論企業(yè)如何加強(qiáng)應(yīng)付賬款管理

黃曉燕

企業(yè)經(jīng)營的目的就是最大限度的賺得貨幣資金的利差，利差在企業(yè)日常經(jīng)營活動中主要體現(xiàn)在貨幣資金運動的收與支，而貨幣資金的收與支又體現(xiàn)在企業(yè)因銷售形成的應(yīng)收帳款和采購過程中形成的應(yīng)付帳款，兩者相輔相承，缺一不可。如果把一個企業(yè)的經(jīng)營比喻成個人理財，增加銷售是理財中的開源，那么控制采購資金支出就是節(jié)流，可見加強(qiáng)采購過程中形成的應(yīng)付帳款管理對企業(yè)的重要性，但現(xiàn)實中許多企業(yè)只重視應(yīng)收賬款的管理，而忽略對應(yīng)付賬款的管理，致使企業(yè)銷售增加了而利潤增加不明顯或是反而減少了，本文針對如何加強(qiáng)應(yīng)付帳款管理，談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、應(yīng)付帳款的內(nèi)涵和重要性

應(yīng)付帳款是指企業(yè)在日常經(jīng)營活動中為銷售而進(jìn)行采購的原材料、商品或接受勞務(wù)供應(yīng)等而發(fā)生應(yīng)支付貨幣資金的債務(wù)，是為取得銷售而付出的代價。它反映的是經(jīng)濟(jì)交易中“買方”與“賣方”之間的關(guān)系，從供應(yīng)鏈理論看來，企業(yè)與供應(yīng)商之間“買”、“賣”關(guān)系是一種長期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。加強(qiáng)應(yīng)付帳款的管理，不僅是維護(hù)企業(yè)與供應(yīng)商之間良好合作關(guān)系，保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑，同時也是企業(yè)降低成本、增加經(jīng)營成果的重要因素之一。

二、應(yīng)付帳款事前控制

（一）建立供應(yīng)商評級制度

應(yīng)付賬款是支付給供應(yīng)商的貨款，企業(yè)建立供應(yīng)商信用評級制度是加強(qiáng)應(yīng)付賬款管理的前提。企業(yè)應(yīng)建立健全供應(yīng)商基礎(chǔ)信息并定期更新，隨時掌握供應(yīng)商最新信息，全面了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、資金、管理、成本控制、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、可持續(xù)發(fā)展等方面的實力。資質(zhì)不同的供應(yīng)商會給予企業(yè)不同的信用期限和現(xiàn)金折扣，企業(yè)可根據(jù)資金狀況、產(chǎn)品特點選擇適合自已的供應(yīng)商。優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商不僅能為企業(yè)節(jié)約成本，減少應(yīng)付賬款，提高資金使用率，關(guān)鍵時刻還能夠幫助企業(yè)共渡難關(guān)、增強(qiáng)競爭力?！笆袌龅母偁幉辉偈菃蝹€企業(yè)之間的競爭，而是供應(yīng)鏈與供應(yīng)鏈之間的競爭”。企業(yè)只有從戰(zhàn)略高度出發(fā)，有目的、有系統(tǒng)地管理好與供應(yīng)商之間的關(guān)系，加強(qiáng)對應(yīng)付帳款的管理，才能使自己在市場競爭中處于有利地位。不僅如此，企業(yè)還要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營性質(zhì)對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對交易金額高，交易次數(shù)頻繁的供應(yīng)商每年進(jìn)行分析評價，使企業(yè)采購在保質(zhì)保量的基礎(chǔ)上將交易成本和風(fēng)險控制到最低。庫存ABC分類法同樣可以移植到供應(yīng)商管理中來。A類供應(yīng)商：采購額占采購總額的70~80%、但數(shù)量只相當(dāng)于供應(yīng)商總數(shù)的15~20%；B類供應(yīng)商：采購額占采購總額的15~20%、數(shù)量相當(dāng)于供應(yīng)商總數(shù)的30~40%；C類供應(yīng)商：采購額占采購總額的5~10%、數(shù)量相當(dāng)于供應(yīng)商總數(shù)的60~70%。對于A類供應(yīng)商企業(yè)應(yīng)實施戰(zhàn)略同盟，共同成長，始終優(yōu)先的原則，并且可以將其溶入到企業(yè)內(nèi)部銷售預(yù)測、訂貨計劃中。對于B類供應(yīng)商應(yīng)采取平等協(xié)作，互惠互利的原則進(jìn)行交易，對于C類供應(yīng)商只要按需交往即可。

（二）完善內(nèi)部控制制度

企業(yè)經(jīng)營的目的是為了最大限度的賺取利潤，使企業(yè)價值最大化。所以企業(yè)不僅要選擇質(zhì)優(yōu)價廉的供應(yīng)商供貨，以降低成本，而且還要從企業(yè)內(nèi)部控制和監(jiān)管著手加強(qiáng)應(yīng)付賬款的管理，防止人為原因?qū)е虏槐匾某杀纠速M。企業(yè)可以設(shè)置一些內(nèi)控制度如：物資申請制度、采購制度、合同簽訂與保管制度、單據(jù)審核制度、內(nèi)部稽核制度、對帳制度、付款審批制度、人員績效考核制度等并嚴(yán)格執(zhí)行，以確保應(yīng)付帳款真實準(zhǔn)確。

每個月末，財務(wù)不僅要與倉庫、采購等相關(guān)部門進(jìn)行賬單核對，賬表核對，明細(xì)賬與總賬核對，而且還要在內(nèi)部對帳、內(nèi)部稽核基礎(chǔ)上與供應(yīng)商核對本月應(yīng)付帳款余額、本月收到的發(fā)票及到貨等情況，與銀行核對支付的貨款等，確保財務(wù)和供應(yīng)商、銀行賬實一致，如有異議應(yīng)及時查找原因予以解決。

三、應(yīng)付帳款事中控制

采購部門提出的采購付款申請是形成付款業(yè)務(wù)的重要依據(jù)，財務(wù)部門應(yīng)審核業(yè)務(wù)部門提交的原始憑證、采購發(fā)票、驗收入庫說明等單據(jù)的內(nèi)容是否完整，記錄的數(shù)量、金額是否正確，是否執(zhí)行了規(guī)定的業(yè)務(wù)程序等，在原始資料準(zhǔn)確無誤的基礎(chǔ)上進(jìn)行應(yīng)付賬款核算，防止超出預(yù)算的采購付款業(yè)務(wù)發(fā)生。無論企業(yè)采取總價法還是凈價法，都要扣除現(xiàn)金折扣后的金額作為應(yīng)付帳款，以防多付款或現(xiàn)金折扣舞弊行為的發(fā)生。

貨款支付過程是重要的風(fēng)險控制流程，對于每筆付款，企業(yè)要嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，只有審批通過的應(yīng)付賬款，財務(wù)人員方能付款。為了維護(hù)企業(yè)信譽(yù)，采購部門和財務(wù)部門應(yīng)在貨款規(guī)定的時間內(nèi)支付，對于供應(yīng)商給予企業(yè)的付款期限和信用期內(nèi)的現(xiàn)金折扣，企業(yè)要充分利用這一商業(yè)信用，以提高資金使用效率。

應(yīng)付帳款的成本主要由應(yīng)付帳款的機(jī)會成本、應(yīng)付帳款借款利息、應(yīng)付帳款放棄現(xiàn)金折扣成本、應(yīng)付帳款利息及支付相關(guān)手續(xù)費組成。企業(yè)在正常信用期內(nèi)的應(yīng)付賬款可以盡可能的延緩支付，以降低應(yīng)付帳款的機(jī)會成本；在信用期內(nèi)享有現(xiàn)金折扣的應(yīng)付賬款，如果資金不充足，企業(yè)應(yīng)該將放棄現(xiàn)金折扣的高低與借款利息的大小進(jìn)行比較，以確定是否支付。

為了建立良好的業(yè)務(wù)關(guān)系和獲得采購優(yōu)惠，在資金允許的情況下，企業(yè)可以在到貨之前向供應(yīng)商支付部分預(yù)付帳款。預(yù)付賬款在本質(zhì)上和應(yīng)付帳款是一樣的，其支付須有采購合同作為依據(jù)且必須納入采購預(yù)算范圍，并且需得到預(yù)算主管的批準(zhǔn)。對于預(yù)付帳款業(yè)務(wù)較少的企業(yè)，可以通過應(yīng)付帳款帳戶進(jìn)行核算，而對于預(yù)付帳款發(fā)生頻繁，支付金額較大的企業(yè)應(yīng)單獨設(shè)置“預(yù)付帳款”科目。應(yīng)付帳款、預(yù)付帳款要派專人管理，“預(yù)付帳款”借方反映實際支付給供應(yīng)商的預(yù)付款，待貨物驗收入庫、發(fā)票已到時將其借方?jīng)_回。企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)規(guī)模及結(jié)算方式設(shè)置“應(yīng)付帳款”科目，“應(yīng)付帳款”科目借方藍(lán)字反映實際支付的款項，借方紅字反映收到退回多付的款項；貸方藍(lán)字反映實際收到的材料或商品，貸方紅字反映退回供應(yīng)商的材料或商品；期末借方余額反映公司實際支付的貨款，貸方余額反映公司應(yīng)付未付的款項。

財務(wù)人員要及時核銷已經(jīng)付款的采購業(yè)務(wù)，要在采購發(fā)票、原始單據(jù)上蓋章以示支付，并妥善保管有關(guān)憑據(jù)，防止資金重復(fù)支付。對于應(yīng)付票據(jù)的使用和管理，采購部門需要得到有關(guān)部門的審批。

四、應(yīng)付帳款事后控制

企業(yè)對待應(yīng)付帳款需要象對待應(yīng)收帳款一樣進(jìn)行帳齡分析。通過賬齡分析，了解企業(yè)負(fù)債情況及分布，一方面維護(hù)企業(yè)對供應(yīng)商的信譽(yù)，同時為下一期資金安排提供輕重緩急的依據(jù)，從而提高企業(yè)的資金使用效率。其次，企業(yè)應(yīng)對供應(yīng)商的滿意度、資金使用效益等定期進(jìn)行分析總結(jié)。因為應(yīng)付帳款也是變相的貨幣資金，企業(yè)除了制定相關(guān)制度、配備合適人員、建立相關(guān)崗位責(zé)任制度外，相關(guān)的獎懲制度也是必不可少的。這樣不僅可以激勵員工盡職盡責(zé)，明確他們的責(zé)、權(quán)、利，使其行為與各自的利益息息相關(guān)，而且促使其主動遵守法規(guī)，主動與不法分子作斗爭。

通過以上對應(yīng)付賬款管理的分析，加強(qiáng)對應(yīng)付賬款事前、事中、事后控制，不僅維護(hù)了企業(yè)對供應(yīng)商的信譽(yù)，使企業(yè)降低了成本，提高了資金使用率，增加了利潤，提升了企業(yè)核心競爭力，而且使企業(yè)在沒有開源時通過節(jié)流增加收入獲得生存與發(fā)展的空間。