河南省檔案中介機構發(fā)展策略

吳晶

摘要：本文論述了檔案中介機構與文化資源開發(fā)的關系，分析了河南省檔案中介機構的現狀及發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)，從改善檔案中介機構外部環(huán)境和內部環(huán)境兩個方面，為河南省檔案中介機構取得更好的發(fā)展提出了合適的建議和對策。

關鍵詞：檔案中介機構；發(fā)展；策略

1、檔案中介機構與文化資源開發(fā)的關系

檔案中介機構是在市場經濟條件下，介于政府與社會、企業(yè)與個人之間，專門從事檔案技術與事務服務的一種社會中介組織，它主要是通過利用檔案專門的知識技能和業(yè)務經驗為客戶提供檔案咨詢、整理、保護、鑒定、評估、寄存、數字化、業(yè)務培訓等有償服務活動的經營實體。檔案中介機構的服務專業(yè)性強，但工作成本比客戶自己設置部門配備人員的成本要低很多。

檔案是歷史的積淀，具有獨特的文化屬性。作為人類“文明之母”，檔案承載著積淀、升華、傳播文化的重任，在區(qū)域文化建設中起著獨特的作用。區(qū)域文化底蘊很大程度上來源于檔案文化的衍生和歷史延續(xù)。檔案史料可以豐富區(qū)域文化底蘊，檔案文化中可以發(fā)掘、培育并弘揚區(qū)域精神。河南省是文化大省，有著得天獨厚的文化資源。如何喚醒長期沉睡的文化資源，實現由文化資源大省向文化產業(yè)強省的跨越，需要讓文化資源“醒”起來，讓體制機制“活”起來。在深化文化體制改革，建設文化強省的過程中，檔案中介機構有著巨大的市場需要和廣闊的發(fā)展空間。

2、河南省檔案中介機構的現狀及面臨的挑戰(zhàn)

和上海、浙江等經濟發(fā)達地區(qū)相比，河南省檔案中介組織數量少、規(guī)模小，分布散，社會影響力弱。具體表現為業(yè)務范圍窄，以開展檔案整理、檔案寄存、數字化服務、檔案軟件銷售等簡單業(yè)務為主，一些高端業(yè)務如文檔管理整體方案輸出，檔案數據災難異地異質備份等尚未開展；從業(yè)人員的專業(yè)化素質不高，硬件設施落后，服務手段單一，服務技術含量不高，知名度和美譽度均不高。因此，河南省檔案中介機構的發(fā)展所面臨的挑戰(zhàn)也是不容小視的。主要體現在以下五個方面：

2.1市場競爭機制尚不健全。

檔案中介機構作為社會中介組織的一個組成部分，應當是具備獨立法人資格、自負盈虧的檔案服務機構，不同檔案中介機構的地位應當是平等的。但是檔案中介機構，最早都是由檔案行政管理部門創(chuàng)辦的，形成了目前非官辦、半官辦、官辦檔案中介機構共存的現狀。在市場競爭機制尚不健全的環(huán)境下，檔案中介機構的發(fā)展必將受阻。

2.2行業(yè)地位不夠清晰，社會影響力不足。

檔案中介機構作為社會中介組織的一個組成部分，其社會影響力卻遠不如其它中介組織，整個行業(yè)地位尚不清晰，其作用未能充分發(fā)揮出來，重要性也未能被人們完全認識到。加上很多檔案中介機構宣傳不足，導致檔案服務的提供者和需求者無法很好地對接上。究其原因，主要在于河南省的檔案中介一是本身發(fā)展較晚較慢，社會關注度較低。二是尚未形成整體規(guī)模優(yōu)勢，缺乏有影響力的行業(yè)協會帶動其整體發(fā)展。

2.3大多數機構本身抗風險能力較差。

中小檔案中介機構抗風險能力不強，主要體現在三個方面：一是規(guī)模小，配置低。大部分檔案中介機構是由一個人或幾個工作人員組成，往往一人分飾多角，既拉訂單攬客戶，又進行實際業(yè)務操作，同時，缺乏現代化的設備。二是提供的服務技術含量不高，無法完全滿足客戶的要求。三是現代化管理程度較低，機構制度建設不夠完善，在管理上不是很成熟。

3、河南省檔案中介機構的環(huán)境發(fā)展策略

筆者從檔案中介機構的外部環(huán)境和檔案中介機構自身因素考慮，提出了河南省檔案中介機構的發(fā)展對策。

3.1擋案中介機構發(fā)展的外部環(huán)境改善。

檔案中介機構的外部環(huán)境，是指各種直接或間接地作用和影響檔案中介機構活動的外部因素的總和，包括經濟環(huán)境、法律規(guī)范建設情況、社會文化環(huán)境、社會信用環(huán)境等。檔案中介機構要得到持續(xù)、健康的發(fā)展，為其營造一個良好的外部環(huán)境是必不可少的。

3.1.1建立健全檔案中介機構發(fā)展的法規(guī)體系。

雖然《河南省檔案管理條例》（2004.11）對檔案中介機構作出了以下規(guī)定：從事檔案鑒定、評估、咨詢等中介服務機構，必須到省檔案行政管理部門備案。這在一定程度上使檔案中介機構的發(fā)展納入管理范疇，與此同時，也暴露出一些問題，比如規(guī)定較為簡單，可操作性不強。

健全的法規(guī)體系才能支持高效的市場運轉。當前，檔案中介機構確實出現了諸如行為不規(guī)范、標準不統一、監(jiān)管制度不完善，檔案中介服務客戶利益無法得到保障等問題。規(guī)范檔案中介機構行為，制定檔案中介機構規(guī)范性文件，構建合理的法律戰(zhàn)略框架十分必要。對一些應該由法律明確規(guī)定的內容，必須界定明確，落實到可操作程度，具體包括：

⑴通過立法理順其與政府的關系，明確其法律地位、組織制度和發(fā)展模式。

⑵強制性資質、資格認定，提高市場準入標準，有利于提高中介服務質量，提高中介服務隊伍整體素質。

⑶規(guī)范服務活動，確保平等競爭。

⑷對享受待遇要立法保護，督促貫徹執(zhí)行。如，在國家有關法律法規(guī)的范圍內，為地方實施的某些稅收優(yōu)惠提供法制保障。

⑸機構運行的法制化。檔案中介機構開展業(yè)務過程中享有的權利，內部管理以及違約后的具體罰則，都應依法明確，保護各方的合法權益和行業(yè)利益。

⑹關于對從業(yè)人員的要求。檔案中介機構的從業(yè)人員應當具有較豐富的檔案業(yè)務管理、技術等方面的知識和技能，熟悉檔案法律法規(guī)，檔案管理技術方法，具備較強的綜合分析判斷、解決檔案業(yè)務技術問題的能力。檔案中介機構的從業(yè)人員要提倡職業(yè)道德，講究信用，遵紀守法。堅持實行檔案中介機構從業(yè)人員資質的考核和認定制度，是保證檔案中介從業(yè)人員整體素質的有效途徑。

⑺行業(yè)協會的依法管理與建設。確認檔案中介機構行業(yè)協會建立的基本職能，確認檔案中介機構行業(yè)自律原則及規(guī)范化、制度化；明確行業(yè)管理的權限和領域，以及具體的委托辦法。

3.1.2加大對檔案中介機構的監(jiān)管力度，營造適合檔案中介機構發(fā)展的和諧環(huán)境。

政府部門加強對檔案中介機構的監(jiān)管主要從以下四個方面入手：一是針對不符合執(zhí)業(yè)條件的檔案中介機構，應當重新申報批準，否則予以撤銷；二是對國有檔案中介機構進行脫鉤改制，斬斷檔案中介機構與檔案行政管理部門利益關系，營造檔案中介機構獨立、公平、公開的競爭環(huán)境；三是審查檔案中介機構的資質和從業(yè)人員的資格，從而達到控制檔案中介機構質量和從業(yè)人員素質的目的；四對在中介服務過程中，無視客戶利益，泄露客戶檔案資料或丟失、損壞客戶檔案的違法違約行為要嚴肅查處。通過有效監(jiān)管，使檔案中介機構在市場競爭中獨立自主發(fā)展，不斷完善和提高自身的競爭力，提供更高質量的檔案服務。

3.1.3制定戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃與扶持政策。

將檔案中介機構的發(fā)展納入到檔案工作發(fā)展的總體規(guī)劃之中，制定適宜于國家創(chuàng)新體系長久發(fā)展需要的檔案中介服務體系。對檔案中介行業(yè)的貸款和稅收進行政策扶持，規(guī)定為小企業(yè)技術創(chuàng)新提供全面文件管理服務的政策，包括多種計劃和措施，如“小企業(yè)技術轉讓計劃”、“MEP計劃（信息電子轉化計劃）”和“小企業(yè)信息服務計劃”等。政府搭建平臺，溝通檔案研究機構和大學與檔案中介機構之間的聯系，起到高新技術轉化為生產力的橋梁作用。

3.1.4建立檔案中介服務行業(yè)信用體系。

建立完善的檔案中介服務行業(yè)信用體系，有利于社會各界對檔案中介機構和從業(yè)人員行為的監(jiān)督，對服務對象來說，一方面能夠通過信用度來選擇服務機構，另一方面也能夠保護其合法利益。首先，制定信用等級評價辦法，建立信用評價機制；其次，建立信息平臺。記錄執(zhí)業(yè)機構和從業(yè)人員的基本信息、信用記錄信息等，根據信用等級評價辦法評定級別，并及時公布記錄情況，接受社會監(jiān)督；最后，要采取一定的懲罰和鼓勵措施。及時公布不良信息，情節(jié)較為嚴重者還應當依法給予執(zhí)業(yè)限制、行政處罰等。對于一些信用等級較高者，進行正面宣傳，甚至可以給予一定的政策扶持。

3.1.5建立檔案中介服務行業(yè)協會，形成行業(yè)內部自律管理機制。

建立檔案中介服務行業(yè)協會，形成行業(yè)內部自律管理機制，是檔案中介服務行業(yè)發(fā)展的需要。行業(yè)協會的建設應當加以規(guī)劃，形成較為完善的行業(yè)自律組織體系，通過規(guī)范內部秩序，加強內部交流，提高行業(yè)競爭力發(fā)揮其對檔案中介服務行業(yè)的促進作用。

3.2營造有利于檔案中介機構發(fā)展的內部環(huán)境條件。

檔案中介機構還應當從自身出發(fā)，加強機構建設，提高機構綜合實力。

3.2.1樹立科學的經營理念——市場化發(fā)展。

檔案中介機構是從市場經濟中發(fā)展而來的，必須遵循市場經濟的規(guī)律，走市場化發(fā)展道路。檔案中介機構應當樹立市場化發(fā)展的經營理念，推動檔案中介機構在競爭中不斷發(fā)展創(chuàng)新，最終推動檔案中介服務行業(yè)的發(fā)展。

3.2.2加強機構內部的自身管理。

機構的內部管理是充分調動可用資源，加上合理計劃與實施，最終實現目標的過程，科學的管理能夠使組織內部以最小的投入獲得最大的產出。

⑴加強行政管理制度建設。加強機構的科學管理，建立內部管理制度體系，使管理標準化、制度化對檔案中介機構的自我改善是非常重要的。比如，在財務方面采用零基預算等方法，強化財務管理，降低機構成本；做好大型或高精設備的使用管理工作，保障服務質量；建立科學的員工管理制度，包括招聘、績效考核、員工培訓和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、薪酬等一系列內容，對員工采取自我評價、業(yè)績考核、互相測評等措施，規(guī)范機構內工作人員的行為，提高機構管理效率和水平，促進檔案中介機構的可持續(xù)發(fā)展。

⑵加強業(yè)務管理制度建設。檔案中介機構內部業(yè)務管理制度建設，包括兩個方面：一是建立業(yè)務流程制度。進行合理的業(yè)務流程規(guī)范化管理，可以避免工作秩序混亂、主次不分，避免資源重復投入。這包括對傳統業(yè)務流程的總結梳理和新業(yè)務的流程建設，這樣，在對客戶提供檔案服務的過程中就有所參考，就能從以往的業(yè)務中獲取經驗，工作就能更加井然有序，效率也會大大提高；二是服務質量控制體系建設。服務質量決定了一個檔案中介機構的形象，實行嚴格的檔案服務質量控制是必不可少的，而且還要形成標準化、規(guī)范化體系。

⑶加強客戶關系管理制度建設。檔案中介機構是一種服務性的機構，擁有顧客就是擁有市場，要實現長期穩(wěn)定地發(fā)展，必然要研究如何獲取客戶源。建立客戶關系管理體系，對客戶進行系統化管理，有助于檔案中介機構的長遠發(fā)展，建立長期合作關系。

3.2.3確定機構發(fā)展策略。

檔案中介機構還應當從自身條件出發(fā)，立足長遠，制定適合自身的發(fā)展戰(zhàn)略。

⑴業(yè)務拓展策略——抓住市場需求。檔案中介機構要拓展業(yè)務范圍，應當抓住市場需求，順應時代發(fā)展潮流，才能有效地開發(fā)市場。不同時期，不同區(qū)域，不同情況的特色檔案服務需求是不同的，比如，在建設文化強省的大背景下，檔案中介機構可以開展一些非物質文化遺產檔案的收集、開發(fā)、編研等業(yè)務。

⑵服務營銷策略——以客戶為中心。美國哈佛商業(yè)雜志1991年發(fā)表了一項研究報告，指出再次光顧的顧客可為企業(yè)帶來25%-85%的利潤。而吸引顧客再次光臨的主要因素，首先是服務質量，其次是產品本身，最后才是價格。可見，服務質量的好壞能夠直接影響客戶資源，影響企業(yè)的利潤。檔案中介機構同樣要爭取盡可能多的客戶，同時，服務質量更是其取得市場競爭優(yōu)勢非常重要的手段之一。

⑶品牌化發(fā)展戰(zhàn)略。面對競爭日益激烈的檔案中介服務市場，檔案中介機構要獲得競爭優(yōu)勢，應當著力提高機構的知名度、可信任度，塑造機構品牌。這要求檔案中介機構要樹立品牌化發(fā)展的意識，合理規(guī)劃機構品牌化發(fā)展戰(zhàn)略，從機構自身定位出發(fā)，提出品牌承諾并用事實從各方面來履行這個承諾，從而提高機構美譽度，打響機構品牌。

⑷機構核心競爭力培育戰(zhàn)略。檔案中介機構的核心競爭力，是指能夠使自己在市場競爭中持續(xù)保持競爭優(yōu)勢的一種能力，這種能力應當是“從客戶的角度出發(fā)，是具有價值并不可替代的。從競爭者的角度出發(fā)，是獨特并不可模仿的”。檔案中介機構培育核心競爭力，通?？蓮氖袌?、技術和管理三個層面著手。對檔案中介機構來說，這種競爭力可以是強大的技術支持，可以是先進的庫房設備，可以是專業(yè)的專家、人才隊伍，也可以是良好的客戶關系等。

⑸規(guī)模化發(fā)展戰(zhàn)略。檔案中介機構實現規(guī)?；l(fā)展有兩種方式，一種是靠自身的積累不斷做大做強。另外一種是借助外部力量的方式實現規(guī)模的擴大。如：組建機構聯盟或強強聯手合作，形成優(yōu)勢互補，以實現共同發(fā)展。

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