林業(yè)科技項(xiàng)目檔案管理的問題與對(duì)策

焦宇

林業(yè)科技項(xiàng)目是指林業(yè)科技部門承擔(dān)的重大技術(shù)研究、新品種新技術(shù)推廣示范、成果轉(zhuǎn)化應(yīng)用的行業(yè)先導(dǎo)工程。林業(yè)科技項(xiàng)目檔案是指從科技項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等全過程中產(chǎn)生的，經(jīng)過收集、整理、鑒定并歸檔的各種形式和載體的技術(shù)文件材料，包括圖紙、圖表、照片、影片、文字材料、計(jì)算材料等。它是具有保存和利用價(jià)值的各種形式、載體的各種形式和載體的原始記錄，是工程建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)反映，是林業(yè)科技工程項(xiàng)目實(shí)施情況和檢查驗(yàn)收的有效依據(jù)。加強(qiáng)林業(yè)科技項(xiàng)目的檔案建設(shè)，對(duì)于規(guī)范項(xiàng)目工程運(yùn)作 、總結(jié)推廣示范成果、提升單位管理水平，確保工程順利驗(yàn)收具有重要的意義。

1 現(xiàn)狀及問題

近5年來，太行山國(guó)有林管理局先后承擔(dān)了山西省林業(yè)技術(shù)推廣站林業(yè)科技示范工程、省科技廳《太行山中部干石山地抗旱造林技術(shù)示范推廣項(xiàng)目》、中央財(cái)政《太行山中段山地防護(hù)林營(yíng)造技術(shù)示范項(xiàng)目》、農(nóng)業(yè)財(cái)政新技術(shù)資金《低產(chǎn)商品林改造技術(shù)項(xiàng)目》、《海眼寺油松母樹林良種造林技術(shù)示范》和省林業(yè)廳林業(yè)科技創(chuàng)新工程《鄉(xiāng)土樹種遼東櫟造林示范項(xiàng)目》等林業(yè)科技工程項(xiàng)目，總的來說，工程運(yùn)行正常、檔案相對(duì)齊全、科技示范作用彰顯。但個(gè)別項(xiàng)目還存在項(xiàng)目檔案建設(shè)滯后的問題。歸納起來，主要存在以下問題：

1.1 重生產(chǎn)輕檔案，檔案意識(shí)弱

林業(yè)科技項(xiàng)目項(xiàng)目工程建設(shè)單位不同程度地存在著“重實(shí)體建設(shè)，輕檔案記錄”的思想，沒有認(rèn)識(shí)到林業(yè)科技檔案是林業(yè)科技項(xiàng)目建設(shè)基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是林業(yè)科技項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，是林業(yè)科技項(xiàng)目檢查驗(yàn)收、效益監(jiān)測(cè)、效益評(píng)估的重要依據(jù)。往往是“平時(shí)不燒香，急來抱佛腳”，等檢查驗(yàn)收時(shí)，東拼西湊，閉門造車，致使檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性大打折扣。

1.2 制度不健全，管理不規(guī)范

有的項(xiàng)目實(shí)施單位檔案管理制度很不健全，有的項(xiàng)目實(shí)施單位純粹無檔案管理制度，檔案管理工作無章可循、無規(guī)可依，科技檔案管理混淆于普通的文書管理，概念不清，工作無眉目，管理無頭緒，機(jī)制不順暢，歸檔不規(guī)范。

1.3 責(zé)任不落實(shí)，人員不到位

林業(yè)科技項(xiàng)目實(shí)施單位大都沒有專職的檔案員，大多數(shù)是兼職，有的是抓壯丁式的臨時(shí)指派，職責(zé)不明確，責(zé)任難落實(shí)，人員難到位，直接影響林業(yè)科技檔案的收集、歸檔。

1.4 內(nèi)容不完整，系統(tǒng)性差

檔案管理人員流動(dòng)性大，人員素質(zhì)參差不齊，加之直接參與科技項(xiàng)目建設(shè)少，未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)，缺乏必要的檔案管理知識(shí)，造成歸檔材料不齊全，缺胳膊少腿，內(nèi)容不完整，系統(tǒng)性差。

1.5 裝訂不規(guī)范，案卷質(zhì)量低

林業(yè)科技項(xiàng)目檔案立卷歸檔封皮不規(guī)范、無卷內(nèi)目錄和備考表，圖紙折疊不整齊，字體書寫不工整，圖片張貼打印不統(tǒng)一，案卷質(zhì)量低。

2 對(duì)策與建議

2.1 提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)

要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》、國(guó)家林業(yè)局印發(fā)的《林業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》和《山西省中央財(cái)政林業(yè)科技推廣示范資金項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等相關(guān)政策法規(guī)，加大培訓(xùn)力度，著力提高檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)對(duì)林業(yè)科技項(xiàng)目管理重要性的認(rèn)識(shí)。

2.2 建立健全制度，規(guī)范檔案管理

林業(yè)科技項(xiàng)目實(shí)施單位要根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)及文件要求，結(jié)合本單位的實(shí)際，建立健全林業(yè)科技檔案管理的規(guī)章制度，用制度管事，從而逐步使林業(yè)科技檔案管理工作走制度化和規(guī)范化的軌道。職能部門要堅(jiān)持“檔案不合格，工程不驗(yàn)收”的原則，加強(qiáng)基層單位檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

2.3 責(zé)任落實(shí)到人，穩(wěn)定管理隊(duì)伍

要加強(qiáng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，配備有一定專業(yè)知識(shí)，能勝任工作的兼職檔案管理人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。要明確責(zé)任，責(zé)任到人，將科技項(xiàng)目檔案的管理納入單位年終目標(biāo)任務(wù)，與生產(chǎn)業(yè)務(wù)一起考核，真正做到人員到位、責(zé)任落實(shí)到位、獎(jiǎng)懲考核到位。

2.4 建設(shè)建檔同步，確保檔案完整

要將林業(yè)科技項(xiàng)目檔案收集貫穿于項(xiàng)目的整個(gè)建設(shè)過程，落實(shí)到各個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)，同步安排，同步實(shí)施，確保檔案的收集的及時(shí)，從面提高歸檔材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。

2.5 健全檔案內(nèi)容，提高案卷質(zhì)量

2.5.1 林業(yè)科技項(xiàng)目檔案的歸檔范圍是：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件；資金下達(dá)文件；項(xiàng)目實(shí)施方案；與省廳或局簽訂的項(xiàng)目合同；與村委、農(nóng)民簽訂的多方協(xié)議或合同；小班調(diào)查或測(cè)試數(shù)據(jù)；項(xiàng)目年度計(jì)劃或總結(jié)；年度驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；年度檢查整改意見及整改報(bào)告；年度績(jī)效自評(píng)報(bào)告或自評(píng)表；技術(shù)培訓(xùn)資料；受訓(xùn)人員花名冊(cè)；形成的技術(shù)手冊(cè)；苗木、化肥、器材等生產(chǎn)資料采購(gòu)的購(gòu)銷合同、產(chǎn)品合格證書、苗木生產(chǎn)許可證、苗木經(jīng)營(yíng)許可證、苗木檢疫證書、標(biāo)簽；出入庫(kù)手續(xù)；項(xiàng)目實(shí)施過程各環(huán)節(jié)的圖片影像資料；各個(gè)工序驗(yàn)收單；施工日記；各項(xiàng)調(diào)查材料、試驗(yàn)記錄、原始數(shù)據(jù)；項(xiàng)目驗(yàn)收上報(bào)資料；項(xiàng)目驗(yàn)收證書或評(píng)價(jià)意見和有關(guān)規(guī)程和細(xì)則等等。

2.5.2 歸檔要求：共同承辦項(xiàng)目的由主辦單位負(fù)責(zé)立卷和歸檔；凡歸檔材料，要做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖樣清晰，不得用鉛筆、圓珠筆書寫或復(fù)寫紙復(fù)寫；一般應(yīng)歸檔一份，重要的和使用頻繁的，可多歸檔一份或幾份以供日常借閱。

2.5.3 案卷要求：一個(gè)獨(dú)立完整的項(xiàng)目或?qū)ｎ}，可以組成一個(gè)保管單位（卷、冊(cè)、盒、袋），也可以按年度組成若干個(gè)保管單位；散裝的藍(lán)圖應(yīng)折疊成與文字材料相同大小統(tǒng)一，并將圖簽折在右下角，每張圖紙都按順序填上張?zhí)?，進(jìn)行登記，組成保管單位，每個(gè)保管單位必須寫好封皮（所括機(jī)構(gòu)名稱、案卷標(biāo)題、編制單位、日期、保管期限、文圖張數(shù)、檔案順序號(hào)、密級(jí)等），必要時(shí)應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄和備考表。

（收稿：2013-06-21）