論怎樣做好工程項目檔案管理

文/北京印鈔有限公司 田園

一、工程項目檔案管理現(xiàn)狀

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立，企業(yè)檔案，尤其是傳統(tǒng)的工程項目檔案管理工作存在一些問題。首先，工程項目文檔收集不齊全，不符合成套性要求。成套性是工程檔案能否做好的基礎(chǔ)，這能反映工程的結(jié)構(gòu)安全和使用功能是否符合設(shè)計要求，是否滿足工程驗收條件。其次，工程項目檔案內(nèi)容存在失真現(xiàn)象。檔案的核心在于真實準(zhǔn)確性，但當(dāng)前很多工程項目文檔存在填寫不符合規(guī)定，施工和記錄脫離、驗收與簽字不符合的情況，應(yīng)引起重視。再次，工程文件歸檔范圍混亂。工程項目工程量浩大、設(shè)計不同管理公司，各單位都有自己的歸檔范圍，在某些單位看來沒有保存價值的文件，可能對其他單位來說卻是極為重要的，所以文件歸檔范圍急需明確，以免重要文件被遺失或丟棄。最后，工程檔案信息資源的開發(fā)利用欠缺。工程項目檔案繁雜，文字、圖標(biāo)、圖紙等涵蓋的信息量大，這些信息對工程項目的建設(shè)有著不可替代的作用，但是工程建設(shè)公司對工程檔案信息的挖掘利用不夠充分，未真正發(fā)揮這些文檔的價值。檔案手工操作還非常盛行，沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提高工作效率。

二、工程項目檔案管理問題的原因分析

（一）人員問題

工程項目的檔案管理工作人員素質(zhì)不高，專業(yè)的檔案人員緊缺。建筑公司工程項目的文檔保管人員調(diào)動頻繁，有些職員剛熟悉工程文檔工作就被調(diào)走了，或是辭去文檔收集的工作。工程項目施工單位沒有專職檔案保管人員，各種資料由不同部門的人保管，在工程后期，有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施工單位或監(jiān)理人員簽字，但是這些人很難短時間內(nèi)處理這些事情，延遲了工程文件、檔案整理時間。

（二）管理問題

工程項目的檔案部門長期以來屬于企業(yè)的邊緣部門，企業(yè)不愿意花高薪聘請專業(yè)的檔案管理工作人員，工程項目檔案管理工作發(fā)展進(jìn)度遲緩。建設(shè)單位對工程項目檔案的管理理念淡薄，認(rèn)為工程檔案無法為工程建設(shè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。對工程項目檔案的管理僅局限在“被保管好、不丟失”層面，沒有充分認(rèn)識到工程檔案是工程建筑公司的重要信息資源、知識資源，能夠為公司創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的價值。

（三）技術(shù)問題

工程項目檔案是建設(shè)公司最寶貴的資源之一，但是當(dāng)前很多工程項目建設(shè)單位仍然以手工操作為主，只是簡單運用office軟件進(jìn)行文檔輸入，工作效率低下，對相關(guān)數(shù)據(jù)的查找、分析困難重重，遠(yuǎn)不能滿足信息時代的要求，工程檔案管理的信息技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用已迫在眉睫。工程項目檔案管理不僅需要使用傳統(tǒng)的信息技術(shù)，也要逐步建立具備提供多層次、全方位的數(shù)據(jù)參考的統(tǒng)一平臺。

三、做好工程項目檔案管理的方法

（一）理順工程檔案各參與方的關(guān)系

工程項目檔案管理工作涉及多個單位和部門，做好這一工作必須理順工程檔案參與方之間的關(guān)系。建設(shè)單位要為工程項目的可行性研究準(zhǔn)備必要可靠的數(shù)據(jù)和資料，對招投標(biāo)文件、施工圖設(shè)計、工程監(jiān)理單位委托、工程驗收文件等準(zhǔn)備齊全，嚴(yán)格執(zhí)行，積極協(xié)調(diào)和設(shè)計單位、監(jiān)理單位與施工單位的關(guān)系以保證工程文件、檔。另外勘察、設(shè)計、施工、工程監(jiān)理單位都必須在其資質(zhì)等級許可的范圍內(nèi)承攬工程、開展工作。

（二）規(guī)范工程文件、檔案填寫的基本要求

工程項目檔案工作能否做到準(zhǔn)確與工程文檔填寫的基本要求及其責(zé)任是否明確直接相關(guān)。檔案是否完整是檔案價值能夠充分實現(xiàn)的前提條件。由于建筑行業(yè)的施工是一項長期、繁雜的過程，也是形成工程文件、檔案種類最多、數(shù)量最大的重要時期。工程項目文檔的管理必須明確各自的責(zé)任劃分，嚴(yán)格審核工作開展情況。

（三）建立工程項目檔案管理文化

建立工程項目組織文化可以從以下方面努力:培育良好的工作氛圍，提高組織向心力，明確崗位分工和職責(zé)，建立激勵約束機(jī)制，提高職員工作熱情，促使員工提升自我工作能力。充分重視挖掘工程檔案的價值，實時更新文檔，根據(jù)工程項目建設(shè)的進(jìn)程進(jìn)行跟蹤服務(wù)，定期、不定期地召開工程檔案管理和工程檔案信息資源開發(fā)會議，采取有力措施完善現(xiàn)有制度的不足。完善檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并加強(qiáng)維護(hù)，保證交流通暢。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)

做好工程項目檔案管理工作的核心在于人才的培養(yǎng)。文檔管理工作持續(xù)性不強(qiáng)、質(zhì)量不高，歸根結(jié)底在于檔案管理人員的缺乏和素質(zhì)不高。工程建設(shè)企業(yè)必須加強(qiáng)文檔工作人員的培養(yǎng)，對檔案管理工作人員進(jìn)行定期的工程項目建設(shè)專業(yè)和文檔管理方面的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)符合工程文件、檔案管理要求的復(fù)合型人才。

[1]侯建亞.加強(qiáng)重點建設(shè)工程檔案管理之我見[J].檔案學(xué)通訊,2001(6).

[2]李培建.淺談新時期如何做好建筑工程檔案的管理控制[J].城建檔案,2003(3).