淺析信息時(shí)代企業(yè)檔案提供利用的新途徑

文/國網(wǎng)冀北電力有限公司秦皇島供電公司 喬明

便于社會(huì)各方面的利用，是整個(gè)檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和最終目的。一切檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置，一切檔案工作制度的建立，一切檔案業(yè)務(wù)工作的開展，都要服從、服務(wù)于這個(gè)總目標(biāo)。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，人們對(duì)信息管理與利用意識(shí)的加強(qiáng)，使得企事業(yè)單位中出現(xiàn)了大量的電子文件與數(shù)字檔案，這些新型檔案管理無法運(yùn)用傳統(tǒng)的模式來實(shí)現(xiàn)，必須采用現(xiàn)代化的管理手段，即以電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為新的工作平臺(tái)，建立一種全新的電子文件和數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

一、檔案工作觀念創(chuàng)新

要全面推進(jìn)企業(yè)檔案工作，就是要在工作上開拓創(chuàng)新。要用新的觀念、新的視角、新的模式、新的途徑和新的手段來解決企業(yè)檔案工作中遇到的新矛盾和新問題。不能把檔案始終定位在傳統(tǒng)的管管查查的死資料上，而應(yīng)當(dāng)用信息資源的新觀念來看待檔案。檔案作為一種信息資源可以為企業(yè)科學(xué)研究、生產(chǎn)建設(shè)、計(jì)劃決策、智能管理等各項(xiàng)管理與業(yè)務(wù)工作提供多種類型的基礎(chǔ)信息。同時(shí)作為一種信息資源還可為本單位的文化建設(shè)、加強(qiáng)內(nèi)部管理、對(duì)外宣傳報(bào)道、業(yè)務(wù)咨詢提供信息保障。

二、創(chuàng)新管理手段，建立現(xiàn)代化的檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)

企業(yè)檔案的利用服務(wù)，是指采用多種有效的方式，直接提供檔案及其信息加工材料，及時(shí)、準(zhǔn)確地滿足利用者對(duì)企業(yè)檔案的利用需求。

（一）主動(dòng)服務(wù)

檔案部門多年一直是傳統(tǒng)的服務(wù)模式，基本上都是消極被動(dòng)的（等用戶上門查找），手工的（只能采用手工檢索和人工調(diào)卷）和粗放的（只能提供紙質(zhì)文本或信息密度相對(duì)較低的原件服務(wù)）。因此檔案部門必須變革這種狀況，努力把檔案服務(wù)工作打造成積極主動(dòng)的：一方面檔案人員要了解需求、服務(wù)到現(xiàn)場、服務(wù)到生產(chǎn)一線，同時(shí)要熟悉檔案室藏的種類及其內(nèi)容成分，對(duì)哪些檔案能為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)提供參考和依據(jù)，做到心中有數(shù)，以便能全面地挖掘企業(yè)檔案信息的價(jià)值。另一方面現(xiàn)代化與傳統(tǒng)相結(jié)合：通過建立檔案管理網(wǎng)站，作為檔案信息發(fā)布、查詢和下載利用的平臺(tái)，為利用者提供方便；同時(shí)手工檢索與人工調(diào)卷互補(bǔ)并存。

（二）有針對(duì)性地服務(wù)

這點(diǎn)與主動(dòng)服務(wù)是相輔相成的。即針對(duì)不同利用者的需求，采取不同的服務(wù)方式。檔案工作者要以利用者的目的為基礎(chǔ)，加快檔案信息資源數(shù)據(jù)建設(shè)，在檔案管理網(wǎng)站上發(fā)布編研的成果、匯編相應(yīng)的專題，公開檔案目錄，同時(shí)還可與檔案數(shù)據(jù)庫連接，進(jìn)行檔案的查詢和利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化、檔案服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案工作自動(dòng)化。

（三）多元化服務(wù)

多元化的檔案內(nèi)容、形式和利用需求，必須要求企業(yè)檔案工作以多元化的服務(wù)方式與之相適應(yīng)。相對(duì)傳統(tǒng)的單一紙質(zhì)檢索方法，檔案系統(tǒng)管理軟件中檢索工具、檢索方式更加多樣化、檢索速度高速化。用戶可按：分類、工程項(xiàng)目、案卷、文件進(jìn)行各種條件的組合檢索，也可采用直觀的卡片檢索。系統(tǒng)還可以對(duì)掃描完成的圖像文件、各類電子文本進(jìn)行全文識(shí)別并建立起相應(yīng)的索引庫，用戶只需輸入關(guān)鍵詞，即可對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫中的正文進(jìn)行檢索，還可進(jìn)行分層、跨庫檢索。網(wǎng)絡(luò)化、電子化管理還有效地保護(hù)了實(shí)體檔案，減少了檔案的丟失、損壞現(xiàn)象，同時(shí)還使檔案數(shù)據(jù)做到一次輸入多次使用，大大提高了文件檢索的查全、查準(zhǔn)率，提高了工作效率。

三、注重反饋，深層次開發(fā)檔案信息

反饋在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用，通過反饋信息進(jìn)行分析研究，可以提高檔案開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。

（一）建立利用情況網(wǎng)上登記制度

通過嚴(yán)格的利用效果登記制度，檔案部門可以系統(tǒng)、全面了解利用者查閱檔案材料的具體效果。

（二）深入基層隨機(jī)走訪用戶

檔案人員要經(jīng)常不斷地深入基層，向廣大用戶了解利用檔案信息產(chǎn)生的效果，對(duì)各種提供利用方式的滿意程度及對(duì)檔案部門各種規(guī)章制度的意見和建議等，可以搜集到更加準(zhǔn)確的反饋信息，并根據(jù)反饋信息，對(duì)本單位檔案管理體系進(jìn)行修改、完善，逐步達(dá)到科學(xué)化、人性化管理。

四、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

企事業(yè)單位檔案工作要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，檔案人員要不斷完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，加快知識(shí)更新，通過不斷學(xué)習(xí)和接受繼續(xù)教育來不斷豐富和發(fā)展自己，同時(shí)，還要借鑒、吸收兄弟單位先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，使得自己除了具有管理企業(yè)單位檔案的能力的同時(shí)，始終具備研究和創(chuàng)新的能力。

處于信息化社會(huì)的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員已不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息的擁有者和提供者；檔案部門也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的中心。檔案部門的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，建立以檔案信息搜集、加工、存儲(chǔ)、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

[1]姜之茂.檔案人員崗位培訓(xùn)教程[M].中國檔案出版社.

[2]吳?？?檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社.