事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與對策

文/寧夏平羅縣人力資源和社會保障局 沈紅霞

一、人事檔案的含義

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它不僅是全面的考察了解和正確選拔使用職工的重要依據，還是國家檔案的重要組成部分。

二、目前人事檔案管理工作中存在的問題

（一）對人事檔案管理的重要性認識不夠

大部分的事業(yè)單位只關注生產管理，關注經濟效益，人事檔案工作并不能帶來直接的經濟效益，取得的成績也不容易被關注。長期以來，大部分人包括部分領導對人事檔案工作的認識只停留在抄抄寫寫、整理資料這些簡單的文字性工作上，認為人事檔案工作不能創(chuàng)造經濟效益，不能與生產工作相提并論，對人事檔案管理的重要性認識不夠。

（二）管理人員水平有待提高

目前正在大力開展人事制度改革，很多事業(yè)單位都進行了比較大的機構調整，都要求競聘上崗，人事檔案管理人員的崗位也存在變動，然而很多人沒有進過檔案知識培訓，對檔案的重要性意識不夠，對檔案業(yè)務工作（檔案收集、整理、裝訂）不太熟練，很難適應檔案管理工作。

（三）人事檔案工作缺乏力度，檔案資料及時性差

目前在很多事業(yè)單位，對檔案工作重視度不夠，也沒有制定完善的檔案收集歸檔工作制度，在工作中也無法嚴格執(zhí)行，很多相關部門也不積極配合檔案收集工作，導致檔案收集工作常常處于被動的狀態(tài)，無法及時完成工作。單位沒有形成檔案監(jiān)督部門，檔案工作人員工作也不太嚴謹，很多的收集歸檔的檔案材料存在資料不全、失真的現象。而且在事業(yè)單位中往往都存在人才流失的問題，人才流動性很大，很多人都選擇下海，這樣相關的檔案資料就要及時更新，盡量做到檔案隨著人走，盡量不要造成廢檔，浪費資源。

（四）人事檔案管理缺乏科學性、信息化力度不夠

人事檔案管理目前也順應時代的潮流，采用信息管理模式，但是很多事業(yè)單位人事檔案管理只是停留在表面，很多先進的計算機技術手段沒有得到充分利用，比如有的事業(yè)單位建立了自己的人事檔案管理系統(tǒng)，將所有個人檔案資料都輸入到人事管理系統(tǒng)中，基本實行無紙化閱檔。然而大部分的事業(yè)單位還是習慣手工操作，手工操作的缺點就是浪費紙張、工作效率低、不善保存。

三、事業(yè)單位人事檔案管理工作的建議與對策

（一）加強領導對檔案工作的認識、建立完善的管理制度

根據目前的情況來看，大部分事業(yè)單位的領導沒有對檔案工作的重要性有正確的認識，這就給檔案管理工作帶來一定的阻礙。如果想進一步的做好人事檔案管理工作，首先必須加強單位領導對檔案管理工作的重視，建立檔案管理領導小組，在平時的工作中，要認真聽取檔案工作人員反應的情況，并及時解決檔案工作遇到的問題。管理部門結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，制定完善的檔案管理規(guī)定。在日常人事檔案工作中必須嚴格執(zhí)行指定的相關的規(guī)章制度。

（二）加強檔案工作的基礎建設的重視

檔案管理工作的基礎建設最主要就是建立專用檔案庫房。標準的檔案庫房的標準:1.防火防潮；2.配備空調、滅火設備；3.配備鐵質的檔案柜；4.建立檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室；5.配備相應的計算機管理設備；6.定期檢查檔案庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施。

（三）加強人事檔案管理人員隊伍的業(yè)務素質

因為人事檔案對當事人的各方面影響很大，這就對檔案管理人員提出更高的要求，這就要求從事檔案工作的職工必須作風正派、責任心強、思想先進，還要加強對檔案管理人員的業(yè)務能力培養(yǎng)和政治思想的培訓，同時也要加強了解檔案管理的重要性，不斷的學習新的技術和先進的管理手段，爭取最大限度的發(fā)揮他們的工作積極性和創(chuàng)造性，只有這樣才能進一步的做好檔案管理工作。

（四）加強人事檔案管理現代化和信息化建設

隨著科技的不斷發(fā)展創(chuàng)新，事業(yè)單位想進一步提高人事檔案的工作效率，必須引進先進的科學技術手段，建立相應的檔案系統(tǒng)，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，在計算機中建立完整的檔案資料庫，通過掃描將文字、圖片等資料存儲到計算機中，就能徹底實現人事檔案的無紙化辦公，而且紙質檔案資料和電子數據格式資料兩種形式共存，就更能延長檔案的使用年限，查閱相關檔案的時候也不用費勁的去翻閱紙質存檔，只需在計算機中操作就行，不僅方便查閱，還大大提高了檔案管理工作的效率。

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