型向服務(wù)型角色的轉(zhuǎn)變，為企業(yè)決策提供信息資源。檔案標準化管理是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的必然階段，并通過建立健全一整套行之有效的檔案管理工作制度和監(jiān)督考核辦法以規(guī)避安全風(fēng)險。企業(yè)檔案標準化管理通過對企業(yè)檔案工作的定性定量，完善制度制約，以增強檔案管理人員的責(zé)任感，提高檔案工作效率和質(zhì)量，確保企業(yè)檔案安全和經(jīng)濟安全，保證企業(yè)在市場中的競爭力。

注釋：

①陳兆褆.讀《案卷標準化有利有弊》所想到的三個問題[J].北京檔案,2000,12,(16).

②賈意珍.關(guān)于國有企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].檔案天地,2002,5,(20).

[1]楊瑞英.論檔案的開放與保密[J].太原大學(xué)學(xué)報,2000(12),16.

[2]趙長珍,董泗利.現(xiàn)代檔案管理工作的四大變化[J].中國檔案,2002,6,(30).

[3]陳永成.檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢[J].北京檔案,2003,11,(23).

[4]王萍,王強,王志才.電子檔案安全保護措施的局限性及對策分析[J].檔案學(xué)研究,2007(5),56.