加強(qiáng)檔案管理 服務(wù)人事工作

文/深圳市龍飛紡織工業(yè)有限責(zé)任公司 肖綺玉

人事檔案管理工作是黨組織干部管理工作的重要組成部分，它是貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策選賢舉能，知人善任等方面提供服務(wù)的重要保證。在現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)中，職工人事檔案管理工作，為企業(yè)在選拔人才、配置人才、人才測評、人才培訓(xùn)、人才開發(fā)、提供人才與做好人事服務(wù)工作等，它是企業(yè)人事部門的一項(xiàng)基本任務(wù)和重要職責(zé)。因此，加強(qiáng)檔案管理，做好人才管理，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展，顯得尤其重要。

一、提高認(rèn)識是前提

企業(yè)人事部門，要認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案達(dá)標(biāo)的有關(guān)政策規(guī)定，把檔案達(dá)標(biāo)工作當(dāng)做人事部門的重點(diǎn)工作來抓。首先，要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案達(dá)標(biāo)的有關(guān)文件精神及要求，按照上級組織人事部門的具體要求，貫徹落實(shí)職工人事檔案目標(biāo)管理責(zé)任制，使工作人員充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。要做到愛崗、愛職、愛業(yè)，才能做好檔案管理工作，推進(jìn)職工人事檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)。其次，要高度重視職工檔案管理工作。關(guān)心、關(guān)愛、關(guān)注職工檔案管理，做到檔案管理工作明確細(xì)致、明確清晰、有條不穩(wěn)，把職工檔案管理工作視為企業(yè)的政治建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要工作做好做實(shí)。再次，要加強(qiáng)職工人事檔案管理工作，在檔案管理工作人員的選配上，要注重選拔德才兼?zhèn)?、愛崗敬業(yè)和具有高尚的職業(yè)道德的干部負(fù)責(zé)檔案管理工作。在檔案管理建設(shè)上，要按照檔案管理建設(shè)要求，確保檔案的儲存和保管。在檔案管理經(jīng)費(fèi)建設(shè)上，要確保資金的安排落實(shí)。企業(yè)職工檔案管理工作，受到各方面限制，要靠企業(yè)人事部門克服各種困難，盡心盡責(zé)做好工作，把做好職工人事檔案工作作為自己的使命和天職。要做到無私無畏，無私奉獻(xiàn)，我們對職工檔案管理工作有了高度的認(rèn)識，才能為實(shí)現(xiàn)檔案管理提供思想和組織的保證。

二、領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵

職工人事檔案管理工作，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。企業(yè)要把職工人事檔案管理工作擺在重要議事日程。領(lǐng)導(dǎo)干部要實(shí)行分工負(fù)責(zé)制，安排分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)職工人事檔案管理工作。主要負(fù)責(zé)指導(dǎo)協(xié)調(diào)和幫助人事部門做好檔案管理工作。要堅(jiān)持把職工人事檔案管理工作和企業(yè)內(nèi)部其他工作同安排、同檢查、同總結(jié)、同考核。同時，還要根據(jù)檔案管理工作特點(diǎn)，分別制定職工人事檔案工作長遠(yuǎn)規(guī)劃和分年度工作計(jì)劃，使職工人事檔案工作干有方向、查有目標(biāo)、評有依據(jù)。首先，領(lǐng)導(dǎo)干部要為檔案管理人員選配上，始終堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，把好人員“入口關(guān)”。要堅(jiān)持黨組織推薦，人事部門嚴(yán)格考察后確定的，熟悉和掌握檔案管理工作業(yè)務(wù)知識，熱愛檔案工作、忠于檔案事業(yè)，有較高的職業(yè)道德和良好的敬業(yè)精神，思想政治素質(zhì)高的中共黨員，并具有大專以上學(xué)歷的干部擔(dān)任檔案管理工作。檔案管理人員要堅(jiān)持先培訓(xùn)后上崗。采取以老帶新、干中學(xué)、學(xué)中干、送出去培訓(xùn)等方法，不斷提高管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)新形勢下檔案工作的需要。要堅(jiān)持用事業(yè)留人、感情留人、適當(dāng)?shù)拇隽羧耍瑒?chuàng)造栓心留人的工作生活氛圍。其次，領(lǐng)導(dǎo)干部要為檔案管理設(shè)施建設(shè)上，要有新觀念，舍得投資。努力改善硬件設(shè)施和完善軟件管理制度。在檔案硬件建設(shè)方面，企業(yè)要給予資金支持，做好檔案的硬件建設(shè)，保證職工人事檔案的管理設(shè)備落實(shí)。在檔案軟件建設(shè)方面，要逐步建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，使檔案管理走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。我們有領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作關(guān)心、重視和支持，檔案管理工作者就有信心、決心和恒心做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理新目標(biāo)和開創(chuàng)新局面。

三、制度建設(shè)是保障

我們要加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)，堅(jiān)決貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策，制定企業(yè)內(nèi)的檔案事業(yè)發(fā)展計(jì)劃和檔案工作規(guī)章制度，并以加強(qiáng)制度建設(shè)為檔案管理作保障。

職工人事檔案管理的制度建設(shè)，要根據(jù)《檔案法》的規(guī)定與目標(biāo)管理的要求，并結(jié)合企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況，進(jìn)行修訂、制定和完善。首先，要進(jìn)一步健全《職工人事檔案管理工作人員崗位責(zé)任制》、《職工人事檔案保管制度》、《查閱、借用職工人事檔案制度》等一系列的相關(guān)制度，以此規(guī)范約束檔案管理人員的思想、紀(jì)律、言行。同時，檔案管理人員要認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格按章辦事，使職工人事檔案的保管、查閱、借用、轉(zhuǎn)遞等工作做到制度化、程序化、規(guī)范化，避免檔案丟失、破損、泄密等各種事故的發(fā)生，保證職工人事檔案的機(jī)密與安全。其次，要建立檔案管理獎懲制度，維護(hù)和調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。實(shí)行貢獻(xiàn)與業(yè)績掛鉤、業(yè)績與效益掛鉤。檔案管理是默默無聞的事業(yè)，我們要用獎懲制度和辦法，更好地激勵檔案管理人員安心本職、爭創(chuàng)一流。提高檔案管理水平和工作效率，政治上、生活上激勵鞭策、關(guān)心照顧。在市場經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)追求經(jīng)濟(jì)利益的最大化，往往會把檔案管理工作視為一般性辦公文員事務(wù)性工作，而沒有充分意識到檔案管理則是生產(chǎn)力，誤認(rèn)為檔案管理工作不可能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，而對檔案管理人員的工資報(bào)酬不公，這樣很大程度地挫傷了檔案管理人員的工作積極性，而使檔案管理事業(yè)受到損失。因此，我們要高度重視注重檔案管理人員的工資待遇和生活福利，加強(qiáng)檔案管理的保障制度建設(shè)，提高檔案工作人員的工作積極性，激發(fā)他們獻(xiàn)身職工人事檔案工作的熱情，實(shí)現(xiàn)以制度建設(shè)為檔案事業(yè)發(fā)展作保障。

四、加強(qiáng)管理是基礎(chǔ)

職工人事檔案管理工作，要從檔案的基礎(chǔ)性工作做起，從檔案管理的精細(xì)化做起，才能確保檔案管理的安全、高效、準(zhǔn)確、真實(shí)得到落實(shí)。首先，要做好檔案材料的收集、鑒別與歸檔工作。為了使職工人事檔案能夠適應(yīng)人事工作的需要，經(jīng)常通過有關(guān)部門和本部門了解過問收集職工人事任免、調(diào)動、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等工作中新形成的反映職工德、能、勤、績的材料，待材料收集齊后，經(jīng)過認(rèn)真的鑒別。屬于歸檔的材料看是否真實(shí)，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備，需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字最后才歸入職工人事檔案，不屬于規(guī)定歸檔范圍的材料暫時存放起，經(jīng)過鑒別，分別情況予以處理。凡屬于應(yīng)歸入職工人事檔案的材料，都要按照有關(guān)人事檔案整理工作規(guī)定進(jìn)行整理歸檔。在材料歸檔中應(yīng)做到隨有隨歸，無拖延或長期積壓材料，做到無一份零散材料丟失和在外的現(xiàn)象。確保職工人事檔案材料的收集、鑒別與歸檔工作的完整、齊全、準(zhǔn)確、及時、真實(shí)。其次，要做好檔案轉(zhuǎn)遞工作。職工因工作調(diào)動、退休或職務(wù)變動后要及時將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位，項(xiàng)目要詳細(xì)登記，嚴(yán)格包封。按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，符合要求，無零散材料。職工調(diào)動、職務(wù)變動或改變主管單位需轉(zhuǎn)遞檔案的，要按要求將檔案在15天內(nèi)轉(zhuǎn)出，轉(zhuǎn)遞檔案堅(jiān)持通過機(jī)要交通或派專人送取，并及時過問退回接收職工人事檔案回執(zhí)。確保職工人事檔案轉(zhuǎn)遞工作的安全、準(zhǔn)確、完好、快捷。再次，要做好檔案的保管與保護(hù)工作。要加強(qiáng)檔案室的基礎(chǔ)建設(shè)，設(shè)立專用堅(jiān)固的防火、防潮庫房管理職工人事檔案，按規(guī)定全部使用鐵質(zhì)檔案柜保管，庫房要配有鐵門、鐵窗，庫房內(nèi)配有防盜器、滅火器、消毒器、除濕器、散熱器、溫度器等，做到“六防”，保管職工人事檔案，建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年年底都要進(jìn)行一次全面檢查核對檔案。確保職工人事檔案保管與保護(hù)工作的保質(zhì)、保量、保密、保全。實(shí)現(xiàn)檔案基礎(chǔ)管理工作的落實(shí)和加強(qiáng)。

五、服務(wù)人事工作是目的

職工人事檔案管理是企業(yè)黨組織工作的一部分。加強(qiáng)職工人事檔案管理有利我們正確地貫徹執(zhí)行黨的人才政策，選賢薦能、任人為賢、知人善任，更好地服務(wù)于人事工作，促進(jìn)企業(yè)政治與經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展。

職工人事檔案管理其目的是服務(wù)人事工作。首先，檔案管理為人事工作收集、提供職工歷史資料。職工的履歷、職工的任免、考核、考勤、培訓(xùn)、晉升、技術(shù)職稱、工資、調(diào)動、退休等方面的材料，收集反映職工歷史問題的審查材料、家庭社會關(guān)系、技術(shù)成果評定的考績材料，收集反映職工學(xué)習(xí)、鑒定、獎勵、處分等方面的材料。其次，檔案管理為人事部門反映提供用人的依據(jù)。職工的政治思想、道德品質(zhì)、工作業(yè)績、技術(shù)水平、業(yè)務(wù)能力等方面的情況都在檔案資料中可以找到，為人事部門提供職工選拔使用、考察考核、工作調(diào)動、崗位調(diào)整、職稱評定、技術(shù)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)、調(diào)整工資、退休工齡落實(shí)等提供真實(shí)可靠的基礎(chǔ)資料。為人事工作發(fā)揮其重要的服務(wù)保障作用。

加強(qiáng)檔案管理工作的目的，就是為了利用。充分利用人事檔案信息，真實(shí)地反映干部職工的德、能、勤、績，為企業(yè)人才的選拔、使用、管理提供依據(jù)，為企業(yè)職工的任免、獎懲、調(diào)資提供依據(jù)，為企業(yè)人事工作的開發(fā)、利用、服務(wù)提供依據(jù)。我們檔案管理人員要不斷探索檔案管理的先進(jìn)管理辦法，加強(qiáng)信息科學(xué)的利用和開發(fā)，努力提高檔案的利用率和使用價值，使檔案管理走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。為新時期的人事人才工作服務(wù)，為企業(yè)的政治經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。