淺析我國檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及問題對策

文/山東理工大學(xué)科技信息研究所 付秀穎 孫紹慧

一、引言

隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)影響到我們社會(huì)生活的各個(gè)方面，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已應(yīng)用到社會(huì)各層面的管理事業(yè)中，我國檔案信息化建設(shè)也顯示出強(qiáng)勁的發(fā)展勢頭。檔案信息化即在檔案管理中，以信息科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)，以檔案信息的資源化為發(fā)展方向，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享為目的的檔案管理活動(dòng)。我國的許多省市已經(jīng)把信息化建設(shè)作為檔案事業(yè)管理的重要組成部分。

二、我國檔案信息化建設(shè)取得的成績

（一）各地檔案信息化建設(shè)普遍開展

近些年來，各地政府相關(guān)部門逐漸對檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行部署，并且做出了一定的成績。隨著我國開通了國家檔案局網(wǎng)站，在我國的各個(gè)地區(qū)都相繼采取了相應(yīng)的措施，檔案信息建設(shè)工作開展的如火如荼，就目前情況看，我們可以在我國不同的檔案信息網(wǎng)站中找到幾千萬條公開的檔案目錄。在我國的許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案館已經(jīng)建立了檔案信息網(wǎng)站和局域網(wǎng)，在許多地區(qū)，檔案數(shù)字化工作也取得了很理想的進(jìn)展。

（二）檔案信息化建設(shè)對政務(wù)信息公開的推進(jìn)起到了一定作用

在檔案信息化建設(shè)過程中，各地區(qū)的檔案管理部門在電子政務(wù)建設(shè)工作方面熱情高漲，他們都在努力把檔案信息化建設(shè)作為發(fā)展當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)、改善當(dāng)?shù)孛裆闹匾ぷ髦弧Ｔ跈n案信息化建設(shè)大潮的影響下，許多地區(qū)投入了大量的資金來建設(shè)檔案信息化工程，如長春市檔案信息網(wǎng)絡(luò)工程，青島市數(shù)字檔案館工程等。

（三）全國檔案信息化環(huán)境得到改善

檔案信息化環(huán)境包括軟件環(huán)境、硬件環(huán)境、檔案信息資源和人才等方面。在軟件方面，相關(guān)的政策法規(guī)進(jìn)一步健全，相關(guān)部門的檔案信息化意識(shí)也有了大幅度的提高。在硬件方面，國內(nèi)很多地區(qū)的檔案館建立了檔案信息網(wǎng)站，也有許多檔案館建立了相應(yīng)的局域網(wǎng)絡(luò)。在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案信息資源結(jié)構(gòu)也有所改善，相關(guān)方面的人才不論在數(shù)量和質(zhì)量方面都有所增加。

三、我國檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）檔案信息化建設(shè)缺少規(guī)劃

在國內(nèi)，各個(gè)地區(qū)的檔案系統(tǒng)聯(lián)系性和統(tǒng)一性較差，這不利于國家對全國的檔案信息工作作統(tǒng)一安排，很多地區(qū)的檔案管理部門在檔案信息化建設(shè)規(guī)劃中目標(biāo)不清晰、目光短淺，通常只是想著解決一些眼前的問題。全國的檔案信息化建設(shè)沒有運(yùn)用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)地方的檔案信息管理部門只是顧及自身的檔案信息建設(shè)，缺乏與其他地區(qū)的聯(lián)系和交流，這給全國的一些檔案的傳輸和接收工作帶來許多負(fù)面影響。

（二）檔案信息化在電子政務(wù)中的重要地位與作用未充分顯示

當(dāng)前在網(wǎng)絡(luò)散播的信息中，政府掌握著八成的信息，而政府又把大量的信息放在檔案里。檔案信息化建設(shè)有利于政府信息的公開，有利于推動(dòng)我國檔案管理工作的發(fā)展。但是目前在國內(nèi)，檔案信息化在電子政務(wù)中的地位還不太凸顯，相關(guān)部門還沒有采取相應(yīng)的措施以開發(fā)利用政府的信息資源。在我國的檔案信息建設(shè)中，出現(xiàn)的問題還有數(shù)字檔案資源結(jié)構(gòu)不合理，檔案信息化專門人才缺乏，檔案信息化立法和規(guī)范化管理體系不健全等。

四、檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的對策

（一）檔案信息化建設(shè)要統(tǒng)一原則、統(tǒng)一規(guī)劃

為了有效的開展我國檔案信息化建設(shè)工作，在建設(shè)過程中，要統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)不同地區(qū)的聯(lián)系，改變原來的各干各的情況。使得我國的檔案信息資源能夠被有效的整合，以達(dá)到檔案信息資源共享的目的。在檔案信息建設(shè)過程中，相關(guān)部門要努力認(rèn)清檔案信息建設(shè)工作的特點(diǎn)及其原則，努力的將各項(xiàng)工作做好。

（二）調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，加快數(shù)字檔案館建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)中，要加快數(shù)字檔案館的建設(shè)，合理對館藏結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，努力充實(shí)數(shù)字檔案館藏，使館藏檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程加快，使館藏?cái)?shù)字化信息的數(shù)量不斷增加。數(shù)字檔案館要整合各方面的信息，并建立相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫，然后利用各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)我國檔案信息資源的共享。在數(shù)字檔案館的建設(shè)中，要努力克服傳統(tǒng)檔案管理的弊端，在信息方面服務(wù)方面，提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

（三）檔案信息化建設(shè)必須與電子政務(wù)結(jié)合起來

對電子政務(wù)建設(shè)來說，檔案信息資源是重要的公共信息資源。在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)該把檔案信息資源的開發(fā)利用作為電子政務(wù)的一部分，應(yīng)該將我國的檔案信息化建設(shè)工作融入到電子政務(wù)的建設(shè)中。在檔案建設(shè)過程中，要加強(qiáng)與電子政務(wù)部門的聯(lián)系，統(tǒng)一進(jìn)行信息化建設(shè)，使信息化建設(shè)的工作能夠有效開展。

五、結(jié)語

檔案信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)巨大的工程，在檔案信息化建設(shè)中，各個(gè)地區(qū)各個(gè)部門之間要加強(qiáng)聯(lián)系，共同努力，不斷地的探索研究，以高度的職業(yè)責(zé)任感去對待檔案信息化建設(shè)工作，使檔案信息化建設(shè)工作能夠有效進(jìn)行。

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