我國中小企業(yè)管理信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀及思考

■吳 凡 國際商業(yè)機(jī)器（中國）有限公司

改革開放以來，我國市場(chǎng)化水平也逐漸提高，中小企業(yè)也隨之發(fā)展的越來越快，是國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展中不可或缺的力量。但是因?yàn)橹行∑髽I(yè)某些自身?xiàng)l件不足，而且這幾年來能量資源價(jià)格不斷上升，人民幣匯價(jià)逐漸增值，我們國家中小企業(yè)的存活率大大減少，迎接的是更多新困難、新挑戰(zhàn)。在這樣的情形下，要想使我們國家的中小企業(yè)順利突破重圍，能夠在越來越激烈的競(jìng)爭(zhēng)中占領(lǐng)一定地位，就應(yīng)該實(shí)行創(chuàng)新理念。所以，進(jìn)一步探索中小企業(yè)管理系統(tǒng)中所要迎接的新挑戰(zhàn)，達(dá)成管理體系的新目標(biāo)，對(duì)推進(jìn)中小企業(yè)管理能力的發(fā)展具有非常重大的意義。

一、管理信息系統(tǒng)

1.管理信息系統(tǒng)的概念。管理信息系統(tǒng)是用人來推動(dòng)發(fā)展的，通過計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)傳遞設(shè)施和一些辦公設(shè)施，進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、傳遞、存儲(chǔ)和保護(hù)，它的目的是提出更好的企業(yè)策略、提升效率。它能夠?qū)ζ髽I(yè)的高、中、低層次分別做出決定、掌控和運(yùn)作。管理信息體系的組成結(jié)構(gòu)是決定策略體系、掌控體系、自動(dòng)化體系以及資源庫、上層機(jī)構(gòu)及傳遞外部信息的端口。它可以把組織中許多的資源和數(shù)據(jù)組合到一起，通過科學(xué)管理措施，預(yù)先測(cè)定，完善計(jì)劃，調(diào)控高層人員的決定，方便管理效益和成效的明顯提升。

2.我國企業(yè)管理信息系統(tǒng)歷史與現(xiàn)狀。管理信息體系從1950年開始就在企業(yè)管控范圍被廣泛運(yùn)用，經(jīng)過了從簡(jiǎn)單到繁瑣的演變過程。按照其變化的時(shí)間次序和特征，能夠把管理系統(tǒng)的演變過程大約可以分成3個(gè)時(shí)期，即業(yè)務(wù)處理體系，管理信息體系以及提供決策體系。管理信息體系的關(guān)鍵運(yùn)用區(qū)域就是企業(yè)，因?yàn)槠髽I(yè)管理的很繁瑣，人工管理就不是很容易，造價(jià)高，成效卻不是很好，所以，就可以很好的實(shí)施管理信息系統(tǒng)。其中資源策劃在管理信息體系最為典型，重點(diǎn)維護(hù)中小企業(yè)內(nèi)部銷售管理。我們國家對(duì)企業(yè)管理信息體系的運(yùn)用能夠追尋到1970年，那個(gè)階段只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行單機(jī)操縱。從步入90年代后，中國大部分企業(yè)就開始引用制造資源體系，現(xiàn)在我國很多企業(yè)都已經(jīng)研制出了屬于自己的管理信息體系，但仍然有一些小型企業(yè)沒有研制出管理信息體系。各個(gè)行業(yè)管理信息體系的聚合度和有效程度也有很大的差距。

3.我國企業(yè)管理信息系統(tǒng)存在的問題。在我國，盡管運(yùn)行企業(yè)管理信息體系不是很早，發(fā)展的腳步卻比較快，從目前實(shí)行管理信息體系的企業(yè)來分析，大企業(yè)與中小企業(yè)相比，前者的發(fā)展?fàn)顩r遠(yuǎn)好于后者，致使中小企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r不理想的因素在于缺乏資金和不夠穩(wěn)定的信息基礎(chǔ)。此外，從管理信息體系自身角度來說，在最關(guān)鍵管理事務(wù)——生產(chǎn)控制上并沒有達(dá)到預(yù)期的效果。因?yàn)槠洚a(chǎn)品結(jié)構(gòu)繁瑣，生產(chǎn)時(shí)間沒有規(guī)律，不同物件的生產(chǎn)步驟也不同，致使管理信息體系不能夠有效地發(fā)揮它的功能。這其中不僅存在管理系統(tǒng)自身的不足，也有企業(yè)自身信息化水平比較低和缺乏專業(yè)人士等因素。

二、中小企業(yè)管理信息化建設(shè)總體策略和應(yīng)注意的問題

1.中小企業(yè)管理信息化建設(shè)應(yīng)遵循的基本原則。(1)綜合計(jì)劃，依次實(shí)行。企業(yè)管理信息化的構(gòu)建是在可持續(xù)策略的基礎(chǔ)上，管理信息體系要能夠完成企業(yè)長(zhǎng)期的目標(biāo)。(2)從內(nèi)部到外部，從簡(jiǎn)單到復(fù)雜。構(gòu)建企業(yè)管理信息化運(yùn)用的領(lǐng)域是先從企業(yè)內(nèi)部開始，其次是外部。并且要根據(jù)需要達(dá)到的難易水平、需要符合的理論關(guān)系、需要達(dá)到的急迫程度和企業(yè)管理結(jié)構(gòu)的內(nèi)外關(guān)系。(3)重點(diǎn)超越，穩(wěn)定執(zhí)行，保證成功性。目前企業(yè)銷售所需的關(guān)鍵點(diǎn)是順利得到產(chǎn)、供、銷各個(gè)步驟的動(dòng)態(tài)資料，經(jīng)過銷售步驟優(yōu)化和管理改革完成企業(yè)經(jīng)營效益的提升和對(duì)業(yè)績(jī)效率指標(biāo)的管控。

2.為保證企業(yè)管理信息化建設(shè)和實(shí)施成功需要注意的問題。(1)管理信息體系僅僅只能處理企業(yè)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)問題，而且還要按照企業(yè)的實(shí)際情況做出一定的調(diào)配，所以不能對(duì)管理信息體系提供相關(guān)信息抱以太多的希望。

當(dāng)企業(yè)的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者意識(shí)到了企業(yè)管控的缺點(diǎn)，會(huì)想辦法加強(qiáng)企業(yè)的管理，因此為了使企業(yè)管理的能力加強(qiáng)，會(huì)將管理信息體系應(yīng)用到其中。在進(jìn)行商議時(shí)，以往的資料信息只可以起到借鑒的作用，但是最關(guān)鍵的是要看清達(dá)成決策的原因，在不受干預(yù)的思維下對(duì)此原因及彼此之間的作用加以解析，隨之給出有效的決定。一定要明白，問題重點(diǎn)是怎樣運(yùn)用信息而不是獲得，最關(guān)鍵的信息還是外部信息。

(2)把握影響企業(yè)管理信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵因素。第一，是不是充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)目前的管理狀況。從大范圍來說，企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者要足夠了解自己工作所需的內(nèi)外信息各是什么以及目前擁有的信息距離實(shí)際所需的信息量還有多少差距。從小范圍來說，對(duì)管理體系相關(guān)工作崗位的操縱方式進(jìn)行具體的解釋，弄明白輸入和輸出的到底是什么。第二，是不是企業(yè)所以工作人員都經(jīng)受得住困苦和勞累。關(guān)系到構(gòu)建企業(yè)管控信息化的工作者不僅是要完成平時(shí)任務(wù)，使公司保持正常運(yùn)營，還要進(jìn)行對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)備的訓(xùn)練和學(xué)習(xí)，開始實(shí)行管理系統(tǒng)后，能夠很好的適應(yīng)，對(duì)新數(shù)據(jù)進(jìn)行觀測(cè)及審核，保證數(shù)據(jù)的正確性。假如相關(guān)工作人員不具備這樣吃苦耐勞的精神，會(huì)嚴(yán)重影響到其實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)的效果。第三，企業(yè)規(guī)定的執(zhí)行管理信息體系的相關(guān)責(zé)任人以及工作人員要有一定的素養(yǎng)。企業(yè)規(guī)定的執(zhí)行管理體系的一切工作人員既起到交流、組織及調(diào)和的作用，還要詳細(xì)了解體系的每個(gè)部分，在操縱人員沒有全部了解之前，要負(fù)責(zé)系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行。

3.加強(qiáng)企業(yè)管理信息化建設(shè)實(shí)施中的風(fēng)險(xiǎn)管理。必須構(gòu)建全面、詳細(xì)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防機(jī)構(gòu)，保證管理信息化的構(gòu)建能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)有效完成。要降低管理信息體系失去控制的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)該在最初就要意識(shí)到實(shí)施信息系統(tǒng)時(shí)所存在的風(fēng)險(xiǎn)，從而來進(jìn)行合理的管理。要正確認(rèn)識(shí)和解決實(shí)施管理信息體系時(shí)所有可能觸及到的風(fēng)險(xiǎn)，以便決定用哪種方案來解決問題。但是在不能保證風(fēng)險(xiǎn)確定性的情況下，不是一切風(fēng)險(xiǎn)問題都可以防止的，因此在企業(yè)管理信息體系的運(yùn)行中還要擬定一個(gè)避免意外事故發(fā)生的計(jì)劃，這樣在需要的時(shí)候可以及時(shí)進(jìn)行處理。

三、加強(qiáng)中小企業(yè)管理創(chuàng)新的思考

1.創(chuàng)新組織結(jié)構(gòu)。企業(yè)組織創(chuàng)新思想可以確保管理創(chuàng)新。有關(guān)科學(xué)家認(rèn)為，標(biāo)準(zhǔn)的組織要具備嚴(yán)格的組織機(jī)構(gòu)，重點(diǎn)體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)、彼此關(guān)系以及能力作用等方面。如今，經(jīng)濟(jì)整體化迅猛發(fā)展，中小企業(yè)必須與時(shí)代共同進(jìn)步，徹底改變以往的產(chǎn)權(quán)不清晰、管理力度不夠、企業(yè)各個(gè)部門之間缺少合作協(xié)調(diào)的能力。中小企業(yè)要加強(qiáng)管理同時(shí)構(gòu)成合理的管理機(jī)制，使企業(yè)的投資者機(jī)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)部門、監(jiān)察督促部門、實(shí)施行事部門之間不相互干涉，明白自己的責(zé)任和權(quán)利，在帶動(dòng)各部門主動(dòng)性的同時(shí)，也要對(duì)其有關(guān)行為加以限制，保證足夠的利益。如今，信息能力的開拓讓知識(shí)在企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)者與工作者之間共同分享，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)再也不會(huì)受到管理?xiàng)l例的限制，結(jié)構(gòu)復(fù)雜的信息路徑形成了一種新型的結(jié)構(gòu)模式——扁平化結(jié)構(gòu)模式，它的優(yōu)點(diǎn)是不僅可以減少中小企業(yè)的調(diào)理成本，還能夠大幅度提升企業(yè)在市場(chǎng)中的應(yīng)對(duì)能力以及實(shí)現(xiàn)顧客要求的能力。所以，這種扁平化的組織模式將會(huì)是以后企業(yè)機(jī)構(gòu)發(fā)揮的新方向。

2.創(chuàng)新戰(zhàn)略管理。從目前中小企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)來看，企業(yè)發(fā)展策略不具備整體性、靈活性以及持續(xù)性，雖然成長(zhǎng)速度很快但是死亡速度也很快。其管理目標(biāo)是加強(qiáng)企業(yè)對(duì)外在環(huán)境的適應(yīng)作用，特別是在企業(yè)發(fā)生重大改變的時(shí)候，例如，全球經(jīng)濟(jì)危機(jī)造成企業(yè)外部環(huán)境惡劣，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該能夠?qū)Νh(huán)境產(chǎn)生的變化和內(nèi)部因素有足夠的掌握能力，做出沉著、明智和正確的判斷，明確企業(yè)的確定方位，選定好將來的開拓方向，讓企業(yè)成功沖破重圍。執(zhí)行新的策略計(jì)劃可以運(yùn)用很多方式，例如服務(wù)策略。將企業(yè)的主要精力著重放在重要事務(wù)上，盡可能最大范圍地減少成本，使效果更為顯著。戰(zhàn)略創(chuàng)新需要領(lǐng)導(dǎo)者具備高智慧和前衛(wèi)的競(jìng)爭(zhēng)認(rèn)知。美國有一位著名的管理學(xué)家提出了一種全新的競(jìng)爭(zhēng)管治概念，他說企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)協(xié)調(diào)不是簡(jiǎn)單的打敗競(jìng)爭(zhēng)者，應(yīng)該是創(chuàng)建商業(yè)生態(tài)體系，和競(jìng)爭(zhēng)者構(gòu)成合作關(guān)系，到達(dá)共贏的目的。

四、總結(jié)

根據(jù)上面文章描述，構(gòu)建中小企業(yè)管理信息體系是一個(gè)巨大的項(xiàng)目，在企業(yè)中不僅有非常重大的隱藏價(jià)值，又存在開拓發(fā)展的風(fēng)險(xiǎn)。中小企業(yè)應(yīng)該結(jié)合本身的特質(zhì)，整體、全面地了解管理體系的具體內(nèi)容，為構(gòu)建管理體系擬定科學(xué)有效的戰(zhàn)略方針，盡量構(gòu)建并經(jīng)營好完整的管理信息體系，在不斷的調(diào)整、更新中達(dá)成企業(yè)目標(biāo)，加強(qiáng)企業(yè)創(chuàng)新、協(xié)調(diào)能力。

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