企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度建設(shè)

任欣

【摘要】會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的出現(xiàn)給會(huì)計(jì)內(nèi)部控制造成了一定的影響。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)模式下，會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的重心發(fā)生了轉(zhuǎn)變，對(duì)內(nèi)部控制提出了更高的要求。本文從會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制流程入手，透過(guò)分析其內(nèi)控流程，提出了加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的對(duì)策與建議。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)會(huì)計(jì)；會(huì)計(jì)電算化；內(nèi)部控制

文章編號(hào):ISSN1006—656X(2013)06?-00082-02

隨著會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用與普及，國(guó)內(nèi)運(yùn)用傳統(tǒng)手工記賬的企業(yè)數(shù)量越來(lái)越少。會(huì)計(jì)電算化在為企業(yè)的會(huì)計(jì)記賬帶來(lái)了極大便利同時(shí)，以計(jì)算機(jī)與信息網(wǎng)絡(luò)為載體的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)也給企業(yè)的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制形成了重大的沖擊與挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)手工記賬模式下，企業(yè)的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制是通過(guò)不同崗位的分離來(lái)實(shí)現(xiàn)相互監(jiān)督與相互制約。但在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)模式下，由于許多會(huì)計(jì)操作都是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行，使得原先一些分離的崗位合并，導(dǎo)致監(jiān)督與制約的作用弱化；而且會(huì)計(jì)電算化模式下的憑證、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料是由計(jì)算機(jī)及其他存儲(chǔ)介質(zhì)保存，這無(wú)疑又加大了會(huì)計(jì)資料外泄的控制風(fēng)險(xiǎn)。

一、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的定義及帶來(lái)的影響

會(huì)計(jì)電算化是將計(jì)算機(jī)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的重要體現(xiàn)，是計(jì)算機(jī)技術(shù)取代傳統(tǒng)手工記賬、算賬等會(huì)計(jì)核算環(huán)節(jié)的過(guò)程。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)辦公應(yīng)用中的普及，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)也被國(guó)內(nèi)企業(yè)廣泛應(yīng)用，各類財(cái)務(wù)記賬、報(bào)賬、算賬以及統(tǒng)計(jì)、分析等綜合性的電算化軟件層出不窮，為企業(yè)的會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)提供了極大的便利。相比較傳統(tǒng)手工記賬方式，電算化系統(tǒng)具有核算速度、信息儲(chǔ)存量大等優(yōu)勢(shì)，也有利于企業(yè)管理者對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析與統(tǒng)計(jì)，并為企業(yè)的財(cái)務(wù)決策提供了有效的信息。

當(dāng)然，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在普及應(yīng)用的過(guò)程中，也給企業(yè)會(huì)計(jì)的內(nèi)部控制帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。一方面，會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移。在傳統(tǒng)手工記賬模式下，企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所發(fā)生的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都需要各財(cái)務(wù)人員的審核、復(fù)核，而且財(cái)務(wù)部門(mén)實(shí)行的是崗位分離機(jī)制，對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的開(kāi)展相互監(jiān)督、相互制約。可以說(shuō)，傳統(tǒng)手工記賬模式下，企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制重點(diǎn)為對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的各環(huán)節(jié)的審核與復(fù)核。但企業(yè)在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后，會(huì)計(jì)記賬等業(yè)務(wù)都是通過(guò)計(jì)算機(jī)完成，先前審核、復(fù)核等內(nèi)部控制手段的效力被削弱，這時(shí)企業(yè)會(huì)計(jì)的內(nèi)部控制重點(diǎn)將集中于對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的控制。

另一方面，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)加大了對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)犯罪行為的控制。眾所周知，傳統(tǒng)手工記賬模式下，各財(cái)務(wù)崗位實(shí)行分離制度，要進(jìn)行會(huì)計(jì)犯罪行為必須經(jīng)過(guò)各崗位的一致認(rèn)可與同意；只有中間有一環(huán)節(jié)沒(méi)有做到位，那就前功盡棄。而會(huì)計(jì)電算化將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入了會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)之中，這使得企業(yè)的會(huì)計(jì)資料與信息暴露在相關(guān)計(jì)算機(jī)黑客面前。一方面，計(jì)算機(jī)黑客高手可以通過(guò)電算化系統(tǒng)直接進(jìn)行會(huì)計(jì)犯罪行為。另一方面，計(jì)算機(jī)犯罪本身具有的隱蔽性，使得企業(yè)財(cái)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)犯罪行為的難度要高于傳統(tǒng)手工記賬模式。

二、企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制流程分析

目前，企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制主要分為一般控制與運(yùn)行控制兩部分內(nèi)容。其中，一般控制主要是對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的組織、開(kāi)發(fā)、文件資料等方面進(jìn)行控制，以保證電算化系統(tǒng)的運(yùn)行。運(yùn)行控制是指對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在日常運(yùn)行過(guò)程中的輸入、輸出環(huán)節(jié)進(jìn)行控制的過(guò)程。

（一）一般控制流程

會(huì)計(jì)電算化的一般控制就是除電算化系統(tǒng)日常運(yùn)行以外的控制過(guò)程，其流程包括了組織控制、開(kāi)發(fā)過(guò)程的控制、文件資料控制。

組織控制是指對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中存在相互沖突的崗位進(jìn)行分離。電算化系統(tǒng)程序的設(shè)計(jì)、系統(tǒng)的操作以及會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的保管是企業(yè)電算化系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的三個(gè)重要崗位。程序設(shè)計(jì)崗位主要是負(fù)責(zé)對(duì)電算化程序的編制與修改；系統(tǒng)的操作崗位負(fù)責(zé)對(duì)電算化數(shù)據(jù)的輸入與處理；數(shù)據(jù)的保管崗位是對(duì)電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行保存與管理。更重要的是，這三個(gè)崗位之間相互沖突，必須實(shí)行分離的辦法，從而保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在組織上實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制。

開(kāi)發(fā)過(guò)程的控制是指對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)控的過(guò)程。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)涉及到軟件功能的定位、模塊的構(gòu)成、程序代碼的編寫(xiě)以及程序的調(diào)試等，要保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)作，就需要在系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)環(huán)節(jié)中就加強(qiáng)內(nèi)部控制。一方面，電算化系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)要做好與財(cái)務(wù)部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)工作，透過(guò)計(jì)算機(jī)部門(mén)的技術(shù)實(shí)力與財(cái)務(wù)部門(mén)的實(shí)務(wù)要求，提高電算化系統(tǒng)軟件的應(yīng)用性。另一方面，在系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程中，可運(yùn)用開(kāi)發(fā)進(jìn)度表來(lái)對(duì)系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)過(guò)程加以控制，保證開(kāi)發(fā)工程的保質(zhì)保量完成。

文件資料的控制是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的重要組成部分。盡管會(huì)計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)了記賬的數(shù)據(jù)化，但電算化系統(tǒng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)文件資料的保管控制提出了更高的要求。一方面，電算化系統(tǒng)的文件資料包括了系統(tǒng)說(shuō)明書(shū)、程序說(shuō)明書(shū)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)說(shuō)明書(shū)以及運(yùn)行說(shuō)明書(shū)等幾方面，對(duì)這些資料，要做好相應(yīng)的保管工作。另一方面，對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)所形成的會(huì)計(jì)文件資料，也要妥善保管，加強(qiáng)控制，必要時(shí)可以采取多人聯(lián)合保管的形式，以降低會(huì)計(jì)文件資料外泄的機(jī)率。

（二）運(yùn)行控制流程

會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)行控制是指對(duì)電算化系統(tǒng)在日常運(yùn)行過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)控的一系列過(guò)程。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行控制流程包括了輸入控制與輸出控制這兩方面。

輸入控制是指在將相關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入電算化系統(tǒng)過(guò)程中，對(duì)數(shù)據(jù)正確性與完整性的有效控制的過(guò)程。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)模式下，數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)的控制是保證企業(yè)會(huì)計(jì)信息準(zhǔn)確無(wú)誤的首要保障。目前，對(duì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入控制的方法有順序編號(hào)的控制、數(shù)據(jù)總量的控制、數(shù)據(jù)檢測(cè)與核對(duì)的控制以及錯(cuò)誤糾正的控制。順序編號(hào)的控制主要是通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)原始憑證編號(hào)的識(shí)別，來(lái)提高數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確度，畢竟無(wú)論是傳統(tǒng)手工記賬還是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，都需要用到會(huì)計(jì)原始憑證。數(shù)據(jù)總量的控制是指在電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入完成后，必然會(huì)生成一張財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表，對(duì)于會(huì)計(jì)報(bào)表，其借方與貸方的金額必然相等；對(duì)此，可以利用這一特點(diǎn)，通過(guò)對(duì)其借方與貸方金額總量的控制來(lái)保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)檢測(cè)與核對(duì)的控制是指在數(shù)據(jù)輸入的過(guò)程中，若發(fā)現(xiàn)存在借方與貸方金額不等的情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)檢測(cè)出來(lái)，因?yàn)槊恳粡垥?huì)計(jì)憑證在數(shù)據(jù)的輸入過(guò)程中都要求借方與貸方金額相等。錯(cuò)誤糾正控制指電算化系統(tǒng)在檢測(cè)出數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤時(shí)，要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行提醒，糾正錯(cuò)誤，并且系統(tǒng)要保存出錯(cuò)數(shù)據(jù)的記憶文件，編制相應(yīng)的差錯(cuò)的報(bào)告。

另一方面，輸出控制是指在完成對(duì)電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入與匯總處理過(guò)程后，系統(tǒng)對(duì)相關(guān)會(huì)計(jì)資料輸出過(guò)程的控制。電算化系統(tǒng)輸出內(nèi)容包括數(shù)據(jù)處理結(jié)果輸出與控制信息輸出兩方面。數(shù)據(jù)處理結(jié)果的輸出控制就是會(huì)計(jì)報(bào)表準(zhǔn)確性的控制。一方面，對(duì)于系統(tǒng)輸出的會(huì)計(jì)報(bào)表要及時(shí)進(jìn)行人工檢查，根據(jù)會(huì)計(jì)憑證的順序號(hào)檢查有否缺漏與重疊，根據(jù)報(bào)表的合計(jì)數(shù)來(lái)檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。另一方面，對(duì)系統(tǒng)輸出的會(huì)計(jì)報(bào)表要妥善保管，注明報(bào)表的編號(hào)、份數(shù)及日期等信息。此外，控制信息的輸出是指電算化系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中涉及到內(nèi)控的相關(guān)信息輸出的過(guò)程，這也是企業(yè)相關(guān)人員進(jìn)行內(nèi)部控制的重要依據(jù)，保證會(huì)計(jì)資料復(fù)核的準(zhǔn)確性。

三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的措施

針對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)給企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制所帶來(lái)的影響以及電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的流程，要加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制需要從事前、事中與事后三方面入手。

（一）加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化崗位分工，沖突崗位進(jìn)行分離機(jī)制