對我校檔案保密工作與利用的思考

文/中共個舊市委黨校 楊園

對我校檔案保密工作與利用的思考

文/中共個舊市委黨校 楊園

檔案保密管理工作做得好壞與否，直接影響單位的安全和利益，因此在檔案的利用過程中，應(yīng)該做到既能利用檔案又能保證檔案的安全與完整。

檔案保密；利用；思考

保密工作是檔案保管利用工作中的重要環(huán)節(jié)，是保證檔案在利用過程中安全的手段，二者具有相輔相成的關(guān)系，筆者對如何做好我校的檔案保密工作及利用，確保檔案安全與利用闡述幾點粗淺的認識。

一、強化檔案保密意識

我校十分重視和不斷強化檔案保密工作，利用每周五的政治學習時間組織全校教職工認真學習《檔案法》、《云南省檔案條例》、新修訂的《中華人民共和國保守國家秘密法》及國家有關(guān)檔案法規(guī)、標準規(guī)范，通過向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性,舉辦檔案法規(guī)和制度的講座，多渠道地宣傳檔案的保密工作，強化保密法制的觀念，自覺履行保守國家秘密的義務(wù)。檔案工作者必須具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣,在工作中要嚴于律己，隨時做到警鐘長鳴。

二、加強檔案庫房的安全建設(shè)

我校專門設(shè)立綜合檔案室,做到了庫房與辦公室分開，庫房與查閱室分開。閱覽室靠近庫房，這樣既方便及時調(diào)卷，以確保檔案材料的保護。檔案室按照檔案管理的相關(guān)要求進行裝修，配備了密集柜、計算機、打印機、數(shù)碼相機等設(shè)，購置了檔案管理軟件，實現(xiàn)了電子文件歸檔功能和檔案管理功能，建成了全部檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)《檔案法》《中華人民共和國消防法》及國家有關(guān)規(guī)定，做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施,嚴格執(zhí)行安全用電制度，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范，并隨時做好各項設(shè)施設(shè)備的維護工作。其次，綜合檔案室指定專人負責管理，制定有嚴格的檔案室管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。其三，堅持日常監(jiān)督與重點檢查相結(jié)合，不定期進行全面細致的安全檢查，認真清點核對檔案數(shù)目，每日認真填寫《溫濕度觀測登記表》，及時發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患，做到及時檢查、及時清理，采取切實的有效的防范措施。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案的保密工作、維護檔案安全的基本保障。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案保密工作的好與壞，與檔案管理人員的素質(zhì)有重要關(guān)系。檔案管理人員需要有良好的工作作風和扎實的業(yè)務(wù)基本功。在工作中既要主動熱情，急利用者之所需，幫利用者之所需，又要熟悉政策和檔案法律法規(guī)，同時還要有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L和高度的保密意識，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，嚴防秘密的泄露。檔案管理人員無論在什么場合，都應(yīng)該做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家的秘密做為自己的神圣職責和應(yīng)盡的義務(wù)。

其次，檔案工作是一項知識性、專業(yè)性、科學性很強的工作，加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。我校積極選派檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)工作培訓，學習檔案的專業(yè)知識理論。我校于2010年4月選派檔案管理人員到云南省檔案局參加了對《檔案法律知識》《國家檔案局八號令》《歸檔文件整理規(guī)則》《會計檔案管理》《文檔一體化管理》《檔案信息開發(fā)利用》等專業(yè)知識的學習；于2012年5月選派檔案管理人員到云南省檔案局參加了全省檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育培訓班，學習了《檔案資源建設(shè)》、《檔案管理安全因素與措施》、《檔案利用與檔案文化產(chǎn)品的開發(fā)》及《電子文件安全管理》等專業(yè)知識，使我校的檔案管理工作人員通過省檔案局系統(tǒng)的培訓，不斷提高業(yè)務(wù)水平，為做好檔案工作打下堅實基礎(chǔ)。

四、完善保密檔案借閱及銷毀管理

我校制定有完善的檔案查借閱制度、復制制度等。對于學校檔案信息資源開發(fā)與利用，我們堅持按規(guī)章制度辦事，檔案員在利用檔案為我校工作提供服務(wù)時，能迅速準確調(diào)出相關(guān)文件，建有《檔案查借閱登記簿》、《檔案利用效果登記表》，《收進移出登記表》，各項內(nèi)容填寫齊全。檔案的借閱、移出、銷毀等嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，認真履行登記、簽字手續(xù)，認真如實填寫《檔案查借閱登記簿》、《檔案利用效果登記表》。借閱人手續(xù)齊全后方可借閱，且要遵守保密制度。查借閱檔案使用完畢后要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被查閱的文件，不能私自涂改，更不得缺頁少項，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明，及時向分管領(lǐng)導及檔案部門報告，進行補救，挽回損失。其次，我校對檔案的外借使用，也建有嚴格的外借制度。如有學校教師因工作的特殊需要，需將檔案暫時借出時，須經(jīng)分管領(lǐng)導簽字，并經(jīng)過審批后方能外借。借出時間、數(shù)量也有嚴格限制，借用人須負責檔案的安全，不能將檔案轉(zhuǎn)借和私自翻印，更不能遺失、拆散、調(diào)換和污染檔案材料，并保證按期歸還。銷毀方面，每年檔案歸檔結(jié)束后，認真履行清點、登記手續(xù)，經(jīng)單位主管領(lǐng)導審核批準后，送至市交銷毀中心銷毀。

五、完善檔案保密工作制度

檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度要在實踐中認真總結(jié)，不斷完善，有效地規(guī)范和約束檔案建設(shè)及檔案使用管理中的工作行為，使檔案管理及利用始終沿著健康的軌道發(fā)展。

[1]中華人民共和國保守國家秘密法釋義[M].金城出版社,2010,5(第1版).

[2]黃鳳平.檔案工作崗位培訓教程(上)(下) [M].云南民族出版社,2010,5(2).