文書檔案管理工作創(chuàng)新研究

文/廣州地鐵設(shè)計研究院有限公司 羅傲雪

文書檔案管理工作是檔案工作的重要組成部分，其本身所承載的內(nèi)容對單位發(fā)展更具重要性，無論是在問題解決、科學(xué)決策還是生產(chǎn)管理等方面都具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性作用。因此，加強(qiáng)文書檔案管理工作對單位實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展具有重要意義。在時代不斷發(fā)展的背景下，開展文書檔案管理工作必須要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，以此來適應(yīng)社會發(fā)展對檔案管理工作的高要求。

一、文書檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

檔案是記錄單位日常工作信息的重要載體，是單位發(fā)展的見證，對問題處理、決策制定以及生產(chǎn)管理等方面都具有很強(qiáng)的指導(dǎo)作用，是單位實現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展的重要前提。而文書檔案管理工作又是檔案管理工作中的重要組成部分，可以有效提升單位日常工作質(zhì)量和效率。就文書檔案管理工作性質(zhì)來看是一項服務(wù)性、技術(shù)性以及政治性比較強(qiáng)的工作，對研究本單位發(fā)展歷史以及制定發(fā)展策略可以起到重要指導(dǎo)性作用，保證單位發(fā)展在大方向上不會偏離前進(jìn)道路。隨著社會快速發(fā)展對文書檔案管理工作提出了更高的要求，無論是在工作內(nèi)容、手段還是在相應(yīng)制度的建立上。因此，單位在進(jìn)行文書檔案管理工作時必須要認(rèn)清時代發(fā)展的需求，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，做到與時俱進(jìn)，以求能更好的提升管理工作水平，做到更及時、準(zhǔn)確、完整以及實用。實現(xiàn)文書檔案管理工作創(chuàng)新對促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，以及實現(xiàn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展都具有重要意義。

二、文書檔案管理工作存在的問題

時代在快速前進(jìn)，傳統(tǒng)文書檔案管理工作機(jī)制逐漸不能滿足單位在新時代背景下發(fā)展的需求，逐漸不能滿足人們對檔案的需求。無論是在工作理念還是方式上都具有一定的局限性，存在很多問題。主要體現(xiàn)在一下幾個方面:

（一）文書檔案管理體制不完善

就我國文書檔案管理工作現(xiàn)狀來看，存在比較明顯的問題就是工作體制落后，不能適應(yīng)新時代發(fā)展腳步?，F(xiàn)在大部分單位文書檔案管理工作體制依然受傳統(tǒng)黨政機(jī)關(guān)大難管理影響，不能明確“藏”和“用”之間關(guān)系，往往重藏輕用，使檔案失去了其具有的功效。同時，單位在進(jìn)行文書檔案管理工作時一般都是上級指示下級執(zhí)行，但是往往是領(lǐng)導(dǎo)抓大頭，各小頭更細(xì)化的部分沒人重視，例如檔案規(guī)章制度的建立完善工作就很少有人關(guān)注，很大程度上影響了文書檔案管理工作的規(guī)范性、時效性以及實用性。另外，工作體制的不完善側(cè)面決定了工作管理人員工作態(tài)度和側(cè)重點，一般都是將重點放在檔案資料的收集、整理、保存等前期業(yè)務(wù)上，忽視了文書檔案工作的服務(wù)性，降低了工作有效性。

（二）文書檔案工作手段落后

隨著信息時代的來臨，對文書檔案傳統(tǒng)手工工作方提出了更大的沖擊，對文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，就需要運用高新技術(shù)，更近一步實現(xiàn)文書檔案的時效性、實用性以及共享性。但就我國目前文書檔案管理工作現(xiàn)狀來看，很多單位只是為應(yīng)潮流影響，匆忙配備計算機(jī)，在使用程度上比較低。例如有的單位使用計算機(jī)只是將檔案轉(zhuǎn)換為電子文件進(jìn)行保存，然后脫網(wǎng)單機(jī)來編目或提供檢索，不能實現(xiàn)真正意義上的共享。這種工作手段雖然可以提高一定的工作效率，但是卻將信息孤島化，喪失了其具有的分享性質(zhì)。

（三）管理人員專業(yè)水平低

很多單位文書檔案管理工作不具備專業(yè)人員，工作人員通常是身兼數(shù)職，在工作上分身乏術(shù)。同時，工作人員對文書檔案的認(rèn)識不夠，認(rèn)為檔案管理就是收集、整理、保存，本身不具備任何技術(shù)含量，對其重視程度比較低，這都在很大程度上影響管理工作的順利進(jìn)行。另外，雖然有的單位具有專門的文書檔案管理人員，但是文書檔案管理部門一般在改革和精簡情況下都是首當(dāng)其沖，逐漸成為薪資改革、職稱評價以及閑雜人等安置的地方，為文書檔案管理工作帶來很大的不良影響。

三、文書檔案管理工作創(chuàng)新策略研究

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作模式逐漸不能滿足時代發(fā)展的要求，想要增強(qiáng)單位競爭力，使其在市場中占據(jù)一定位置，就需要單位對文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。主要可以在以下幾個方面進(jìn)行創(chuàng)新:

（一）創(chuàng)新管理制度

文本檔案管理制度的創(chuàng)新需要結(jié)合單位實際發(fā)展需要，針對單位機(jī)制不合理地方進(jìn)行改善，根據(jù)時代發(fā)展要求進(jìn)行創(chuàng)新，以新制度彌補(bǔ)舊制度的漏洞和不足。其中包括兩個方面:一方面是機(jī)構(gòu)內(nèi)部制度的確立，以領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任為基礎(chǔ)建立相應(yīng)制度，主要為實現(xiàn)電子檔案管理提供支持。另一方面針對檔案執(zhí)行工作建立管理制度，為適應(yīng)社會發(fā)展對檔案管理工作的需要，不斷對現(xiàn)行的制度及逆行那個評審，針對漏洞和不足來進(jìn)行改善，保證制度的完整性和效用性。創(chuàng)新管理制度需要根據(jù)實際需求對現(xiàn)行制度橫向和縱向進(jìn)行改善，保證制度行之有效。

（二）創(chuàng)新工作手段

信息時代的來臨對檔案管理傳統(tǒng)工作方式帶來了巨大的挑戰(zhàn)，以往的手工工作方式逐漸不能滿足時代發(fā)展對檔案的需求，因此必須要對文書檔案管理工作手段進(jìn)行創(chuàng)新。一方面是對文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，文書檔案在單位發(fā)展過程中具有重要作用，承載著單位發(fā)展繼往開來的重任，因此必須要保證檔案內(nèi)容的完整性。對文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理就是將以往紙質(zhì)記載的形式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)庫的形式，對檔案信息進(jìn)行編號管理，不但可以提高檔案信息的安全性而且在數(shù)據(jù)信息調(diào)取時能夠更加方便。另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)文書檔案管理工作人員負(fù)責(zé)不同方面，在查取時比較麻煩，針對這一點可以對每個工作人員信息進(jìn)行錄入，并與其工作內(nèi)容相關(guān)聯(lián)，這樣只要輸入工作人員信息就可以調(diào)取相應(yīng)檔案內(nèi)容?；蛘呤强梢酝ㄟ^掃描二維碼和條形碼等方式加快信息錄入和檢索速度，文書檔案管理程序得到縮減，進(jìn)而提高工作效率。

（三）創(chuàng)新工作人員管理制度

工作人員是保證文書檔案管理工作順利執(zhí)行的關(guān)鍵因素，因此單位在加強(qiáng)文書檔案管理工作時必須要加強(qiáng)對工作人員的管理，制定相應(yīng)的管理制度。一方面可以單位可以對工作人員進(jìn)行工作能力的測試，針對存在的不足采取培訓(xùn)等形式不斷提升工作人員的管理理念以及工作水準(zhǔn)，增強(qiáng)工作人員業(yè)務(wù)知識的儲備，以此來選取高素質(zhì)的管理人員。另一方面要制定相應(yīng)的激勵機(jī)制，改變傳統(tǒng)“老大難”現(xiàn)狀，重視文書檔案管理部門人員的晉升問題，建立公平、公正的職稱評價系統(tǒng)。同時要積極引進(jìn)年輕專業(yè)人才，為文書檔案管理部門帶入一股新風(fēng)，保證工作的鮮活性，不斷提升工作效率。

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