對工程檔案管理的重要性分析思考

文/嘉興市城建職工培訓中心 張靚

我國的城市建設一直發(fā)展，工程建筑項目日益增多，而且，在建設施工過程中會形成各種各樣的材料文件以及批文等，這些資料信息能夠全面、系統(tǒng)的反應工程建設的詳細情況，對后期竣工驗收、管理、維護以及新工程借鑒等都具有十分重要的現(xiàn)實意義。因此，筆者認為認真做好工程檔案管理具有十分重要的作用。

一、工程檔案管理的重要性

在實際運用中工程檔案管理的重要性往往表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）工程檔案是工程建設項目的有機組成部分

有些人總是認為，工程檔案只是在工程竣工驗收階段才有用，但事實上，遠在工程施工之前，工程檔案就已經(jīng)產(chǎn)生并開始積累工程信息。例如，作為工程項目決策、審批以及確定的真實記錄，工程立項文件是項目預算編制以及招投標的依據(jù)，而在預算編制、招投標過程中形成的文件資料則是項目勘測和設計的依據(jù)。由此可見，在工程施工之前，就已經(jīng)會出現(xiàn)大量的資料文件，這些文件一旦丟失，后期對工程進行竣工驗收、管理維護等就會十分麻煩。而且，即使進入到施工階段，也會有建筑材料送檢產(chǎn)生的檢測報告等文件。總結來說，工程檔案是工程建設項目的有機組成部分。

（二）檔案管理是工程建設質(zhì)量控制的關鍵環(huán)節(jié)

對工程檔案進行管理控制，主要目的是為了更詳細的記錄工程施工的全過程。工程項目管理的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工現(xiàn)象的質(zhì)量控制，包括產(chǎn)品質(zhì)量控制、工藝質(zhì)量控制。具體來說，影響質(zhì)量控制的因素主要表現(xiàn)在人、機、料、環(huán)境以及方法這五個方面，而通過專業(yè)培訓后持證上崗的“人”，需要現(xiàn)場調(diào)度和輔助工程建設的“機”，通過檢測報告以及出廠合格證的“料”，施工中及竣工后通過拍照和錄像反應場地“環(huán)境”的變化，通過記錄施工日志反應工藝流程的“方法”等，都在工程檔案收集編制的范圍以內(nèi)。由此可見，檔案管理是工程建設質(zhì)量控制的關鍵環(huán)節(jié)，檔案工作人員必須要重視檔案管理工作。

（三）工程檔案能防范災害破壞及破壞后維修恢復建設

工程檔案是工程建設過程的真實記錄，客觀反映了各個建設環(huán)節(jié)的具體細節(jié)，對工程后期檢測、改擴建、維護、拆除以及其他工程建設都具有十分重要的指導意義。而且，此類檔案也可以成為其他同類工程設計建設的一個重要參考借鑒，充分展現(xiàn)出了工程檔案的價值和活力。

二、強化工程檔案管理的措施

（一）強化檔案工作者的崗位技能培訓

工程項目受各種條件的影響，檔案管理涵蓋的范圍較為廣泛，這些對檔案工作人員提出了更高的工作技能要求，例如，檔案存儲知識、檔案管理知識、工程基礎知識等?？梢约訌妼n案工作人員的崗位技能培訓，提高他們的綜合管理素質(zhì)。定期組織學習專業(yè)理論知識。要積極培養(yǎng)檔案工作人員懂技術、業(yè)務精通、會管理，而且要針對檔案管理的一些基本知識進行綜合考試，實現(xiàn)持證上崗；集中組織業(yè)務培訓。此類培訓如果單位內(nèi)部無法完成，可以請專門的外訓講師來做，重點針對各種檔案文件整理、檔案管理和歸檔等內(nèi)容作詳細培訓。

（二）進入施工現(xiàn)場，增強檔案的真實性

加強工程檔案管理工作是工程規(guī)劃、建設以及管理的重要依據(jù)。因此，檔案管理人員需要在對檔案進行整理歸檔同時，確保檔案資料內(nèi)容的真實性。具體來說，檔案工作人員需要深入到施工現(xiàn)場，對登記在冊的工程項目進行現(xiàn)場清查和摸底分析，對于一些特大型或意義重大的工程項目，在深入現(xiàn)場的同時也要與建設單位一同進行現(xiàn)場勘查，待了解實際情況以后才能進行檔案編制。

（三）通過計算機與互聯(lián)網(wǎng)資源，強化檔案的網(wǎng)絡化管理

利用軟件對檔案實行信息化管理已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展趨勢和潮流。因此，工程檔案管理需要積極引進計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術，提高檔案管理效率以及各部門檔案利用的協(xié)調(diào)能力，更方便了各單位對檔案的借閱和利用。尤其是檔案的檢索系統(tǒng)要確保完善，檔案資料也要進行編號，不同性質(zhì)的資料要劃分開進行歸檔管理，這樣更有方便查找和歸還。

（四）合理實行崗位責任制

檔案的真實性與檔案工作人員的認真負責態(tài)度是密切相關的。必須要將檔案工作人員的利益與日常工作掛鉤，才能避免檔案收集馬虎、檔案內(nèi)容缺乏真實性的現(xiàn)象發(fā)生。檔案編制需要經(jīng)過“收集—篩選—整理—分析—記錄”的過程，整個環(huán)節(jié)如果某一部分出現(xiàn)紕漏，都會影響下一環(huán)節(jié)，甚至整個檔案編制及管理的準確性、完整性。筆者認為，可以實行檔案管理崗位責任制，一旦在后期工程竣工移交、檔案檢查等工作過程中發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)問題，需要針對問題責任到人，且要對相關負責人予以嚴厲懲罰。

三、總結

總而言之，工程檔案管理在工程建設以及加快城市現(xiàn)代化建設中都發(fā)揮著重要的作用。其不僅是工程建設項目的有機組成部分、工程質(zhì)量控制的關鍵性環(huán)節(jié)，也是提高工程質(zhì)量、防范災害破壞及破壞后維修恢復建設的重要手段。因此，認真做好工程檔案管理工作非常有必要。

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