木桶理論在事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中的運(yùn)用

摘要：事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，基于木桶理論這種管理思維，在管理過(guò)程中，應(yīng)該盡早發(fā)現(xiàn)工作中的“短板”并采取措施使其變長(zhǎng)，以滿足事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理水平不斷提升的需要。本文通過(guò)分析目前事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中的“短板”，對(duì)如何變“短板”為“長(zhǎng)板”，保證事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作這只“木桶”的整體工作能力進(jìn)行了探討。

關(guān)健詞：木桶理論；會(huì)計(jì)檔案管理；運(yùn)用

盛水的木桶是由多塊木板組合而成，其盛水量的多少往往不是由最長(zhǎng)的那個(gè)木板決定，而是由最短的那塊木板決定的。這塊短板便成為決定木桶盛水量的主要因素，也就是我們通常所說(shuō)的短板效應(yīng)。 事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它不僅為單位的歷史負(fù)責(zé)，也為單位的現(xiàn)實(shí)服務(wù)。會(huì)計(jì)檔案管理的諸多工作內(nèi)容，甚至整個(gè)管理隊(duì)伍都可以比作一個(gè)木桶，其中每個(gè)環(huán)節(jié)或每個(gè)成員出現(xiàn)短板問題，都可能影響到事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的高效開展。

1 木桶理論與會(huì)計(jì)檔案管理

木桶理論是由美國(guó)著名管理學(xué)家彼得提出的，也稱為木桶原理、木桶定律或短板效應(yīng)。其核心思想是一個(gè)木桶盛水的多少，受桶壁上最短那塊木板的限制。根據(jù)這一內(nèi)容可以推論出只有桶壁上所有的木板達(dá)到足夠的高度，木桶的價(jià)值才能得到最大保障，如果木桶里有一塊木板不夠高，就會(huì)影響到整個(gè)木桶的盛水量?！澳就袄碚摗蹦軌?qū)ξ覀儺a(chǎn)生深刻的啟示，將這種理論應(yīng)用于現(xiàn)代企業(yè)管理過(guò)程中，企業(yè)的管理就像是一個(gè)木桶，其管理能力、管理水平的高低，取決于每個(gè)過(guò)程環(huán)節(jié)與團(tuán)隊(duì)成員。在事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中，木桶象征著整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)，木桶的最大容量則象征著整個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理隊(duì)伍的實(shí)力與業(yè)務(wù)水平。管理體制的落后、管理手段的缺乏、管理意識(shí)的缺失、管理人員能力的低下就像是木桶中的短板，其中最短的木板對(duì)整個(gè)管理起著限制與制約的作用。

2 會(huì)計(jì)檔案管理中的“短板”

2.1 會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)淡薄

目前部分事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)都比較淡薄，加上單位的財(cái)會(huì)人員少，工作量大，工作過(guò)程繁雜。導(dǎo)致一些會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，在工作過(guò)程中存在應(yīng)付現(xiàn)象，成為會(huì)計(jì)檔案管理的“短板”。有些事業(yè)單位的賬目比較簡(jiǎn)單，會(huì)計(jì)檔案管理可有可無(wú)，有的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤的認(rèn)為只要有會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表核算類的資料就可以了。造成本單位的工作規(guī)劃、預(yù)決算資料、基建資料、合同協(xié)議書等會(huì)計(jì)檔案資料不完整或缺失，不能及時(shí)歸檔。

2.2 會(huì)計(jì)檔案整理、銷毀不到位

部分事業(yè)單位的財(cái)務(wù)人員，不能夠按照規(guī)定進(jìn)行定期的會(huì)計(jì)檔案整理立卷與歸檔。導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案遺失、隨意放置現(xiàn)象嚴(yán)重。部分單位雖然對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了整理，但質(zhì)量問題堪憂。一些會(huì)計(jì)檔案在保管到一定年限以后，經(jīng)相關(guān)部門鑒定、審查和報(bào)批可以進(jìn)行銷毀，但目前很多單位由于管理人員工作責(zé)任心不足、或?qū)︿N毀程序不了解，不能進(jìn)行銷毀，導(dǎo)致一些已經(jīng)失去使用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，仍然繼續(xù)占居管理資源，提高了保管成本。

2.3 電子檔案管理不完善

隨著電子科技的不斷普及，電子財(cái)務(wù)檔案也越來(lái)越多，利用磁盤、光盤等電子媒介來(lái)存儲(chǔ)各類會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象。與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案相比，電子財(cái)務(wù)檔案在修正、復(fù)制、重置、攜帶、傳遞等方面都非常便捷。但電子財(cái)務(wù)檔案也存在一定的缺點(diǎn)，那就對(duì)是載體的依賴性和對(duì)保管環(huán)境的高要求。電子財(cái)務(wù)檔案通常需要在特定的條件下才能瀏覽與利用，缺乏傳統(tǒng)檔案的直觀性，保管難度較大，因此從目前的電子檔案管理情況來(lái)看，其管理水平還有待完善。

2.4 管理人員素質(zhì)偏低

部分事業(yè)單位受人員編制的限制，往往將一些無(wú)法勝任其它崗位的人員安排到檔案管理部門，有的甚至將一些完全不懂檔案管理的關(guān)系戶安排到檔案管理工作崗位上，導(dǎo)致檔案人員素質(zhì)參差不齊，整體水平難以保證。

3 運(yùn)用木桶理論加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理

會(huì)計(jì)檔案管理中的任何一個(gè)細(xì)節(jié)不到位或出現(xiàn)問題，都可能成為木桶中的“短板”，都可能限制與制約會(huì)計(jì)檔案管理工作的高效開展。因此，在管理中不斷發(fā)現(xiàn)工作中存在的短板問題，及時(shí)修補(bǔ)“短板”，完善狀態(tài)，才能使檔案管理效率得到根本性的提升。

3.1 強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，完善檔案管理制度。

首先， 要讓單位領(lǐng)導(dǎo)深刻了解會(huì)計(jì)檔案對(duì)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要影響，意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案對(duì)于整個(gè)單位的重要性，提高檔案意識(shí)，要將會(huì)計(jì)檔案管理工作納入到會(huì)計(jì)管理工作的議事議程當(dāng)中。同時(shí)，檔案管理人員要提升檔案管理意識(shí)，要深刻意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理人員不僅僅是檔案管理者，也是會(huì)計(jì)工作的監(jiān)督者，嚴(yán)格細(xì)致地審核、鑒定會(huì)計(jì)檔案，充分發(fā)揮好檔案部門的監(jiān)督調(diào)查和情報(bào)參謀功能。其次，要依據(jù)《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》等法律法規(guī)，完善檔案管理制度。建立健全相關(guān)的制度體系，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度進(jìn)行完善，制定會(huì)計(jì)檔案管理工作目標(biāo)，建立《會(huì)計(jì)檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案移交制度》、《檔案銷毀制度》等一系列規(guī)章制度，不斷完善檔案管理制度。

3.2 嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理

進(jìn)一步規(guī)范會(huì)計(jì)檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等管理流程，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的有效管理。一是在收集方面，會(huì)計(jì)檔案管理人員要按照會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍，做好文件材料的收集工作，不僅要收集傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)文件材料，還要收集以磁帶、磁盤等為載體的現(xiàn)代形式的文件材料，做到齊全完整。二是在整理方面，要認(rèn)真做好包括分類、立卷、卷內(nèi)文件排列、案卷封面的編目、案卷目錄的編制等一系列工作，使文件材料由無(wú)序狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橛行驙顟B(tài)，為實(shí)現(xiàn)有效管理創(chuàng)造條件。三是在鑒定方面，要通過(guò)文件材料價(jià)值大小的判定、保管期限的劃分，把有價(jià)值的立卷歸檔，沒有價(jià)值的予以剔除，使會(huì)計(jì)檔案由龐雜狀態(tài)轉(zhuǎn)化為優(yōu)質(zhì)狀態(tài)，使會(huì)計(jì)檔案存貯優(yōu)質(zhì)化，確保重要檔案齊全完整，便于保管和利用。四是在保管方面，按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)部門保管，保管期滿之后再編造清冊(cè)移交本單位檔案部門集中統(tǒng)一保管，會(huì)計(jì)檔案在保管到一定年限以后，經(jīng)相關(guān)部門鑒定、審查和報(bào)批可以進(jìn)行銷毀，檔案部門要重點(diǎn)做好檔案保護(hù)和庫(kù)房管理工作。五是要進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)電算化管理，按照《電子檔案歸檔和管理規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理，通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行采集、加工、存貯和輸出，把會(huì)計(jì)檔案承載的信息由靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)，為用戶所接收，從而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值，為單位各項(xiàng)工作服務(wù)。

（下轉(zhuǎn)第28頁(yè)）

（上接第35頁(yè)）

3.3 通過(guò)激勵(lì)機(jī)制，讓人為短板變長(zhǎng)

企業(yè)員工就好比木桶中的每一塊木板，在企業(yè)中最受歡迎的往往是那些能力超群的“長(zhǎng)板”員工。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往比較器重那些“長(zhǎng)板”員工，從而忽視了對(duì)一般員工，甚至是“短板”員工的利用與開發(fā)。其實(shí)這些普遍員工和“短板”員工的重要性不容忽視。在事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，我們同樣應(yīng)該重視對(duì)普遍員工或“短板”員工的激勵(lì)，使其“短板”變“長(zhǎng)板”，不斷挖掘個(gè)人和集體的能量，增加整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)的盛水量。檔案部門的管理者應(yīng)該清楚的認(rèn)識(shí)每位檔案人員的長(zhǎng)、短處，對(duì)業(yè)務(wù)水平不同或進(jìn)步較慢短板員工進(jìn)行支持和幫助，采用各種激勵(lì)措施來(lái)激發(fā)其工作熱情?？刹捎妹摦a(chǎn)學(xué)習(xí)、業(yè)余進(jìn)修、短期培訓(xùn)等方式進(jìn)行繼續(xù)教育，提高其業(yè)務(wù)能力、文化素質(zhì)。

4 結(jié)論

總之，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，“防之當(dāng)如渡海浮囊，勿容一針之罅漏”。 會(huì)計(jì)檔案管理與木桶理論有共同之處，即構(gòu)成系統(tǒng)的各個(gè)部分，往往優(yōu)劣是不齊的，劣勢(shì)部分往往決定了整個(gè)系統(tǒng)的水平，影響了整個(gè)系統(tǒng)的的綜合實(shí)力。因此，會(huì)計(jì)檔案管理要科學(xué)運(yùn)用木桶理論，在管理中把握會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)和存在的不足，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的短板問題， 盡快將短板變長(zhǎng)，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作順利開展。

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作者簡(jiǎn)介

陳龍民（1963-），男，副研究館員，本科，從事檔案管理工作，主研方向?yàn)楣窓n案管理。