ERP系統(tǒng)在企業(yè)中實施的探討

宋曉君

摘 要 伴隨著工業(yè)經(jīng)濟(jì)時代邁向知識經(jīng)濟(jì)時代，國外許多企業(yè)都在運用ERP軟件作為其決策工具并進(jìn)行日常管理工作，ERP軟件的運用給企業(yè)帶來了巨大的經(jīng)濟(jì)效益，近年來我國不少企業(yè)運用了ERP，有成功也有失敗，本文對實施中存在的問題進(jìn)行了分析并給出了相應(yīng)的對策，對ERP軟件在我國企業(yè)的成功實施具有重要的意義。

關(guān)鍵詞 ERP系統(tǒng) 企業(yè) 電子系統(tǒng) 管理

一 、ERP在我國企業(yè)實施的現(xiàn)狀

ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源規(guī)劃）是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，通過對企業(yè)銷售、生產(chǎn)、采購、物流等各個環(huán)節(jié)以及人力資源、生產(chǎn)設(shè)備、資金等企業(yè)內(nèi)部資源的有效控制和管理，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的優(yōu)化配置，提高企業(yè)生產(chǎn)效率和市場響應(yīng)能力的管理平臺。

在20世紀(jì)80年代，人們把生產(chǎn)、財務(wù)、銷售、采購、人力資源等各個信息子系統(tǒng)集成為一個一體化的系統(tǒng)，并成為制造資源計劃，MRPⅡ的基本原理就是把企業(yè)作為一個有機整體，以生產(chǎn)計劃為主線，從整體最優(yōu)的角度出發(fā)，通過運用科學(xué)方法對企業(yè)各種制造資源和產(chǎn)、供、銷、材各個環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一有效的計劃、組織和控制，使物流、信息流、資金流流動暢通的動態(tài)反饋系統(tǒng)，成為以生產(chǎn)制造為主線，即物流、信息流、資金流為一體的全面制造資源計劃。

在MRPⅡ管理模式下，可以有生產(chǎn)活動與財務(wù)活動有關(guān)的數(shù)據(jù)，把實物形態(tài)的物料流動直接轉(zhuǎn)化為價值形態(tài)的資金流動，從而保證了生產(chǎn)與財務(wù)數(shù)據(jù)的事實性和一致性，使財務(wù)部門得到及時、準(zhǔn)確的資金信息，用于控制成本，參與決策，指導(dǎo)和控制生產(chǎn)經(jīng)營活動。

由于國外MRPⅡ供應(yīng)商的熱情.媒體的宣傳和眾人的盲從，MRPⅡ在我國的應(yīng)用曾經(jīng)有一個高潮，但終因不具備MRPⅡ生長的環(huán)境而平息。

我國ERP真正的運用是20世紀(jì)90年代，從90年代中后期開始，為了確立競爭優(yōu)勢，各國企業(yè)更加關(guān)注進(jìn)入市場的時間，產(chǎn)品的質(zhì)量，服務(wù)的水平和運營成本的降低，并且為適應(yīng)市場全球化的要求，組織結(jié)構(gòu)和投資結(jié)構(gòu)也趨向于分布式和扁平化，ERP就是在這種時代背景下面市的，在ERP系統(tǒng)設(shè)計中，考慮到僅靠自己企業(yè)的資源不可能有效地參與市場競爭，還必須把經(jīng)營過程中的有關(guān)各方，如：供應(yīng)商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡(luò)、客戶等納入一個緊密的供應(yīng)鏈中，才能有效的安排企業(yè)的產(chǎn)、供銷活動。滿足企業(yè)利用一切市場資源，快速高效地進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營的需求，并準(zhǔn)確及時的反映各方的動態(tài)信息，監(jiān)控經(jīng)營成本和資金流向，以其進(jìn)一步企業(yè)對市場反映的靈活性和財務(wù)效率，并在市場上獲得競爭優(yōu)勢。

ERP是一種面向企業(yè)供應(yīng)鏈的整體資源的管理和利用，可對供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的管理。從90年代起，全球ERP/MRPⅡ軟件產(chǎn)品市場排名最前的一些公司紛紛進(jìn)入我國市場，國內(nèi)著名的幾家財務(wù)公司也聯(lián)名宣布進(jìn)軍ERP領(lǐng)域在企業(yè)中掀起一場ERP熱潮。2002年3月7日，國家經(jīng)貿(mào)委和信息產(chǎn)業(yè)部聯(lián)合發(fā)出《關(guān)于大力推進(jìn)企業(yè)管理信息化的指導(dǎo)意見》，對企業(yè)管理信息化提出具體要求“國家重點企業(yè)管理信息化的起點要求，步伐要快。到‘十五末期，大多數(shù)國家重點企業(yè)要基本實現(xiàn)企業(yè)信息化，制造類企業(yè)可以應(yīng)用ERP為主”，“其他國有大中型企業(yè)要努力實現(xiàn)比較完善的財務(wù)、營銷管理信息化”。這一指導(dǎo)意見對ERP的應(yīng)用起到了推動作用，目前有一千多家企業(yè)在應(yīng)用ERP，客觀上達(dá)到了利用計算機輔助管理的目的，并在一定程度上促進(jìn)了企業(yè)管理的改進(jìn)、提高和創(chuàng)新。

但是，從應(yīng)用效果上看，無論我國政府還是企業(yè)，在這方面投入不少，其應(yīng)用效果令人擔(dān)憂。在我國ERP實施的成功率不足50%，同西方國家相比存在很大的差距。據(jù)美國生產(chǎn)與庫存控制協(xié)會統(tǒng)計，企業(yè)成功應(yīng)用ERP后，庫存下降30%～50%；延期交貨減少80%，采購提前期縮短50%，停工待料減少50%，制造成本減少12%，管理水平提高，管理人員減少10%，生產(chǎn)能力提高10%～15%。從這些數(shù)據(jù)可以看出，ERP的成功應(yīng)用可以為企業(yè)帶來很樂觀的利益和前景，其在國外應(yīng)用的也相當(dāng)成功，已經(jīng)成為國外企業(yè)進(jìn)行日常工作流程管理和決策支持必不可少的工具。但在我國在應(yīng)用和實施ERP軟件中遇上很多問題。

二、ERP在我國企業(yè)實施中存在的問題

ERP在我國實施的成功率低下或者說ERP項目的實施不能達(dá)到我國企業(yè)期望的目標(biāo)，主要原因在于：

1.企業(yè)管理者和員工的管理思想落后。ERP系統(tǒng)本身蘊涵著先進(jìn)的管理思想，實施ERP是一項管理系統(tǒng)工程，涉及企業(yè)運營的方方面面，且要求對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，變革現(xiàn)行的管理模式。然而，我國企業(yè)由計劃經(jīng)濟(jì)的時間不長，由于歷史的慣性，企業(yè)中的一些人員還習(xí)慣于計劃經(jīng)濟(jì)下的傳統(tǒng)的管理模式，包括管理方式、組織機構(gòu)、工作方式等，市場意識不強，難以接受新的管理思想和方式，更不愿意變革。雖然在某種程度上使用了IT，但是并沒有輔之以新的管理理念，只是“穿新鞋走老路”，ERP的應(yīng)用效果不能凸顯，甚至阻礙了ERP進(jìn)一步發(fā)展。

管理思想是ERP的靈魂，實施業(yè)務(wù)流程重組和管理信息化后，企業(yè)管理思想和管理模式將發(fā)生革命性的質(zhì)的變化，不能正確認(rèn)識的管理思想就不可能很好地去實施和應(yīng)用ERP系統(tǒng)，因此，管理者和員工的管理理念和工作方式必須進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。

2.ERP環(huán)境下信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題。（1）信息系統(tǒng)非授權(quán)訪問的風(fēng)險。對企業(yè)信息系統(tǒng)的使用必須經(jīng)過授權(quán)，非授權(quán)的訪問，將帶來對企業(yè)重要信息的泄漏或丟失的風(fēng)險。企業(yè)信息系統(tǒng)非授權(quán)訪問的威脅主要來自于：系統(tǒng)內(nèi)部和系統(tǒng)外部，如：黑客入侵和病毒攻擊，尤其是有意圖的、有目的的攻擊行為。將給企業(yè)帶來巨大的傷害，嚴(yán)重威脅企業(yè)信息的機密性、完整性和可用性。（2）信息系統(tǒng)管理部門內(nèi)職責(zé)分離的控制風(fēng)險。職責(zé)分離，是企業(yè)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)控制手段，主要目標(biāo)是防范內(nèi)部人員的舞弊行為帶給企業(yè)的災(zāi)難。在ERP的環(huán)境下，信息系統(tǒng)不相容的職責(zé)分離主要有：系統(tǒng)設(shè)計人員和系統(tǒng)操作人員的職責(zé)分離，系統(tǒng)維護(hù)人員與系統(tǒng)操作人員的職責(zé)要分離，系統(tǒng)操作人員、系統(tǒng)設(shè)計人員與數(shù)據(jù)檔案管理人員職責(zé)要分離，數(shù)據(jù)庫管理員與信息系統(tǒng)管理部門的其他職責(zé)要分離。（3）不同信息系統(tǒng)之間信息傳遞的控制風(fēng)險。ERP系統(tǒng)需要與原有的生產(chǎn)管理系統(tǒng)、網(wǎng)上電子采購系統(tǒng)以及已停止使用但保留歷史數(shù)據(jù)的用友財務(wù)會計系統(tǒng)進(jìn)行溝通，雖然R/3軟件提供了系統(tǒng)外部接口，但是，企業(yè)很難直接將它們和ERP系統(tǒng)進(jìn)行接口連接，進(jìn)行集成管理。

3.ERP系統(tǒng)中的信息不對稱。我國大多數(shù)企業(yè)信息化基礎(chǔ)比較弱，各個信息系統(tǒng)之間相互不匹配、不融合，如銷售部門、財務(wù)部門、行政部門等部門之間信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)不統(tǒng)一。這主要是由于：（1）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性差。如生產(chǎn)系統(tǒng)運行不規(guī)范、生產(chǎn)過程不穩(wěn)定、企業(yè)管理機制和市場環(huán)境不完善等，破壞了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性、完整性、和流暢性，最終導(dǎo)致基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性下降。（2）物流、資金流和信息流不一致。物流、資金流和信息流不是緊密聯(lián)系的， 企業(yè)內(nèi)部的信息不一致，許多部門之間的數(shù)據(jù)不一致，對同一個問題得出的結(jié)論不同，甚至完全相反。這些造成企業(yè)管理資源的浪費，給企業(yè)帶來損失。

三、我國ERP應(yīng)用率低下的解決對策

1.革新管理理念。ERP不僅僅對企業(yè)帶來的ERP軟件，更重要的是給企業(yè)帶來了先進(jìn)的管理理念，企業(yè)實施ERP過程，也是將ERP的管理理念引入企業(yè)的過程。那么ERP的實施必然涉及企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、組織機構(gòu)設(shè)置、人員配置等方方面面的配套改革。也必然涉及各方面利益關(guān)系的調(diào)整，所有這些僅僅依靠企業(yè)的某個功能，都沒有辦法解決，都需要企業(yè)關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)出面對企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組和變革以適應(yīng)ERP的實施給企業(yè)帶來的先進(jìn)管理理念，可以說，企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)，革新理念、積極參與是成功實施ERP的關(guān)鍵。

2.改革ERP環(huán)境下信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制。防范ERP信息系統(tǒng)的風(fēng)險，保證系統(tǒng)的安全，必須采取全面有效的控制措施。（1）建立信息安全管理委員會，完善組織控制。企業(yè)可以設(shè)立獨立的信息安全管理委員會，主要用于指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和評價企業(yè)信息系統(tǒng)。實施過程中的安全控制措施，該委員會應(yīng)該于信息系統(tǒng)的維護(hù)和使用部門相獨立，負(fù)責(zé)確認(rèn)企業(yè)管理層的信息安全方針，并在企業(yè)組織中指派安全角色。協(xié)調(diào)企業(yè)安全措施的實施。以達(dá)到對信息系統(tǒng)的監(jiān)管和有效的風(fēng)險防范的作用。該委員會可以和企業(yè)審計部門合作，對企業(yè)信息系統(tǒng)的是使用和信息安全管理的效果，進(jìn)行綜合評價，促進(jìn)企業(yè)信息系統(tǒng)的改進(jìn)。（2）加強網(wǎng)絡(luò)安全管理。為抵制惡意軟件的入侵，企業(yè)應(yīng)該實施一系列控制措施來保證網(wǎng)絡(luò)安全，例如：運行專用的網(wǎng)關(guān)軟件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，采用專用內(nèi)容過濾技術(shù)，組織各種惡意內(nèi)容的入侵等，并通過對防火墻掃描器入侵檢測等系統(tǒng)安全的支撐產(chǎn)品，信息的采集與信息系統(tǒng)的事故報告進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析，以便于更準(zhǔn)確的了解信息系統(tǒng)，受到非授權(quán)訪問或攻擊的信息。以及控制措施和控制效果，有利于企業(yè)控制重點的調(diào)整，加強網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險的防范。（3）加強員工的信息安全意識。進(jìn)行信息安全的再交易，企業(yè)信息系統(tǒng)的安全管理，離不開人的作用，企業(yè)從上至下都建立起信息安全的概念，并由管理層從戰(zhàn)略高度出發(fā)，根據(jù)企業(yè)集團(tuán)的需要和特點，制定一套清晰的信息安全指導(dǎo)方針，并向企業(yè)內(nèi)部各組織發(fā)布，表明管理層對信息安全的支持和承諾。同時對員工信息安全的再教育，培養(yǎng)員工的信息安全意識。使員工在處理業(yè)務(wù)處理時，能夠依據(jù)企業(yè)的信息安全方針，進(jìn)行信息安全控制和風(fēng)險防范。

3.進(jìn)行ERP與電子商務(wù)的整合。一個有效的企業(yè)管理信息系統(tǒng)應(yīng)該具有智能性，具備一定分析和提煉綜合分析能力，能提供準(zhǔn)確的、及時的、可供決策的信息。實現(xiàn)這一系統(tǒng)功能離不開電子商務(wù)。電子商務(wù)的實質(zhì)是企業(yè)經(jīng)營管理的各個環(huán)節(jié)的信息化過程，電子商務(wù)的開展對ERP思想的實質(zhì)將起到一個橋梁作用。電子商務(wù)是建立在ERP的基礎(chǔ)之上的應(yīng)用，ERP是企業(yè)實施電子商務(wù)的支撐系統(tǒng)，具體關(guān)系體現(xiàn)為：基于供應(yīng)鏈的兼容性。企業(yè)中存在三種流，物流、資金流和信息流。其中信息流不是孤立的，它與物流和資金流緊密聯(lián)系。反映了物資和資金流動前、中、后的狀況。對基于這三種流分別存在的物資供應(yīng)鏈，資金供應(yīng)鏈和信息供應(yīng)鏈。由于電子商務(wù)主要涉及采購和銷售業(yè)務(wù)，因此網(wǎng)上采購部和網(wǎng)上銷售部成為企業(yè)的物流和資金流的一部分。雖然ERP首先使用了供應(yīng)鏈管理思想，但供應(yīng)鏈并不依賴于ERP而存在。供應(yīng)鏈?zhǔn)瞧髽I(yè)一種客觀存在。任何企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)都可以使用供應(yīng)鏈管理的思想和方法。

基于客戶關(guān)系管理的關(guān)聯(lián)性。客戶關(guān)系管理（CRM）是ERP系統(tǒng)的一個發(fā)展方向。面向客戶的客戶關(guān)系管理。不僅僅是將銷售過程自動化，而且?guī)椭髽I(yè)充分利用關(guān)鍵客戶和企業(yè)數(shù)據(jù)來優(yōu)化商業(yè)決策過程。CRM賦予客戶與企業(yè)進(jìn)行交流的能力。而這種交流是通過電子商務(wù)來實現(xiàn)的。電子商務(wù)系統(tǒng)的運行為客戶和企業(yè)之間的交流提供中介。向ERP提高最直接的數(shù)據(jù)資料。

整合是根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)流程合并、撤消或增加一些業(yè)務(wù)部門。包括水平整合和垂直整合。同時也要求應(yīng)用軟件各模塊的合理劃分和有機集成。而且還必須有數(shù)據(jù)庫層和操作層來支持。具體的實現(xiàn)途徑如下：

（1）功能整合?；贗nternet的ERP系統(tǒng)應(yīng)滿足企業(yè)及伙伴庫存管理與銷售管理的基本功能。庫存管理包括入庫盤點等。銷售管理包括發(fā)貨、發(fā)票管理等。

（2）觀念和人才整合。整合必須牽動全局，會影響企業(yè)現(xiàn)行的管理思想、管理制度和管理方法。更為重要的是，將會引起許多人利益的再分配。因而必然會遇到許多阻力。這就要求最高決策層全力推動轉(zhuǎn)變觀念，接受先進(jìn)的管理理念，要求企業(yè)的所有員工必須在思想上有正確的認(rèn)識，以便于在有機組織中，充分發(fā)揮每個員工的主觀能動性與全能，提高企業(yè)對市場動態(tài)變化的響應(yīng)速度。同時要求，商業(yè)管理人員要有計算機知識，IT技術(shù)人員要有管理理論和商務(wù)知識，這樣企業(yè)才能對電子商務(wù)下的ERP有哪些需求，技術(shù)上應(yīng)該怎么實現(xiàn)，有個清楚的認(rèn)識。企業(yè)如果缺乏復(fù)合型人才，便無法有效的實施ERP與電子商務(wù)的融合。

電子商務(wù)與ERP的無縫整合可以最大限度地提高企業(yè)對市場的快速反應(yīng)能力和滿足客戶的個性化服務(wù)，最終實現(xiàn)以供應(yīng)鏈管理為目標(biāo)，使企業(yè)能在激烈的市場競爭中，立于不敗之地。

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