對高校圖書館檔案工作的思考

潘曉娟

摘要：在分析圖書館檔案工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，分析了圖書館檔案工作在圖書館工作中的重要作用，并針對存在的問題的提出了相應(yīng)的發(fā)展對策，以促進圖書館檔案工作的完善和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校；圖書館；檔案管理

檔案是國家機關(guān)、社會組織、公民個人在社會實踐活動中直接形成的、有保存價值的不同載體的原始記錄。圖書館檔案是存儲圖書館各項工作活動原始記錄的載體，主要包括圖書館在各個工作環(huán)節(jié)中產(chǎn)生和直接形成的，是圖書館發(fā)展的歷史見證，它全面、系統(tǒng)、真實地記載著圖書館各個歷史時期的發(fā)展軌跡，是不可或缺的信息資源。做好圖書館檔案工作 有利于圖書館各項工作的交流和提高，對于圖書館工作的總結(jié)、計劃的制訂、圖書館工作的良性運作及讀者工作的正常開展等，都具有十分重要的參考價值。因此，加強圖書館檔案的管理和開發(fā)利用顯得十分必要。

1 高校圖書館檔案工作的內(nèi)容

高校圖書館檔案的收集與管理是檔案管理人員一項基本性工作，從圖書館的管理和業(yè)務(wù)流程看，圖書館檔案有兩大類：一是圖書館日常管理檔案：二是圖書館的業(yè)務(wù)流程檔案。高校圖書館的日常管理檔案是圖書館檔案的基礎(chǔ)，它包括圖書館經(jīng)費、預(yù)測、匯報等文書檔案。圖書館業(yè)務(wù)流程檔案，包括文獻采購、讀者登記、圖書借閱、情報交流等形成的檔案。做好流程中的每一項檔案工作，才更有利于開展圖書館工作。對業(yè)務(wù)流程檔案應(yīng)由各業(yè)務(wù)部門分散管理。文獻資源采購檔案歸采編部：情報交流檔案課題跟蹤服務(wù)檔案歸信息咨收集管理；文獻典藏檔案，借閱檔案歸流通部管理：讀者閱覽檔案歸讀者閱覽部管理。各類檔案資料的管理采用集中與分散相結(jié)合原則，有利于各部門結(jié)合自己的業(yè)務(wù)進行管理與利用。

2 圖書館檔案管理工作的意義

2.1 為圖書館領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)

圖書館領(lǐng)導(dǎo)在工作中需要了解館內(nèi)的歷史數(shù)據(jù)和工作情況時，可參考館內(nèi)保存的檔案材料，不斷健全和完善各項規(guī)章制度、崗位責(zé)任制。新上任的領(lǐng)導(dǎo)可通過檔案資料很快的熟悉本館的基本情況，順利地開展業(yè)務(wù)。由于高校圖書館檔案不斷在工作中得到豐富和充實，這為圖書館領(lǐng)導(dǎo)利用檔案信息進行決策、總結(jié)工作和制定計劃提供了可靠依據(jù)。

2.2 為圖書館的各項工作研究提供重要參考

圖書館檔案中收集歸納了日常管理和業(yè)務(wù)工作過程中各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)和統(tǒng)計報表。如《圖書利用統(tǒng)計表》、《閱覽人次統(tǒng)計表》、《圖書館主頁點擊率統(tǒng)計表》等，以及記錄了不同時期、不同階段的圖書館組織機構(gòu)、人員編制和各時期取得的成績和科研成果。因而，它不僅成為提供圖書館調(diào)查工作思路，保證各項工作的高效率運作的依據(jù)，而且成為圖書館業(yè)務(wù)探討、學(xué)術(shù)研究的可靠材料。

2.3 檔案工作為圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析工作奠定了基礎(chǔ)

圖書館各項業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作，并不是一些數(shù)字的簡單累加匯總，而是一種科學(xué)的方法.通過對一些數(shù)字的計算與以往的工作記錄進行比較、分析。找出工作上的優(yōu)勢與差距，分析原因并加以改善和解決，從中也可以提出新觀點、新思路，引導(dǎo)圖書館服務(wù)工作重點的轉(zhuǎn)移.使圖書館的業(yè)務(wù)工作穩(wěn)步有序地向前發(fā)展。業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析工作的連續(xù)，是以前面工作為依據(jù)的，以系統(tǒng)完整的記錄作為工作的參考，進行歸納、分析、總結(jié)，得出科學(xué)的理論依據(jù)，用以指導(dǎo)今后的工作更好地向前發(fā)展。

2.4 為圖書館歷史年鑒的編撰提供依據(jù)

圖書館檔案真實地記載著圖書館自創(chuàng)建以來的發(fā)展歷史，系統(tǒng)地、多角度地、多方位地反映了圖書館自建館以來的各項活動的真實情況，成為圖書館編撰歷史年鑒的重要依據(jù)，也是上級領(lǐng)導(dǎo)對圖書館進行評估時可查閱的重要依據(jù)。

3 圖書館檔案管理中存在的問題

3.1 檔案意識淡薄

圖書館只重視保存文獻資料，忽視檔案的自身建設(shè)。檔案在圖書館業(yè)務(wù)工作中處于弱勢地位，圖書館主要工作是圖書的管理、流通、閱覽等服務(wù)讀者的工作，而檔案在圖書館內(nèi)不會引起人們對它的注意，所以利用得較少，加之領(lǐng)導(dǎo)對圖書館檔案重視程度遠(yuǎn)不及對圖書管理的重視，因此，圖書館檔案人員處于被動的工作局面，只限于機械的收集、整理、保管等日常工作。由于思想認(rèn)識偏差，許多圖書館的領(lǐng)導(dǎo)還沒有充分認(rèn)識到圖書館檔案工作的重要性，忽視檔案的自身建設(shè)。

3.2 檔案管理不規(guī)范，檔案工作滯后于圖書館業(yè)務(wù)現(xiàn)代化進程

由于圖書館的檔案管理并沒有規(guī)范的管理機制，這樣就造成了圖書館各項檔案的歸檔范圍界定不明確：如圖書與資料的區(qū)別、資料與檔案的區(qū)別等。加上圖書館的檔案管理一般都是由辦公室兼職，所以工作人員對檔案工作責(zé)任不明確，收集的資料不全面，不能全面反映圖書館的工作及發(fā)展。

3.3 電子檔案有待完善

圖書管都配備有電子化管理信息系統(tǒng)，要加強檔案管理，必須同步構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)、提升檔案管理水平。逐步把檔案的保存向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，便于館藏檔案信息的查詢利用，并最大限度地提高檔案信息的使用頻率。

4 加強圖書館檔案管理工作的有效途徑

4.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是加強圖書館檔案管理工作的關(guān)鍵

圖書館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從思想上高度重視圖書館檔案工作，深刻認(rèn)識到圖書館檔案同圖書館資料一樣也是寶貴的信息資源，對圖書館的工作有著非常重要的參考意義。只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，檔案工作人員才能引起警覺和重視，真正從思想上、工作中將檔案工作與圖書館工作一樣認(rèn)真對待。

4.2 增強檔案意識是做好檔案工作的前提

加強培訓(xùn)和宣傳，提高全館人員檔案意識，這樣大家才會關(guān)注檔案的收集和利用，檔案作用因此也能得以發(fā)揮。反之，檔案意識薄弱，不了解檔案的用處，即使有檔案也不知道使用。勢必影響檔案作用的發(fā)揮。

4.3 制度建設(shè)是做好檔案工作的保障

規(guī)范圖書館檔案歸檔范圍是做好圖書館檔案工作的前提和基礎(chǔ)，根據(jù)學(xué)院綜合檔案室制訂《檔案分類方案》，結(jié)合圖書館實際情況，制訂適合本館的檔案歸檔范圍、分類依據(jù)、編目標(biāo)準(zhǔn)、保管期限等基本要求。搞好檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作，認(rèn)真抓好每個環(huán)節(jié)，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、為規(guī)范、高效地開展圖書館檔案工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

4.4 實現(xiàn)現(xiàn)代化管理手段

在檔案管理工作中，要發(fā)揮人的主觀能動作用，用更新技術(shù)手段促使檔案管理工作上檔次，逐步把檔案的保存向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。這樣才有利于館藏檔案信息的查詢和利用，并最大限度地提高檔案信息的使用率，由此推動檔案管理工作逐步的提高，更好地為圖書館工作提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻

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