高校檔案服務(wù)信息化發(fā)展策略研究

文/山西大同大學(xué)大同師范分校 白曉春

自從網(wǎng)絡(luò)普及以來,本文的主題便成為高校檔案工作者談?wù)摰臒衢T話題之一。但時至今日,這一問題并沒有得到根本性解決。高校檔案信息服務(wù)的效率與效益依舊處于較低水平,社會功能的發(fā)揮極其有限。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化已經(jīng)對社會的各個領(lǐng)域構(gòu)成了影響，高校檔案服務(wù)工作當(dāng)然也不例外。如何促進(jìn)高校檔案服務(wù)信息化的發(fā)展，充分發(fā)揮信息化在高校檔案服務(wù)方面的優(yōu)勢，從而更好地為各種用戶群體提供服務(wù)，是當(dāng)前高校檔案服務(wù)工作的主要內(nèi)容。

一、加強(qiáng)高校檔案服務(wù)信息化意識的培養(yǎng)

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們原來越希望能夠快速、準(zhǔn)確的獲得信息，然而高校檔案部門的工作長期處于一個相對

比較封閉的環(huán)境中，往往僅限于學(xué)校這個小天地之中。大多數(shù)的高校都有自己的網(wǎng)站，但是卻看不到綜合檔案信息，使這些檔案信息不能夠快速便捷的查詢利用。目前，高校檔案工作已經(jīng)逐步走向開放化，檔案信息化也已經(jīng)起步，但是檔案工作還是沒有真正樹立為公眾服務(wù)的觀念，以至于檔案的利用率比較低，失去了檔案建立的基本意義。

因此，高效檔案館要加強(qiáng)《檔案法》的宣傳力度，盡可能的組織檔案工作人員參加培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)全員的檔案意識，促使人們意識到檔案和檔案工作的重要性。高效的各個級別的領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該給予檔案工作高度重視，要以歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想的態(tài)度，加強(qiáng)高效檔案管理的使命感、責(zé)任感以及緊迫感，同時將檔案管理工作納入到高校的總體規(guī)劃中，從各個方面確保高校檔案管理服務(wù)工作能夠順利開展。

二、采用多樣化的信息服務(wù)手段

目前，高效檔案館還是采用傳統(tǒng)的管理模式，往往僅僅提供查閱、服務(wù)以及摘抄，且多數(shù)情況下僅供查詢，不能夠?qū)⑾冗M(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用其中，實現(xiàn)檔案全文查詢、電腦查詢、網(wǎng)絡(luò)查詢等。隨著社會的發(fā)展，人們的生活步調(diào)也相應(yīng)比較快，但高校檔案館卻不能快速準(zhǔn)確的為各個用戶提供需要的信息，長此以往，人們運(yùn)用檔案的興趣就會越來越小，甚至忘記檔案館的存在，這樣以來高校檔案館的服務(wù)就完全失去了存在的意義。因此，高校檔案館應(yīng)該為各個用戶提供快捷、便利、準(zhǔn)確的信息服務(wù)，這就要求盡可能夠的采用多樣化的信息服務(wù)手段，運(yùn)用各種恰當(dāng)?shù)南冗M(jìn)設(shè)備，加快檔案信息化、數(shù)字化管理，從而更好地位各個用戶提供服務(wù)，滿足各個用戶的需求。

三、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案館信息服務(wù)

在現(xiàn)代社會中，有一項技術(shù)可以說改變了全球的生活模式，那就是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。隨著社會的進(jìn)一步發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)滲入到人們的生活、工作的深度日益增大。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的一大優(yōu)點(diǎn)就是高效、快速、準(zhǔn)確的定為到人們所需要的資源信息，在在保證安全和隱私的情況之下還可以做到資源共享，所以在這樣強(qiáng)大的優(yōu)勢下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及其理念應(yīng)經(jīng)運(yùn)用在不同的共組領(lǐng)域中。高校的檔案管理也是一種信息化管理，將網(wǎng)絡(luò)的管理理念應(yīng)用于此可以將此工作的高效性、準(zhǔn)確性和實時性發(fā)揮到最好。將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和理念應(yīng)用于高校檔案館的管理共組之后，可以很方便的查閱個人和團(tuán)體的信息，通過一些加密措施還可以將個人和團(tuán)體的信息做到保密化，這樣就可以避免個人信息以及其它重要信息的外泄，做到個人的隱私保護(hù)。除此之外，應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理高校的檔案信息還可以做到資源的共享，可以與其相關(guān)的兄弟院校聯(lián)合起來形成一個檔案信息網(wǎng)絡(luò)，這樣不同學(xué)校的需要者就可以不必出自己的校門就可以查閱到自己想知道的信息，這樣可以做到檔案管理的人性化，真正的以人為本為他人服務(wù)。最后，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和理念應(yīng)用于高校的檔案館信息管理還可以節(jié)約人力，物力，財力，這樣就可以做到以最少的資源管理最大的數(shù)據(jù)資源，這樣的發(fā)展模式正是現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，所以在現(xiàn)代社會的發(fā)展中，眾多的現(xiàn)代化信息技術(shù)能否應(yīng)用于在實際的生活、工作需要是我們需要認(rèn)真考慮的，技術(shù)是為人了服務(wù)的，我們應(yīng)該善于利用人類以創(chuàng)造出的技術(shù)來方便于社會以及個人。

建立在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)上的社會信息化所引發(fā)的工作方式與生活方式變革以及高校改革客觀上要求高校檔案信息服務(wù)工作必須實現(xiàn)根本性轉(zhuǎn)變。為此,各高校應(yīng)從自身實際出發(fā),選擇適宜的檔案信息策略,并通過高校檔案信息服務(wù)評價體系的建立及作用的發(fā)揮來推動高校檔案信息服務(wù)工作實現(xiàn)根本性轉(zhuǎn)變。另外，作為一名高校檔案工作者，應(yīng)該不斷地學(xué)習(xí)新知識，掌握一定的信息技術(shù)運(yùn)用技巧，從而不斷提高自己的工作效率。高校檔案不能夠盲目的運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，而是要及時地調(diào)整信息服務(wù)的觀念與信息服務(wù)的模式，從而形成一個科學(xué)合理的工作體系，這樣既能夠滿足各種信息用戶的需求，還能夠有效地提高檔案信息服務(wù)的水平，逐步成為學(xué)校發(fā)展的信息保障。

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