建設(shè)工程電子文件管理的實(shí)踐與探討

周 敏 陳秀芬（張家港市城建檔案館，江蘇張家港，215600）

建設(shè)工程電子文件是指在工程建設(shè)過(guò)程中通過(guò)數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。主要包括工程準(zhǔn)備階段電子文件、工程監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗(yàn)收電子文件等。建設(shè)工程電子文件是建筑施工質(zhì)量管理的一項(xiàng)重要組成部分，是工程項(xiàng)目相關(guān)各方在工程管理、質(zhì)量控制、施工管理以及技術(shù)措施等方面的原始記錄，是工程竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)之一，同時(shí)也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建和擴(kuò)建的重要依據(jù)。建設(shè)工程電子文件的質(zhì)量，直接反映了建設(shè)工程項(xiàng)目的管理水平。

一、建設(shè)工程電子文件管理現(xiàn)狀

1.目前，在我國(guó)大多數(shù)地區(qū)的建設(shè)工程項(xiàng)目管理中，包括工程施工技術(shù)資料、監(jiān)理資料在內(nèi)建設(shè)工程文件管理還大都以人工填寫紙質(zhì)文件材料、人工管理為主。雖然隨著計(jì)算機(jī)的普及，在某些經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)，已經(jīng)有一些比較成熟的施工資料用表軟件（如品茗資料管理軟件）在建設(shè)工程管理中得到應(yīng)用，但這類軟件只是根據(jù)《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》的要求，將施工過(guò)程所涉及的施工技術(shù)資料規(guī)范用表匯集起來(lái)，做到施工技術(shù)資料的計(jì)算機(jī)化，而沒(méi)有真正涉及到建設(shè)工程電子文件的收集、整理、歸檔等層面上來(lái)。這類軟件所形成的建設(shè)工程電子文件，也沒(méi)有采用電子文件元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有建立相應(yīng)的電子文件管控體系，無(wú)法確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，不能滿足《建設(shè)工程電子文件與電子檔案管理規(guī)范》的要求，也無(wú)法與城建檔案管理部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)相銜接，無(wú)法發(fā)揮建設(shè)工程電子文件的價(jià)值。

2.在建設(shè)工程電子文件的實(shí)踐中，也有一些地方的城建檔案部門，通過(guò)普及一種建設(shè)工程電子文件采集軟件，要求施工單位將紙質(zhì)技術(shù)資料按有關(guān)數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)全文掃描后，導(dǎo)入采集軟件中，形成工程電子檔案，在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，與紙質(zhì)工程竣工檔案一并移交城建檔案管理部門?；蛘哂沙墙n案管理部門將建設(shè)工程項(xiàng)目資料整理入庫(kù)后，采用掃描方式進(jìn)行數(shù)字化加工。這種方式雖然解決了紙質(zhì)檔案與電子文件一一對(duì)應(yīng)問(wèn)題，但缺點(diǎn)也是顯而易見(jiàn)的。經(jīng)過(guò)掃描加工所形成的電子文件，不僅失去了原有電子文件的元數(shù)據(jù)信息，不利于建設(shè)工程電子文件的后期開(kāi)發(fā)利用，而且這類電子文件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)設(shè)備等計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備要求較高，較難推廣應(yīng)用。

二、張家港市加強(qiáng)建設(shè)工程電子文件管理的有益探索

為了進(jìn)一步探索建設(shè)工程電子文件的收集、歸檔和管理工作的新方法，新思路，張家港市城建檔案部門以“創(chuàng)建江蘇省數(shù)字城建檔案館試點(diǎn)項(xiàng)目”為契機(jī)，在市委市政府、市建設(shè)行政主管部門的大力支持下，率先在全市范圍內(nèi)推行建設(shè)工程電子文件的管理工作。明確要求2009年1月1日以后新開(kāi)工報(bào)建的建設(shè)工程項(xiàng)目，必須做好建設(shè)工程電子文件的收集、整理、歸檔和移交工作，工程竣工驗(yàn)收后與紙質(zhì)竣工檔案一并移交城建檔案管理部門。通過(guò)三年多時(shí)間的摸索，基本解決了建設(shè)工程電子文件的形成、收集、整理、歸檔、移交和利用等問(wèn)題，制定了一系列建設(shè)工程電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則。到目前為止，已累計(jì)發(fā)放建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)軟件光盤3000余只（單項(xiàng)工程），培訓(xùn)電子檔案業(yè)務(wù)人員70余期，1500余人次，接收500余只單項(xiàng)工程的建設(shè)工程電子檔案。

1.政策支持、輿論導(dǎo)向。

在建設(shè)工程項(xiàng)目管理中推行建設(shè)工程電子文件管理工作，是一項(xiàng)全新的事業(yè)，離不開(kāi)政策扶持和建設(shè)行政主管部門的大力支持。市政府在下發(fā)的《關(guān)于印發(fā)關(guān)于加快推進(jìn)張家港市數(shù)字城建檔案館建設(shè)的意見(jiàn)的通知》（張政辦（2009）20號(hào)）中明確指出，凡2009年1月1日以后報(bào)送的建設(shè)工程竣工檔案，除報(bào)送紙質(zhì)檔案外，還應(yīng)按照《建設(shè)工程電子文件與電子檔案管理規(guī)范》的要求，報(bào)送相應(yīng)的建設(shè)工程電子檔案，建設(shè)主管部門也制訂相應(yīng)管理措施，把檔案管理納入建設(shè)工程管理流程，保證了建設(shè)工程電子文件管理工作的順利開(kāi)展。另一方面，我館積極與張家港日?qǐng)?bào)合作，開(kāi)設(shè)了城建檔案專版，著重介紹了推行建設(shè)工程電子文件歸檔的目的、意義和作用，強(qiáng)化了建設(shè)工程管理者做好建設(shè)工程電子文件管理工作的意識(shí)。

2.推廣《建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)》軟件，與城建檔案管理系統(tǒng)相銜接。

根據(jù)《建設(shè)工程電子文件與電子檔案管理規(guī)范》和《建設(shè)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》的要求，結(jié)合我市建設(shè)工程項(xiàng)目管理的實(shí)際情況，我館聯(lián)合軟件企業(yè)研發(fā)了《建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)》軟件。我們根據(jù)建設(shè)工程報(bào)建備案情況，將軟件光盤發(fā)放給建設(shè)單位和施工單位，施工單位根據(jù)施工進(jìn)度和施工技術(shù)資料要求，在管理軟件中填報(bào)相應(yīng)數(shù)據(jù)，形成建設(shè)工程電子文件。對(duì)于使用其他軟件生成的電子文檔如施工組織設(shè)計(jì)、監(jiān)理文件、施工進(jìn)度計(jì)劃等，可以在歸檔軟件中直接轉(zhuǎn)換成PDF格式的建設(shè)工程電子文件，對(duì)于不能直接生成電子文件的施工技術(shù)資料（如原材料檢測(cè)報(bào)告等），先按要求進(jìn)行數(shù)字化加工后再導(dǎo)入歸檔系統(tǒng)中形成電子文件。對(duì)于工程竣工圖，指導(dǎo)施工單位使用圖形轉(zhuǎn)換軟件（如AdobeAcrobat軟件）轉(zhuǎn)換成國(guó)際常用的PDF格式，不僅解決了CAD軟件的兼容性問(wèn)題，也為下一步建設(shè)工程電子文件的網(wǎng)絡(luò)利用打下了基礎(chǔ)。

3.制訂電子文件接收標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子文件管理。

我館根據(jù)《建設(shè)工程電子文件與電子檔案管理規(guī)范》的要求，結(jié)合我館的工作流程和城建檔案管理系統(tǒng)需求，制訂了一系列建設(shè)工程電子文件的實(shí)施細(xì)則，要求建設(shè)單位、施工單位在建設(shè)工程電子文件的形成、收集、移交工作中執(zhí)行。

4.加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保證建設(shè)工程電子文件歸檔工作順利開(kāi)展。

我館根據(jù)建設(shè)工程項(xiàng)目報(bào)建情況，每月組織二至三期的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，給他們講解建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)的基本操作方法，電子文件管理實(shí)施細(xì)則等相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)技能。建立建設(shè)工程電子文件QQ討論群，參加的群友達(dá)500余人，做到有問(wèn)必答，有求必應(yīng)，通過(guò)相互交流，相互學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，解決他們碰到的問(wèn)題，推動(dòng)建設(shè)工程電子文件管理工作的順利開(kāi)展。

5.研究電子文件的保管和利用問(wèn)題，發(fā)揮電子文件的作用。

接收了建設(shè)工程電子檔案后，如何保管和利用電子檔案，真正發(fā)揮建設(shè)工程電子檔案的作用，成為城建檔案管理部門需要認(rèn)真研究的課題。我們將通過(guò)審核的建設(shè)工程電子檔案直接導(dǎo)入城建檔案管理系統(tǒng)，在對(duì)應(yīng)的單位工程下，生成一個(gè)電子文件案卷，與實(shí)體紙質(zhì)檔案并存，形成雙套保存的模式。在建設(shè)工程電子檔案的利用上，一方面通過(guò)城建檔案管理系統(tǒng)的檔案發(fā)布子系統(tǒng)，將該建設(shè)工程的紙質(zhì)檔案條目和電子檔案內(nèi)容刻錄成光盤，返還建設(shè)單位，便于建設(shè)單位對(duì)該工程的管理和維護(hù)。建設(shè)單位多個(gè)單項(xiàng)工程電子檔案還可組合起來(lái)，形成一個(gè)小型數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，大大方便建設(shè)單位的利用。另一方面，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供給相關(guān)管理部門利用，更好地服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

開(kāi)展建設(shè)工程電子文件管理工作以來(lái)，我們雖然取得了一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但工作中也遇到了一些問(wèn)題和業(yè)務(wù)瓶頸，主要集中在紙質(zhì)檔案與電子檔案一一對(duì)應(yīng)的問(wèn)題和電子檔案的法律效應(yīng)問(wèn)題，值得廣大城建檔案從業(yè)人員去探討、研究，為更好地推動(dòng)建設(shè)工程電子文件管理而積極探索。