RFID技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

■趙媛媛

一、引言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，各行業(yè)的管理方式發(fā)生了深刻的變化。射頻識(shí)別技術(shù)（英文縮寫RFID），是一種新型通信科技，它的工作原理是依靠系統(tǒng)自動(dòng)提取對(duì)象特征數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配和識(shí)別，整個(gè)工作過程完全由設(shè)備自主完成。它是一種最新的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，也成為電子標(biāo)簽。RFID具有處理速度快，處理信息量大，使用期限長(zhǎng)等諸多優(yōu)點(diǎn)。如果將RFID技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，通過發(fā)揮其的技術(shù)特點(diǎn)可以有效提高檔案管理工作效率，是未來圖書館重要的技術(shù)改造方向之一。

二、RFID技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的可行性

據(jù)統(tǒng)計(jì)資料顯示，1990年,全國(guó)共有館藏資料281236卷，電子文獻(xiàn)目錄56.8萬條；2000年，全國(guó)共有館藏資料321145卷，電子文獻(xiàn)目錄68.1萬條；2011年，全國(guó)共有館藏資料357021卷，電子文獻(xiàn)目錄105.26萬條。面對(duì)如此巨大的館藏資料，如果僅僅依靠人工開展管理工作，既繁瑣又容易出差錯(cuò)。所以，必須要加快圖書館檔案管理信息化步伐，而使用RFID技術(shù)則能夠突破傳統(tǒng)館藏資料管理方法的局限性，顯著提高圖書館管理工作效率。

RFID技術(shù)能夠廣泛應(yīng)用到資料流通、借還登記、目錄搜索以及信息查詢等工作環(huán)節(jié)中。假如放棄傳統(tǒng)的條形碼識(shí)別方法，在每份資料文獻(xiàn)中添加RFID電子標(biāo)簽，再利用配套電子設(shè)備進(jìn)行掃描識(shí)別，則可以有效提高圖書館總體工作效率。不管檔案被放置在何處，都可以通過電子掃描的方法獲得它的準(zhǔn)確位置。借助RFID系統(tǒng)，圖書館工作人員可以快速準(zhǔn)確的查找文獻(xiàn)資料，提高工作效率?？傮w來說，利用RFID技術(shù)改造圖書館管理工作條件，有以下幾方面的優(yōu)點(diǎn)：

（一）提高管理人員的工作效率

資料傳送是圖書館文件管理中經(jīng)常遇到的環(huán)節(jié)。過去的文件接管模式是，文件在送至檔案室歸檔前，工作人員先做好文件資料信息登記和備案，再將資料移交給檔案庫，檔案室管理人員再仔細(xì)核對(duì)文件信息并簽收入檔。

借助RFID技術(shù)，能夠有效縮短文件傳送工作流程。在傳送之前，先在微機(jī)上選擇文件接收人員名字，后者可以登錄系統(tǒng)查看相關(guān)文件信息，當(dāng)文件被傳送過來時(shí)，不需要人工核對(duì)文件資料信息，只需要用掃描儀讀取文件上的電子標(biāo)簽即可將信息輸入到電腦系統(tǒng)當(dāng)中，這樣就完成了文件接收工作，整個(gè)過程十分輕松簡(jiǎn)單。

（二）簡(jiǎn)化文件管理流程與借還手續(xù)

文件被檔案室接收之后，首先要做好受控工作。首先要將文件按照不同的類別和檔案號(hào)進(jìn)行歸類整理。在傳統(tǒng)工作模式下，該環(huán)節(jié)依然由人工來完成。主要有三個(gè)主要工作內(nèi)容：（1）印章管理，每份文件資料上都要加蓋專用章，再按照要求填寫檔案文本信息，例如頁碼、時(shí)間、類別等；（2）在制定文件標(biāo)簽粘貼在文件上面，其標(biāo)簽信息大致與第一步的信息內(nèi)容相當(dāng)，每個(gè)文件都有制定的標(biāo)簽粘貼位置，上面附帶文件的個(gè)性信息；（3）再將文件信息輸入到電子表格當(dāng)中，用打印機(jī)輸出紙質(zhì)表格，將其貼在文件封面上。

不管是哪種人工文件管理工作，都存在諸多缺陷和不足之處，例如字跡潦草、墨水褪色難辨、信息出入、粘貼不規(guī)范、容易磨損等。因此，在面對(duì)大量文件存檔工作時(shí)，工作效率會(huì)明顯下降，一個(gè)微小的差錯(cuò)可能要耽誤工作人員大量時(shí)間精力。

而RFID技術(shù)可以有效化解上述難題。只要將文檔資料信息一一輸入到電子信息系統(tǒng)中，電腦就會(huì)自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)的RFID標(biāo)簽，利用其替代傳統(tǒng)的條形碼和紙質(zhì)標(biāo)簽，可以有效縮短工作流程，提高檔案管理工作效率。

文件、檔案的借還是圖書館檔案管理的重要工作，以往同樣采用人工處理方法，工作效率比較地下，出錯(cuò)率較高。按傳統(tǒng)工作方法，要依靠人工來查閱卡片。每查找一次卡片就要在數(shù)百?gòu)埧ㄆ蟹?，一一匹配卡片信息，工作效率十分低下。如果要處理大量查閱?qǐng)求，則需要投入十分巨大的人力，查閱成本十分高。

如果充分發(fā)揮RFID標(biāo)簽的技術(shù)優(yōu)點(diǎn)，研發(fā)一種全新的借閱卡，則可以有效化解上述難題。利用RFID借閱管理技術(shù)，系統(tǒng)會(huì)對(duì)于不符合借閱條件的行為及時(shí)發(fā)出報(bào)警信號(hào)。工作人員掃描用戶的借閱卡時(shí)，如果符合借閱條件，將要借出的文件掃描RFID標(biāo)簽，文件資料信息就會(huì)自動(dòng)輸入到借閱系統(tǒng)，用戶輸入ID信息和密碼確認(rèn)之后，就完成了一次借閱工作。被借出的文件如果超期不還，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒工作人員。上述借閱過程一般只要不超過五秒的時(shí)間。

（三）保證檔案安全與提高檔案整架效率

傳統(tǒng)檔案安全防范方法主要有兩種，一是靠事物障礙封閉，另一個(gè)是靠制度規(guī)范。這種安全制度存在諸多缺陷，每個(gè)操作環(huán)節(jié)都需要人工投入，這種低效管理辦法大大降低了檔案的利用效率。采用RFID技術(shù)可以有效化解上述問題。由于每份文件資料都子帶一個(gè)電子標(biāo)簽，電子掃描儀可以在有效范圍內(nèi)掃描到文件標(biāo)簽，如果文件被違規(guī)移動(dòng)，系統(tǒng)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)其的異常情況發(fā)出報(bào)警，這顯然有效提高了安全防范的效率。

每個(gè)圖書館、檔案室都保存成千上萬份檔案資料，因而盤點(diǎn)庫存工作量十分巨大。傳統(tǒng)清庫方法是，人工將文件一一從架上取下來，手工登記后再歸還。而利用RFID技術(shù)，只需要用掃描儀沿著檔案架逐個(gè)掃描即可將所有在架文件資料收入電腦系統(tǒng)當(dāng)中，免去了逐份取下手工登記的繁瑣工作。手工盤點(diǎn)過程中，十分容易出現(xiàn)檔案復(fù)位出錯(cuò)的情況，增大了日后檔案查閱困難。在RFID技術(shù)下，歸還檔案只需用掃描儀掃描RFID標(biāo)簽，即可顯示文件的存放地址，大大提高了歸檔效率。利用RFID技術(shù)，一方面可以為檔案室節(jié)約大量的人力物力，另一方面可以有效提高工作質(zhì)量，避免人工操作帶來的各種失誤。

三、RFID技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

為響應(yīng)新時(shí)期檔案工作要求，提高檔案管理保密級(jí)別和工作效率，充分把握好檔案保密與利用之間的矛盾，要加緊利用RFID技術(shù)創(chuàng)新檔案管理工作模式。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)告訴我們，RFID技術(shù)能夠有效平衡檔案安全與利用的沖突，具有十分重要的應(yīng)用價(jià)值。

（一）RFID技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用成本與效益

現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，要充分綜合上述檔案管理工作要求，具備良好的實(shí)際操作功能，利用現(xiàn)有的管理資源降低圖書館工作人員的工作量，提高工作效率；RFID標(biāo)簽提取的檔案數(shù)據(jù)，還可以支持其他管理工作，其功能價(jià)值十分可觀。任何一項(xiàng)技術(shù)的采用，都必須要符合投入——產(chǎn)出規(guī)則，只有收益大于投入才具有可行性。

由于大多高校圖書館館藏資料眾多，數(shù)量巨大，因此要充分做好系統(tǒng)建設(shè)前的規(guī)劃設(shè)計(jì)工作?？梢赃x擇部分相對(duì)成熟的利用率較高的館藏資源作為測(cè)試對(duì)象，例如科研檔案、教學(xué)檔案、人文檔案等，可以在現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，豐富和完善檔案信息，為RFID系統(tǒng)的使用做好準(zhǔn)備。

由RFID技術(shù)制作文件標(biāo)簽，能夠有效提高圖書的借閱、歸還操作效率，還可以支持快速檢索工作，追蹤任何文件的具體位置。可以充分利用現(xiàn)有的局域網(wǎng)絡(luò)資源，結(jié)合RFID檔案搜索技術(shù)，提高文件的識(shí)別和檢索效率，總體來看，這種技術(shù)創(chuàng)新能夠?yàn)閳D書館節(jié)約大量的人力和物力，具有很高的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。

（二）RFID技術(shù)應(yīng)用對(duì)檔案管理工作的提升作用

檔案管理工作不是孤立片面的，在科研方面也離不開檔案工作的支持。實(shí)踐證明，檔案工作的管理水平高低會(huì)直接影響科研工作的進(jìn)度和效果。檔案管理的目的是要不斷提高檔案利用效率，因此檔案管理效率直接影響檔案利用率。采用RFID技術(shù)改造檔案管理模式，是提升檔案工作效率的重要途徑。RFID技術(shù)的投入使用，能夠有效提高檔案借閱、歸檔、查找效率，大大提高了工作人員的管理水平，同時(shí)，RFID技術(shù)還可支持文件保密工作，可根據(jù)保密層級(jí)控制檔案的借閱權(quán)限。能夠根據(jù)管理制度及時(shí)督促外借檔案的歸還，還可以對(duì)外借檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，滿足各種檔案管理工作需求?？梢哉f，RFID技術(shù)的應(yīng)用，能夠幫助檔案工作人員顯著提升工作效率和質(zhì)量。

檔案信息統(tǒng)計(jì)是衡量檔案利用效率的重要工具，在RFID模式下的檔案管理系統(tǒng)可以提供功能完善的即時(shí)統(tǒng)計(jì)服務(wù)。可以從不同的統(tǒng)計(jì)維度來分析檔案利用情況，例如可以統(tǒng)計(jì)借閱者人數(shù)、同一本文獻(xiàn)被借閱的次數(shù)、某一個(gè)時(shí)間段內(nèi)文獻(xiàn)的利用率等，通過這類精確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，可以即時(shí)發(fā)現(xiàn)不同文獻(xiàn)的使用效率，從而幫助圖書館做出資源調(diào)整決策，最大程度滿足讀者的需求。此外，基于RFID技術(shù)的管理系統(tǒng)能夠支持歷史借閱查詢，為圖書館清庫提供更加詳細(xì)的參考資料。

由于RFID標(biāo)簽具有很強(qiáng)的兼容性，且攜帶了大容量存儲(chǔ)庫，因此可以對(duì)現(xiàn)有標(biāo)簽內(nèi)容進(jìn)行添加和調(diào)整。實(shí)物文件資料需要使用多種保存技術(shù)，為了有效保證檔案資料的安全和完整，可以嘗試和采用不同的保管方法。在RFID技術(shù)環(huán)境下，可以不接觸實(shí)物文件資料即可進(jìn)行標(biāo)簽掃描工作，從而降低了清庫過程中對(duì)實(shí)物資料的損毀概率，有效保證了檔案資料的完整性。

（三）RFID技術(shù)對(duì)檔案管理的安全作用

由于RFID技術(shù)具有諸多特點(diǎn)和強(qiáng)大功能，它在圖書館中的充分利用將會(huì)顯著提升工作人員的總體工作效率，提高館藏資料的安全性以及綜合查詢服務(wù)質(zhì)量。在開發(fā)RFID技術(shù)的同時(shí)，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書資料信息的保密，同時(shí)還能夠?qū)⒈Ｃ芄ぷ鲝氖潞笱a(bǔ)救升級(jí)到事前防范和事中控制上，安全性得到顯著改善。

文獻(xiàn)安全是圖書館工作的重要目標(biāo)。傳統(tǒng)圖書資料的管理工作，一直采用卡片模式，無法針對(duì)資料重要性進(jìn)行安全分級(jí)，也不能有效控制借閱讀者的范圍和權(quán)限，從而導(dǎo)致許多珍貴高保密級(jí)資料受到了不應(yīng)有的損壞，給文獻(xiàn)保密工作帶來了巨大的安全隱患。

借助RFID技術(shù)的功能作用，可以幫助檔案工作人員加強(qiáng)管理工作，可以即時(shí)調(diào)取任意一本文獻(xiàn)的館藏?cái)?shù)量、保密等級(jí)和借閱權(quán)限等信息，可以在日常工作中根據(jù)系統(tǒng)提示做出不同的保密處理，大大降低了傳統(tǒng)卡片管理信息查詢不靈活導(dǎo)致的保密失效性。利用RFID的掃描功能，檔案工作人員還可以隨時(shí)抽查館藏文件的數(shù)量、借閱到期時(shí)間，提取到期應(yīng)還讀者的個(gè)人信息。

RFID技術(shù)的應(yīng)用，大大提高了檔案資料的入庫和出庫管理工作效率，在有效提高文獻(xiàn)資料的利用效率的同時(shí)，也最大程度保證了它們的安全。借助RFID這樣的先進(jìn)科技，可以幫助工作人員做好檔案的借閱跟蹤、庫存清查、位置查找等工作，在最短時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)各種管理工作問題，將檔案安全工作從事后提升到了事前和事中管理，做到了未雨綢繆，有效提高了檔案資料的保密工作質(zhì)量。

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