事業(yè)單位檔案管理中存在的弊端及解決措施

文/和龍市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心 楊敏華

檔案是在社會(huì)活動(dòng)時(shí)間中直接形成的，客觀記錄了歷史的原始材料。對(duì)事業(yè)單位而言，檔案是單位發(fā)展的真實(shí)記錄，是第一手參考資料，是單位中最基礎(chǔ)、最重要、最集中的資料管理環(huán)節(jié)，為此，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理有著重要意義。

一、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中存在的弊端

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案工作重視度不夠

只有當(dāng)事業(yè)單位當(dāng)中的領(lǐng)導(dǎo)者與決策層開(kāi)始重視檔案管理工作，同時(shí)下達(dá)對(duì)應(yīng)的指標(biāo)任務(wù)以后，檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員才會(huì)積極履行自身職責(zé)，切實(shí)提升檔案管理工作的效率。然而反觀國(guó)內(nèi)部分事業(yè)單位當(dāng)中的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作不夠重視，從而致使檔案管理工作沒(méi)有發(fā)揮其社會(huì)服務(wù)職能。

（二）檔案管理硬件條件欠佳

事業(yè)單位檔案硬件設(shè)備采購(gòu)一般采用事業(yè)撥款方式，當(dāng)前多數(shù)事業(yè)單位的檔案設(shè)備要么是使用過(guò)許多年的設(shè)施，要么是其他機(jī)構(gòu)所淘汰的設(shè)施，硬件設(shè)施的欠缺，導(dǎo)致檔案管理難以改革創(chuàng)新。

（三）檔案檢索效率不高，服務(wù)能力差

在事業(yè)單位檔案檢索工作當(dāng)中，手工檢索方式仍然是單位進(jìn)行的主要檔案信息檢索方式，傳統(tǒng)手工檢索方式不僅過(guò)程繁雜，會(huì)給檔案管理人員增加巨大的工作量，并且這種檢索的準(zhǔn)確度與效率都遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于自動(dòng)檢索的方式，嚴(yán)重影響了檔案信息的服務(wù)功能。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊

從整體上而言，當(dāng)前事業(yè)單位中的檔案人員大部分都存在著缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，業(yè)務(wù)素質(zhì)良莠不齊的情況，此外，因?yàn)槿鄙賹I(yè)的教育培訓(xùn)工作，部分事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理工作人員目前所掌握的檔案管理知識(shí)都屬于較為傳統(tǒng)且陳舊的專業(yè)知識(shí)。這些傳統(tǒng)的管理與管理模式應(yīng)用到現(xiàn)階段全新的管理體系當(dāng)中，不僅不能體現(xiàn)檔案管理工作的社會(huì)服務(wù)職能，同時(shí)也無(wú)法提升檔案管理工作的效率，甚至?xí)?dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)重大的差錯(cuò)。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理舉措

事業(yè)單位檔案管理工作必須要引起高度重視，并且要聯(lián)系檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)情況來(lái)進(jìn)行對(duì)應(yīng)的改革與創(chuàng)新，以此來(lái)加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作。

（一）加強(qiáng)事檔案管理人員認(rèn)知和工作能力

提升事業(yè)單位當(dāng)中領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案管理工作的重視程度是加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的先決條件，與此同時(shí)必須要明確檔案管理工作人員自身的職責(zé)，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理的宣傳工作。在實(shí)施的進(jìn)程中，要定期組織安排檔案管理方面的教育培訓(xùn)工作，通過(guò)這種方式提升檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)，從而提升其工作的能力；此外，必須要檔案管理工作人員正確認(rèn)知檔案的重要性，從而激發(fā)檔案管理工作人員的工作熱情，進(jìn)而加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作。

（二）加大資金投入，改善檔案管理環(huán)境

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極向地方政府申請(qǐng)檔案方面的經(jīng)費(fèi)支出，完善檔案管理部門的硬件設(shè)施，加快推動(dòng)檔案管理工作實(shí)施檔案管理信息化管理的需求。此外，相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)，選擇一款符合事業(yè)單位檔案管理工作的軟件，實(shí)施統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一規(guī)劃，從而有效節(jié)約財(cái)力、物力、人力與時(shí)間，進(jìn)而提升事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

（三）樹(shù)立法制意識(shí)，建立健全管理制度

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，相關(guān)檔案規(guī)章制度必須要具備規(guī)范性、合理性與科學(xué)性，立足于事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際要求，研究制定對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度。規(guī)章制度的制定必須要堅(jiān)持“便捷、使用、可操作、高效率”的基本原則，實(shí)現(xiàn)規(guī)章制度實(shí)現(xiàn)良好的實(shí)用性與便捷性。此外，制度要得到落實(shí)，就必須要堅(jiān)持獎(jiǎng)懲分明，從而要保證制度的公正性、嚴(yán)肅性、平衡性與公平性。

（四）解放思想，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源

樹(shù)立正確工作方法、積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，打破傳統(tǒng)檔案思想及管理模式是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理、發(fā)揮檔案價(jià)值的必然趨勢(shì)。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合單位需求，加大開(kāi)展檔案應(yīng)用，編寫單位事記匯編、先進(jìn)集體、組織沿革及個(gè)人匯編等，圍繞單位中心工作宣傳、總結(jié)單位改革經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)做好資料好參謀，提供有效的信息服務(wù)。

（五）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

信息化時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理部門必須要改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，加強(qiáng)檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)使用能力，將微縮、光盤以及互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)等各方面的技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中去，將網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化作為檔案管理工作的主旋律，從而持續(xù)提升檔案管理工作的整體水平，加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，滿足信息化社會(huì)發(fā)展的各種需求。

（六）增強(qiáng)保密意識(shí)，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案保密工作

事業(yè)單位檔案工作涉及國(guó)家經(jīng)濟(jì)、政治等重要信息，加強(qiáng)檔案保密意識(shí)及保密設(shè)施建設(shè)是把好國(guó)家機(jī)密之門。一是在檔案庫(kù)房選址建造上要按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定設(shè)計(jì)、建造，把庫(kù)房與閱覽區(qū)、辦公區(qū)分開(kāi)；二是在確定管理人員上要制定專人看護(hù)，且要加強(qiáng)看護(hù)人的責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，要正確區(qū)分保管檔案與保密檔案。保管檔案是單位需要和國(guó)家歷史文化財(cái)務(wù)需要而保存的；保密檔案是一定時(shí)間內(nèi)如被泄露會(huì)造成國(guó)家安全利益?zhèn)Φ南拗萍?jí)檔案。

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